新背景下高校档案规范整理思考

周美兰

摘 要：随着机关档案文件级管理的推行、保管期限划分的改变，高校档案规范整理也需寻求新的发展和变革。针对保管期限对档案有序管理的重要作用及卷、件整理各自的优点，高校档案规范整理的关键是：重新界定高校档案保管期限，保管期限写进高校档案档号，实行“卷”、“件”结合整理模式。

关键词：高校档案；规范整理；保管期限；按件整理；按卷整理

2000年12月6日国家档案局颁布《归档文件整理规则》（以下简称“《规则》”），2006年12月18日国家档案局又颁布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称“《规定》”）。在机关单位档案全面推行文件级管理并重新划定保管期限，档案整理工作实现标准化、规范化、科学化发展，达到“简化整理，深化检索”的目的。长期以来，高校都是按照国家教委1993年11月16日颁布的《高等学校档案实体分类法》（以下简称“《实体分类法》”）、《高等学校档案工作规范》（以下简称“《规范》”）进行分类、整理、立卷。据了解，《规则》和《规定》目前在高校并没有得到广泛推行，这除了高校档案工作人员因循守旧的因素外，还有高校档案类别构成复杂这一重要原因，不少高校在保管期限划分、按卷或按件整理等方面都存在一定的困惑和踌躇。那么，在这样的背景下，高校档案当如何规范整理以求发展？笔者结合多年高校档案整理的工作实践，撰此文探讨高校档案规范整理的关键，与同行商榷。

1 重新界定高校档案保管期限

比较起来，《规定》与《规范》中保管期限划分差异很大。笔者认为，高校可参照执行《规定》。高校文书档案中的党群类、行政类、外事类等的归档范围和档案保管期限可按《规定》执行；科技档案、专门档案中的教学类、科研类、产品类、基建类、仪器设备类、出版类、财会类等的归档范围和档案保管期限则要根据高校的工作实际进行修订后才能执行。

正因为《规定》高校只能部分参照，要执行还需进行修订，所以，目前高校档案保管期限的划分和界定出现了混沌的局面：有的高校已经实施《规定》中新的划分方法，但因仅一馆工作人员全面考虑问题有一定局限性，对保管期限的划分和界定有欠科学；有的高校则因感觉重新划分和界定保管期限复杂、麻烦，干脆因循守旧，还是按照《规范》中原有的划分方法。而《规范》经过长期实践证明，其存在档案保管期限的划分明显偏长或偏短的问题。比如，财会档案中将“上级有关财务会计工作的文件材料”保管期限定为“永久”，时间明显过长；教学档案中的“新生录取名单”保管期限定为“长期”，而根据它的实际利用价值则应定为“永久”比较合理、科学；[1]另外，在科研综合档案中“学会工作（学术活动）材料”保管期限定为“短期”，而在行政综合档案中“院、系、所、中心开展各种学术活动的文件”定为“长期”，这不但存在同一档案材料保管期限划分的矛盾，还有同一档案材料归入多个类别的问题。

因此，基于科学建立档号、规范排架、有效使用档案库房及简化档案鉴定、销毁工作等方面的考虑，高校档案保管期限的科学划分与正确界定显得尤为重要。

2 保管期限写进高校档案档号

《规范》明确了档号“是存取档案的代号，排架的依据，必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置”，且“同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能”。[2]而《规范》中的档号结构为：“年度号+分类号+案卷号”，忽略了保管期限。可高校档案分类中最下位类却包含有永久、长期、短期三个保管期限，因为档号结构中没有保管期限，若要将同一类目下不同保管期限的档案案卷断开流水号，即会出现重号问题。所以，当档号结构中没有保管期限时，同一类目下不同保管期限的档案案卷根本无法断开流水号，因此，很多高校在档案整理的具体操作中就把三个不同保管期限的案卷编为一个顺序号。这种跨保管期限的大流水号的编制方法，在实践操作中表现出非常大的缺陷，不便于插卷，若不管保管期限，直接把插卷的案卷排在后面，就会造成不同保管期限的档案案卷号的交错，排架混乱，并且在销毁过期档案时会造成很大的麻烦，会出现缺号、空档问题。因此，高校档案档号的构成，应当考虑写进保管期限，即档号结构应为：“年度号+分类号+保管期限+案卷号”（按件整理的再+件号），这样就可解决按保管期限断开流水号的问题，也可保证档号编制的唯一性、合理性及稳定性。

3 高校档案实行“卷”、“件”结合整理模式

笔者认为，《规则》推行的“文件级管理”确有简化整理程序、提高工作效率的优势，而《规范》中传统的按卷整理也有其明显的优点，完全抛弃按卷整理的观点和做法是不科学的。因此，根据高校档案构成复杂的实际，应该实行“卷”、“件”结合的整理模式，充分发挥“卷”和“件”整理的优势来实现高校档案整理的合理性、科学性、系统性及可操作性。高校实行“卷”、“件”结合整理模式的关键措施：

3.1 树立“卷”、“盒”相通用的概念，编制好盒（卷）号。档案即便是按件整理的“件”也都是需要装盒的，我们在概念上就可以用“盒”代替按“卷”整理中的“卷”。那么，同年度同类别同保管期限的文件材料根据实际情况可选择按件整理组成“盒”或按卷整理组成“卷”，“卷”、“盒”相通用。即同年度同分类号同保管期限的所有“盒”与“卷”应当编制同一个流水号。例如，我校使用的“南大之星”档案管理系统中“盒号/卷号”也是相通用的，采用卷、件结合整理的档案信息录入档案管理系统中与之前完全按卷整理的信息，是统一规范有序排列的，并不会发生混乱。

3.2 规范档号结构。结合《规范》和《规则》，高校档案实行“卷、件结合”整理模式，卷、盒相通用，若要做到档号不重复，档案在库房中的物理位置和在档案管理系统中的序列都是有序的、唯一的、固定的，那么，档号构成即应为：“全宗号+年度号+分类号+保管期限+案卷号（按卷整理的）”或“全宗号+年度号+分类号+保管期限+盒号+件号（按件整理的，也即件号章结构）”。同年度同分类号同保管期限的归档材料可根据实际情况来选择按件整理或按卷整理。按件整理的文件材料，也可依据同一事由或主题进行文件归类组盒。在组盒后，不需要像组卷那样，要整卷装订成册，也不需要书写案卷题名，只要把盒内每个“件”各自订好，盖上件号章，再填写好件号章，就可装盒，并在盒内放进打印好的盒内文件目录，盖件号章，以确定其固定的物理位置；按卷整理的，可以1卷即1件，也可以1卷包含几件，且按卷整理的文件，不需盖件号章，打印案卷封面，装订成册，通过案卷封面上的档号即可确定其物理位置。考虑档号书写方便、整齐以及档案信息在档案管理系统中的有序排列，保管期限“永久”、“长期”、“短期”可分别用字母“A”、“B”、“C”做代码。实施《规定》之前和之后的保管期限都可以通用“永久”、“长期”、“短期”，只需在立卷说明里注明：实施《规定》之前的保管期限为：永久、长期（16年～50年）、短期（15年）；实施《规定》之后的保管期限为：永久、长期（30年）、短期（10年）。

3.3 明确文件件号按盒（卷）编制。即同年度同类别同保管期限不同盒（卷）的文件件号不编制大流水号，而要按盒（卷）编制，一盒（卷）一个流水号。机关单位在实施《规则》按件整理档案时，通常是将同年度同类别同保管期限不同盒的文件件号编成一个大流水号，这样编制件号不适于高校档案卷、件结合整理模式。因为高校档案中存在同年度同类别同保管期限的档案既有按件整理的又有按卷整理的，若不同盒（卷）的文件件号编制大流水号，则按卷整理的档案编制卷号、按件整理的档案编制件号时都会存在困扰，而且，在档案盒脊栏目填写也会出现难以统一的混乱情况。所以，若将同年度同类别同保管期限不同盒的文件件号按盒编制小流水号，则如同按卷整理时按卷编制文件件号一样，如，“2011-XZ12.A（永久）-1.0001～0028”；“2011- Z12.A（永久）-2”；“2011- XZ12.A（永久）-3.0001～0040”；那么，按件整理的档案的盒号编制、件号编制与按卷整理的档案的卷号编制、档号编写不会互相影响，在档案整理、档案管理系统的信息录入及管理、档案排架、档案查询利用等整个管理过程中也就不会有混乱和困扰。

3.4 解决二级类目下按保管期限分别编制盒（卷）号、件号存在的问题。问题一：二级类目下归档文件特少时，归档文件如何装盒？[2]高校档案按十一大类进行分类整理，当分到二级类目下归档文件比较多的，按保管期限分编盒（卷）号、件号，分别进行装盒，自然是不会有问题。但是，若当分到某二级类目下，归档文件特少的时候，用一个档案盒就可以装完，那其装盒问题，就值得思考了。[3]按笔者的实践经验可如此解决，对其档号、件号的编制仍按其保管期限来编制，以规范录入的档案信息，保证档案管理系统里的信息规范有序。但是在装盒时，可按永久、长期、短期的顺序全部装入一个盒内，并按盒内顺序打印出盒内目录，放进档案盒内。在填写其档案盒脊栏目时，在保管期限栏目填入“永久—短期”，即填入盒内文件所有的保管期限，盒（卷）号栏目可填入“1”，也可空着，一看就明白本年度此类目下所有保管期的文件都在这一盒内。这样做，既不会影响到档案管理系统中信息的规范有序，也不会浪费存贮空间，又不会增加工作量，而在架上查找档案时更不会存在任何困难。因其在档案管理系统中的保管期限信息是完全准确的，在进行档案统计和销毁时，统计的结果也不会有任何差错，而且因为整个类目下仅此一盒，在进行过期档案的鉴定、销毁时也不会存在麻烦。

问题二：二级类目下按保管期限分别编制盒（卷）号、件号，会将同一问题的文件装入不同的盒内，是否会影响其成套性及利用效率？同一问题的文件材料按不同保管期限分别装盒，并不会影响其提供利用的效率，也不会破坏其成套性，因为同一问题的文件材料按保管期限虽然分别装在不同的盒内，但其排列仍在同一类目中，查找起来仍是十分快捷的，特别是用计算机进行检索的时代，定位查找更是不成问题的。可如果不按保管期限分别编制盒号、件号，则档案管理的规范有序就会受到影响，以后的档案鉴定、销毁工作就会复杂、麻烦。

综上所述，高校亟待国家档案局和教育部针对《规范》中的问题，根据高校档案工作的实际，结合《规定》、《规则》的科学性、合理性，积极修订、完善《规范》，制定出新的更为科学的高校档案工作规范，以改变目前高校档案整理工作的混沌局面，减少各高校因走误区而浪费的人力、物力和财力，保证高校整理档案工作科学、规范发展。

﹡本文系广东省档案局档案科技项目[YDK-61-2013]、湛江市科技局科技攻关项目[2010C3110011]、湛江师范学院人文社科项目[QW1219]。

参考文献：

[1]黄东霞.《高等学校档案工作规范》修订的必要性[J].中国档案，2007.（8）：30～31.

[2]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与工作规范[M].成都：四川科学技术出版社，1994.

[3]孙学政.高校档案卷、件结合整理探讨[J].兰台世界，2009（9）中旬：49～50.

（作者单位：广东湛江师范学院 来稿日期：2013-10-13）