企业档案利用服务几点思考

2014-01-14张迎九

档案管理 2014年1期

张迎九

企业档案在维护企业形象和为企业创造经济利益的过程中起着重要的作用。如何做好企业档案的利用服务工作，凸显档案的价值，是档案部门应该认真思考的问题。

1 转变服务观念，拓宽服务领域

1.1 增强创新意识。档案部门要有创新的意识，要破除“甘当配角”的观念，树立有所作为的思想，从传统的服务理念、服务方式中摆脱出来，变“配角”为“主角”，围绕企业发展的中心任务，以服务创新为突破口，做到企业改革到哪里，档案服务工作就延伸到哪里，把企业档案工作融入到企业主体工作中去。

1.2 转变“重保管，轻利用”的思想。档案人员不仅要注重档案资料的收集、整理，保管好档案，还要做好档案的开发利用工作。管理档案的最终目的是开发利用服务，满足用户需求是开展档案利用服务的基础，也是搞好档案工作的出发点和最终归宿。

1.3 改进服务方式。一是变“看门守摊”的被动服务模式为主动服务模式。档案人员在为用户做好利用服务的同时，也应根据企业发展的情况，及时掌握企业生产、经营工作新动向，了解企业对档案信息需求情况，做到“知彼”、“知晓”，把握服务方向，变“别人要什么我就找什么”的被动服务模式为“我这儿有什么，你想用什么？”的主动服务方式。二是做到面向科研生产、面向职工群众，全天候24小时不间断服务，让档案工作前移关口、延伸触角，做到企业发展到哪里，档案管理和档案服务就延伸到哪里。

2 丰富馆藏是提供利用服务的物质保证

丰富的馆藏是提供档案信息的基础，档案资料越齐全、完整，可供利用的档案信息就越丰富。

2.1 建立健全档案的收集、整理和归档制度。要制定档案的收集、整理和归档制度，落实各部门专（兼）职档案管理职责。加强对专（兼）职档案管理人员的业务指导，不定期到各基层单位摸底调查，弄清各基层单位的工作性质和工作重点，产生文件材料的门类及应归档文件材料范围，确保归档文件材料的齐全完整。

2.2 注重档案信息收集的特点。企业档案部门在做好正常的文书、财务、科技、实物档案归档的同时，要根据当前企业状况和发展趋势，认真分析研究、科学规范归档范围，及时调整和扩展本企业档案资料的接收范围，确保具有保存价值的应归档的文件材料收集齐全。

3 加强档案编研，满足企业经济发展

档案编研工作是档案信息的深层次开发。企业档案部门要积极开展档案信息的编研，向企业提供全面、便捷的档案利用服务。

3.1 围绕企业的中心工作开展档案编研。档案编研材料的选题应围绕和反映企业的中心工作和主要业务活动，脱离业务工作的选题，就谈不上编研成果的针对性和实用性。在安排档案编研工作时，要与企业中心工作相适应、相协调，了解档案利用需求的趋向，有针对性地开展档案编研工作。

3.2 处理好保密和利用的关系，提高编研材料的利用价值。既要编研、利用好档案信息资源，又要注意保守企业的商业秘密，不能因为保密将档案封存不能利用，也不能因为利用档案信息而出现失密、泄密的现象。

4 建立完备的档案检索体系

建立完备的档案检索体系。建立以计算机检索系统为主，以其他检索工具为辅的档案检索体系，让利用者能够方便、快捷地获取到所需要的档案信息。

5 加快档案数字化建设

在做好纸质档案和电子档案归档的同时，有计划地开展馆藏档案的数字化加工，不断提高档案信息数据库的存储量，向利用者提供方便、快捷的档案利用服务。