试论学校文书档案的新旧归档方法的利与弊

麦玫瑰

摘 要：随着档案工作的规范化和电脑化管理的需要，学校文书档案的不断增加，传统的立卷方法已不能满足于现状，从而产生了一种新的归档方法——单份文件归档。单份文件归档逐步取代传统的立卷，它避免了繁琐、复杂的归档过程，“存取”方便，提高档案在日后的利用率。

关键词：档案；立卷；归档

学校档案是记录学校在进行教育教学、科研活动和党群组织时所形成的对学校和社会有查阅、利用价值的文字、声像资料等的不同载体。在学校所有的档案中，文书档案是检索、查阅和利用率较高的档案，所以建立完善的学校文书档案，能为学校的教育教学工作提供有力的保障，有利于学校整体工作的开展。但随着档案工作的规范化和电脑化管理的需要，学校文书档案必须建立一种操作简易、格式规范、便于保管和利用档案的归档方法，为归档提供了快捷的方式，而且也为信息利用提供了快速途径。

现在，我结合本人多年的学校档案工作经验，谈谈现行的两种学校文书档案归档方法的利与弊。

一、传统的学校档案的归档方法——立卷归档方法

2000年以前，学校档案采用传统的立卷归档方法。传统立卷方法以“卷”为档案保管单位，将具有保存价值的文件资料，按照形成规律和内在联系分门别类组成不同的“卷”，使单位工作活动和历史事实较好地反映出来。通过立卷可以使有相关联系的工作材料和文件资料放在一起归档，在以后的查阅中，只要通过关键字的查找，可以快速把含有相关档案的案卷查找出来，方便快捷。但立卷归档方法的环节较多，由分类、组卷、排列、编号、抄目、装订等程序组成，不仅在工作上增加了文件归档工作量，而且只能在每一年结束后，才能将文件材料进行整理、分类、组卷，局限了文件材料的整理时间，影响归档的及时性。同时，由于先分类再组卷、立卷，接着进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档，过程繁多，操作复杂。

因此，在长期的档案整理工作中，传统立卷方法其繁琐的工作程序在使用的过程中愈来愈显示出很大的不便.甚至影响了档案工作的发展。另外，一般的学校也没有设置专职的档案工作人员，对于档案业务知识了解也不够全面，而且由于归档时主观随意性较大，很容易使文件材料的分类混淆，甚至有重复归档的现象出现。此外，随着办公自动化进程的加快，计算機技术越来越多地应用于档案管理，传统立卷方法已不能适应计算机管理档案的需要。

二、新的学校档案的归档方法——单份文件归档

为提高档案工作效率，促进办公效率和管理质量的提高，学校档案在归档方法需要进行改革。例如文书档案，从传统的立卷归档变为单份文件归档，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程，遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整。新的归档方法首先准确判断文件的保管期限，将文件分为永久、长期、短期，然后以自然件为归档单位，按照时间的先后顺序排列，逐件整理归档，做到随到随归档，使归档工作不会受到时间的限制。

当然，在学校日常的教育教学工作中，并不是每一份文件都能做到随到随归档。例如，在平时的工作中，有时候会遇到学校向上级部门递交的申请报告，因为批复的手续繁多，几个月才批复下来是常有的事情，有时甚至可能会跨年度，那么，在整理文件归档的时候，因为时间上的差异，批复可能会存放在其它文件的后面，造成申请与批复分开存放，对于在以后的查阅利用会造成不便。但对比起采用传统的立卷方法，还是方便很多，对这类文件，传统的立卷方法须将未完成归档的批文先分好属类，再根据属类进行拆卷重组，增加档案员的工作量。

三、学校档案的利用

当需要利用档案时，两种归档方法形成的档案在检索、查阅方面也各有不同。

传统的立卷方法是以“卷”的基本单位，档案的检索和利用都在在案卷的基础上进行的，而文件实行了单份文件归档后，文件更便于利用。如查找学校的某份文件材料，如果是使用传统的立卷方法首先要检索文件所在的案卷目录，再根据卷内文件目录查找文件的题名，查找一份文件至少要经过三、四个步骤才能找到，往往增加档案员的工作难度，因此，档案利用率相应就低一些；并且，同一案卷的其它文件档案的内容可能会出现泄漏，降低档案的保密性。

而使用单份文件归档只要在档案软件中输入档案的关键字，把搜索出来所有含有关键字的文件通过筛选年度、保管期限和顺序号就能准确无误把所需要的文件查找出来。并且，由于单份文件归档是以“件”为基本单位，一份文件就是一件档案，检索出来的文件档案不会影响其它档案的保密性，从而大大提高了档案的保密性。此外，查阅后直接放回所在的档案盒即可，不必重复装订，不会造成档案的遗失。可以说，新的归档方法便于档案检索和利用，大大地提升档案利用价值。

档案工作的根本目的在于日后的查阅、利用，为查阅者提供真实无误、有利用价值的信息。综上所述，单份文件归档不仅提高了档案工作效率，也促进了办公效率和管理质量的提高。它既简化了工作，使档案员摆脱繁琐、复杂、工作量大的档案整理工作，大大地提高工作效率，又使整理时间不再受到局限，并通过档案电脑化管理，提高档案的利用率，发挥了其更大的利用价值。