浅谈新形势下档案管理工作的创新

摘 要：本文从档案管理中存在的问题入手，阐述了档案管理工作的意义，提出了档案管理创新需要在管理模式和管理手段、思想观念和档案使用价值、档案人员的管理水平、信息化建设和上下联动方面下功夫等几个方面进行的观点。

关键词：档案；档案管理；创新

档案工作是机关及企事业单位各项管理工作的重要组成部分，随着我国经济社会的快速发展，档案管理工作面临着新的挑战、新的问题，需要我们确立档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业的理念，做好档案管理工作的创新。

一、档案管理工作中存在的问题

1、档案管理设施陈旧，配置差。由于长期对档案管理工作的不重视，资金不足，导致许多单位的档案部门设施落后，办公条件较差，档案室、办公室、接待室还未实现三分开；多数单位的档案现代化及档案保护设备配置不全。

2、不规范的档案管理乱象。目前有些单位的档案管理基础工作十分薄弱，如虽然有的单位已建立了档案的管理制度，但是没有领导真正去督促落实；有些档案整理不规范，组卷不符合要求，组卷混乱现象比较严重；还有个别单位未开展档案鉴定工作或未按法定程序就擅自决定销毁应归档保存的文件材料等等。

3、档案管理队伍不稳，缺乏专业能手。有些单位不重视档案工作的重要性和专业性，档案人员变动十分频繁。虽然档案部门月月搞培训，但档案人员却月月是新手，导致在这个岗位上无法培养出正的专业能手。

4、忽视了档案资源的开发利用。许多单位只注重档案的收集、整理、保管工作，认为只要保证档案不破损、不丢失就算尽到了责任，而忽视了对档案资源的开发利用。档案是国家宝贵的历史文化财富，档案部门应该想方设法的开发利用这些资源，最大限度地发挥档案应有的作用。

二、档案管理创新的意义

管理创新从内容上来看，主要为管理思想理论上的创新、管理制度上的创新、管理具体技术方法上的创新。

首先，档案管理创新是发展档案事业的特有的工具和手段。档案管理创新可以使档案事业在复杂的环境中顺利进行；可以去寻求成功的管理经验与规律；可以最大限度地满足知识经济和信息时代对档案信息的需求。

其次，管理犹如治水，疏堵结合、顺应规律，管理是艺术和科学有机结合的一门学问，管理也是生产力。在经济领域，创新是劳动的一个重要的阶段性成果，是生产力发展的阶段性标志。创新和民族的进步紧密相连，和国家兴旺发达的重要的源泉。档案管理工作离开了创新就失去了档案管理的根本目的。通过档案管理创新，为档案管理的发展开辟道路。

再次，档案干部队伍在档案管理创新中可以提高整体素质。进行创新，档案人员首先必须利用一切机会，千方百计地丰富自己的科学知识，不断提高创新能力。同时，管理创新的过程，又是一个增长知识的过程，在创新过程中，可以增长知识，增长才干，提高自身素质。

三、档案管理创新的几点认识

1、创新管理模式和管理手段

在新形势下，社会竞争日益激烈，信息技术飞速发展，传统的档案管理模式和档案管理手段已经不能适应新的发展需要。所以，企事业单位的档案管理部门应该加强管理模式和管理手段的创新。加强管理模式的创新就应该健全目标管理机制，制定档案管理目标，定期进行检查，并引进激励机制，将其与人事聘用和干部任免相联系，激活档案管理工作，开创新局面。加强管理手段的创新，就应该采用現代化的科学的管理手段，以网络技术和计算机技术作为工作平台，建立数字档案和电子文件系统，并实现资源共享，将其纳入企事业单位的整个信息管理系统之中。

2、创新思想观念和档案使用价值

档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标，逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。要强化两种意识：一是要有积极的信息转化意识。档案是一个庞大的信息库，但一般情况下各种信息是比较零散地储存在众多的单体档案中的，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，才能更好地发挥档案的信息作用，体现档案的信息价值。因此，把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应需要的信息，是档案部门义不容辞的职责。二是要进一步强化档案使用的效率意识。收集和整理档案的最终目的是利用档案。有效地利用档案，使档案在利用和管理过程中发挥更高的效率，是档案工作创新的基本重大课题。只有改变档案工作无所作为的思想，进一步强化档案管理的效率意识，才能充分发挥档案的价值。

3、创新档案人员的管理水平

各事业单位要通过定期宣传，组织学习，提高对档案管理工作的重视程度，把档案管理工作放到显著的位置上来。这要求单位首先要建立一支过硬的领导班子，定期对档案管理工作进行检查和指导；其次要建立起一套适合本单位的达标考核机制，对档案工作进行定期考核，通过级别升降实行动态管理；最后要求各单位研究制定适合本单位档案管理工作的质量评价标准，并积极执行实施，推动档案管理工作朝着规范化和科学化方向迈进。

4、创新档案管理工作的信息化建设

随着现代科学技术的飞速发展，计算机技术得到了广泛的应用，档案管理工作实行信息化管理也是当代社会对档案信息管理需求日益增强的客观需求。合理开发利用档案资源，尽可能延长档案使用寿命以及提高工作效率，这些也是当代档案管理改革创新的主要目的和任务。目前看来把先进的科学技术手段应用于档案管理中以满足新时期下档案管理工作的要求，已经刻不容缓。首先，各级事业单位的档案部门要准确、及时地传递信息，切实保证档案信息的时效性；其次，档案管理部门要利用计算机、扫描仪等现代设备，将档案资料准确的输入计算机，再通过相应的技术处理，将文字、图片资料转变成数据资料，从而实现纸质档案和数据档案的并存；最后要充分利用网络技术进行档案管理创新，通过网络向社会提供高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享，这样一来既方便了广大民众，也提高了档案的使用效率，同时也提高了档案管理工作的质量。

5、档案管理创新应坚持上下配合

基层单位档案机构和上级档案行政管理部门往往带有一定的主观性和片面性，甚至在某种程度上存在着虚假性，就是上级档案行政管理部门的管理措施往往脱离基层的实际情况，对基层的管理活动起不到应有的作用。因为档案管理是特定的社会实践活动，任何管理创新都必须遵循档案工作自身发生、发展的规律，尊重产生档案的业务部门以及社会广大利用者的意见。一般说来，基层单位是比较了解档案的基本情况的，是比较能够全面地评价档案工作的，因此对运用何种方式、方法管理档案最有发言权。管理创新必须加强联系和合作，特别是档案行政管理部门，要多征求基层单位的意见。

总之，档案管理如果不进行创新，就不能有效地管理和开发档案资源，最大限度地满足知识经济和信息时代对档案信息的需求。所以，档案管理创新是发展档案事业的重要途径。随着社会主义经济的高速发展，在档案事业发展的进程中也会出现许多新情况，产生许多新问题。面对这诸多问题，没有现成的答案和经验可供借鉴，只有创新才能使档案事业得以生存和发展。所以，我们要发扬与时俱进的精神，在实践中勇于探索，开拓创新，不断推动档案事业的稳步发展，为开创我国档案事业的崭新局面做出我们应有的贡献。

参考文献

[1]李林悦.从以人为本看学生档案管理工作创新[J].云南档案. 2008， （9）

[2]王淑梅.论档案管理工作内容与模式的转变[J].档案学通讯.2007，（ 3）

作者简介

薛国梅（1964—）女，江苏省盐城市人。盐城市招生考试中心工作人员，助理档案员。主要研究方向：档案管理。