档案数字化建设中的资源优化配置探析

加强档案数字化建设与优化，是管理工作的重要组成部分之一，也是有序推进各项工作和活动的有效载体之一。随着的全面快速发展，档案工作必然客观、真实、准确地记录着在各个发展时期的轨迹，对于加强日常管理具很大的参考价值和利用价值。笔者结合档案数字化建设的实际，认真分析档案数字化建设的重要意义及存在的问题，并提出了档案数字化建设和资源优化配置的对策措施。

1 当前档案数字化建设的重要意义

1.1 宣传教育的重要载体

档案管理资料，主要來源于教学、科研、管理及服务等工作，人们可以通过这些档案资料及信息，进而了解整个的发展情况，是全面展示教育教学成果的第一手资料，也是向开展各种宣传教育活动的重要载体和内容。

1.2 领导决策的参考依据

我们清楚，完整的档案资料，可以为领导决策提供参考。一是在档案数字化建设实践中，由于领导在工作中往往需要了解掌握的具体情况，而档案数字化建设则可以提供准确的数据信息。二是如果领导需要了解学生的学习情况、学习动态等，也可通过参考档案资料来获取相应的信息。三是新上任的领导则都可通过查阅档案资料，很快熟悉的基本情况，进而为工作的开展奠定基础。此外，还可以针对管理制度存在的问题与不足，提出相应的对策建议，不断优化档案数字化建设与资源配置。

1.3 文化建设的客观要求

档案作为文化建设的历史和记忆，必然成为了传承历史文化的重要载体之一。作为日常管理的重要组成部分，档案数字化建设不仅是展示文化建设的重要窗口，而且也是知识、信息和技术的集散中枢。所以，档案数字化建设和资源配置的优化，对于建设文化具有重要的意义和价值。

2 档案数字化建设存在的问题

2.1 管理意识较为淡薄

由于在思想认识方面，一些领导对档案数字化建设与资源配置工作不够重视，档案数字化建设人员也没有认识到它的重要意义。他们总认为，档案数字化建设工作不够重要，普遍缺乏整理、搜集和研究档案工作的积极性，更不重视档案数字化建设的优化工作。这种观念是非常错误的。这是因为，档案数字化建设作为其内部的管理机构之一，也是完整保存有关资料的重要载体，更是各项工作及成果的全面体现，故我们必须切实提高思想认识，应当加强档案数字化建设与资源配置的优化。

2.2 体制、机制不够健全

一直以来，由于受过去传统落后体制机制的影响制约，一些档案数字化建设的思想、观念意识较为薄弱，因而体制机制相对不够健全、完善。当前，很多还没有把档案数字化建设工作作为基础性工作来抓，相应的收集、管理等制度也不够健全完善，必然导致了出现档案资料残缺不全、管理较为混乱的不良局面。比如，在一些重要档案存在断档、缺档，甚至没有等现象，而且档案资料存放混乱，根本谈不上系统性、完整性和准确性了，大大降低了档案资料的利用率。

2.3 管理人员素质不高

当前，一些的档案数字化建设人员多为兼职，加之整体素质不高，不仅没有系统、专业的档案数字化建设知识，也没有计算机、网络和信息等方面的知识。一般情况下，他们往往只是做好档案资料的登记、搜集、整理、归档和保管等基础性的日常工作。但却不能很好地适应需要一定技术要求和水平的档案信息化管理工作。所以，档案数字化建设人员的整体素质和业务水平已越来越不能满足档案现代化、信息化管理的根本要求了。

2.4档案结构不尽合理

从很多的实际来看，其档案数字化建设的结构不尽合理。诸如文书档案资料所占的比重比较大，而一些以教育教学业务为主的特色档案资料相对比较少，有待进一步完善。而以档案数字化建设的载体而言，纸质档案资料比较多，其他形式如电子档案资料的种类、数量相对很少。目前，从档案数字化建设信息化发展的趋势来看，档案数字化建设的结构已经不能很好地适应经济社会发展的现实需要。

3 档案数字化建设中资源优化与配置的探讨

3.1 健全档案管理制度

我们必须进一步健全完善优化档案数字化建设与资源配置的体制机制。通常情况下，档案数字化建设的具体工作主要包括档案资料的收集、整理、鉴定、分类、保管、检索、研究、统计以及利用等方面。面对如此众多的流程和环节，如果不研究制定出科学合理的规章制度来进行管理与规范，那么就会不利于档案数字化建设工作开展。可见，为有序开展档案数字化建设工作，我们就必须健全完善一整套科学有效的管理体制机制，这是做好新形势下档案数字化建设工作的前提和基础。

3.2 优化档案管理结构

一方面要求应高度重视收集、整理与归档那些具有历史意义的档案资料。因为这些档案资料本身就是以文字的形式，直接记录着的重要活动、重大事件的，故对于优化档案数字化建设的结构具有十分重要的意义和作用。然而，这些资料往往较为分散、零碎，很难收集、整理和归档，因而比较容易被人们忽视。

3.3 开发利用档案资源

只有让档案信息和资源得到充分开发与利用，档案数字化建设与优化才有其存在的意义和价值，加强档案数字化建设工作才具有其意义与作用。在开发利用档案资料时，有关人员应当做到以下几个方面：一是档案数字化建设人员要积极服务于领导的决策，并结合工作的需要提供及时、准确和完整的档案资料，为发展服务，实现档案数字化建设的价值。二是扎实做好宣传工作，大力提高档案资料的利用率。三是更新档案数字化建设理念，让更多的人们正确认识档案数字化建设与优化的意义和价值，不断提高利用档案资料的机率。

4 结语

总之，优化的档案数字化建设和资源配置，具有极为重要的现实意义。因此，我们必须结合实际，积极采取有效的对策措施，全面优化档案数字化建设与资源配置，促进全面快速健康发展。

参考文献

[1]戎晔.高校人事档案信息化建设初探[J].管理，2010，10.

[2]张志行，陈艳.高校人事档案信息化管理研究与探索[J].江苏教育学院学报：社会科学，2010，3.

作者简介

杨婷婷（1984—），籍贯：山西临汾， 学历：本科，职称：助理工程师，工作单位：河南省第一地质勘查院 。