基于HIS和ERP系统的医用高值耗材闭合管理模式探讨△

韩善清 王 剑 郭建军 朱一新 刘 云*

随着医疗和生物技术的快速发展，越来越多的新型设备，新种类的高值耗材应用于医院手术等各领域［1］。2001年我院医用耗材支出4 100万元，2010年为28 685万元，增长约600%。2009年和2010年总收入同比增长数22．54%和15．82%，而医用卫生材料支出同比增长27．89%和37．08%，其中高值耗材所占比为62．57%和64．60%［2］。逐年上升的高值耗材成本不仅占用了医院大量可用资金，也加大了医院管理的难度，因此为节约医院运行管理成本和提升医院整体管理能力，提高高值耗材管理效率，实现高值耗材精细化管理显得十分重要。

1 医疗行业高值耗材管理存在的问题

1．1 手术耗材运行环节多 管理不规范则易致各环节存在安全隐患 早期大多医院的耗材进货为科室自行收货，缺少验收入库和专业人员的审核把关，容易出现产品过期、潮湿、外包装破损、条形码与实物不符等存储和保管环节不规范。其实医疗器械监督管理条例对医用耗材的存放条件有明确的要求，但由于临床科室没有专业库房，常把高值耗材和普通物品混放于文件柜、办公室或病区库房保存。运输环节如病区至手术室来回携带，容易造成破损和丢失;或因产品漏带、材料型号不符导致手术等待时间过长等各类安全隐患。

1．2 收费环节不规范 由于缺少收费核对环节，替代收费、漏收费和不收费现象时有发生［3］。

1．3 产品溯源性不能保证 高值耗材或植入性材料登记不符合卫生主管部门的要求，如漏登记、登记信息不全等，导致无法对使用产品进行产品质量和患者信息的跟踪［4］。

1．4 资金占用量很大 先购买后使用，导致有的高值耗材购入后要几个月甚至更长时间才能用到，使得医院的资金周转率降低，占用大量资金。

2 HIS、ERP系统无缝对接下的高值耗材管理流程

我院目前使用两大系统对全院的业务进行管理:一是医院信息系统(Hospital Information System;HIS)以财务流为核心，覆盖全院各科室，医生、护士、财务人员、管理人员等相关工作都与之息息相关。HIS记录了医疗业务流程各环节的财务相关的明细数据，包括各种收入和支出的产生［5］。二是企业资源计划系统(Enterprise Resource Planning;ERP)是企业中针对物质资源管理(物流)、人力资源管理(人流)、财务资源管理(财流)、信息资源管理(信息流)集成一体化的企业管理软件［6］。

在原有的高值耗材管理中，HIS主要用于病人计费环节，ERP系统用于科室领用申请、申请审核确认、自动生成采购单、收货、耗材发放等环节。两个系统没有任何的数据交换和关联，收入和支出没有形成一个闭环的流程，导致产生前述一系列问题。为实现高值耗材精细化管理，我院从2010年开始重构高值耗材整个管理和使用流程。

2．1 高值耗材物流管理流程重构 在手术室专设隶属采购供应中心的高值耗材库房，并配备2名专业库管人员进行管理。所有进入手术间使用的高值耗材都在这个库房进行入库验收、登记、发放、收费核对和管理［7］，从而实现了高值耗材的专业化管理，确保耗材进出全流程监管，杜绝一切可能的管理漏洞和管理死角。高值耗材库房的库存量为医院日常3到5天的使用量，由供应商备货。由于库房的耗材仍属于各供应商，因此不占用医院资金，降低了医院的采购成本;同时系统启动安全库存配置，方便库管监管库存并及时补货。高值耗材闭合管理的流程图如图1所示:

图1 高值耗材闭合管理的流程图

新流程具体体现在两大耗材管理系统——HIS和ERP的全面整合，两大系统无缝对接形成高值耗材整个物流流程的闭合管理，从而实现高值耗材物流精细化管理的目标，其中实物管理模块是新高值耗材库房业务的核心模块，集中了新流程的全部核心功能。该模块镶嵌在HIS和ERP系统之中，通过模块内部的连接实现了两个系统无缝对接。实物库房管理模块所包含的功能点如图2所示:

图2 实物库房管理模块功能图

系统间基础编码的映射关系是系统间对接的基础。耗材预入库验收登记结束后，ERP自动生成1个条形码，该条形码前10位为该耗材在ERP系统中的项目号，后4位为流水号，此条码是该高值耗材唯一的身份代码。通过系统间编码映射关系，该条形码在HIS中有1个唯一编码与之对应，ERP和HIS在此映射关系基础上建立起整个物流业务各环节的对应关系，为两个系统在所有环节上的无缝对接奠定了基础。

2．2 高值耗材管理的主要流程 该流程的环节包括了从院外的耗材购买、配送到院内的耗材申领、审核，涉及医院、供应商、各临床科室等多单位多部门，管理层次多主要体现在以下几个重要环节。

2．2．1 医生手术耗材申请。医生在手术申请的同时申请手术中所用的高值耗材，耗材申请单的申请科室即是手术申请单的申请科室(科室的关联如图3所示)，通过科室关联确保耗材使用准确无误，防止出现医务人员使用错误耗材的安全问题。库管人员根据申请单的手术排班时间在手术之前打印相应的手术耗材的配送单，并根据配送单把相应耗材送到手术房间以备手术使用。

图3 科室关联图

HIS和ERP系统基础编码的关联，实现了两个系统间的科室及病人信息一一对应。基于此系统中科室的关联环环相扣，后一环节的数据是从前一环节的数据提取。该方法避免了耗材中途调包换用导致成本虚高、科室成本支出收入不匹配等问题的发生，同时也为科室成本核算提供了依据:“谁使用谁支出”——即科室成本支出和收入一一对应，避免出现错收费、漏收费现象。

2．2．2 耗材使用流程。与耗材有接触的人员分别为:医生、护士、耗材库管人员，在信息系统和实际工作中他们的角色依次为:使用人员、计费人员、耗材保管人员。三者互不交叉，环环相扣，互相监督:医生申请使用耗材需要耗材库管人员审核通过;耗材库管人员发放的耗材需护士签收;护士需核查耗材库管人员发放耗材是否正确，护士计费信息直接从库管发放信息带出;库管根据护士计费信息和库房耗材的出库信息是否一致最终确认护士针对耗材的计费是否正确，未计费的耗材是否退库。而财务处根据库管人员的退库最终确认单进行退费处理，确保了耗材退库逆流程顺利完成。

根据耗材的闭环管理原则，系统提供了耗材的全流程追溯功能，即从耗材购买入库开始，至耗材被使用消耗为止整个流程内，耗材所处的每个环节的实时信息都记录在案:系统通过耗材条形码的信息将计费模块、耗材申请单、病人手术信息三大关键信息关联，为耗材追溯提供依据。系统可根据相应的查询要求，实时提供耗材的物流信息。同时耗材库管人员发放耗材时根据系统提供的耗材申请单和耗材条形码信息的校验提示控制耗材发放，确保了耗材正确出入库。具体流程如图4所示:

图4 高值耗材使用流程

2．2．3 ERP系统物资处理流程。通过系统间的接口，HIS的耗材相关计费信息作为科室的物资申请单传输到ERP进行处理。库管人员定期通过ERP将物资申请单批量生成采购单，并通知公司据此采购单开具相应的售货发票。库管利用ERP凭此发票进行收货入库，并将物资申请单批量生成发放单，至此一个完整的耗材采购流程完成。由于耗材采购完全根据实际使用量，因此耗材的库存量大幅度减少，基本实现了耗材“零库存”的库存管理理念。最后会计完成整个发票报销流程，并将科室成本支出报表交给财务部门。具体流程如图5所示:

图5 ERP系统物资处理流程

3 讨论

我们创新性通过实物库房管理模块的开发实现HIS和ERP的无缝对接，展现了环环相扣的高值耗材闭环管理流程:前一环是后一环的基础，后一环对前一环起到了核查作用，避免了数据的重复录入，显著降低了劳动成本。此项目实施后，管理者可以监控耗材流通过程中的任何一个环节，提高了耗材管理效率与质量。此外条形码的有效使用以及病人信息的关联为耗材追溯功能提供了可行性。最后以使用量作为采购量，使资金占用款降为零，并为科室成本核算提供了准确的数据。

同时遵循PDCA的管理持续改进的原则，利用系统统计分析耗材的出入库流水信息，根据分析结果发现深层次的问题，讨论相应的解决方案，制定相应的整改措施和计划，并在实际管理中不断落实和推进这些措施。

1 张苓，景肖玲．手术室医用高值耗材的管理探讨［J］．护理研究，2012，24(2):529 －530．

2 李鑫，赵奕华，王水．医用卫生材料管理的SWOT分析［J］．中国医疗设备，2011，26(11):56 －58．

3 李洋，沈晨阳，单春龙．浅谈ERP系统在医院高值耗材管理中的应用［J］．中国医院管理，2010，30(8):30 －31．

4 杨美玲，赵奕华．手术室高值耗材条形码管理的应用及体会［J］．江苏医药，2010，36(22):2729 －2730．

5 徐力新，王钢辉．关于利用HIS进行收费稽核的探讨［J］．中国卫生经济，2010，29(11):64 －65．

6 张奕，沈晨阳，王杉．基于ERP系统的医用高值耗材全程监管模式［J］．中国医院，2010，14(10):28 －30．

7 赵奕华，李鑫，王水．医院手术用高值耗材条形码管理模式的应用［J］．中国医院管理杂志，2010，26(10):776 －778．