英文商务书信教学重点及学生操作难点分析*

2013-08-15王国念张艳明

湖北科技学院学报 2013年3期

王国念，张艳明

(中国地质大学外国语学院，湖北武汉 430074)

商务书信，或称商务公函，是企业对企业、企业对客户或客户对企业发出的正式信函。英文商务书信有其固定的格式、结构和用语，与中文书信的传统写法相差较大。高校教师和学生在商务书信写作教学环节中，通常容易混淆两种语言书信的格式和用语，学生在操练英文书信时更爱随意套用中式表达、生成格式、结构和语言不伦不类的文本。

一、3C 原则

通常正式的英文书信强调5C原则，即写好英文书信必须遵守的五字方针：Correct(格式、惯用语正确)、Clear(表意清楚)、Complete(信息完整)、Concise(行文简练)、Courteous(谦虚礼貌)。但对学生来说，由于近期不太可能撰写真实的商务公函，其可操作性和实效性较难把握。因此，我们稍微降低书信篇章层面的要求，仅在细节和局部要求学生遵守3C原则：Correct、Clear和Concise即可。

Correct要求学生的书信在文法、格式和常用语上不能出错;Clear和Concise分别考察书信的选词造句、上下连贯、逻辑语义，用尽可能洗练的文字表达尽可能完备的信息，是稍高层面的要求。对写作教师来说，这“三字原则”便于贯彻;对学生而言，也可随时查验，便于及时修订。

我们从真实的教学案例中总结发现，在这简化的3C原则指导下，学生出错最多的是违反第一点原则，即英文书信的格式和惯用语出错;而英语文法和行文洗练程度多与学生自身的语言功底成正相关，并且个体之间差异不大。下文中就学生格式和惯用语偏误的几个方面加以分析。

二、格式错误分析

商务书信通常由信头(Heading)、日期(Date)、信内地址(Inside Address)、称谓(Salutation)、主题(Subject)、正文(Body)、结尾词(Closing/Ending)、签名(Signature)及附件(Enclosure)等要素组成。部分书信可以省去“主题”和“附件”，但其它要件是必须的。

英文正式信函的格式几乎一成不变，但学生在这方面的错误层出不穷。

(一)两个地址错误

“信头地址”和“信内地址”的位置通常让学生一头雾水，难辨雄雌。其实在教学中强调两点，即可让学生一劳永逸地解决两个地址混淆的问题。

第一，信头(Heading)即通常成批印刷的信纸题头上的单位、企业或公司的名称、邮政地址及其它电讯联系方式。之所以称为“信头”，是因为这个地址处于一封信(或信纸)的最顶端，并且通常是提前印制的。如果该信纸被信头单位的下属部门用于公函，则只需要在信纸第一行打印部门地址(信箱号)、电话或电邮即可。信头地址的作用在于为收信人回信提供查询便利。因此，“信头”的位置决定了商务书信的第一个地址只能是发信人的地址。

第二，信内地址(Inside Address)即写信人在开始称呼对方之前插入的收信人地址，该地址的第一行通常为收信人的职位或头衔，还包含收件人单位名称、邮政地址和(或)电话、电邮。按照一般的理解，这个地址可有可无，毕竟，信内地址在信封上必须写明，否则无法投递。那么，这个原本称作“信外(信封)地址”的部分为何要“画蛇添足”，植入信中?这是商务书信的特点所致。单位、企业、公司发生业务往来的对象可能不计其数，与同一对象发生的往来信函可能也有多封，并且这些公函都要存档备案。公司可以在未来需要的时候调取某封信件，通过信内地址可以快速得知对方的称谓、地址和其它联系方式，大大提高公务处理的时效性和准确性;同时，将收信人的地址置于信中，与发信人地址(Heading)呼应，也体现了平等和尊重的原则(Courteous)。

简言之，在教学中强调信头地址的固定性(提前印刷)和信内地址的便捷性，即可解决两个地址混淆不清的问题。

(二)日期错误

学生在撰写英文商务书信时的第二类显著错误是日期的位置和格式。

首先，英文书信的日期(Date)位于信头地址下方。如果Heading中已经打印了详细地址，则Date应该出现在信纸的第一行，这与中文书信出现在最后一行恰恰相反。欧美人强调时效性，对他们来说，没有比守时和准时更重要的效率指标了。所以，无论如何，把日期摆在最显眼的位置，也让日后查询通讯卷宗变得轻松省时。日期下方就是上述的“信内地址”了。

其次，英文书信的日期书写格式也与中文大不相同。中文正式书信的日期要么全部采用汉字(特别正式，比如“二零一二年十月一日”)，要么“年、月、日”三个汉字与对应的具体阿拉伯数字混合出现(一般通行，比如“2012年10月1日”)。而在英文书信的一般格式中，有两点差异：第一是“年、月、日”的摆放顺序，第二是阿拉伯数字和英语单词混合使用。

就“年、月、日”在日期中出现的顺序而言，典型的欧式和美式写法也有出入。欧式多采用与中文完全相反的“日、月、年”的顺序，美式大多青睐“月、日、年”的写法。在教学中可以强调：如果与英联邦人士通讯，最好采用诸如“1 October 2012”的格式;如果与北美人士往来，则最好使用“October 1，2012”的写法。这其中还有三点要注意：(1)“日”可以附带序数词头标;(2)“月”可以采用通行的缩写法并添加缩写点号;(3)美式的“日”与“年”由于采用了两个纯阿拉伯数字，为了便于计算机和人眼识别，应该使用逗号隔开。因此变通的写法为“1st Oct．2012”(英)或“Oct．1st，2012”(美)。对学生而言，困难在于1到31日的序数词头标容易出错，比如错写成11st或12nd等;12个月份的单词缩写也可能出现差池，比如May、June和July三个单词并无缩写的必要。

为了减少学生的记忆负担，提高操作的准确性，可以规定只采用欧美惯用的不加序数头标、不缩写月份的两种格式。

(三)称呼与结尾词对应错误

对学生而言，这是一个非常复杂的问题，因为变通的称呼和结尾词种类繁多，无法准确对应。更严重的错误在于，学生乱点“鸳鸯谱”，不同的称呼和结尾词混乱搭配，造成整封书信看起来不伦不类。

由于书信的整体风格为正式、公函、商务，因此有必要在书信中统一口径(文体风格)，并把两者对应的问题简化。依据写信人与收信人的生疏程度，可以分为以下三种情况：

第一，收信人姓名或性别不详。

这种情况下，也必须有合适的称谓，通常采用“Dear Sir”(性别已知，姓名未知)、“Dear Madam，”(性别已知，姓名未知)或“Dear Sir or Madam，”(姓名、性别均未知)。在公对公的商务或公务信函中，也有采用“To Whom It May Concern”作为称呼的。在美式英语中，称谓后面也可采用冒号。

与之对应，结尾词通常采用“Yours faithfully”或“Yours truly”。前者一般认为属于典型英式措词，并且稍显过时。

第二，收信人姓名和性别可知，但为首次或偶尔通信。

通过姓名一般可以推知对方性别，这为合适的称谓提供了便利。就商务公函而言，通常不应涉及到对方婚姻状态等个人隐私，所以Miss(单身女性)、Mrs(已婚女性)的头衔应避免使用。对姓名已知的男士，使用“Mr(X)Y，”，对姓名已知的女士，采用“Ms(X)Y，”(X均为名，Y均为姓)，可以省略名X。

与此对应，结尾词通常采用“Yours sincerely，”的单一表达法。为了方便对方回信时正确称谓，发信人在打印的签名后最好注明“(Mr)”或“(Ms)”字样。

第三，发信人与收信人较为熟悉。

如果两家负责人或经办人的商务信件往来较为频繁，已经建立较熟悉的行业甚至私人关系，则称谓与上述第二点相同，结尾词可以稍加变通，采用下面的任何一种均可，视个人的喜好而定：“Best regards/Bestwishes”。

以上三种情况的结尾词因称谓的不同而有所差异，称谓则根据收信人与发信人的亲疏程度加以确定。如果学生仍感觉结尾词太多而难以合理对应不同的称谓，那么不妨采用万能适用的“Yours sincerely”作为结尾词，而无论称谓如何变化。