论企业如何加强应付账款管理

黄晓燕

企业经营的目的就是最大限度的赚得货币资金的利差，利差在企业日常经营活动中主要体现在货币资金运动的收与支，而货币资金的收与支又体现在企业因销售形成的应收帐款和采购过程中形成的应付帐款，两者相辅相承，缺一不可。如果把一个企业的经营比喻成个人理财，增加销售是理财中的开源，那么控制采购资金支出就是节流，可见加强采购过程中形成的应付帐款管理对企业的重要性，但现实中许多企业只重视应收账款的管理，而忽略对应付账款的管理，致使企业销售增加了而利润增加不明显或是反而减少了，本文针对如何加强应付帐款管理，谈谈自己的看法。

一、应付帐款的内涵和重要性

应付帐款是指企业在日常经营活动中为销售而进行采购的原材料、商品或接受劳务供应等而发生应支付货币资金的债务，是为取得销售而付出的代价。它反映的是经济交易中“买方”与“卖方”之间的关系，从供应链理论看来，企业与供应商之间“买”、“卖”关系是一种长期战略合作伙伴关系。加强应付帐款的管理，不仅是维护企业与供应商之间良好合作关系，保证企业可持续发展的重要途径，同时也是企业降低成本、增加经营成果的重要因素之一。

二、应付帐款事前控制

（一）建立供应商评级制度

应付账款是支付给供应商的货款，企业建立供应商信用评级制度是加强应付账款管理的前提。企业应建立健全供应商基础信息并定期更新，随时掌握供应商最新信息，全面了解供应商的生产能力、资金、管理、成本控制、质量控制、售后服务、可持续发展等方面的实力。资质不同的供应商会给予企业不同的信用期限和现金折扣，企业可根据资金状况、产品特点选择适合自已的供应商。优质的供应商不仅能为企业节约成本，减少应付账款，提高资金使用率，关键时刻还能够帮助企业共渡难关、增强竞争力。“市场的竞争不再是单个企业之间的竞争，而是供应链与供应链之间的竞争”。企业只有从战略高度出发，有目的、有系统地管理好与供应商之间的关系，加强对应付帐款的管理，才能使自己在市场竞争中处于有利地位。不仅如此，企业还要根据企业经营性质对供应商进行分类管理，对交易金额高，交易次数频繁的供应商每年进行分析评价，使企业采购在保质保量的基础上将交易成本和风险控制到最低。库存ABC分类法同样可以移植到供应商管理中来。A类供应商：采购额占采购总额的70~80%、但数量只相当于供应商总数的15~20%；B类供应商：采购额占采购总额的15~20%、数量相当于供应商总数的30~40%；C类供应商：采购额占采购总额的5~10%、数量相当于供应商总数的60~70%。对于A类供应商企业应实施战略同盟，共同成长，始终优先的原则，并且可以将其溶入到企业内部销售预测、订货计划中。对于B类供应商应采取平等协作，互惠互利的原则进行交易，对于C类供应商只要按需交往即可。

（二）完善内部控制制度

企业经营的目的是为了最大限度的赚取利润，使企业价值最大化。所以企业不仅要选择质优价廉的供应商供货，以降低成本，而且还要从企业内部控制和监管着手加强应付账款的管理，防止人为原因导致不必要的成本浪费。企业可以设置一些内控制度如：物资申请制度、采购制度、合同签订与保管制度、单据审核制度、内部稽核制度、对帐制度、付款审批制度、人员绩效考核制度等并严格执行，以确保应付帐款真实准确。

每个月末，财务不仅要与仓库、采购等相关部门进行账单核对，账表核对，明细账与总账核对，而且还要在内部对帐、内部稽核基础上与供应商核对本月应付帐款余额、本月收到的发票及到货等情况，与银行核对支付的货款等，确保财务和供应商、银行账实一致，如有异议应及时查找原因予以解决。

三、应付帐款事中控制

采购部门提出的采购付款申请是形成付款业务的重要依据，财务部门应审核业务部门提交的原始凭证、采购发票、验收入库说明等单据的内容是否完整，记录的数量、金额是否正确，是否执行了规定的业务程序等，在原始资料准确无误的基础上进行应付账款核算，防止超出预算的采购付款业务发生。无论企业采取总价法还是净价法，都要扣除现金折扣后的金额作为应付帐款，以防多付款或现金折扣舞弊行为的发生。

货款支付过程是重要的风险控制流程，对于每笔付款，企业要严格执行审批制度，只有审批通过的应付账款，财务人员方能付款。为了维护企业信誉，采购部门和财务部门应在货款规定的时间内支付，对于供应商给予企业的付款期限和信用期内的现金折扣，企业要充分利用这一商业信用，以提高资金使用效率。

应付帐款的成本主要由应付帐款的机会成本、应付帐款借款利息、应付帐款放弃现金折扣成本、应付帐款利息及支付相关手续费组成。企业在正常信用期内的应付账款可以尽可能的延缓支付，以降低应付帐款的机会成本；在信用期内享有现金折扣的应付账款，如果资金不充足，企业应该将放弃现金折扣的高低与借款利息的大小进行比较，以确定是否支付。

为了建立良好的业务关系和获得采购优惠，在资金允许的情况下，企业可以在到货之前向供应商支付部分预付帐款。预付账款在本质上和应付帐款是一样的，其支付须有采购合同作为依据且必须纳入采购预算范围，并且需得到预算主管的批准。对于预付帐款业务较少的企业，可以通过应付帐款帐户进行核算，而对于预付帐款发生频繁，支付金额较大的企业应单独设置“预付帐款”科目。应付帐款、预付帐款要派专人管理，“预付帐款”借方反映实际支付给供应商的预付款，待货物验收入库、发票已到时将其借方冲回。企业应根据企业规模及结算方式设置“应付帐款”科目，“应付帐款”科目借方蓝字反映实际支付的款项，借方红字反映收到退回多付的款项；贷方蓝字反映实际收到的材料或商品，贷方红字反映退回供应商的材料或商品；期末借方余额反映公司实际支付的货款，贷方余额反映公司应付未付的款项。

财务人员要及时核销已经付款的采购业务，要在采购发票、原始单据上盖章以示支付，并妥善保管有关凭据，防止资金重复支付。对于应付票据的使用和管理，采购部门需要得到有关部门的审批。

四、应付帐款事后控制

企业对待应付帐款需要象对待应收帐款一样进行帐龄分析。通过账龄分析，了解企业负债情况及分布，一方面维护企业对供应商的信誉，同时为下一期资金安排提供轻重缓急的依据，从而提高企业的资金使用效率。其次，企业应对供应商的满意度、资金使用效益等定期进行分析总结。因为应付帐款也是变相的货币资金，企业除了制定相关制度、配备合适人员、建立相关岗位责任制度外，相关的奖惩制度也是必不可少的。这样不仅可以激励员工尽职尽责，明确他们的责、权、利，使其行为与各自的利益息息相关，而且促使其主动遵守法规，主动与不法分子作斗争。

通过以上对应付账款管理的分析，加强对应付账款事前、事中、事后控制，不仅维护了企业对供应商的信誉，使企业降低了成本，提高了资金使用率，增加了利润，提升了企业核心竞争力，而且使企业在没有开源时通过节流增加收入获得生存与发展的空间。