利用VPN技术的ERP系统的设计与实现——以海瑞公司为例

史科蕾

利用VPN技术的ERP系统的设计与实现
——以海瑞公司为例

史科蕾

（山东女子学院继续教育学院，山东济南 250000）

随着我国企业的发展壮大，跨区域跨国度经营将是必然趋势，远距离的企业资源调配和内部组织管控是企业管理的新课题。ERP即企业资源计划已为越来越多的企业所应用，极大的提高了企业的供应链管理能力和内部管理效率。虚拟专用网络（VPN）的出现使得数据的传输成本有效降低，数据可以在完全控制下进行安全时时传递。文章提供了将ERP系统构架在虚拟专用网络（VPN）上的运行方法，来提高企业供应链管理的案例，为企业的跨区域经营甚至是跨国经营能力提供重要的技术保障，也给企业带来显著的经济与社会效益。

ERP；VPN；供应链

一、引 言

ERP是Enterprise Resource Planning（企业资源计划）的简称，起源于一家美国公司研究企业对供应链管理的需求，预测在今后信息时代企业管理信息系统的发展趋势和即将发生变革而提出了这个概念。ERP是针对物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）集成一体化的企业管理软件。它将包含客户／服务架构，使用图形用户接口，应用开放系统制作等。

ERP系统主要是对企业所拥有的人、财、物、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡和优化管理，其核心目的是对企业的供应链进行有效管理，协调企业各管理部门，围绕市场导向开展业务活动，提高企业的核心竞争力［1］。它具有整合性强，弹性大，数据存储实时及时，互动关系好，管理绩效提升显著等优点，可以大大提高企业的内部管理能力和供应链服务能力，对成长中的企业规范管理、提高效率至关重要。学好用好ERP也是我国企业走向成功的必由之路。

VPN是Virtual Private Network（虚拟专用网络）的简称，指在公用网络上建立专用网络的技术。由于在整个VPN网络的任意两个节点之间的连接并没有传统专网所需的端到端的物理链路，而是架构在公用网络服务商所提供的网络平台，如Internet、ATM、Frame Relay等之上的逻辑网络，所以称为虚拟网，用户的数据只在逻辑链路中传输。跨共享网络或公共网络的封装、加密和身份验证链接的专用网络均在其中。它具有传输数据安全可靠，连接方便灵活，成本低和完全控制等优点，得到了广泛的应用。

二、企业需求分析

海瑞公司是一家跨区域经营的建筑材料公司，随着销售区域的不断扩大和产量的上升及管理流程和层级的增多，企业在原有的传统管理模式下，效率越来越低，跟不上企业快速发展的节拍。本文首先分析了海瑞公司在高速发展阶段管理中面临的主要问题，即针对总部与各区域分支机构间如何进行系统性的管理优化的方案；也是基于VPN技术的企业资源计划系统（ERP）建设方案［2］。

（一）企业现状

根据对该企业的初步调研及其特殊需求的反复讨论，在对企业管理及业务进行初步分析的基础上，提供基于包括财务链物资供应、销售、地磅管理、库存管理等业务的全面应用解决方案。在外部良好的大环境和企业自身努力的双重作用下，企业近几年的经济效益很好，随着产能的扩张，位于省内的几家加工厂今后将急需面临巨大的生产压力，企业目前在管理上遇到的问题可以概括如下［3］：一是公司主要经营管理机构人员位于总部，生产管理环节的人员在异地分支机构，各地的信息无法进行有效沟通传递，现行的沟通工具只有传真和电话，外加EXCEL表格；二是总部领导无法有效监控异地生产厂产、供、销环节的各项业务情况；三是经营部每天处于繁重的单据下达，修改，对帐、结算等手工业务中，工作量大，易出错。

（二）系统建设目标

在总部与各异地加工厂之间构建起时时的联系网络，满足总部领导的时时掌控和宏观调度需求，总部各职能部门能全程把握各项具体业务的计划、实施和反馈。各异地生产厂实现磅房、发货员、生产经理、库管人员岗位的业务流程的自动化，业务流转以电脑系统提供的标准流程和单据为线索，实现标准化管理；各业务系统中的岗位可实现实时监控，在减轻一线工作量的同时，也能堵塞管理过程中的漏洞，防止舞弊。

（三）特殊需求描述

1．关于异地机构远程登录的问题。服务器放置在总部，外接VPN设备，各异地生产厂的客户端通过VPN利用RAS（远程登陆）连接总部服务器进行软件操作，磅房录入的单据自动生成出库入库单据，保存在总部的服务器内。

磅房的系统本身具备离线操作方式，也就是保存数据到本地的功能，一旦网络连接失败，地磅业务可以继续进行，等网络通畅后，集中传递数据到总部的服务器，这样可以确保磅房的业务在任何时间都不会停止过磅业务，只是NC内的数据会有所延迟［4］。

2．关于客户供应商账户合并的问题。目前，该公司存在一家单位既是供应商又是客户的情况，解决方案是：在建立客户档案或者供应商档案的时候，在对应供应商或客户栏中选择上即可。在实际业务处理流程中，利用应收模块里的应收冲应付或者在应付模块里的应付冲应收的功能来解决相应问题。

3．关于和NC系统接口的问题。本系统上线后，财务系统和供应链系统实现一体化连接，该公司的业务支撑也以本系统为主，由于公司总部的要求，必须按照进度录入NC的财务数据，因此，在不增加财务人员工作量的情况下实现凭证的自动导入。以便应付总部财务的要求。具体实现方式是：在本企业应用平台中，有和NC凭证接口功能，U8和NC系统具备相同的会计科目体系，软件上线后，设置好U8服务器和NC服务器的接口，凭证就可以传递到NC软件中了［5］。

4．关于发货通知单下达的问题。地磅管理软件中具备标准的发货通知单录入和查询功能，具体流程是：有总部销售部门每天上午录入发货通知单，厂区的发货员根据每天动态的发货通知，具体情况安排发货。并根据要求填写装车通知单，磅房管理人员只需要根据车号，按装车单据号发货即可。

5．关于运费结算的问题。采购运费结算：由于采购实收数量小于定单发货数量，缺少的部分要从运费中扣除，因此，相应的运费发票，按照实际收到数量结算运费，同时还要扣除相应的损失后，才是最终的运费。

销售运费结算：同上，按照实际收获数量，回执中的数量进行结算，损失的吨数在运费中结算。

6．关于受托加工的流程。关于受托加工，需要解决的是加工费和运费。在软件里建立虚拟的代存仓库，具体业务流程和正常的业务出入库流程一样，只是单价中不包含受托原料的成本。

7．关于发货随时变更（时间地点）的问题。如果发货地点和时间变化，需要做红字发货单冲回，重新做新的发货单。

8．关于财务部和经营部对帐的问题。本系统上线后，应收和应付的单据，往来帐项都是有业务部门自动生成，财务上的单据同时还具备联查和追溯功能，因此财务和业务部门将告别对帐不平的历史［6］。

9．关于付款申请单的问题。本系统开发了付款申请单必须能够连查合同号，连查合同的付款执行情况等功能，以满足不同层级人员的执行与查询监督。

三、应用与实现

（一）账套设置

本位币：人民币；企业类型：工业；行业性质：工业企业。

（二）编码方案与数据精度

1．编码方案

科目编码级次：4－2－2－2－2；客户权限组级次：2－2－3；客户分类编码级次：2－2－2；部门编码级次：2－2；地区分类编码级次：2－3－4；存货权限组级次：2－2－2－2－3；存货分类编码级次：2－2－2－2－3；货位编码级次：2－3－4；收发类别编码级次：1－2；结算方式编码级次：1－2；供应商权限组级次：1－2；供应商分类编码级次：2－2－2－2。

2．数据精度

存货数量小数位：3；存货金额小数位：3；开票单价小数位：2；件数小数位：3；换算率小数位：3；税率小数位：2。

（三）普通采购业务流程

1．业务的起点从采购订单开始，开展采购业务。

2．采购订单包括录入、审核、关闭三种状态，考虑到实际情况，增加变更处理已审核完毕的订单的功能。关闭操作主要在以下情况时执行：执行完毕的订单，未执行完毕但经批准后不再执行的订单，到货完成、入库完成等。需要再次执行已关闭的订单，可通过打开操作，重新执行。

3．对于采购到货单，当货物到达后，进行填写采购到货单，如果录入订单则直接可以照采购订单生成。

4．入库：接受地磅软件传递过来的入库单据，对实际收货数据进行确认。

5．采购结算流程：采购结算是确认采购流程合规和成本的过程。设置以下情况：（1）货物和单据同时到达，采购结算可通过同时录入发票和入库单来完成；（2）货物先到单据后到，采购结算按照暂估入库的流程，先行入库，等发票来到核实完后，系统采用单到回冲。采购员可按照原采购订单，录入供货商提供的原始发票信息，也可以通过已有的入库单生成采购发票［7］。

6．生产厂区业务流程：（1）车辆经检查入厂后，按照规定路线驶上地磅，并停靠在有效计量称重范围内，地磅称重后通过计算机打印出卸货通知单，并记录车辆重量、货物名称、供应商名称，车辆号牌等信息。（2）车辆到指定位置进行卸货，取样员根据卸货通知单进行取样，并记录样品编号、样品品种、供应商、车号等信息。（3）卸货完毕后，地磅再次称量空车重量，计算出实际收货数量，司磅员根据卸货通知单录入盈余或亏损数量，并打印磅单。（4）根据采购合同的要求及实际的检验结果，系统对每家供货商实时出具实际结算数量和质量评价，防止现场人员舞弊和随意更改数据。（5）仓库人员根据以上信息生成入库单，转入库存模块［8］。

（四）普通销售业务流程

1．销售员先通过查询可以销售的商品数量，制作合格的销售订单通知客户。防止未落实货源而无法按时交付的情况。

2．销售订单包括录入、审核、关闭三种状态，根据实际情况，增加变更处理已审核完毕的订单的功能。关闭操作主要在以下情况时执行：执行完毕的订单，未执行完毕但经批准后不再执行的订单。需要再次执行已关闭的订单，可通过打开操作，重新执行。

3．销售订单可以与其对应的发货单、发票进行稽核联查，实现毛利的计算，并可查询到累计的发货量和实际的发票开具情况。

4．从销售员到销售部经理、运营总监和总经理可以通过系统，实时的看到每张订单的执行情况，并对各种异常和例外情况设置预警，以便及时处理。

5．发货流程：（1）销售员按照客户的要求，提交发货通知单，经销售部与财务部审核后，该发货单传到地磅房，并以此限制发货数，若装货数量超出该数量，则需卸货。（2）空车进厂前需经安全员进行检查后，方可入厂装货。车牌号由地磅人员手工录入，然后自动称重，若该空车皮重与历史记录的皮重相差超过1%，系统将启动报警提示功能，有关人员必须立刻进行检查，并对该异常做出判断及解释，否则，该车将无法进行装货。同时，系统自动记录该车的相关信息，并标红备查。（3）车辆合规装货完成后，再次上地磅称量毛重，系统自动计算出实际装货数量，然后，按照客户分类计算出累计发货数量，只要该数量小于发货单的数量，即可正常打印出库单出厂，同时，发货单自动扣减发货数量。否则，系统无法打印出库单，车辆不能按正常流程出厂。（4）若出现某客户的发货累计数量超过发货单的计划数量，可以通过将多余数量进行卸货来解决，这项流程由工厂操作完成，并留有记录。还可以通过销售员追加发货单来完成，但是，该单据必须经过审核程序才能有效，并传给地磅模块［9］。

（五）仓库管理流程

仓库管理对商品经营企业是至关重要的，根据企业的实际情况，在进行系统设计时考虑了库存商品的状态、分布及分析功能，并设置了库存短缺、库存合理及库存超量等几种库存异常状态的预警功能，为各级决策者提供实时的信息。该流程由仓储岗、发货岗、仓库保管员来完成。主要包括领料、调拨、入库、盘点等。

（六）存货核算流程

企业成本核算所需要的最基础的数据就是对库存商品变动的核算，通过对库存商品入库出库及存量的管控，可有效调节企业的动态合理库存，分析好资金和库存占用，为提高库存周转率和资金利用率提供决策依据。

四、网络及硬件配置建议方案

服务器配置：CPU：Intel Xeon 3．08G X 2；内存：2G RAM–4G RAM；硬盘：146G X 2 SCSI；网卡：1000M服务器网卡／15”。

随着各种宽带的普及，众多的企业开始利用VPN平台构建安全方便的企业网络，降低成本，并解决领导移动办公需求及其合作伙伴的接入网络权限问题［10］。管理者在外出差或在家办公时可随时登陆总部系统，及时了解库存、生产、销售情况，便于及时决策。其网络分布模式如图1所示。

图1 海瑞公司ERP系统网络分布图

五、展 望

ERP系统是提升企业供应链能力的重要管理工具，VPN技术是远程交流的重要技术载体，企业将这两项关键技术的进行合理的开发与应用，为企业的跨区域经营甚至是跨国度经营能力提供重要的技术保障，相信更多的企业会关注这一发展趋势，同时，也会给企业带来显著的经济与社会效益。

［1］喻金平，蔡宁．对ERP成功实施的探讨［J］．福建电脑，2007（9）：65－66．

［2］周玉清，刘伯莹，周强．ERP与企业管理－理论、方法、系统［M］．北京：清华大学出版社，2005．

［3］姚国章，凌锦江．我国企业实施ERP的困境、成因与对策探讨［J］．北京：审计与经济研究，2004，19（1）：56－60．

［4］张翠肖，王锋．利用VPN技术构建企业内部网［J］．北京：计算机应用研究，2001，18（5）：52－53．

［5］林笛．企业ERP系统的实施策略［J］．会计之友（B），2005（11）：94－95．

［6］郑跃斌，韩文秀．企业资源计划的现状、问题及其解决方法［J］．北京：中国软科学，2001（8）：78－81．

［7］赵华．加强企业信息化建设实现生态循环经济可持续发展［J］．数字石油和化工，2007（z1）：22－27．

［8］何惠中．双鸭山煤矿ERP系统建模与实现［D］．长春：吉林大学，2011．

［9］路艳明．论用信息化实现大宗物料的财务业务一体化管理［J］．现代商贸工业，2012（24）：212－213．

［10］刘建彪，李长兴．深圳市水务虚拟专用网的设计与实现［J］．北京：水利水电技术，2003，34（1）：81－84．

Design and im plementation of ERP system based on VPN technology

SHIKe-lei
（College of Extended Education，Shandong Women’s university，Jinan 250000，China）

With the development of Chinese enterprise，cross-regional and multinational operation will be an inevitable trend．Long distance enterprise resource allocation and internal organizationmanagement have become a new subject for enterprisemanagement．ERP，that is enterprise resource planning，has been applied by more and more enterprises，which greatly improves enterprise supply chain management ability and internalmanagement efficiency．Virtual private network（VPN）has effectively reduced the transmission cost of data，which can be transferred safely under full control all the time．This paper provides a case of ERP system running in the virtual private network to improve enterprise supply chain management，providing a technical support for the cross－regional and even transnational operation of enterprises，and bringing about remarkable economic and social benefits for enterprises aswell．

VPN；ERP；supply chain

TP393．18

A

1008－2670（2013）04－0116－06

（责任编辑时明芝）

2013－01－25

史科蕾，女，山东济南人，山东女子学院讲师，研究方向：管理科学与工程。