浅析规范档案管理在推进高校学生精细化管理中的作用

徐霞

【摘 要】学校精细化管理应该是紧紧围绕以人为本，以精心的态度，精心的过程，落实细节管理，实现学校管理效益最大化和最优化的一种现代管理思想，高校辅导员必须秉持精细化管理的理念去管理和服务学生，而档案管理在辅导员精细化管理中其中至关重要的作用。本文我们从细化档案管理的必要性，档案归类和建档过程三个方面进行分析，细化档案管理对高校辅导员工作将会产生深远的影响。

【关键词】档案管理；精细化管理；高校辅导员

随着高校招生规模的扩大，青年社会化过程的延长，以及大学生生活背景、思想状况的多样性和复杂性，高校学生工作面临着许多新情况和新问题，结合当今高校学生的特点和高校辅导员工作内容的变化，高校辅导员必须秉持精细化管理的理念去管理和服务学生。细化学生档案是精细化管理的前提，我们将从细化档案管理的必要性，档案归类和建档过程三个方面进行分析。

一、建立学生档案的必要性

现在大学生思想状况的多元化，其出现的各种心理、突发事件等问题如果不能被辅导员及时发现并有效解决，情节严重时甚至酿成恶果。在这种情况下，如何实现对学生的精细化教育管理，实现辅导员工作的全覆盖，让每一个学生能够得到应有的指导和帮助，成为一个亟待解决的问题。

在学生的日常管理中怎样做到既能服务学生又能对突发事件防范于未然，这就要求辅导员全面及时准确的掌握学生的个人信息、学习生活情况和思想动态等，并对其建立起一套完整的学生档案，以便及时研究和预测，对有心理问题的学生及时干预帮助。因此细化档案管理应成为辅导员工作的重中之重。

二、学生档案的细化分类

常规的学生档案只限于学生的生源信息，包括家庭住址、毕业学校和联系方式等，我们认为这些是远远不够的，辅导员应该进一步细化学生档案，并能根据学生的情况及时对档案进行更新。我们将学生档案分为以下四类：

（1）常规档案。普通学生的常规档案应包括学生生源信息、家庭住址、家庭及个人联系方式和学生的住宿情况等，这些档案是辅导员必须掌握的，对学生工作起到铺垫作用。

（2）违纪学生档案。每个学校都会有部分叛逆的学生，他们对学校的管理及教学持有不屑的态度，而且这部分学生平时会表现为不遵守学校的规定，这部分学生应成为辅导员关注的重点。对于违纪的学生应单独建立违纪学生档案，内容应包括：违纪的时间，违纪事因，违纪次数，违纪谈话记录，学生保证书以及违纪谈话后的表现等，对于多次违纪的学生应及时通知家长，并将与家长沟通的结果记录在违纪学生档案中。

（3）贫困学生档案。贫困生是学校资助的重点，学校会根据学生的贫困程度进行不同的资助以帮助其完成学业，因此辅导员应该建立一套完整的贫困档案。贫困生档案应包括每个贫困生的具体家庭情况以及学生对自身情况的态度等，并应该对每个贫困生跟进，以便及时掌握家庭突变及对学生造成的心理影响，做到及时的辅导，并为其争取相应的资助机会。

（4）问题学生档案。问题学生是细化学生档案里最重要的一部分，是辅导员关注的重点。问题学生可以分为失恋引起的问题学生，家庭生长环境引起的问题学生，心理方面的问题学生等，学校在新生入学时应该对新生做一些心理方面的测试，对于不同心理问题的学生进行分类筛选，针对较严重的问题学生做分批次的谈话，并将谈话内容记录于学生档案，并及时跟进更新。问题学生是学生管理的中心，做好问题学生的档案管理，对于及时掌握并防范突发事件有着重要的意义。

三、细化学生档案的过程

建立档案很重要，但是建立档案的过程更重要。多渠道了解学生信息，是档案精细化的前提。要做好学生心灵层面的精细化教育，即以人为本，真情教育，让辅导员走入学生心中，发挥辅导员独有的“亦师亦友”的优势，真正成为学生值得信赖的知心朋友。只有这样，学生才肯主动将自己的思想动态和心理状况同辅导员进行交流，在遇到困难和疑惑时才能主动想到寻求兼职辅导员的帮助，而不是将辅导员放在自己的对立面，被动地接受辅导员的教育和管理。我认为可以从以下几个方面做起。

（1）班会制度。辅导员基本上每周都要深入班级，参加一个班级的心理班会，在这个班会上与班上的每一个学生聊天，了解学生们的困惑，并为他们解惑，回来做好记录。

（2）深入宿舍调研。宿舍是一个小集体，通过深入宿舍，辅导员可以了解到每一个学生最真实的生活状况，并且可以通过他们的个人用品，悉知他们的兴趣爱好。

（3）召开座谈会。学生座谈会可以分为班委座谈会、舍长座谈会和劳动组长座谈会，每种不同形式的座谈会可以了解每个学生在不同方面的表现。

（4）个别谈话。对于个别有心理问题的同学，辅导员应与其单独聊天，聊天的时间和地点都会预先计划好，为的是保护好学生的隐私同时也达到交流的效果。

（5）家访。与家长坦诚的谈论其孩子在学校的学习和生活情况，仔细的了解其在入学前的表现，同时做好记录，并与家长探讨共同教育好孩子的方法，极力争取家长的支持和参与。

（6）班主任交流制度，我们辅导员一般会定期的与每个班的班主任见面交流，了解他们对班级同学的学习和管理的想法和意见，共同商量做好学生的教育工作。

（7）充分利用心理辅导室，心理辅导室是每个学校的必备科室，心理专业的老师会通过约谈或者网上交流的方式，与学生进行各方面的沟通。辅导员老师应与各位心理导师定时联系，加强沟通，相互交流记录材料，完善学生心理健康管理档案。

（8）做好与任课老师的沟通。与任课老师定时交流，了解学生们在课堂和实验室的学习情况，做记录，然后与任课老师协商办法，共同做好学生的上课、学习工作。

通过以上这些举措，精细化档案管理工作基本上可以做到了全覆盖，不留死角。“千里之行，始于足下”，学生档案精细化的多层面和繁琐的过程无不需要我们一步一个脚印地去探索和实践。精致管理是一种境界，它既不能一蹴而就，也不是高不可攀，它就存在于日常工作的每一个细节之中，持之以恒地做下去，它必将对我们辅导员的工作产生深远的影响。

参考文献：

[1]毛剑 王林 精细化管理应用于高校辅导员工作的几点思考 中国石油大学学报 2012（3）

[2]张怡浅 谈辅导员工作精细化管理 中国科教创新导刊 2009（08）

[3]张丽芳 论新时期高校辅导员工作精细化管理 长江大学学报（社会科学版）2011（7）

[4]刘晓彤 高校学生精细化管理具体措施 《赤子》 2012（04）