浅谈学校干部人事档案管理

刘伟

[摘要]干部人事档案是一个以干部个人姓名为单位，便于集中保管和提供利用的整体形式，是组织人事等有关部门按照党的政策在培养选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。干部人事档案管理又是按照科学的原则和方法进行整理、分类、保管，为组织人事工作提供服务的一项专门性工作。因此，干部人事档案对于历史地、全面地考察、了解干部和正确选拔、使用干部，提高学校管理水平，无疑都具有重要意义。

[关键词]档案管理；干部管理；档案作用

[中图分类号]C93[文献标识码]A[文章编号]1005-6432（2013）9-0071-02

1新时期学校干部人事档案管理工作的作用

11干部人事档案在学校管理中具有导向和连接作用

干部人事档案是学校档案的重要组成部分，是学校干部管理资料的核心内容，是各所学校推进干部人事制度改革、干部教师队伍建设等工作的重要参考材料。并可为上级部门对学校干部人事工作的宏观决策提供必要的资料和依据。这是干部人事档案的导向作用。干部个人档案清楚地记载着一个干部的自然状况、社会关系和历史、现实表现，这些材料存放保管在单位组织人事部门，可以使广大教职工对组织人事部门有一种归属感和信任感，如同把自己最宝贵的东西放在家中一样，使个人与组织联系更密切。同时，对干部、教工又会无形中形成一种约束力，促使他们更好地为学校的稳定和发展做好工作，从而有利于学校各项管理工作的顺利实施。这便是干部人事档案工作的连接作用。

12干部人事档案在学校教师队伍管理工作中起着促进作用

学校的根本任务是培养适应我国经济建设需要的合格人才。学校教育教学改革涉及的内容极其广泛，但就整体而言，师资队伍的建设和管理是其中最为重要的。教师是教学过程中的主导因素，教师的素质和水平直接影响教育教学质量乃至人才培养的质量。干部人事档案记录了全校每位教师的个人简历、专业结构、专业技术考核、进修提高、教学评估、科研授奖等情况，是一套完整地反映每位教师的业务能力、学术水平、工作业绩的历史真实凭证。有了这样一种可靠的凭证，就可以有目的、有计划地合理使用每一位教师，在选调优秀教学人员时可根据其人事档案了解情况，在评定职称时可把人事档案中记载的成绩作为依据之一。因此，干部人事档案管理工作有利于调动每位教师的积极性，从而加快学校教育教学改革的步伐。

2新时期学校干部人事档案管理工作中存在的问题

21管理意识滞后

干部人事档案工作是干部工作的一项基础性工作，是做好干部工作的基础和前提，搞好干部人事档案管理，对于全面地了解干部，选拔、使用干部具有重要意义。从事干部人事档案管理工作的许多同志，干部档案意识是比较强的，对干部人事档案工作的认识是明确的。但也应清楚地看到，由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此有的同志常常看不到它的重要性。有的同志认为，现在使用干部重在现实表现，干部档案没有多大的作用；有的同志认为干部人事档案工作是干部人事档案工作人员的事情，与己无关；有的同志虽然口头上讲干部人事档案工作的重要性，但在实际工作中却不够重视。这些情况表明，有相当一部分人对干部人事档案工作的认识是不到位的。可以说，管档意识的滞后是制约干部人事档案工作的一个重要因素。

22管理机制滞后

从目前情况看，学校干部人事档案有的隶属于组织部门，有的隶属于人事部门，有的隶属于办公室。就工作性质来说，干部档案应与文书档案、科技档案、财会档案一并归档案室管理。但在许多学校，还没有理顺关系，存在各自为政、材料分散管理的现象，如反映教学情况、教学奖惩的材料，是作为教师业务档案存放在教务处或师资科。分散的管理格局，使干部档案材料不能全面地反映干部的真实面貌。干部档案材料的收集是干部档案工作的重点和难点，目前主要仍是依赖于行政手段，材料收集的办法老化而单一，真正反映个人特性的材料少，档案材料缺乏科学的定性描述和定量考核，档案语言比较僵化抽象，信息资源往往不能准确地反映个人的真实情况，也不能准确地评价一个人。

23管理方法滞后

目前，干部档案材料主要包括记载干部本人基本状况的履历表、登记表、任免表、工资表，记载信息简单，不能全面地反映干部的特征。干部档案信息载体形式单一，未能形成声像制品，远程传递速度慢，使用价值低，不能实现科学存储和信息资源共享。干部档案管理手段相对落后，基本处于手工操作阶段，缺乏相应的管理设备和手段，干部档案的案卷质量尚待提高。

3新时期学校干部人事档案管理工作改革的对策

31更新观念，加强对干部档案工作的领导

随着科学技术的不断发展，许多学校的干部档案管理工作水平有着不同程度的提高。但从目前状况看，仅仅做到索引目录和检索案卷目录是远远不够的，电子储存与检索、档案管理现代化已提上日程。因此，从领导干部到具体的工作人员要跟上时代步伐，更新管理观念，深化档案管理工作改革，适应时代发展需要。同时，各级领导干部应认真深刻理解上级的有关文件精神，进一步加强对干部工作的指导，冲破传统的干部人事档案材料的管理模式，立足于干部档案资源的开发利用，改变传统的干部人事档案管理工作中的陈旧观念，充分发挥干部人事档案工作的作用。

32实施干部人事档案的规范化、科学化管理

一要健全工作制度。制度建设是做好工作的前提和保证，干部人事档案工作是一项头绪众多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。我们必须进一步完善各项干部档案管理制度，并在狠抓落实上下工夫。要强化保密管理，杜绝泄密、失密、窃密现象。二要加强干部人事档案硬件建设，实现档案管理的科学化和现代化。学校应该努力改善干部人事档案工作条件，添置必要的现代化技术设备，如计算机、温湿度器等，建立实用性较强的微机档案管理系统，逐步运用计算机储存、传递、检索档案信息，提高检索速度。再次要认真做好干部档案材料的收集和归档工作，实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。人事档案管理质量取决于收集和补充的档案材料的质量，对收集到的材料，要从手续是否齐全，表述是否准确精练等方面进行认真细致的鉴别，不符合要求的要及时退回纠正后再归档，不属于归档范围的要及时退还。

33加强干部人事档案管理队伍的建设，提高干部档案管理人员素质

建立一支熟悉业务、相对稳定的专业队伍，是做好干部档案工作的组织保证。学校干部人事档案管理人员应具备优良的思想政治品质、宽广的知识面、扎实的档案专业基础知识、较强的现代管理能力和计算机运用能力等。管理人员素质的高低关系到档案管理质量的高低，学校领导应挑选精于业务、乐于奉献的优秀干部从事干部人事档案管理工作。档案管理人员要经得起市场经济的考验，乐于奉献、具有良好的职业道德和吃苦耐劳精神。学校要加大对干部人事档案管理人员的培训力度，使他们不断丰富专业技术管理知识、完善现代化管理手段、增强创新意识，力促学校干部人事档案工作迈上新台阶。

4创新学校人事档案管理还需要三个转变

41从静态的管理控制向以人为本的服务转变

建立教师成长档案。编制每一位教师个人成长的档案资料，如学历、课堂教学、高考成绩、学生评教、论文获奖、课题研究、指导学生获奖、校本课程研发等内容，以相关学校或全市教师发展水平为参照，确立教师成长目标管理，教师哪些方面是特长，哪些是“缺角”，建立平台予以动态公示，教师能对个人的情况一目了然，并能及早准备，未雨绸缪，使人事档案的管理切合不同类型专业技术人才的成长、发展规律，满足学校教职员工的专业发展需求。建立优秀人才成长人才库。学校专业技术人员集中，做好中层以上干部和优秀专业技术人员档案信息的建库工作。学校有功勋教师、特级教师、享受国务院特殊津贴的专家、省级名师名校长培养对象、地县市级学科带头人、骨干教师、教学名师等各级别人才，分类建立个人科研课题、成果、论文、教学优秀成果等相关资料库，定期跟踪收集最新材料，整理归档。为人事管理、人才选拔提供准确、可靠的信息，真正达到“观其卷，知其人，用其长”的目的。

42从“政治化”向“绩效化”的功能定位转变

传统的人事档案管理没有及时顺应时代变化进行变革，侧重于“政治化”的管理，功能的单一性，极其不利于人事档案“绩”“效”作用的积极发挥。现在实行绩效工资改革后，将在各类学校逐步推进实施，这不仅是分配制度改革，更是用人体制的变革。因此突出人事档案“绩效化”的信息记录功能，挖掘人事档案“绩效化”的数据分析功能，使人事档案更好地服务于人事制度改革。一是人事档案的信息记录功能。学校各教学岗位具有不同的专业特征，绩效考核内容要能展现出不同岗位教职工的工作特点，把教职工的专业能力和全面发展作为重要导向。因此，人事档案的收集范围、价值取向更多地趋向于“绩效化”的需要，为教师绩效化评价提供权威数据和参考。二是人事档案的绩效分析功能。绩效考核的结果要运用于教师管理的各个环节。学校实施绩效考核的目的并不只是为了“绩效”，更是通过绩效考核提高教育质量，实现素质教育。要通过绩效考核发现组织和个人在工作中存在的问题和不足，找出解决问题、弥补不足的思路和方法。这就需要通过对人事档案信息数据进行统计和分析，通过加强人事档案的科学管理，发挥绩效分析功能，体现人事档案利用服务“以人为本”的宗旨，更符合教师专业化发展需求，使人事档案的利用实现封闭的“单一功能”向开放的“多元功能”转变。

43从传统的“重藏轻用”向“多元化”的开发利用转变

人事档案必须改变传统人事档案“重收藏保管，轻开发利用”的现状，从简单原始的利用手段向为学校的发展提供“多元化”的开发利用转变。人事档案开发包括两个层次：一是对人事档案信息源和信息渠道的开拓发掘，以获取更多的有用档案信息，如扩大收集范围等；二是着眼于对已掌握的人事档案信息作深度的思维加工或重组，不断发现和提高档案信息的利用价值，开拓档案信息在学校教学、科研、人才发现、培养、选拔和使用等方面的广阔用途。

总而言之，学校管理是以“人”为中心，要把人事档案的管理利用作为基点，真正实现档案信息开放与融通的人性化、绩效化、时效化、远程化。而创新人事档案管理，实行三个转变，才能真正培育出一支最佳的教职工队伍，最大限度地实现个人目标和组织目标的有机统一，使组织成长与个人能力发展相适应。

参考文献：

[1]陈亚兰试论人事档案管理工作的重要性[J].中国市场，2012（14）：169-170

[2]马爱萍加强流动人员人事档案管理 保障流动人员合法社会权益[J].中国市场，2010（14）：33