电子档案与纸质档案并存之探讨

王颖

摘要：信息技术与电子计算机技术的迅猛发展，办公自动化的广泛应用，产生了大量的电子档案，形成了电子档案与纸质档案并存的局面。如何科学、合理、有效地对电子档案与纸质档案进行同步管理，实现档案信息资源共享，发挥档案的作用具有重大意义。

关键词：电子档案；纸质档案；并存

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-4437（2013）04-0062-03

档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，具有保存价值的物质和精神文化财富。长期以来，纸质档案作为档案的主要载体被保存、利用。如今，随着信息技术和电子技术的飞速发展，办公自动化在机关、团体、企事业单位的广泛应用和日益普及，产生了大量的电子文件，电子档案应运而生，形成了与纸质档案并存的局面。如何科学、合理、有效地对电子档案与纸质档案进行同步管理，实现档案信息资源共享，发挥档案的作用具有重大意义。电子档案在存储容量大、占用空间小、异地利用等方面具有纸质档案不可比拟的优越性，而纸质档案的原始性、真实可靠性、耐用性和凭证性决定了其存在的价值。这两类档案有着各自的特点，它们将共同存在，共同发展。

一、电子档案与纸质档案的特点

（一）电子档案的特点

1 电子档案信息存储的超大容量性

电子档案的存储容量要高于以往各种人工可识读的信息介质。一张3.5英寸光盘（1.44MB）可存储70万汉字，一张5英寸光盘（650MB-750MB）约可存储3-4亿个汉字，被称为“海量存储”。随着技术的进步，电子档案介质的存储容量还将继续扩大。

2 电子档案对系统的依赖性

电子档案的全部活动必须借助于计算机系统才能完成，由于电子档案是由电子文件转化而来的，电子文件的载体必须是可用的，无论是过去的光盘、磁盘还是现在的优盘，都依赖于特定的驱动器，如果计算机是一个不带软驱的工作站，那么最常见的软盘也不法阅读。这对电子档案的管理和利用造成了非常大的影响。

3 电子档案信息与载体

电子档案信息存储在计算机系统中，随着网络技术的发展，人们可以轻易地把一份电子档案的内容传递给多个利用者，对每一个利用者来说，电子档案的内容都是真实有效的，利用者还可以把需要的档案内容保存在不同的电脑服务器上，实现多人同时共享档案信息。

4 电子档案的信息易更改性

在计算机系统中，人们对信息的增加、删除、改动十分方便，可以重新组织文件信息结构，改变信息原有位置，而且不会留下明显痕迹，随着信息技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断更新，就要求将原有档案信息迁移到新的技术环境中，迁移过程中信息损坏、丢失、变异也是不可避免的。

5 电子档案的非直读性

电子档案的前身——电子文件，它使用的是人工不可识读的记录符号——数字代码，人们无法直接识读和理解这些数字符号，只有通过计算机特定的程序解码，才能在计算机屏幕上呈现出各种文字、图形，离开了计算机，这些电子文件看不见也摸不着。

（二）纸质档案的特点

1 纸质档案的原始性

原始记录性是档案的本质属性。纸质档案中最有原始价值的是档案文稿。文稿包括草稿和定稿。草稿是各种文本在撰制过程中初步形成的，反映了文本的撰写、修改全过程。定稿是草稿进行修改讨论成审阅稿后，由会议通过或领导人签发的稿件。文稿最大限度地体现了文件形成者的思想成果，记录了文件创始和修改的全过程，更因其原始性、唯一性而具有独特的收藏价值和纪念价值。

2 纸质档案的真实可靠性

纸质档案记录的是社会生活中最真实、可靠的原始记录，是未经修改的原生信息。纸质档案是看得见、摸得着的载体，其形成后，后人不能以自己的观点和需要去改变档案。这是纸质档案之所以重要、之所以被人们重视的原因之一。

3 纸质档案的凭证性

纸质档案是确凿的原始材料和历史记录，它是从当时当事直接使用的文件、图表、图形等不同记录形式的载体转化而来的，并非嗣后为使用而另行编制的，它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。

纸质档案中有关文件材料的全文，是当事人的亲笔签署和批示，很多纸质文件上盖有机关或个人的印信，这些都可以成为查考、研究、争辩和处理问题的依据。

二、电子档案与纸质档案的优势互补

1 从档案信息存储容量看，电子档案高于纸质档案

电子档案具有信息存储密度大、容量大、体积小的特点，这样可以大大节省档案库房的存储空间，解决无限增长的纸质档案与有限的存储空间之间的矛盾。

2 从档案信息存储内容的多样性来看，电子档案大于纸质档案

纸质档案多以文字、图形的方式表达，而电子档案则不同，它可以将文字、图形、图像、影像、声音等多种信息形式有机组合成“多媒体文件”，使档案内容更加形象、生动。

3 从档案信息利用看，电子档案高于纸质档案。电子档案利用计算机系统检索，通过网络传输检索和查找所需要利用的档案信息。并对档案信息进行复制、拷贝，使异地用户可以轻松快捷地利用电子档案信息，实现档案信息资源共享。而纸质档案需利用者亲自到档案馆（室）提出利用需求，再通过手工检索查找到所需要的信息复印，从利用方便程度及利用效果上远不及电子档案。

4 从档案管理强度看，电子档案优于纸质档案

现代信息技术的迅速发展，先进的信息网络系统为电子档案的立卷归卷、检索、查找、利用提供了快捷的管理手段和快速的利用环境。而纸质档案需用传统的手工方法操作，在分类、鉴定、填写归档目录、利用等环节付出较大劳动强度。而且工作效率较低。电子档案依靠现代计算机管理软件大大减轻了档案人员的劳动强度，提高了工作效率。

5 从档案的真实性、可靠性来看，纸质档案优于电子档案

纸质档案是人们在日常工作、生活中直接形成的第一手资料，通过字体、印迹、图形等形式固定在纸张上，纸质档案一旦形成，任何修改、篡改都会留有痕迹，它的内容是真实可靠的。电子档案是由电子文件转换而来的，电子档案在修改、复制、删除后都不会留下明显痕迹，这就对档案的真实性、可靠性造成了影响。纸质档案具有原始性、真实性的特点，这是电子档案无法比拟的。

6 从档案的耐久性、安全性来看，纸质档案优于电子档案

纸质档案保存的手写底稿是选用含纤维索较高的耐久性纸张，与纸张结合的字迹是使用耐久性强的碳黑墨水或蓝黑墨水书写而成，而定稿是由一体机印制而成，经过合理有效的保管，这些纸质档案可以永久保存下去。而电子档案的存储载体是磁性物质或光盘。磁性物质易受外界磁场影响导致退磁、消磁，光盘的盘基由玻璃、塑料等材料制成，玻璃盘基笨重、易碎，塑料盘基在高温下易老化、受酸碱腐蚀易坏等缺点。这些因素直接影响电子档案信息再现。从档案的耐久性和安全性来看，纸质档案是电子档案无法取代的。

7 从档案的历史文化价值来看，纸质档案高于电子档案

纸质档案中包含大量的历史档案，而一些年代久远的孤本原件，其信息内容清晰、确定，可以作为档案珍品供社会有关人士观赏，充分发挥档案的历史文化价值。而电子档案虽然可以把一些历史珍品档案扫描到计算机上，并通过网络检索阅读这些历史珍品档案：但是从视觉上、观赏价值上远不及纸质档案直观。

8 从纸质档案的凭证性来看，电子档案远远不及纸质档案

纸质档案是确凿的原始材料和历史记录，纸质档案形成以后，任何修改都会留下明显痕迹。纸质档案可以成为查考、争辩和处理问题的最佳证据。而电子档案则不同，电子档案中有些通过电子签名可以获得法律效力，但涉及婚姻、收养、继承等人身关系，涉及土地、房屋等不动产权益转让的不适宜使用电子档案。这样来看，纸质档案的凭证作用是电子档案无法比拟的。

三、电子档案与纸质档案并存的必然选择

纸质档案的保管和保护经过了实践和时间的检验，已经形成了一套科学、合理的管理体系。纸质档案本身的自然属性（包括物理寿命，所需的保管环境）是已知和能够把握的。而电子档案是随着信息化时代的到来在档案管理中出现的一个新生事物，它在长期保存方面还存在着一些未知因素：一是电子档案载体的保管寿命问题。以CD-R光盘为例，Kodak公司宣称：“把CD-R光盘存放在推荐的暗环境下（24度及24%相对湿度），寿命大于217年”，但这样的研究结论是在“控制”条件下的，即把CD-R盘片放在给定的温度和湿度环境中。这与自然环境下的老化是不一样的。二是电子档案的通用性还没有定论。无论是文字型数据、图像数据、视频数据和音频数据都存在着相当多的格式，有些格式的文件依赖于其生成环境，不能实现数据交换。三是电子档案的法律效力问题。有些电子档案通过电子签名可以获得法律效力，但涉及婚姻、收养、继承等人身关系的；涉及土地、房屋等不动产权益转让的；涉及停水供水、供热、供气、供电等公用事业服务的；法律、行政法规规定不适用电子档案。电子档案与纸质档案在今后相当长的一段时间将互为补充、取长补短，发挥其各自的优点和无法替代的作用。因此，在档案管理中实行电子档案与纸质档案并存是现阶段档案管理的必然选择。