军队疗养院疗案管理现状及仓储式管理模式探讨

魏 莹

根据《疗养技术常规》规定，“疗案由疗案室集中保管，原则上为永久保存，一般不少于60年，保存期内不得丢失或销毁[1]。”卫生部《医疗机构病历管理规定》要求住院病历保存时间不得少于30年，门诊病历不得少于15年。笔者所在疗养院自建院60年以来，疗养疗案实行永久保存制。但是随着疗养院综合实力的不断增加，门诊、康复、疗养人数急剧上升，传统的模式已不能满足日益增多的医疗资料保存的需要，急需寻求一种适应新时期发展需要的现代存储方法。目前，档案的仓储服务能为疗案管理提供更加科学、合理、专业的系统管理。

1 目前疗案管理现状

目前，我国医院病案管理主要经历了五个管理模式:纸质存储、缩微存储、磁存储、光盘存储[2]和EMR存储[3]。笔者所在疗养院长期以来使用的是纸质疗案存储，给病案保存工作带来诸多问题，如：库房不足、病案的查找、保护等，人力、物力、财力投资很大。还有纸质病案的安全问题，如果遇上自然灾害，如:水灾、火灾等，或人为因素如：涂改、盗窃等，将造成无法挽回的损失[4]。纸质疗案作为原始文档，具有不易篡改，法律效力可靠性强，阅读方便等特点。病案光盘存储系统的开发，促进病案资料的存储，但检索困难，借阅程序复杂，信息利用效率低。EMR即电子疗案系统，是将医护的工作记录电子化，更易于阅读和检索[5]，但不具备电子签名技术支持。目前疗养院采用以电子疗案与纸质疗案并存的形式，在每次疗程纪录后须有各级医生的亲笔签名，并作为电子疗案的法律依据。目前，笔者所在疗养院库存疗案6万余册。为了保障疗案的存储空间及高效率使用，疗案室更换了设计使用更加合理的存储柜，采取调整摆放空间等方法，但都无法解决疗案存储空间小、条件差的难题。

2 疗案仓储式管理模式

现有的仓储服务式病案管理模式是按照仓储服务公司的相关管理制度对病案进行管理。公司提供借阅、复印存储的病案资料等业务，医院可依据自身情况终止该项服务。疗养院随着业务功能由以往的单纯疗养不断扩大到康复、慢性病治疗、医疗专护等，各种医疗文书种类的储存日益增加，急需采用此模式。

2.1 疗案仓储式管理模式优势

2.1.1 可提供专业管理 仓储服务公司采取条形码管理，配备高端的监控设备系统对每一本疗案、进出人员实行实时监控的专业管理。双方的管理人员可通过信息系统掌握每一本疗案的借阅情况。

2.1.2 可提供大量空间 传统的纸质保存方法，需要提供大面积库房及存贮架来满足日益增多的疗案归档。仓储服务式疗案存储方式将取代传统的存储方式，从根本上解决了疗案室存储空间不够的问题，节约了大量空间。

2.1.3 可提供适宜条件 疗案存储的条件应达到一定的标准。如疗案室应设在阳光充足、地势较高、干燥通风的地方，室内宜挂白色窗帘或玻璃窗涂刷白色油漆，防止疗案发黄变质，应制作专用柜架存放，并注意灭虫、灭鼠、防潮，配备灭火器材等[6]。但目前的疗案室并未真正达到此标准。

2.1.4 可提高人员素质 随着疗养康复技术的发展，不仅疗案数量急剧增加，法律效力不断增强，而且与之相关的大量的影像资料的管理工作也越来越受到重视。医疗档案管理不但要改进管理模式，更重要管理人才的引进和培养。仓储服务作为一种比较成熟的服务模式在引入疗养院疗案管理后，必将在一定程度上促进管理人员综合素质的提高。

2.2 注意的问题 疗案是疗养院疗养、教学、科研、司法工作的宝贵资料，要严格管理，妥善保管，合理使用[6]。因此，在选择仓储公司时，该公司资质、资产、赔偿能力等是考虑重点。其次，仓储服务公司应具备相应的管理制度和监控措施，严格执行保密制度，务必保证对存档内容的安全。三是在接受此方式前，双方都要具备一定的抗风险能力。

[1]曹国英.疗养技术常规[M].北京:人民军医出版社，1999.35.

[2]陈 丽，洪 捷，包品红. 病案管理数字化的开拓与应用[J].中国病案，2006，7(10):43-46.

[3]王蕾敏，王梓明，王 芳，等.当前病历资料管理难点与对策[J].中国医院管理杂志，2002，12(12):746-748.

[4]崔金梅.从北京协和医院病案管理看中国病案教育[J].中国病案，2009，10(1):46-47.

[5]王桂榕.无纸化电子病历的应用，改变了病案管理的模式[J].中国病案，2009，10(8):26-27.

[6]曹国英.疗养技术常规[M].北京:人民军医出版社，1999.35.