高校会计档案管理刍议

○陈惕

（江苏广播电视大学财务处 江苏 南京 210036）

○杨承训

会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，高校会计档案是记录和反映学校在管理运行过程中形成的重要历史资料和证据，是学校在教学、科研、行政管理、后勤服务中经济活动的历史记录，是学校发展决策的重要依据。高校会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表、经济合同和协议、会计档案移交清册、会计档案保管清册等会计核算专业资料，是高校档案卷宗的重要组成部分。会计档案由于具有信息量大、时效性强、查阅频繁等的特点，加上电子档案的使用，给会计档案的管理提出了新的挑战。加强会计档案管理工作，堵塞漏洞，消除隐患，防止舞弊行为，保证单位会计档案的安全完整是高校会计档案管理的重要任务。本文通过高校会计档案的保管方面的实践提出会计档案管理中存在的问题以及在管理过程中如何采取相应的措施，寻求解决的办法。

一、单位会计档案的形成及保管、查阅状况

1、单位会计档案的传递

会计档案形成过程为：审核制单—出纳结算—债权债务账目登记—稽核—归档。即首先由业务受理会计对原始凭证审核，保证所受业务合法、合规，内容真实完整，再由复核员复核后，传递给出纳办理结算；出纳收到相关业务资料后，及时办理结算，并妥善保管好已发生的各项收支原始凭证，不得遗失和涂改，工作日结束后，将凭证按序号整理打包交账目登记员进行账目登记；之后将凭证传递给稽核，稽核员进行全面稽核后，交档案管理员按档案管理要求整理、装订、归档、存放。

2、单位会计档案的存放及保管

单位会计档案的存放及保管须坚持以下几点：要建立档案保管库（柜），要有相应的防火器材、消毒药剂、安全会计档案室；做到妥善保管，存放有序，查找方便，切实防火、防水、防霉，保证其完整无损；应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数。

3、单位会计档案的查阅

档案室要设立“会计档案查询登记簿”，为防止丢失和泄密，必须严格执行以下规定：第一，内部调阅时，一般只允许在档案室或规定地方查阅，并指定专人协同查阅，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准，应做好登记记录。第二，外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。第三，公安、司法检察院机关和有关单位处理案件或因特殊需要查阅会计档案时，须管理部门的正式公函，经主管领导批准，指定专人陪同查阅，对所需资料可抄录、复印，但不得将原件借出，登记簿要注明查阅结果，以备查考。借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出。

二、目前会计档案管理存在的问题

1、原始单据遗失

原始单据的遗失会对会计人员的工作造成不利影响。如目前有的火车票不是纸质的，不宜用胶水等粘贴，更不能用订书机装订，且经过审批、报销、审核、制单等多道程序后，原始单据极易从报销单上剥落，一旦遗失，日后会计人员查阅会计凭证时，将无法提供完整的信息，从而影响会计资料的真实性。

2、会计档案保管不到位

第一，现在职工工资银行代发后明细回单、学生奖助学金发放表、学生贷款下放表、各种费用发放表、会议通知等都是打印制单的。而会计档案的保管期限分为永久、定期两类；定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年、25年5类，25年期间一部分的原始凭证墨粉退色，经济内容变模糊，有关部门如需查阅、复印取证会相当困难。第二，个别原始凭证原件遗失了，均用复印件替代，时间长了墨粉也会退色，相关的经济内容将无法识别。第三，每学年收取学生学费，学费票据也是用打印机打印出来的，票据一式四联，存根联装订成会计凭证，几年下来，字迹会不清晰。

3、原始票据纸张不过关（热敏纸现象）

现在报销凭据中经常出现商场、超市、餐饮、出租车的消费单据，这些单据是用热敏纸打印的，热敏纸打印的单据是不能永久保存的，上面的字迹会随着时间变淡、消失，保存时间由热敏纸质量决定。

综上所述，高校财务会计档案管理存在的主要问题是认识不足、管理不规范、设施条件不能满足规定要求。特别是档案传递、存放、保管及查阅过程中的管理粗放，会导致管理的安全隐患。随着信息技术和现代化设备的广泛使用，磁质档案的备份、存储应用也必须引起重视。

三、加强会计档案管理的措施

会计档案管理工作应始终作为会计人员职能的组成部分。只有建立了合理及时的管理制度、具备了充分的档案管理意识及档案技能的会计人员，才能具备档案管理的基础。档案整理工作的目的是便于档案的保管和利用，档案是历史的记载，是一切活动的真实记录。它要求会计档案工作者，必须正确处理会计档案工作同其他各项工作之间的关系，明确自己的职责，自觉做好各个环节的工作，并通过多种有效方式满足各方面对档案的各种需求。

1、加强原始凭证的装订前的整理与核对

第一，整理检查会计凭证日期、顺序号，如有颠倒须重新排列，发现缺号要查明原因；检查附件有否漏缺，是否随附齐全。第二，在整理会计凭证时仔细查阅对应的原始单据，看原始单据是否遗失、贴贴是否牢固。第三，对较大的单据，如工资单、学生奖助学金发放表、教材清单借款合同等要折成记账凭证大小。折叠的顺序：先自下而上，后从右向左，且用力压平，在折叠部位的左下角反折成三角形，且要避开装订线，以便翻阅，保持数字完整。第四，原始凭证来源广泛，规格不一，特别是医疗费单据、销货发票等，毛边、缺角较多，为了整齐划一，可在不影响单据内容的前提下，用直尺将单据的两边对齐划线，将多余部分剪去，不宜修剪的则粘贴。

2、实行档案服务创新

第一，一些重要的原始凭证原件遗失了，以复印件代替的，再用扫描仪将复印件进行扫描，备份电子档，专项保管。第二，用打印机打印制单的各种费用发放表，向报销经手人说明档案保存的重要性，请经手人同时提供一份电子档案，专项保管。学生收费记录在收费系统中定期备份电子档案，按系部、年级、专业、班级编号等分类后，由专人保管。第三，商场、超市、餐饮、出租车的消费单据，热敏纸问题会计人员暂时得不到解决，只能向有关方面进行反映，希望得到重视，能够改进消费打印纸的质量。第四，会计凭证装订时，对于那些重要的原始凭证，比如各种经济合同、存出保证金收据、涉外文件、契约等，为了便于日后查阅，可以不附在记账凭证之后，另编目录，单独保管，然后在相关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号，以便日后核对。第五，将凭证管理与资金管理同等重视。加强领导，明确分工，责任到人，树立起良好财务档案意识，牢固按照《关于财务档案管理工作的规定》的办法实行“谁财务，谁立卷，边财务边收集整理，审结卷成”的原则，实行定期检查制度，使会计档案管理走上正规轨道；建立健全会计档案管理各项规章制度，狠抓落实规范档案资料的收集、整理、归档、保存、调阅等各项工作程序，使财务档案管理工作有章可循；明确责任，统一格式，限期归档，明确整理方法、传递程序、归档要求，制定保管的安全、保密制度；确保会计档案传递有序，不丢失不损坏、不泄密，保证会计档案的完整、及时、规范。第六，会计档案管理场所设计科学。如保持装订和保管地点相邻，以使档案归架及时、查询方便等；规范档案管理工作，合理设置财务档案室；规范会计档案保管的期限和销毁管理，编造会计档案销毁清册，提高档案整体工作的质量和效果。第七，提高档案管理人员的综合素质。加强思想认识，强化职业道德，提高业务素质；加强档案管理的法制意识，依法归档观念；对档案人员进行多途径、多形式的培训教育，不断更新知识结构，提高档案管理人员的实际工作能力及责任心。

四、发挥会计档案的监督、反映功能

会计档案是审计部门最重要、最直接的资料。会计档案从宏观看能记录和反映国家机关、社会团体、企业事业单位开展经济业务活动的重要历史资料和证据。从微观看是反映各单位开展经济业务办理会计手续、进行会计核算、执行会计制度的情况。因此它能起到最直接的监督作用。

随着社会经济的发展，人们在生产生活中对档案利用提出了更多的需求，因此也对档案整理工作提出了更高的要求。整理有序的档案能方便人们检索利用，人们在利用档案的同时也能检验出档案整理工作和服务工作的整体水平，在不断增长的需求下对档案整理工作和服务创新提出更高要求，使档案整理与服务创新相互促进、共同发展，从而有力地推动档案整理水平和质量的提升。

[1]财政部、教育部：高等学校会计制度（试行）[S].1998.

[2]财政部、国家档案局：会计档案管理办法[S].1984.

[3]丁杰：如何做好档案管理工作[J].现代商业，2010（2）.