论著名人物档案的管理

李 涛

［摘要］我们祖国拥有大批优秀的科学家、实业家、军事家，思想家、教育家、文学家、艺术家。他们在社会活动中形成的大量珍贵的文书材料，已有相当一部分散失。这对我们进行历史人物的研究、编修史志和编写人物传记的工作，造成了极大的困难。所以，尽可能完整地收集各个历史时期（包括当代）的杰出人物的材料，建立起他们的个人档案，集中统一地进行科学的管理，对维护这些珍贵历史资料的安全，对我们今后的工作和事业，具有重大的现实意义和深远的历史意义。

［关键词］著名人物；档案；管理

［中图分类号］C916 ［文献标识码］ B ［文章编号］ １００９ — ２２３４（２０１２）０2 — ０123 — ０2

著名人物的档案，是著名人物在日常生活、社会活动、创作活动及著述工作中形成的、能够反映其个人的社会生活经历以及他们所处时代的社会状况的文字材料。

我们伟大的祖国，人杰地灵，在她悠久的历史长河中，涌现了无数的优秀人物。在近代，中国人民为了求得民族的独立和解放，英勇地进行了一百多年反帝反封建的浴血奋战。从虎门硝烟、太平天国、辛亥革命、到五四运动、抗日战争、解放战争，中国人民掀起了一次又一次波澜壮阔、英勇壮烈的革命斗争，造成了无数叱咤风云、气吞山河的英雄豪杰，林则徐、洪秀全、孙中山、毛泽东、周恩来、朱德、刘少奇……，正如毛主席在他的词中所说的：“数风流人物，还看今朝”。

无论是在古代，还是在现代，我们祖国出现了大量优秀的科学家、实业家、军事家，以及思想家、教育家、文学家、艺术家等等。他们进步的思想和卓越的创造，为祖国的历史增添了夺目的光彩，为祖国和社会进步作出了不可磨灭的贡献，已成为我国极为宝贵的思想文化遗产。

所有这些中华民族优秀的人物，他们所进行的杰出的社会活动，对我们国家和社会的发展，是有卓越贡献的。今天我们研究他们，纪念他们，不但可以从他们的社会活动中，看到我国历史发展进程的面貌，使我们更清晰地认识祖国所走过的光辉历程，从而受到深刻的爱国主义和革命传统教育；而且，我们可以从中总结宝贵的历史经验与教训，为我们今天的社会主义建设事业服务。

但是，由于许多原因，历史上的著名人物在其社会活动中形成的大量珍贵的文书材料，已有相当一部分散失了。仅存的一小部分，也极为分散地保存在一些部门和个人的手里。这对我们进行历史人物的研究以及编修史志和编写人物传记的工作，造成了极大地困难。所以，尽可能完整地收集各个历史时期（包括当代）的杰出人物的材料，建立起他们的个人档案，集中统一地进行科学的管理，对维护这些珍贵历史资料的安全，对我们今后的工作和事业，具有重大的现实意义和深远的历史意义。

一、明确著名人物的范围

建立著名人物档案，首先要解决一个问题，就是到底什么样的人物称得上著名人物？也就是说，必须明确著名人物与一般人物的划分界限，必须有一个较为明确的取舍标准。我们认为，所谓著名人物，应该是指在一定的历史时期，对社会的某一领域或几个领域（诸如政治、军事、经济、科学、教育、文学艺术、医学、宗教等）产生过较大的社会影响或有过较大贡献的人物。比如说，杰出的政治家、军事家；卓有成就，富有名望的各界社会名流，如著名的教授、专家、科学家、医学家、教育家、思想家、实业家等；形成了独自的流派和风格、享有盛名的书画家、作家、艺术家，以及在宗教方面颇有名气的高僧等。再就是像董存瑞、雷锋、向秀丽这些人民英雄，以及全国劳模，应该算是著名人物。因为这些不朽的英雄和光荣的劳动模范崇高伟大的思想品德，以及他们为革命、为人民的献身精神，为我们后人树立了光辉的榜样。他们是在革命的理想、情操、品质、精神方面树立了一代风范的人物，是值得人民永远纪念的英雄模范。

当然，“著名”与“不著名”是相对的，必须具体分析。同时，全国性的著名人物与地方性的著名人物、省的著名人物和县的著名人物，又有些不同。有些人在地方来讲是著名人物，在全国来说就算不上了。

某些影响特别大的反面人物，其档案对历史研究也有重要意义，必须纳入收集范围。

二、著名人物档案形成的特点

首先著名人物档案大部分或相当一部分不是机关公文，是个人在社会活动和生活中形成的私人文书材料。因此没有收发文登记制度，材料的收集保存没有制度来保证，也没有专人来保管。这是著名人物的档案材料不易收齐的一个重要原因。其次，由于著名人物的档案材料有相当一部分产生于他们个人的活动，这部分属于私人所有，这一点与其他档案有很大区别。国家档案馆要征集这些档案，必须按照国家的有关法律的规定办理。第三，机关的上下隶属关系是相对稳定的，工作活动地域也基本不變；著名人物则不一定，有些著名人物，社会活动范围较广泛，活动地域的变化迁移也较多，在他们活动过的地方，一般都会留下他们的材料。这就使得著名人物的档案材料具有分散性的特点。第四，著名人物复杂丰富的社会活动内容和个人生活经历，使得他们形成的文书材料带有复杂性的特征。如从材料的类别上分，有书信、记录、著作、证书、表格、公务文书等；从文书的制作材料分，有声像、文字材料等；从材料的作者来分，有本人形成的材料和别人为他所写的材料。此外，人物作为立档单位，各类人物的差异也比较大，如艺人、医生、学者、政治家、经济家、军事家、华侨名流等，他们形成的材料也各不相同。

三、明确著名人物档案的征集收集范围

笔者认为著名人物的材料齐全与否，主要是看其能否全面反映出著名人物的生平、活动。因此，收集材料应从三个方面去考虑：一是能综合反映其各方面情况的最基本材料；二是能够反映出对其社会活动、生活经历有影响的条件、环境的补充性材料；三是各级组织部门为其做出的坚定性材料。大体可以分为以下几大方面：反映其生平的各类书表。如入党、入团或参加其他党派、团体的申请书、志愿书，职称评定的呈报表，个人履历表，工资表等；各种证件。诸如出生证、毕业证、结业证、党费证、会员证等等；自传性材料。如自传、日记、个人回忆录等；工作和学习笔记；与友人、亲属、战友及其他人的来往书信、便签、电报等通讯材料；本人各种著述（包括各种理论著作、学术著作、美术等）的原稿，修改稿和定稿，工程图纸等；有关人物、报刊、杂志为其编写的传记、报告文学、事迹介绍，以及对其作品论著的评介性材料；政府或组织对其发出的任免书、奖励材料、所受勋章及领导人为其所题的题词；本人的照片及其活动的录像、录像带等；本人或其家庭的房产、地契文书、账簿、家谱等等；政府部门或社会团体为其举办的报告会、展览会、广播电视报导形成的才来哦；本人起草的公务文书（含会议讲话稿）的副本或复印件；遗嘱、委托书、绝命书等遗言性材料。

以上所列，只是大体的收集范围。由于有些材料并不是所有人物都具有的，如论著、设计图、任免书灯，因而在进行收集时，应从事迹出发，尽可能把能反映其本人历史情况的材料收集齐全。

四、著名人物档案资料征集收集的注意事项

根据著名人物档案的形成特点，在收集工作中必须注意如下几点：

首先，必须依靠地方党组织的领导和各级地方部门的支持。因为收集某个人的档案材料，涉及到的单位部门、群众组织和有关人员比较多，如果没有党组织和政府的支持，没有有关单位、人员的重视，并得带他们的积极配合，要做好这项工作，是很困难的。

其次，应该由档案部门统一进行收集。档案部门应取得组织、宣传、文教、统战等部门的协助，克服各自为政、互不联系的现象，把各方面的力量组织起来，统一进行收集。过去，一些部门如博物馆、文史馆、图书馆等，在收集图书与文物的同时，对一些著名人物的历史材料也做了不少的收集工作，这在一定的程度上避免了这些珍贵材料的散失，但把这些材料长期保存在各个部门和将原件长期陈列，是不利于保护档案的。因此，这些材料的原件，应保存在档案馆，其他部门要利用这些档案材料进行研究或用于陈列，应该用复制品。

第三，把重点征集和普遍收集结合起来。档案部门对著名人物的档案材料要进行广泛细致的调查，对一些已确定为著名人物的材料要分配专人与有关单位、人员加强联系，扩大线索，在一段时间内集中力量进行一次突击性的收集，以避免材料继续流散。此外，在一些敌伪档案中，在旧书店和废纸收购站中，以及在著名人物的一些亲朋师友中，有时也会发现有价值的材料，应进行普遍收集。

第四，向个人征集，应遵照有关法律的规定，采取自愿的原则，做好细致的宣传工作，并讲究收集方法。如有可能，最好是收集原件；一时还收不上来的，先采取借来复制的办法；一些材料如私人信件等，如果个人尚不愿意交出，则可以先登记线索，以便于日后收集。

五、著名人物档案收集后的整理方法

（一）区分全宗

形成材料较多的著名人物，特别是全国性、全省性人物，可单独构成全宗；形成材料较少的著名人物，可按时期或行业，组成联合全宗。

（二）分类整理

一个人物的档案材料，要分门别类的进行整理，使之条理化和系统化。整理的方法，可以按照材料的特征，把它们分为若干类，如书表类、证件类、传记类、通讯类、著作类、评介类、奖惩类、声像类、账簿类、遗言类等等；也可按时期分类。有些材料比较多的类，如著作类，还可以再细分为文学类、美术类、专著类等。

（三）按材料的类别，结合年代的顺序立卷

由于个人形成的文书材料，不像机关文件那样一文一事，而往往是一份材料里面同时记述着几个问题，如信件、日记等。另外，个人在日常生活中遇到的事情，也往往事比较繁杂的，较难按问题进行分类；况且事情的处理也不一定有文字材料保存下来，所形成的材料远远没有机关多，一个人的材料，一般是采用一次立卷归档的办法。因此，著名人物档案的立卷，不宜照套机关年代—问题或其他立卷方法，而应该按材料的类别，并结合时间的前后顺序进行组卷。如果某些类的材料数量少，还可以把几个类合成一个卷宗；至于材料多的类，则可以按前面所说，再分为几个小类进行组卷。

（四）案卷的排列

为了查找利用的方便，案卷的排列必须做到有规律可寻。一般说，著名人物的案卷，采用按姓氏笔画排列的方法，是比较科学的。

（五）编制检索工具

由于著名人物档案在收集、整理等工作上有其独自的特点，因此，在编制检索工具时，除了要以全宗为单位，编制案卷目录和卷内目录外，还应编些人物卡片，这样查找利用会更加方便。人物卡片可以按人物的姓氏笔画排列，也可以先按职业性质分类，如政治、军事家类，实业家与经济学家类，学者、教育类，文学艺术类，等等然后再在每个类里按人物姓氏笔画排列顺序，一人一卡。

总之，著名人物档案由于其形成材料比较分散，年度跨度时间过长在收集整理上有很大的难度，加之人为和某些利益的存在，不便于收集，不好整理是著名人物档案管理的难题，就这需要我們档案工作者要有高度的责任心和使命感，为了保存历史人物的生平经历和为研究社会发展，历史变迁，和著名人物在各个时间的丰功伟绩，进行不断的探索和研究。努力搞好著名人物在其各个阶段的资料、手记、讲稿等等，为我们社会发展和改革开放以及建设中国特色的社会主义国家多多提供一些有参考和借鉴价值的宝贵史料。为国家的强盛明天多做贡献。

〔责任编辑：冯延臣〕