加强合同管理，防范合同风险，维护企业权益

2012-04-14邵成俊

水力发电 2012年7期

唐健，邵成俊

（湖北白莲河抽水蓄能有限公司，湖北罗田 438600）

湖北白莲河抽水蓄能电站设计安装4台单机容量为300 MW的可逆式抽水蓄能机组，总装机容量1 200 MW，电站于2005年2月获得国家发展和改革委核准（发改能源 [2005]223号），批准投资35.33亿元，2010年底，电站4台机组全部投产运行。工程建设期间共签订合同1 136份，总金额约28亿元，其中施工合同255份，合同金额近8亿元，设备采购合同93份，合同金额近14亿元。目前，各项合同已基本履约完成。

1 加强制度建设，规范合同管理

1.1 建立制度，规范程序

2004年，湖北白莲河抽水蓄能有限公司（以下简称 “莲蓄公司”）一进入前期工程建设阶段即制定了规范的合同管理制度。合同管理制度明确计划合同部是公司的合同归口管理部门；承办单位及其他相关部门按各自职责参与合同事务；同时，明确了合同管理实行承办人制度、审查会签制度、授权委托管理制度、监督监察制度和责任追究制度等，规范了合同订立程序，建立了合同实施的保证体系；以保证合同实施过程中的日常事务性工作有序地进行，使工程项目的合同事件处于受控状态，使合同管理工作程序化、规范化。

1.2 加强培训，提高全员合同意识

为提高公司管理人员的合同意识、法律意识，公司组织了多次合同管理及相关法律知识的培训，聘请法学教授、知名律师等到工地授课，从专业角度强化合同管理的法治性、专业性和统一性。同时，积极参与上级主管单位组织的合同管理及法律知识培训并在公司内部进行广泛宣传、贯彻，有针对性地组织了合同承办人培训、评标专家培训等，以此逐步提高基层管理人员的合同意识、法律意识。

1.3 注重细节，严格流程管理

在合同管理的日常工作中，严格按合同管理制度规定的程序办理，从合同立项、对合同当事人主体资格及资质审查、合同谈判、合同起草、合同审查会签至合同签署、合同跟踪执行、合同结算和最后合同档案的归档都有规范的流程，合同归口管理部门积极保持与其他业务部门的交流与沟通，涉及合同处理中的重要问题，即召开专业会议研究讨论，必要时还邀请技术专家、律师参与会议，制定严密的合同管理程序，注重合同管理细节，保证合同管理的严肃性。

2 加强合同签订控制，防范合同风险

在合同签订过程中，主要需从招投标、合同谈判、合同起草、合同签订等4个阶段进行分段细化控制。

2.1 招投标阶段

2.1.1 限额以上招标项目

对限额以上招标项目，莲蓄公司严格按照上级主管机关的统一部署，安排设计单位、监理单位和项目公司自身力量，积极参与招标文件编制及评标工作。在招投标阶段对施工企业的主体资格、企业信誉、注册资金、隶属关系、财务经济状况、设备及技术条件、履约能力、与招标工程相类似工程的施工经验等进行严格审查，以确保投标企业的内在质量。通过严格施工单位的资质审查，防止施工质量低劣、财务状况差、信誉差的施工单位进入投标单位名单。同时，尽量减少招标设计因时间仓促深度不足可能带来的技术、商务问题。在发售标书前，公司通过召开内部专题会议及邀请相关技术专家进行招标文件审查及咨询等多种方式，认真细致地研究招标文件，把好招标文件审查关，完善招标文件技术规范和技术条件，严密商务条款。

2.1.2 限额以下招标项目

对招标限额以下的招标项目，公司采用 “询价比选”、 “竞争性谈判”等促进公平竞争的程序、方法，并注重对合同对方当事人签约资格、代理人资格、信用及业绩的调查审核，同时在定标方式上推行合理低价中标，科学制定评标细则，在对招标项目 “合理低价”客观预测、 “心中有数”的基础上，合理设计评分规则，确保选择到技术先进、方案优越、措施可行、合理低价的承包单位。

2.1.3 非招标项目

对于少量建设规模较小、合同金额较少无需进行招标的小型工程，莲蓄公司实行立项审批制度，认真分析项目的必要性和可行性后方可立项。合同订立程序：首先，对承包人的主体资格和资质进行审查；其次，公司内部对工程量及单价进行分析和初步确定后，与承包商进行合同谈判，双方达成协议后方可进行合同起草、会签和签订。

2.2 合同谈判阶段

完成对合同对方主体资格和资质审查后，即进入合同谈判阶段。在合同谈判前，承办部门组织公司相关部门及相关设计、监理人员及全过程跟踪审计单位人员，召开准备会，确定谈判方案和主谈人员，统一谈判意见。在合同谈判过程中，做好相关记录，合同承办人对谈判中临时遇到的重大问题应及时进行协调，并向单位负责人汇报。合同洽谈纪要作为合同重要的组成部分，及时进行归档。

2.3 合同起草阶段

在双方达成一致意见后，由合同承办人根据起草合同，进行内部会签审查后签订合同。坚持合同审查制度，是合同能否顺利履行的前提与保证。一般情况下，合同审查的内容主要包括：建设项目是否具备合同签订的条件，合同内容是否符合法律法规，合同条款是否详尽明确，工程等级和技术要求是否具体，是否符合国家规范标准，合同签订是否具有完备的合同手续。合同承办人需按严格的合同审查会签程序办理合同审签，计划合同部、财务部为必须会签的部门。必要时，需请法律顾问或律师提供法律意见。负责审查的部门出具书面审查意见，承办人应按照审查意见及时作出修改，并将修改情况反馈至提出意见部门；承办人将修改后的合同范本送分管领导审核后，报公司总经理审批。

2.4 合同签订阶段

在合同签订阶段，公司坚持承办人制度、合同审签制度、授权委托管理制度、监督监察制度和责任追究制度，把握合同条款的内涵，精心推敲合同文字的措词，增强合同条款的严密性。明确合同的内容、范围以及合同文本界限，做到资料齐全、文字严谨，避免含糊其辞，尽可能预防纠纷的发生，有效地减少、避免施工索赔，减少工程费用的发生，从而保证合同的顺利履行。

3 加强合同履约控制，维护企业权益

根据合同管理制度，合同承办部门负责对合同履行的全过程进行监督，并督促合同对方按照约定全面、实际履行合同，同时履行合同约定的通知义务，包括提示有关部门、单位按合同约定的时间履行合同义务或主张权利。

在工程建设期间，对于数量多，金额大，项目繁多的工程合同，加强合同过程管理，控制合同变更，保证合同正常履行是合同履行的重中之重。

3.1 加强工程现场管理，保证合同的正常实施

不断增强现场管理人员、工程技术人员合同观念，熟悉和了解合同文本、技术规范，充分理解合同条款的内涵，严格按合同办事：一，提前做好各合同标段接口部位的组织协调，做好设计单位和设备供应商在设计接口部位的的组织协调，使各参建单位的工作清晰、职责明确，充分考虑接口处的衔接和配合，减少施工中的真空、盲点区域，有效避免施工单位之间推诿扯皮现象的发生；二，严格现场签证管理，作为工程实施过程中的一项经常性工作，现场签证是从技术上控制工程投资的日常性工作。通过工程技术人员与工程经济人员相互密切配合，“随做随签”，签证达到量化要求，签证内容与实际相符，签证的内容不超过应签证的范围。三，对承包商送交的变更、签证，需及时审查其合理性和真实性，杜绝事后追认，对已完成工程的设计变更逐一审查、汇总建立台帐，做到与实际情况相符，不真实和没有计算过程以及没有审批的变更、签证坚决不与计量。每次变更都应召集设计、施工等有关单位到现场研究确定。协调各方关系，确保合同得以顺利实施。

3.2 加强对合同执行情况跟踪检查，控制合同变更

合同控制的特殊性在于它的动态性：一是合同的实施过程会受到外界的干扰，二是合同本身也在不断的变化中。在工程进行过程中，由于实际情况发生变化，致使合同实施与预定目标发生偏离，因而需要对合同实施进行跟踪，不断找出偏差，以对合同实施进行调整。

在合同执行过程中，合同承办部门定期检查合同执行情况，并建立完善的合同检查考核制度。对合同执行过程中出现的偏差问题，认真进行分析、纠正,对随意违反合同条款的行为要认真查处，使合同管理步入正规化、规范化管理渠道，防止因合同违规而造成不良后果。

合同内容的频繁变更是工程合同的特点之一。在合同实施过程中，并不是所有的变更都可以作为合同变更的。一般在合同中应明确对合同范围变更的定义、范围变更程序，合同变更是索赔的重要依据，因此对合同变更的处理要迅速、及时。合同变更指令应立即在工程实施中贯彻并体现出来，同时要加强合同的备案审查，审查其内容是否符合有关的法律、法规和规章，与招标投标过程中的要约和承诺是否一致。

3.3 加强合同实施过程的信息管理

随着现代工程建设项目规模的不断扩大，工程难度和质量要求不断提高，工程建设各方面的信息量也不断扩大，信息交流的频度和速度也在增加。相应地，工程管理对信息管理的要求也越来越高。要加强合同实施过程中的信息管理，需从三方面入手：一是明确信息流通的路径；二是建立项目管理信息系统，对有关信息进行链接，做到资源共享，加快信息的传输，降低项目管理费用；三是加强对建设单位、监理、承包商等的信息管理，以为合同全过程管理的及时性、有效性提供有力保障。