监理单位文件规范化管理工作实践

龚长海

（中国水利水电建设工程咨询西北公司，陕西 西安 710065）

0 引 言

中国水利水电建设工程咨询西北公司白莲河监理中心承担白莲河抽水蓄能电站筹建期工程、主体土建工程、机电及金结安装工程、工程设计等全部监理任务，大小合同50余个。由于标段多，工程监理信息管理难度大，必须依据合同和水电监理规范要求，认真做好文件资料规范化管理工作。

工程信息是监理单位履行监理职责和监理工作的重要产品，也是监理单位管理水平、工作水平和监理形象的重要体现。监理单位工程信息形成的监理档案是工程建设工作的重要组成部分。监理单位不仅应随施工进度及时全面、准确地采集工程信息，为工程建设服务，还应力求做到工程信息的规范化，为监理文件资料整理和归档工作打好基础。

《水电水利工程施工监理规范》的工程信息管理的依据，其内容包括工程信息的管理、监理文件的管理、工程文件的传递与受理以及监理档案资料管理的全过程。本文对白莲河抽水蓄能电站监理中心文件资料规范化工作的主要内容进行了论述。

1 文件、资料的准备工作

监理单位进场后，应立即着手进行文件、资料的准备工作，以便和业主单位、施工单位及时进行信息沟通，文件传递，并为实施监理工作做好准备。

1.1 文件编号与分类

文件编号与分类需根据监理的标段多少和标段大小情况而定。白莲河抽水蓄能电站监理中心文件编号及分类为3大类：第一类为发送所有 （或有关）参建单位的，编号为西监综 （20××）×号、西监安（20××） ×号、 西监纪 （20××） ×号。 第二类为分别发送主体标段的 （土建4个、机电1个），编号分别为西监×标计 （20××） ×号、 西监×标技 （20××） ×号、 西监×标经 （20××）×号、 西监×标质 （20××）×号。第三类为分别发送主体小标段 （金结）和零星项目标段的，该电站小合同达几十个，但文件较少，编号不再分类，编流水号，为西监 （施工合同号）（20××）×号。以上分类需文字说明分类包括的内容、范围，以正式文件发各参建单位，监理人员和文档人员应按此规定正确分类编文号。同时，要求施工单位将文件编号和分类报业主和监理单位。

1.2 制定首批常用表格

监理常用表格较多，可随着工作开展，根据规程规范要求分批制定，逐步完善。首批制定开展工作必须的表格，主要包括发文文头、发文底稿、收文处理单、监理日志、监理月报封面等。发文文头、发文底稿、收文处理单等格式，应遵守国家及有关部门发布的格式。监理日志 （巡视、旁站）应按监理规范规定的格式和内容进行必要修改，分别装订成册。另外，还要确定各类会议纪要格式。

1.3 指导施工单位制定常用表格

常用表格主要有见证、签证、验收、变更立项、材料设备报验、测量成果报审、计量、支付等。要求施工单位常用表格按最新规程规范规定的格式和内容，各施工单位的表格应统一，可由施工单位提供初表，各方沟通确定；也可由监理提供，并将沟通确定的格式发施工单位使用。

1.4 工程项目划分

一旦工程开工，就面临工序或单元工程现场签证、验收工作，涉及到施工部位所属的单元工程、分部工程和单位工程。因此，工程项目划分工作最好在开工之前完成，以便从一开始现场资料就有序进行，为资料的收集、分类、整理、工程量清理及验收创造良好的条件。

（1）目前，水电行业工程项目划分尚未查到相关更新的规程规范，SL 176—2007《水利水电工程施工质量检验与评定规程》的工程项目划分规定：“由项目法人组织监理、设计及施工等单位进行工程项目划分，并确定主要单位工程、主要分部工程、重要隐蔽单元工程和关键部位单元工程”。白莲河工程业主委托监理中心组织各方进行划分，按照 “水利水电枢纽工程项目划分表”提出初稿，组织各方讨论确定后，以正式文件发各参建单位执行。

（2）在工程项目划分中，应按照规程中规定的项目划分原则和程序，认真研究工程量清单分组情况，对单位工程、分部工程进行划分，重点是分部工程如何划分。除发电厂房规定主机段 （土建、机组安装）每台机组为一个分部工程外，其他分部工程可根据分组工程量情况，由1组或多组工程量合并为一个分部工程，尽量不要将分组的工程量拆开，以免给今后的工程量清理造成困难。

（3）在满足工程项目划分表和划分原则的情况下，单位工程、分部工程数量应尽量控制，数量越多，验收的工作量越大。

（4）按照DL/T 5113—2005《水电水利基本建设工程单元工程质量等级评定标准》规定，进行单元工程划分。

2 规范监理文件

监理文件分为体系文件、定期文件、不定期文件和过程文件。从内容上可分为综合管理文件、进度控制文件、质量控制文件、投资控制文件、安全控制文件和监理协调文件等。体系文件主要有监理规划、监理细则、各种管理制度、质量管理体系、安全管理体系等。定期文件主要有周报、月报、年报，周、月协调例会纪要等。不定期文件主要有专题监理报告、阶段性监理报告、质量安全检查巡视监理自检报告等。过程文件主要有技术、质量、安全、进度、造价 （变更）等批复或审查文件、专题会议纪要、设计交底会议纪要、施工验收及评定文件等。

体系文件和不定期文件应按照规程、规范有关要求内容及业主要求，组织监理人员认真编写，按时报送。以下重点对定期文件和过程文件规范化做法进行简述。

2.1 定期文件

监理周报是监理定期报告月报、年报的基础，监理规范尚无统一规定。我中心按4部分内容编写，并尽可能与月报的主要内容互相衔接，以便在编写月报中使用。

（1）工程进度。工程施工情况、工程形象进度示意图。

（2）工程质量。施工质量概况、试验检测情况统计、验收情况统计、现场检查发现的问题及处理情况。

（3）监理工作。监理工作统计、下周监理工作计划。

（4）需业主解决的问题及建议按统一的格式，按期编写报送。

安全周报是否另行编写需按业主要求，如需另行编写，可按月报中安全生产和文明施工主要内容，并统一格式进行编写，按期报送。

监理月报是监理定期报告的重点，将监理规范中工程监理月报的10项内容逐项细化并做必要补充（如大事记、工程照片、生产月天气情况等），要尽可能与周报、年报的主要内容互相衔接，形成月报编写大纲，每月按照统一的月报内容和格式进行编写，以便做到以监理周报和安全周报为基础，加上月报要求的上述内容，按时报送。

监理年报以月报为基础，在监理机构运行中增加监理人员的廉洁责任制、主要设备 （办公、试验、检测、车辆等）配备、监理工作中存在的问题与改进措施等内容，汇编年报，在次年1月底前后报送。

监理协调会议纪要包括周生产例会纪要、周安全例会纪要、月进度例会纪要、月质量例会纪要、生产或技术专题会议纪要以及设计交底会议纪要等。6种会议纪要统一格式，文头统一为 “监理协调会议纪要。”周生产例会纪要、周安全例会纪要分别按20××年1～52期排列。月进度例会纪要、月质量例会纪要分别按20××年1～12期排列。生产或技术专题会议纪要和设计交底会议纪要标题应简明、准确地揭示讨论研究的问题，按会议时间前后顺序，统一以西监纪 （2×××）×号排列。

2.2 过程文件

（1）施工进度、计划文件。进场通知、开工令、施工组织设计、施工进度计划及调整计划等批复。

（2）施工措施文件。施工方案及计划、施工措施变更以及新技术、新材料应用等批复。

（3）施工质量文件。施工单位质量保证体系、测量基准的提供及施工控制网审批、复核，试验检测、配合比、缺陷处理等批复，施工验收及评定、质量检查等。

（4）合同文件。进度款支付确认，变更单价、费用、暂列费用、安措补助费用审查、回复文件，索赔处理审核等。

（5）安全文件。安全与文明施工、施工单位安全保证体系审批、安全隐患整改、防汛度汛措施、专题安全措施审批、特种作业人员资质检查与审核、安全检查以及安全事故调查、处理等。

上述各类文件格式应统一，表述明确，数据准确，简明扼要，用语规范。

3 其他方面

（1）变更、新增、窝工及合同中暂列费用，安全补助措施费用等工程量签证，除现场监理工程师签证外，还需部门负责人复核签字方可有效。

（2）在机电安装过程中，由于设备缺陷原因，易造成设备供应厂家与安装单位相互推诿，增大了监理协调难度。为明确双方责任，制定了 《设备缺陷／不合格材料报告单》和 《设备缺陷／不合格材料报处理过程记录单》。对设备缺陷、不合格材料问题，安装单位及时办理报告单。厂家、监理、业主单位确认后，厂家提出经业主同意的处理方案，由厂家或委托安装单位进行处理，并办理处理过程记录单，形成闭环管理。

（3）统一规范各参建单位名称的简称。各种文件和会议纪要，除有明确要求必须使用全称外，单位名称一律使用简称。

（4）各种监理文件、会议纪要，除统一同类文件的格式外，在编排、字体、字号、行间距等方面，要尽可能统一。