高校一卡通在货币资金内部控制中的作用

○韩英霞 郭刚奇

（华中农业大学计财处 湖北 武汉 430070）

高校一卡通在货币资金内部控制中的作用

○韩英霞 郭刚奇

（华中农业大学计财处 湖北 武汉 430070）

随着高等教育事业的迅速发展，国家对教育投入逐步加大，高校相对滞后的内部控制制度建设与快速增长的办学经费越来越不适应。利用高校校园一卡通的消费功能对校内各单位收费行为进行系统管理和控制，能有效避免高校现金收费带来的“小金库”风险，对加强高校货币资金内部控制起到重要的促进作用。

高校 一卡通 货币资金 内部控制

从1999年起，我国开始规模较大的高校扩招，从1998年全国普通高校招生108万人，到2002年全国高校计划招生275万人，增幅高达154.6%。连续几年的高校扩招对中国社会生活的各个方面都产生了巨大影响，高校经济活动呈现前所未有的多样化和复杂化，引起了全社会对高等教育的密切关注。随着近几年国家对教育经费投入的增加，高校可支配资金不断增加，如何合理、有效使用经费，避免可能出现的资金风险，提高资金的使用效益，是高校面临的重要问题。高校急需制定和完善有效的内部控制制度，适应新形势下高校事业发展的需要。

一、高校内部控制现状分析

1、我国企业内部控制规范

1992年，美国注册会计师协会（AICPA）与美国会计学会（AAA）、财务执行官协会（MAA）共同组成资助组织委员会（Committee of Sponsoring of the Tideway-Commission，COSO）共同发布《内部控制-整体框架》（InternalControl-Internal-Framework，即COSO 报告），并于1994年进行了增补。该报告认为“内部控制是由董事会、经理阶层和其他员工所实施的为营运效率效果、财务报告的可靠性、相关法规的遵行性等目标的达成而提供合理保证的过程”。一个完善的内部控制系统至少应由控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通和监控等五个要素构成。内部控制就是由这些相互联系、相互制约、相辅相成的要素，按照一定的结构组成的完整的，能对变化的环境做出动态反应的一个系统。

我国于2008年6月28日由财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合制定发布了《企业内部控制基本规范》，自2009年7月1日起施行。本规范对加强和规范企业内部控制，提高企业经营管理水平和风险防范能力，促进企业可持续发展，维护社会主义市场经济秩序和社会公众利益起到指导作用。

2、我国高校内部控制现状

内部控制作为加强经营管理的重要举措，受到越来越多的关注。随着教育体制改革的不断深入，高校的规模不断扩大，经济活动呈现前所未有的多样化和复杂化，过去的内部控制已不适应新形势下高校事业的发展。

近几年，国家对高校内部控制制度建设提出了要求，但还未形成具体的高校内部控制规范。《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020年）》提出，要完善高校内部控制制度；2011年，财政部下发了《行政事业单位内部控制规范》（征求意见稿），提出单位内部控制的目标主要包括：“合理保证单位经济活动合法合规、资产安全完整、财务信息真实准确，提高公共服务的效率和效果”；2012年4月1日开始实行的《事业单位财务规则》规定：“事业单位应当建立健全内部控制制度”。

如何借鉴企业内部控制的经验，进一步提高高校管理水平，实现高校可持续健康发展，成为当前高校面临的一个迫切而重要的课题。

3、高校货币资金内部控制的重要性

完整的内部控制是指单位内部的管理控制系统，即为保证单位经济活动正常进行所采取的一系列必要的管理措施，包括单位最高管理层用来授权与指挥经济活动的各种方式方法、对单位经济活动进行综合计划、控制和评价而制定的各项规章制度，以及核算、审核、分析各种信息资料及报告的程序和步骤等。对于高校来说，具体体现为授权批准控制制度、不相容岗位分离控制制度、预决算控制制度、具体业务办理流程控制制度、信息系统控制制度、内部监督控制制度等。

随着高等教育事业的迅速发展，国家对教育投入逐步加大，高校相对滞后的内部控制制度建设与快速增长的办学经费越来越不适应，高校系统经济犯罪行为屡见不鲜。因此，高校必须建立一套科学合理、行之有效的内部会计控制体系，而在这一体系中，货币资金流动性最强，控制风险高。货币资金的内部控制是高校内部控制的一个重要组成部分，货币资金控制的好坏直接关系到高校的生存、发展、获利。货币资金内部控制的主要目的就是要保证货币资金的合法性、安全性、完整性、效益性等，以确保高校及下属各单位收到的货币资金来源合法、收入完整、及时入账，并避免内部各部门设立“小金库”等风险。在实际工作中，常由于内部控制制度不健全、执行不到位而造成货币资金管理发生失误甚至被依法或挪用的现象，因此必须建立和完善高校货币资金内部控制制度，提高会计管理水平。

二、高校现金收费存在的问题

高校的收入来源有财政拨款、教育事业费收入、科研事业费收入、学校投资收益等，各项收入中主要包括学费、住宿费、教材费、培训费，以及各类弥补办学成本的服务型收费等。近年来，随着教育部以及各级财政对收费项目和行为的控制，高校的收费已逐渐公开和规范。许多高校不断加强收费管理，实现了收费前按政策申报、收费过程中严格按物价部门批准的范围收费，加强票据管理等制度，学费、住宿费等批量收费行为的电子化、信息化管理。

但是，由于货币资金作为标准的支付手段，其主要特点是具有可接受性和最强的流动性，可以不受任何限制地立刻用于购买物资、支付有关费用等。由于种种原因，大多高校在具体的收费过程中还存在现金收费问题，给高校财务管理带来隐患。

1、浪费人力

在学校实行统一管理、集中核算的制度下，校属收费单位的现金收费往往在单位所在地发生，不能直接交由学校财务代收。加之由于担心假钞，收费单位往往需要安排专门的财务人员收费开票，造成浪费。

2、现金管理安全风险

按照会计基础工作规范，单位每天收取的现金应该送交银行，不得坐支。收费单位收取的现金应该上交学校财务，再由财务送交银行。这样，各单位财务人员每天必须按规定将收取的现金送交学校财务入账，增加财务人员工作量。而实际上，有的单位为了图方便，并不能按时上缴现金，由于货币资金最容易转化成其他任何类型资产的资产，所以极易被盗窃、挪用或发生其他舞弊行为，也带来了现金保管的安全隐患。

3、“小金库”风险

在收支两条线制度下，使用现金交易必须遵照国家和单位的规章制度，违纪行为相对比直接持有现金复杂。而在现金收费方式下，收费人员甚至单位负责人，都很可能会坐支现金；甚至可能为了小团体利益，不开收据，造成“小金库”。现金收费方式很容易侵蚀高校自身的经济利益，使学校遭受资金损失，不利于高校资金的规范管理和长远发展。加强对货币资金的管理和核算，对于保护单位和国家财产的安全和完整、维护财经纪律，促使单位管好、用好货币资金具有十分重要的意义。

三、高校校园一卡通对校内收费的作用

1、高校校园一卡通现状

随着网络和信息技术的不断发展，许多高校与银行合作建成了校园一卡通系统，校园卡从最初的食堂就餐功能逐步拓展到身份认证、校内消费、医疗、校务管理等方面，同时校园一卡通平台也为高校规范收费管理、实现资金统一结算和部门财务信息共享提供了必要条件，校园一卡通在高校财务管理工作中发挥着越来越重要的作用。

2、校园一卡通在高校校内收费中的应用

高校除部分规模较大的学校实行“统一领导、分级管理”外，普遍实行“统一领导、集中管理”的财务管理体制，在这种管理体制下，高校对独立核算的二级单位采取会计委派制度，其他校属单位的各项收入应全部纳入学校一级财务，统一管理，集中核算。按照内部控制的原则合理设置岗位，建立现金收支过程中的不相容职务分离、会计系统控制、授权审批控制等制度，杜绝货币资金控制中的风险非常重要。而由于学校规模的增大，学校各业务部门都不可避免地要与现金打交道，从而增加了人员、部门关系的复杂性，也带来了私设“小金库”的风险。因此，利用校园一卡通平台的共享功能，实现校内收费无现金管理，对加强货币资金内部控制显得更有重要意义。

图1 校园一卡通在高校校内收费中的具体应用

（1）授权批准。高校内部各单位的收费行为应受学校制约。为从源头上杜绝各单位以收抵支和私设“小金库”现象，学校可授权财务部门和学校一卡通中心在已经铺设好的校园一卡通管理平台基础上利用校园卡进行收费。首先，由各收费单位向财务部门提出收费申请，财务部门按照物价局批准的收费项目核定可收费内容，再由校园卡管理中心对收费单位开立账户，授权收费终端，单独收费。收费单位按时向财务部门提供收费流水等信息，办理入账手续。校园卡中心可定期向财务部门提供各单位收费报表，便于财务部门进行监督。

（2）不相容职务分离控制。利用校园卡收费，可以有效地实现收款、开票、编制凭证、财务监督的有效分离。学校财务部门代表学校行使收费授权，校园卡管理中心技术人员安装设备，授权收费代码，收费单位利用校园卡终端刷卡收费和开具收据，学校财务部门核算人员凭收费单位提供的收费流水和收据办理入账手续，而校园卡管理中心由学校财务部门委派的会计向财务部门定期报送报表。在这个系统下，收费、管理和监督互相牵制，有效避免多收钱、少入账的风险。

（3）收支两条线管理。在高校“大预算”的环境下，利用校园卡进行校内收费，对完全实行“收支两条线”管理最为便捷有效。各收费部门收取的费用全部纳入学校财务集中管理，财务部门对各单位收取的费用分部门核算；同时按照学校的收入分配政策，对各单位安排预算，实行收支两条线管理，既避免坐收坐支，又利于学校资金集中管理，有效避免风险。

在当前经济大环境下，高校想独善其身任重道远，建立系统的内部控制制度刻不容缓。直接的会计控制虽然重要，但如果没有相对健全的内部控制环境，则很难从根本上预防财务风险。所以，高校应苦练内功，不断健全完善覆盖全校各单位的、完善的自上而下的管理系统，包括高校管理方式、授权和分配责任控制、人事政策、职业道德育素质教育、内部财务预算管理体系等等。

[1]付饶：浅议高校货币资金的内部会计控制[J].中国管理信息化，2011（7）.

[2]孙慧玲：浅谈高校一卡通财务管理模式的安全评估[J].会计之友，2010（8）.

[3]张新存：浅谈高校收费的管理[J].哈尔滨金融学院学报，2011（12）.

胡婉君）