利用信息技术整合企业培训资源的路径选择

2011-08-21高启明

中国人力资源开发 2011年5期

● 高启明

为实现企业价值最大化的终极目标，企业培训必须考虑投入产出。员工对知识的获取、整理、传播、运用等构成了企业培训管理所要解决的主要问题。单纯依靠传统的培训管理思路，无法完成知识经济时代培训所要承担的任务。因此，需要借助现代信息技术并把人和技术方案进行结合，将企业培训的知识链转化到一个共享的平台上，以便更有效的发挥培训管理体系的功能，降低培训费用。

企业要生产、存储、提炼培训资源，让员工获取、分享、应用和创新知识，就必须运用现代信息技术，它是培训管理绩效提升的真正催化剂，也是培训得以有效实现的基本前提。常用于培训管理的信息技术包括：计算机网络技术，知识库技术，智能搜索技术，数据挖掘技术以及群件技术。本文从以下两个方面介绍利用信息技术整合企业培训资源的路径选择。

一、基于培训管理体系的ERP扩展与实施

（一）企业资源计划应用中的缺口

企业资源计划（ERP，EnterpriseResource Planning）是指将企业各方面的管理和资源进行集成和调配，并将许多先进的管理思想，如敏捷制造、精益管理、并行工程、SCM、TQM、CRM等体现在ERP系统中的现代企业管理理念。现在流行的ERP软件虽然包含了人力资源管理模块，集成了培训管理部分职能，但未能对培训资源进行有效整合，在实施和应用中出现了许多缺口。主要表现在：

1.ERP开发商与企业内部管理实际之间的缺口。如许多企业购买的德国SAP公司标准的ERP软件R/3，仅仅经过了三个月的培训和熟悉，缺乏后期的二次开发，加之SAP公司对企业本身业务知识了解有限和内部管理人员对软件一知半解，导致企业的业务流程不能有效地与ERP结合在一起。

2.内部信息专家与终端使用者的知识缺口。虽然企业举办了许多ERP使用培训，ERP的终端使用者也将建议积极反馈给信息专家，但职位、知识、和理解能力的差异往往无法有效沟通。

3.使用ERP的不同部门之间的缺口。由于ERP的实施过分强调企业内部单个部门的实际产出和个人绩效，无形中提高了企业内部竞争，而内部过度竞争会导致知识高度集中于个人，阻碍内部知识共享，牺牲企业的整体利益。

4.企业内部与其供应商、顾客以及合作伙伴之间的缺口。由于信息和知识的不对称性，企业很难与顾客、供应商及合作伙伴进行深入沟通。实施ERP后虽然加强了较大的合作伙伴之间的联系，但却削弱了业务量较小的供应链合作伙伴的关系。

以上这些缺口阻碍了知识的顺畅流动，降低了ERP的整体效率。为了克服知识缺口，必须扩大ERP系统的集成范围，使培训资源与ERP系统实现有效整合，实现企业效率最大化。

（二）企业资源计划系统的二次开发

基于企业培训资源整合的ERP系统集成范围的扩展，应该建立一个包括整个组织及其上、下游企业的完整知识体系以实现知识共享，而且ERP系统中的培训资源还必须与ERP整个流程的各个环节有效结合，才能提升ERP的整体效率。对企业ERP系统的二次开发，可以采取以下措施：

1.建立知识仓库。知识仓库不仅仅是简单的数据库，因为数据不等同于知识。知识仓库要求各下属企业的培训管理部门将各自的资源进行归类、分析和整理，通过知识仓库的入口输入，存贮到知识仓库中，以供企业其他员工学习和共享。为了提高知识的有效性，还应及时对知识仓库进行整理和更新，将冗余的知识清理出去并将有价值的知识吸收进来。知识仓库可以不止一个，ERP系统应具备多库协调功能，保证知识仓库有序联动运作。

2.构建强大的电子邮件技术及网络可视化工具。电子邮件可以让员工以最小的成本广泛而快速地进行知识和信息的交流，克服时差障碍并为交流提供充裕的思考时间。可视化工具可以在群体和个体之间进行更直接、实时、方便的交流，减少培训成本。

3.建立有效的培训评估工具。这种工具通过对每个员工在网上对资源点击的数量，对培训过程的心得体会，对上传的知识被别人访问和引用的次数以及参与讨论的频度的统计，加强培训效果的定量评估。

4.建立资源检索与指示工具。资源如果不能被有效检索和指示就会贬值。这种检索和指示工具不是简单的搜索结果的堆积，而是具备了自动分类、翻译、提取和排序的功能。通过这些工具让员工了解ERP整个过程的知识资源分布，看到个人和团队在企业流程中所处的位置和责任，为员工沟通指明方向和路径，建立有效的信任和合作关系。

以上基于ERP扩展的企业培训管理资源整合措施，能够有效整合业务流程中各环节的知识资源，使知识资源最大程度上从个人头脑和下属企业中分解出来，成为企业共同的资产。这不仅实现了知识的增值，而且减少了人才流失的风险。

二、基于Web的知识共享网络系统的建立

组织结构设计是指在劳动分工的基础上，设计组织管理部门以及各个部门的关系。其作用在于设计和保持一种环境，使企业的管理能够在组织内协调的展开，从而实现管理者对组织所拥有资源的有效计划、组织、领导和控制，并有效地完成目标。要建立企业知识共享网络系统，首先必须构建新的企业培训管理组织结构。

（一）企业培训管理体系的组织结构

传统企业培训管理组织结构只是人力资源管理组织的子系统，严格采用科层组织结构，因此也存在科层组织的许多弊端，如信息的流向单一、机构臃肿、反应不灵活、信息失真等。按照知识经济时代培训管理体系的要求，企业培训管理体系的组织应以网络化和扁平化为目标，构建一个知识共享的平台（图1）。

该组织结构具有如下优点：

1.通过组织结构的重新构建，使企业总部培训管理由集权走向分权，消除了上下职责不清、推诿扯皮、事业部缺乏工作动力的积弊。企业总部集中精力推行知识共享平台的构建，其职责是：“建立平台”、“资源整合”、“规划评估”、“支持交流”。企业总部只保留中高层管理人员的培训，其余全部下划事业部。

2.将培训处改称“知识管理处”并设立“首席知识官（CKO）”，首席知识官由人资总监亲任，统一协调整个企业的知识管理。同时细化首席知识官直属部门，根据职责分别设立“技术支持部”、“培训资源部”、“规划评估与研究部”、“对外交流部”和“首席知识官办公室”五个部门。

3.优化企业内联网（Intranet），更新信息技术平台，为知识共享构建基础设施。

（二）企业知识共享网络构建的着力点

企业知识共享网络系统的构建，应遵循“互惠互利、优势互补、动态协调、化解风险”的原则，从以下四个方面着手：

1.确定知识共享网络系统构建的具体目标。从企业的战略目标出发，分析组织运作中存在的知识缺口，明确组织所需知识的具体类别，最终确定知识共享网络系统的具体构建目标。

2.选择共享网络从属组织。从优势互补，风险最小化原则出发，根据构建目标进行从属组织选择，并开始构建知识网络框架。

3.共享网络系统的详细设计。这一过程需要明确组织基于合作所应开展的各项知识管理活动，认真调研各方面的需求，从合作领域、合作方式、知识资源共享的手段上，进一步丰富细化设计方案。

4.反馈完善。对共享网络系统运作中存在的问题进行反馈，妥善解决存在问题，通过重新选择从属组织和调整组织合作模式等途径弥补缺陷。

（三）基于Web的知识共享网络系统的建立

知识共享网络系统是实现培训资源整合的计算机系统，是培训管理体系实施的信息平台。因此，要从企业生产和经营的全局出发构建基于Web技术的知识共享网络系统模型（图2）。该模型以开放式的交互操作计算机平台、通讯网络进程管理工具为基础设施，从基于Web的用户界面开始，通过区分和确定各种知识分类系统，在知识库中提取知识并发现隐藏于数据堆积中的各种关系规律，然后通过邮件的方式或公告牌的方式将知识进行传递，从而达到知识共享。

在图2中，以知识桌面为分界将知识共享网络系统分为内外两个基于WEB的层面，构成连接各类人员的网络和支撑系统功能的信息技术。外层由Intranet、Internet及合作伙伴网络组成，分别连接企业内部系统、外部用户和合作伙伴的虚拟网络，有效实现企业内外部合作、知识收集与交流。内层是企业知识管理活动的工具，包括了知识中心、知识分析、系统管理及分支机构知识库。其中知识中心是系统的核心，主要由知识库和知识地图组成。知识库相当于信息资源管理时代的数据库，而知识地图则是目录管理与详细通讯方式、专家位置的综合体。如企业规模庞大，单一的知识库将无法满足企业对知识的需要，需要多个分支机构的知识库管理系统协同工作，共同完成对知识的获取、存储和转移。