中职教务管理软件应用问题浅析

陈 清

（烟台护士学校，山东 烟台 264000）

中职教务管理软件应用问题浅析

陈 清

（烟台护士学校，山东 烟台 264000）

教务管理软件；应用问题；软件操作

教务管理工作具有管理对象多样化、管理内容复杂化、管理信息多元化、管理范围广泛化等特点。随着我国人才培养模式的改革，对职业教育的重视，以及学分制的实施，中等职业学校的办学模式也发生了改变。在这种情况下，传统的手工教务管理模式已经不能满足实际工作的需要。随着信息时代的到来，计算机网络通讯技术、应用软件技术飞速发展，使得教务管理软件应运而生。教务管理软件的运用，在很大程度上将教务管理人员从繁重的手工劳动和杂乱的事务中解脱出来，节省了人力、物力与财力，提高了教务管理的水平与效率，促进了学校教务管理工作。但是在使用过程中，我们也发现教务管理软件并不能充分满足用户的需要，现对教务管理软件存在的问题分析如下。

1 软件操作功能不完善

部分教务管理软件所提供的功能不能满足用户的需要，达不到用户的预期效果，导致用户工作量的增加甚至任务的不可实施性。软件操作功能的不完善在表面上导致用户重复性劳动、增加记忆负担，在深层次上往往引发用户对软件的排斥以及心理疲劳，甚至产生焦虑情绪。

1.1 软件功能缺失

一些教务管理软件的功能不全或扩展性不强，不能满足正常教学活动的需要。例如，部分教务管理软件查询结果的导出格式版本太低，与常用的办公软件不兼容，用户很难提取所需要的信息。

1.2 操作设置违背用户操作习惯

即用户为了完成任务，被迫放弃养成已久的操作习惯而服从计算机的规范性与严格性要求。例如，使用鼠标时，大部分人习惯左键单击而非右键单击操作。然而，一些教务管理软件在操作设置时没有考虑到大多数用户的操作习惯，将一些常规性操作设置为右键单击，增加了用户工作的强度，引发了用户的心理疲劳。

1.3 操作复杂且缺少导向

即完成某项任务所需的操作步骤太多，并且在操作过程中缺少相关的信息导向，增加用户的记忆负担，易导致遗忘。对用户来说，大脑进行工作时使用的是短期记忆，一般可以保持几十秒钟，最长达到几分钟，能够保存（7±2）个信息项[1]，屏幕上繁杂的信息、冗长的操作步骤都严重超出了用户短期记忆的限度。教务管理软件代替手工教务管理的优势之一就在于将繁杂的手工操作进行功能整合，使其流程系统化、规范化、简约化。但复杂且缺少帮助信息的操作流程往往使用户感到困难与疲劳，进而对软件产生排斥心理。

1.4 操作结果容易出错

即任务完成的结果与实际情况不符或无法完成任务。正确性是教务管理的基本要求，它关系到教务管理的严谨性、学生的切身利益、教学效果的评价、师生教学积极性的发挥。许多细微的错误从表面上看只是增加了教务管理人员的工作量，实际上使用户对软件的正确性、可靠性产生怀疑。

2 任务分配不合理

使用教务管理软件的优势之一在于可以发挥计算机的优势，将单调重复的，速度、精度要求很高的工作，分配给计算机来执行。目前，部分教务管理软件在设计中还存在着任务分配不合理的情况，主要表现在对于本应由计算机执行的一些单调、重复的工作却要由用户来完成。例如：在浙大网络职校版中，教务管理人员在“专业必修课程”模块中设置了某年级某专业每门学科的名称及类别（考试、考查或选修）后，在后续的“班级必修课程”操作设置时发现班级中的学科已自动继承了“专业必修课程”中的学科，这一点充分发挥了计算机的优点，实现了信息的共享，但是学科所对应的类别却没有被继承，必须由教务管理人员再次逐一设置。而按照教务管理常规，某个班级的必修学科及类别应当与其所属年级及专业的学科及类别是一致的。按每个学校30个班，每个班级10门课程计算，分别设置类别就要进行300次选择操作，按每秒进行一次操作来计算就要花费5分钟的时间。

3 人机界面可用性差

人机界面设计应当以用户操作心理作为前台知识，以计算机技术为后台知识，使计算机在人机界面上适应人的生理特性、心理特性[2]。然而，目前许多教务管理软件在人机界面设计上并没有做到这一点，表现在以下几个方面。

3.1 术语二义性

即软件中使用的术语与用户对其的理解不同，导致用户操作中断或出错。术语是某个学科中的专门用语，它具有专业性、科学性、单义性、系统性的特点。任何一门学科，都必须有自己的术语。因此，教务管理软件中术语的定义也应当是一项非常严谨而专业的工作。然而当前的软件设计就存在着术语定义不明确的情况。例如，“补考分”是指补考后的分数还是需要补考的分数；“补考等第”是指应该补考后等第，还是需要补考的等第。

3.2图标意义不清且搜索困难

即图标上的图形复杂或意义不明，不能快速、有效地传递信息。图标的作用在于以形象的方式表达一定的功能含义，以利于人们使用各种功能。如果屏幕上的图标复杂，不容易分辨，且数量多，排列又没有明确的规律，则很容易导致查找时间增长，进而增加用户的记忆负担。

3.3 输出效果满意度低

即使用教务管理软件对信息进行整合、汇总、分析后所得到的结果在输出形式上不能满足用户的需求。例如，有的教务管理软件在打印成绩单时字号、列宽等格式无法调整，导致即使用A3大小的纸也无法在一张纸上将学生的成绩信息打印完整。

4 数据出错或提交不及时

即教务管理软件运行所需要的信息因各种原因出现数据输入错误、疏漏，或不能在既定的时间内提交至系统，从而影响到整个教务管理软件系统的正常运行。无论一个多么先进的教务管理软件，它的运行都不可能仅靠教务管理人员完成，还需要广大师生及相关部门的管理人员提供相应的数据。因而，数据提交是否及时与正确是关系到教务管理相关环节信息是否正确的重要因素。

G630

A

1671-1246（2011）20-0057-02