高校科研档案管理存在问题及对策研究

汪 洁

（上海海洋大学档案馆，上海 201306）

高校科研档案管理存在问题及对策研究

汪 洁

（上海海洋大学档案馆，上海 201306）

《高等学校档案管理办法》的颁布实施，为高校科研档案管理提供了重要的制度保障和法规依据。为了适应形势的发展，促进高校科研档案管理水平的提高，在分析当前科研档案管理存在问题的基础上，提出增强科研档案意识，完善科研档案管理制度，开发科研档案信息资源等改进对策。

高校；科研档案；管理；对策

随着我国高校建设由外延发展转向内涵提升，作为高校重要基础工作的档案管理，将在高校管理中发挥越来越重要的作用。为了进一步规范和加强高校档案工作，促进高校档案工作可持续发展，2008年8月20日，中华人民共和国教育部、国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令，以下简称27号令），并于2008年9月1日起施行。科研档案管理是高校档案管理的重要组成部分。27号令第十五条中明确规定了高校科研档案管理按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行[1]。这是新形势下高校科研档案管理工作重要的制度保障和法规依据。如何适应形势的发展，加强科研档案管理工作，是摆在高校科研管理工作中的重要课题。

一、高校科研档案的内涵

高校科研档案是高校在科研活动中形成的、经过科学整理、具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。它反映了高校科研活动的整个过程和成果，是高校重要的科技信息资源，对科学研究和科技服务具有重要的凭证和参考作用。

高校科研档案包括科研管理综合材料和科研课题（项目）材料。科研管理综合材料主要指科研行政管理、计划管理、成果管理、经费管理等文件材料。一般由高校科研部门负责收集、整理、立卷、归档。科研课题（项目）材料主要包括科研准备阶段、研究阶段、总结验收阶段、成果和奖励申报阶段四个方面的材料。科研准备阶段材料，主要包括项目的规划与准备材料，开题报告与课题调研论证材料，任务书、合同或协议等；研究阶段材料，主要包括课题研究的各种原始记录、数据处理材料，设计说明或图纸等[2]；总结验收阶段材料，主要包括工作总结、研究报告、论文专著、用户报告、验收报告、鉴定证书等；成果和奖励申报阶段材料，主要包括科技奖励申报书、获奖证书、成果应用证明，推广应用方案、转让合同或协议，用户反馈意见等。科研课题（项目）档案实行由科研课题（项目)负责人主持立卷归档的责任制。

由于科研档案不同于文书档案，具有专业性、成套性、现实性的特点[3]。了解和掌握科研档案的内容和特点，对高校科研档案的科学管理，具有重要的指导意义。

二、高校科研档案管理中存在的问题

（一）科研档案意识薄弱

科研档案管理是科研管理的重要组成部分。科研管理部门应将科研档案工作融入到科研计划管理、课题管理和成果管理中，使其成为科研活动不可分割的部分。由于部分高校对科研档案工作的认识不足，科研档案意识薄弱，在科研管理实践中，如科研规划、工作计划、管理制度、考核奖惩机制等的制订和实施中，科研档案工作没有真正融入到日常科研管理活动中，造成科研档案工作游离于科研管理之外，科研档案管理作用不能有效发挥，影响了高校科研管理水平的提高。

（二）科研档案完整性欠缺

科研档案具有成套性的特点。科研档案的收集、立卷应遵循其形成规律，保持科研课题（项目）科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各阶段材料的有机联系。高校科研课题（项目）一般由课题（项目）负责人主持，相关专业技术人员分工协作，共同完成。高校科研本身存在着一种潜在的内部竞争,一些专业技术人员为了个人荣誉、个人利益、知识产权的保密等,将其在科研工作中的一部分科研资料上交学院科研部门[4],或私自截留，占为已有，造成部分科研档案原始材料流失。此外，科研课题（项目）准备阶段、申报奖励阶段的材料，如任务书、合同、审批材料等，常常由高校科研部门负责操办，相应的原件材料留在科研部门，由于科研课题（项目）的完成需要一定的时间周期，而科研部门人员因变动、职责不明等原因，没有及时将相关原件移交课题（项目）组，导致科研课题（项目）归档时，反映科研项目各阶段工作的材料欠缺，从而影响了科研档案的完整性。

（三）科研档案价值削弱

档案双重价值学说指出，根据档案价值主体的不同，可分为第一价值和第二价值。第一价值是指档案对于其形成者所具有的价值，第二价值是指档案对社会，即档案形成者之外的其他利用者所具有的价值。不同种类的档案由第一价值向第二价值的过渡具有不同的特点。例如，科技档案的时效性很强，第一价值向第二价值的转化时间往往比文书档案要短[5]。在高校科研档案材料归档后，高校档案部门往往只局限于对科研档案形成者提供档案利用服务，。由于科研档案人员主动开发档案信息的意识不强、专业知识背景缺乏、档案信息开发的技能不足，在当前形势下，不能正确处理科研档案信息开发与知识产权保护的关系，求稳、怕出事的心态，造成对科研档案材料“过度的保护”。这些科研档案“待字闺中”，逐渐丧失转化时机。对于档案形成者之外的其他利用者，不能及时、有效地提供利用，影响了科研档案价值的充分实现。

三、改进高校科研档案管理的对策

（一）增强科研档案意识，发挥科研档案管理作用

科研档案工作法令、法规是开展科研档案管理的有力保障和重要依据。科研档案人员要善于运用法律武器，以法治档，并通过多种形式的科研档案法制宣传，如普法讲座、档案法律知识竞赛、演讲、相关案例的动漫制作、网上宣传等，增强科研档案意识。科研档案人员要克服因循守旧的思想，勇于开拓、创新，有所作为，不断提升自身形象，提高档案工作在学校管理工作中的地位和影响力。此外，科研档案人员要善于结合档案工作实践，如参加相关科研项目会议、定期召开科研档案工作例会、深入课题组指导立卷归档工作等，积极主动地将科研档案工作融入到科研活动中，将科研档案管理的方针政策、规定要求及时融入到高校科研管理工作中，充分发挥科研档案管理作用，促进科研管理水平的提高。

（二）完善科研档案管理制度，提高科研档案质量

高校档案部门要根据国家有关科研档案管理的规定及标准，结合高校实际，不断改进和完善科研档案管理制度，明确科研档案各阶段材料形成者的归档职责、科研档案归档范围、归档要求等。如在科研档案管理中，对与科研档案工作相关的部门及人员，如科技处、课题组、学院档案员、科研秘书，分别建立相应的科研档案归档职责，将制订的科研档案归档范围、归档要求等公布在校园网上，使相关人员能随时了解有关情况，及时做好科研档案的收集、整理、立卷、归档工作，形成层层负责、职责分明，齐抓共管的科研档案工作机制。此外，在日常归档过程中，按照归档要求，在保证归档文件原始性的前提下，给归档复印件“松绑”。在原件尚未收集到的情况下，考虑用复印件替代，不应一味地坚持“宁缺勿滥”，对字迹清晰可供利用的复印件暂时收集归档，待原件收集到后再替换[6]。保证科研档案材料的完整、准确和系统，使之成为一个互相联系的有机整体，真实地反映科研活动各阶段的情况。

（三）开发科研档案信息资源，实现科研档案价值

档案工作的最终目的在于档案的开发和利用。科研档案是科技成果的真实记录，是实现科技成果转化的重要载体。在当今知识经济时代，高校科研档案人员要与时俱进，树立档案价值观，克服科研档案“重藏轻用”的思想。更新知识结构，掌握现代化操作技能，努力创建方便高校科研人员快捷的高校科研档案信息检索系统和丰富的科研档案信息数据库。此外，高校科研档案人员应加强知识产权保护等方面法律、法规的学习，善于用法律手段保护高校及科研人员的科技成果和知识产权。由于科研档案具有现实性的特点，高校科研档案人员应把握科研档案发挥作用的规律，主动了解高校科研工作情况、学科特色和各专业领域研究方向，及时开展高校科研成果编辑、加工等编研工作，提供二次、三次文献，如专题介绍、成果简介、专业图册、手册等，通过校报、专题展览及档案网站等进行宣传、介绍。高校科研档案人员还应积极利用档案网站，建立高校科研成果信息发布平台，实现高校科研成果信息与国家、地方科研工作信息平台的安全链接、资源共享，为高校科研成果转化“牵线搭桥”，发挥科研档案的经济效益和社会效益，充分实现科研档案的价值。

总之，高校科研档案管理是高校科研活动的重要环节。高校应充分认识科研档案管理在高校管理中的重要性，不断增强科研档案意识，切实完善科研档案管理制度，积极开发科研档案信息资源。随着27号令的贯彻落实，高校科研档案管理水平的提高，必将进一步有效地促进高校科研工作的发展和高校综合实力的提升。

[1]国家教育部．高等学校档案管理办法[EB/OL].[2010-10-03].http://www.moe.eol.cn/edoas/website18/16/info1221179647390616.htm.

[2]韩秋黎.学校档案管理理论和实务[M].上海：上海交通大学出版社，2010：119.

[3]吴建华.科技档案管理学[M].南京：南京大学出版社，2002：17—18.

[4]刘淑杰.谈高校科研档案管理[J].白城师范学院学报，2009（3）:110—112.

[5]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001：42—43.

[6]武立.科技档案管理存在问题分析与对策[J].档案学通讯，2009（4）:88—91.

Abstract:Promulgation and implementation of“The management measure of the archives management in the institutions of higher learning”provide the key system ensure and laws and regulations foundation for the scientific research archives management in the institutions of higher learning.In order to accommodate the situation and improve the scientific research archives management in the institutions of higher learning,based on the analysis of the existing problem on the scientific research archives management in the institutions of higher learning,this study suggests the countermeasures as follows:promoting the understanding of the scientific research archives management;improving the management laws and regulations of the scientific research archives;increasing the information resources of scientific research archives.

Key words:the institutions of higher learning;the scientific research archives;management;countermeasures

Existing Problem of the Scientific Research Archives Management in the Institutions of Higher Learning and Its Countermeasures

WANG Jie
(Archives of Shanghai Ocean University,Shanghai 201306,China)

G472.4

A

1008-8318（2011）01-0094-03

2010-11-10

汪洁（1968-），女，江苏苏州人，馆员，硕士。