关于高校教材管理和核算的思考

葛明钧

教材是高校进行教学活动的基本工具，教材管理也是高校财务管理的重要组成部分。随着教育体制改革的不断深化与完善，高校近些年得到了长足的发展，截至2009年，全国在校本专科学生已达2144万人，教材经费的核算在财务管理中的任务越来越重。如何使教材经费核算管理规范化、制度化、科学化，也是我们财务工作者要考虑的问题。

笔者近期在参与高校财务检查中，发现教材管理中依然存在着不少问题。本文从财务管理的角度，针对如何做好高校教材经费的管理和会计核算，结合教材流转程序提出相关的会计处理方法，和广大同仁商榷。

一、高校教材管理中存在的问题

1.入库出库手续不科学

教材在到达库房时，应办理入库手续。很多学校在教材办理入库手续时，不科学，不及时。有的学校仅仅对已经完成付款手续的教材进行入库，或者在与书商结算教材款时方办理入库手续、未付款的教材不办理入库手续，甚至出现先出库后入库的奇怪现象。

2.库存教材账实不符

财务部门的教材库存账面数和教材管理部门的实际库存数不符，价值也账实不符，财务部门没有能够做到实时的监督和控制。一种情况是，财务部门对教材仅做代管处理，不进行教材库存管理，收到学生教材款增加代管科目金额，与书商进行教材款的结算，减少教材款代管科目。二是财务部门设教材库存科目，但仅仅在年底进行库存盘点，财务部门以盘点数调整教材库存数。

3.与书商的债权债务核算不清晰

很多学校在代管款项中核算教材，收到学生教材款增加代管款项，支付书商书款减少代管款项，真正与书商的债权债务在会计账务上没有直接体现，而是通过教材管理部门内部设置明细账管理，与书商之间的债权债务关系很不清晰。

4.与学生结算教材款难度大

现阶段高校一般执行的是预收书费，到学年结束时结算。由于欠费、学生学籍变动等原因，教材管理部门很难与每个学生进行教材款结算，一般都是结算到班级。

二、高校教材管理程序和核算方法

1.学生教材入库

目前学生教材一般都是经过招投标后统一由中标书商提供教材，开学初提供教材，实际付款时提供教材款发票，财务部门据此付款。为了使学校和书商之间的债权债务关系能够清晰在学校账务中体现，在教材进入书库时，不管有无教材发票，教务部门应核对采购合同单位提供的教材清单和教材，验收教材的数量和质量，准确填写《教材入库单》，登记库存教材明细账，同时提供一联给财务部门，财务部门根据《教材入库单》，借记库存教材科目，贷记应付货款或者现金等科目。

2.学生领取教材

学生领取教材分两种情况，一是零星购买，二是集体领取。零星购买只能在财务部门缴纳教材款，严禁教材库房管理人员直接收取教材款项。学生凭教材库房人员开具的购书清单和《教材出库单》到财务部门缴纳教材款，财务部门收取教材款后盖章确认，留一联《教材出库单》作账务处理，借记代管教材科目，贷记库存教材科目。教材库房管理人员根据财务部门确认的出库单发放教材并登记库存教材明细账。集体领取，一般以班级为单位到教材库房管理部门领取教材，由教材库房管理人员出具《教材出库单》，由学生清点领取教材后签字确认，在学期初教材发放工作后，教材库房管理人员根据所有班级《教材出库单》整理出出库清册，清册必须提供每个学生的领取教材清册和金额，连同《教材出库单》提供财务部门，财务部门据此作账务处理，借记应收教材款科目，贷记库存教材科目。

3.学生缴纳书本代办费

高校一般实行年度缴费注册制度，一学年缴纳一次学费及代办费，缴费时间为9月。新生入学按统一教材款预缴数收取，借记银行存款等科目，贷记预收教材款科目；9月份老生按照教材管理部门提供上一学年度领取的教材款缴纳，在教材款入账时，借记银行存款等科目，贷记应收教材款科目。这样就保证每个学生在新学年开始时始终预缴一定数量的教材款。

4.学生办理结余教材款

学生中途退学，应由教材管理部门提供学生当学年领取的教材清册和《教材出库单》，财务部门据此和其他相关文件办理教材款的结算手续，如果领取教材大于入学初预缴数，则补交差额，借银行存款等科目和预收教材款科目，贷记库存教材款科目；如果领取教材小于入学初预缴数，则清退差额，借预收教材款，贷记银行存款等科目和库存教材科目。学生毕业办理结余教材款结算，则根据最后一学年领取教材清册和《教材出库单》，账务处理和中途退学一致。

5.支付书商教材款

由于所有书商欠款都通过应付货款等科目进行核算，所以，支付书商货款时，借记应付货款，贷记银行存款等科目。

6.教材库存盘点

教材管理部门应定期对库存教材进行盘点，掌握库存教材情况，编制月（季）度库存教材清册和盘盈盘亏教材清册。如月（季）度教材为盘亏，则教材管理部门应编制正式教材盘亏申请表，经主管部门审核批准后送财务部门进行账务处理，财务部门根据盘亏表，借支出科目，贷库存教材等科目；如月（季）度教材为盘盈，则编制教材盘盈申请表，财务部门借记库存教材，贷记收入科目或者冲销支出科目。同时，教材管理部门应对库存教材进行清理，合理补充教材库存，及时清理过时、毁损教材。清理教材应贷记现金、银行存款、收入等科目，贷记库存教材。

7.教材折扣处理

教育部2006年6月30日下发通知，明确规定“严禁各高校在教材和图书采购活动中违反国家规定收受回扣、手续费或其他利益；为学生代购教材或订购图书产生的折扣收益，应让利于学生。”教材的折扣应按此规定将教材折扣扣除必要的开支后全部返还给学生。一般现在高校都进行集体招标，折扣率基本统一，在进行会计核算时，可以按一定比例提取一定的金额作为教材采购的必要支出专款专用，按教材的码洋价（定价）减去码洋价乘以折扣率和学校提取率作为教材的入库价格，按实付金额与书商结算。

三、结束语

高校教材应对教材管理制定严格的操作规程和制度并严格执行。教材管理部门应公开招投标采购教材，设专人管理教材库，利用计算机加强对库存教材的管理，建立严密的出、入库手续，真正做到账账相符、账实相符。财务部门应严格执行收支两条线，加强教材款的统一管理，设置相关科目进行教材的会计核算，正确反映教材的购置、使用、出入库和库存情况，采取一定的方法对教材的折扣款进行会计处理，在减去必要的开支后应全部返还学生。另外，教材部门和财务部门要紧密合作，协调互动，使教材的管理和核算规范化、制度化。