基层医院医疗设备档案管理工作现状分析与对策

苏 羽

医疗设备档案管理是医疗设备管理工作中的一个重要组成部分,做好医疗设备档案管理工作,对于全面掌控和科学配置医院的医疗设备,保持设备正常运转与医疗工作的顺利完成是至关重要的。笔者是一名二级甲等专科医院的档案管理工作者,从建院至今,一直在基层从事综合档案管理工作。现对基层医院医疗设备档案管理工作现状作一分析,并提出相应的对策。

1 基层医院医疗设备档案管理工作现状分析

1.1 对医疗设备档案管理工作的意义和重要性认识不足医疗设备档案管理工作是医疗设备管理的一项日常工作,它是医院医疗设备正常运转的重要保证和技术支持。在医院的实际中,许多医院只对医疗设备的考察、论证和引进十分重视,对引进来的设备也只重视安装、验收和调试,而对设备档案管理工作抓得不力或基本不做。在医疗设备的论证和招标和购置工作中,基本不考虑医疗设备档案工作,甚至于档案工作者根本无法得知医院的新购置医疗设备相关信息,结果造成医疗设备档案管理工作没有专门分工领导抓,也没有检查监督措施,医疗设备档案管理工作混乱,医疗设备的档案资料在负责购置的职能科室和使用科室都有,有些资料存放在个人手中,没有专人负责管理,随着时间的流逝的个别人工作岗位的变化,档案资料就收集不全甚至丢失。

1.2 医疗设备档案管理制度不健全和操作不规范 目前,医院医疗设备档案管理工作中存在的突出问题是制度不健全和操作不规范。医疗设备档案管理工作应该由档案管理部门统一管理。医疗设备购置以后,在购置过程中所有形成的资料以及医疗设备的数据资料,以及在使用过程中产生的资料,都应该由档案部门进行管理。购置设备的职能科室应及时和档案做好交接工作。设备的使用科室,需要使用医疗设备的档案资料就办理借阅手续,有些档案可以使用复印件。在使用过程中的产生的保修和维护记录的原始材料也要及时和档案部门反馈。档案管理部门也应该积极主动的与医疗设备的购置、使用的相关部门做好收集、整理和保管、利用工作。而在实际工作中,三者的责任和分工不明确,工作不协调,各自的职能不能充分发挥,医院管理部门对此缺乏有效的管理和监督措施,结果造成医疗设备档案资料缺失严重。档案购置设备的职能科室和医疗设备的使用科室与档案管理部门配合、协调没有形成良性循环。档案管理工作者也存在对医疗设备档案管理的躲懒意识,不对医院医疗设备档案进行跟踪管理,借阅查询制度不健全,借阅和归还手续不严格,档案管理人员更换或调动移交手续不严格,都造成了目前基层医院医疗设备档案的完备性和管理专业性远远落后于医院的文书档案和人事档案。

2 基层医院加强医疗设备管理对策

2.1 充分认识医疗设备档案管理工作的意义和重要性 做好设备管理已成为医院管理的重要标志。医院设备的现代化程度,是医疗、科研、教研、教学工作最基本要素。某些学科的发展相当程度上依赖于设备的发展,起着决定性的作用。因此,做好设备管理已成为医院管理的重要标志,而设备档案管理是设备管理的基础环节,其管理水平的好坏,将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益。

2.2 成立由院长直接领导的设备档案管理网络 实行医院、职能科室、操作人员三级管理网络。档案管理人员全程参与医疗设备的招标、购置全过程。由档案管理人员负责全院医疗设备资料的管理,在医院形成一个有效的管理网络。

2.3 建立健全规范的医疗设备档案管理工作制度 建立和健全医疗设备档案管理工作制度是做好档案管理工作的根本保证。做好这项工作首先要明确各级管理和使用人员的职责,档案要有专人收集和保管,要提高档案管理人员的素质,建立岗位责任制。要协调好职能科室、档案室和使用科室的关系,各尽其职,共同把档案收集好、管理好。同时,还要注意完善档案管理和借阅查询制度,规定借阅人范围、借阅时间和归还制度,对借阅超过时间的要办理续借手续,对一些易损坏的档案资料如操作手册等,可用复印件外借。医院要定期对医疗设备档案工作进行清查、整理,档案管理人员更换一定要严格交接手续,真正做到档案管理的制度化、规范化。

2.4 医疗设备档案要为医院整体医疗工作服务 医疗设备在整个应用周期中,随时会有新的资料产生,如设备维修、检测、计量记录、各种保修合同等。因此应该注意档案内容动态更新,通过查看设备档案资料,根据其维修记录,对经常出现故障的设备进行预防性维修,利用维修记录中老的故障现象及维修经过可缩短设备维修的时间及有效安排维修过程,从而,减少了维修费用,缩短维修工时,有效提高设备的利用率。必须利用好这些档案资料,主动、及时地为各设备使用科室服务、为领导决策提供相关依据。

总之,有效利用设备档案管理对医院长远发展有深远的意义,医疗设备档案是医院档案类目体系中一级类目之一,设备档案管理人员要加强业务学习,提高综合素质,要以主动、积极、周到的服务来收集相关信息资料,使医院的各种医疗设备的效能得到充分发挥,投资得到良好的效益回报,促进医院各项建设的发展。

[1] 黄瑞峰.浅谈医院医疗设备档案管理工作的现状与对策[J].医疗装备,2007,(1)：25-26.

[2] 李 岚,车 轩,刘卫国.浅谈医疗设备的档案管理[J].医疗装备,2009,22(11)：55-56.