如何提高医院基建档案的归档率

沈丽娇

（广东省肇庆市第一人民医院，广东 肇庆 526021）

如何提高医院基建档案的归档率

沈丽娇

（广东省肇庆市第一人民医院，广东 肇庆 526021）

目的探讨医院基建档案归档的难点和提高归档率的方法。方法基建档案以文字、图、表及声像载体材料记载了医院基本建设的历史和状态，对医院的发展和建设起着重要的作用。医院基建档案普遍存在资料收集不及时，内容不完整，整理装订不规范等问题，主要原因为基建档案管理意识薄弱，管理制度不完善，档案收集不规范等。针对存在的问题提出相应的措施，提高基建档案的归档率。结果基建档案收集的制度性、责任性、科学性、规范性可以提高基建档案的归档率。结论及时、准确、完整、规范地做好基建资料的收集和归档，以保证档案的完整性，提高档案的使用价值。

医院基建档案；管理；归档

近几年，随着国家和政府对医院建设的重视和支持，医院的基建工程也逐年增多，随之而来产生了大量的基建档案。基建档案包括工程规划、设计、施工、建设、验收等方面产生的文书和图纸等，是对建筑物进行交工验收、交付使用、维护、管理、改建、扩建、恢复的重要依据，它对医院的发展和建设起着重要作用。在医院基建档案资料管理过程中，档案收集和归档是最琐碎、最麻烦、同时又是关键的一个环节，因为它牵涉面广、内容繁杂、时间跨度大，是基建档案资料管理的基础工作。如何提高基建档案的归档率，发挥医院基建档案在医院发展中的作用，是当前基建档案工作者要思考的问题。

1 医院基建档案归档的意义

1.1 基建档案是医院档案的重要组成部分

基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等文件材料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容，基建档案反映了建设项目管理工作的真实过程，为单位事业发展提供了依据和条件。按照基建工程建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套系统的基建档案资料，是基建工程管理人员、技术人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，对提高单位发展水平，加强单位基础设施建设力度，增强单位档案管理工作合理化、规范化，发挥着重要的作用。

1.2 基建档案为医院的规划、建设、维护提供现状和历史依据

基建档案具有原始记录性、完整准确性、系统成套性等特性，为基建工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用、等工作提供依据和凭证，是单位维权的依据，是工程项目的历史记录。基建档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据。基建档案工作是基建工程建设的组成部分，按照基建工程文件材料形成规律进行收集、分类、整理、鉴定、保存的基建档案资料，实行集中统一管理原则，为工程项目的实施提供档案利用服务。所以，需加强基建工程档案归档工作，为提高基建工程管理水平发挥档案作用。

1.3 基建档案管理是工程质量的保证

基建档案是工程质量的反映，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面，在工程建设中形成、积累的基建档案质量好坏控制了工程项目质量，工程人员根据基建档案规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据，通过基建档案质量管理，提高工程项目质量。

1.4 医院基建档案具有特殊性

医院建筑用途的特殊性决定了其内部结构不同于一般的建筑物，如感染科污染物的流向、肿瘤科放射设备的埋放、功能科室仪器房的设计等都至关重要、所以原始基建档案的保存可以为这些特殊建筑的维护、改建、拆建等提供非常重要的依据。

2 医院基建档案在档案归档过程中存在的问题

2.1 档案管理意识淡薄

医院在扩建、改建、新建过程中，领导多数只把目光紧紧盯住工程质量管理上，而往往忽略了对基建档案的收集和管理。而且目前档案管理人员多为兼职，甚至没有任何档案知识的新人，专业水平欠缺，导致基建档案无法按时、准时、完整归档。

2.2 档案管理制度不健全

不能采取规范标准的管理方法和操作流程，基建档案未能归口管理，分散存放在总务、后勤、基建办等部门，不利于档案的完整和安全保存。基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案资料流向不清，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，档案管理职责没有落实到具体人员。由于基建工程和档案具有各自的专业性，工程人员和档案人员互相不了解对方的专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，部分施工单位提供的各种文字、表格不齐全、不规范，图表质量偏差，设计更改时无进行相应的修改和注明，使竣工图失去准确性，基建档案无法准确归档。

2.3 基建档案收集不规范

档案收集不全，书写材料不规范，存在着用圆珠笔书写，以复印件充数的现象。而材料的质量往往也得不到保证，有随意涂改或材料污损等，使基建档案的案卷质量大打折扣，未能完整归档。

2.4 工程竣工后，施工单位移交竣工图不及时，致使基建工程档案不能及时立卷归档，有时资料外借后没有归还，最后导致资料缺失。

3 如何提高医院基建档案归档率

3.1 健全规章制度，加快人才培养

对基建档案管理的观念和认识是做好基建档案工作的前提和保证。提高档案管理意识，制定适合医院基建档案工作顺利开展的规章制度，明确档案收集、整理、归档、移交、保存、借阅的相关程序。加强档案人员的业务培训工作，增强档案工作思想、政治、文化等素质。组织档案人员和工程人员参加档案业务培训，掌握档案整理立卷规范操作方法，使工程人员了解基建档案管理知识，档案人员了解基建工程建设程序和基建专业知识，优化知识结构，拓宽知识面。与时俱进，学习基建档案知识的同时，加强学习网络和计算机知识，培养现代复合型人才。

3.2 对工程档案资料的收集有一个明确的范围

总的来说，每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。如住院楼工程项目，除了土建、水电、照明、消防、通讯、信息系统等之外，还需要中心供氧、负压、对讲等设备带系统。所以，在订立档案资料收集范围时，档案员要事先了解清楚工程项目的规模和使用功能等情况，列出必须收集的档案资料清单，以便在资料收集和汇总时做到心中有数。

3.3 落实好档案资料收集的责任

每一个工程项目都会牵涉多个单位和医院内部多个部门。不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务，所以必须落实好各单位、各部门的责任。碰到较大工程项目时配备专责档案资料收集人员，要求将工程的前、中、后期的所有档案由专责人员负责收集、催交和归档，提高基建档案的归档率。

3.4 规范工作流程和标准

基建档案的整体性、成套性和不重复性，要求通过规范工作流程，将档案的收集和工程建设的各个环节同步进行。档案收集要求标准化，从内容、分类、编号、案卷目录各方面都符合标准，以保证档案的完整性和科学性。

4 小 结

随着近几年，随着国家对医疗事业的重视，对医院基建投资日益支持，医院的建设工程也逐年增多，医院基建档案的管理也越来越体现它的重要性。基建档案管理的好坏直接关系到医院整体建设和维修改造的速度、成本，甚至影响到建筑安全，是医院基建管理中长期而重要的工作任务。作为医院的基建档案工作者应充分认识到基建档案管理工作的重要性，认真履行职责，在资料收集这个关键环节中充分发挥主观能动性和工作积极性，及时、准确的收集基建档案，严格把好资料汇总关，并进行必要的归类、立卷、归档。同时，基建档案管理员还要不断学习档案管理新知识、新技术，更好地把各种现代化手段运用到医院基建档案资料管理中去。

[1]崔志刚.对医院基建档案管理的认识[J].档案管理,2010(3):86-86.

[2]罗军强.医院改扩建基建档案管理之我见[J].中华现代管理杂志,2010,8(7):60-61.

[3]钟金顺.浅谈医院基建档案的管理[J].中华现代管理杂志,2008,6(3):44-46.

[4]谢赐业.医院基建档案资料收集应注意的几个问题.现代医院[J].2009,9(1):141-142.

How to Improve the Rate of Return Back of Hospital Infrastructure Files

SHEN Li-jao
(1th People's Hospital of Zhaoqing, Zhaoqing 526021, China)

ObjectiveTo explore the diffi cult about returning back of hospital infrastructure fi les and improve theMethodsof rate.MethodsCreates fi le a case with history and appearance which is like to carry body material to jot down hospital capital construction of the writing, diagram, form and the voice and have important function to development and construction of hospital. The hospital infrastructure fi le a case widespread existence data collections can not compare with, the contents isn't complete, sorting binding not norm etc. problem, the main reason creates fi le a case management consciousness for the weak of infrastructure fi les, the management system isn't perfect, fi le collections not norm etc. Aim at the existent problem puts forward homologous measure and raise infrastructure to create fi le a return back to fi le of case a rate.ResultsInfrastructure fi le the system, responsibility, science, norm of case collections and can raise Ji to create fi le a return back to fi le of case a rate.ConclusionIn time, accurate, the collections which work well infrastructure to set up data of the integrity, norm ground with return back to fi le to promise the integrity of fi le, the use value of exaltation fi le.

Hospital infrastructure fi les; Management; Return back rate

R197

B

1671-8194（2011）03-0039-02