ERP环境下如何加强会计监督

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近年来，ERP系统在中国石化逐步推广上线，使企业生产经营业务活动的运作更加流畅，实现了企业物流、资金流和信息流的“三流合一”。但ERP在给企业业务活动和会计工作带来巨大变化的同时，也使会计监督面临很多挑战。会计监督如何适应ERP上线后的新环境，是当前应该尽快研究解决的一个现实课题。

ERP上线后会计监督面临的挑战

ERP系统上线之后，会计监督的工作职能面临一系列的新挑战。

一是企业大量的业务活动如生产、采购、销售、人力资源等产生的会计凭证，直接由相应的ERP业务模块的最前端产生，财务人员已经不再进行相应业务的会计录入工作，而系统集成过来的财务基础信息的准确性，主要依赖于业务部门内部的监督和自律，因此，在采购、生产、销售和人力资源管理等业务前端环节出现了会计监督的缺位。

二是ERP系统强调标准化管理，而目前大多数企业采用的德国SAP公司开发的R3系统，其各模块设置极为明细化，大大增加了会计监督难度。例如，ERP系统在物料管理方面设置了上万个甚至几十万个物料号，会计科目方面的设置也是如此，不再设置总账科目，而代之以各种业务对应的各种明细科目。如此一来，产生的凭证就比传统会计核算情况下多出了很多倍，会计凭证上的信息也多出很多，会计人员的稽核监督工作难度较以往空前加大。

三是ERP是以业务流程管理为核心的管理信息系统，ERP系统上线后，出现了一系列全新的业务操作流程，财务、业务充分融合，原有的会计控制机制面临着必须重新设定和优化的迫切需要。

四是ERP系统各模块的复杂性和专业性对会计监督提出了更高的要求。ERP系统环境下，各部门的业务划分为不同的模块，甚至同一部门的不同业务也可能划分成不同模块，例如财务部门的业务就划分成财务管理（FI）、成本管理（CO）、预算管理（FM）、资金管理（TR）等模块，各个模块具有很强的复杂性和专业性，使传统的监督方法和岗位设置面临着挑战。

ERP环境下如何适应会计监督职能的新变化

企业会计监督要适应ERP环境的新情况，有效发挥其职能，主要应着力从以下几个方面实现转变：

1.实现职能管理向流程管理的转换，拓宽监督责任链条。一是要建立完善业务流程信息管理责任体系。对分散在各业务流程上的会计信息相关岗位，要进一步明细各流程步骤、具体业务处理、监督复核的职责划分，强化不相容岗位对会计信息的有效牵制和事前控制，强化财务部门对业务部门会计信息的监督管理。二是打破部门负责的管理体制，构建适应流程管理需要的运行机制。业务流程上的会计信息相关的岗位，都应纳入财务部门业务考核，并通过完善会计信息责任追究机制、部门沟通机制、日常协调机制，突出财务部门对会计信息质量管理与监督的总管职能。

2.实现财务部门从事中、事后稽核到事前控制与监督的角色转换。在ERP环境下，会计工作应延伸到企业经营管理的各个角落，财务部门不能只是参与其中的某一环节或被动地在事情发生之后记一个账，而是应全面、全过程参与和引导企业各类决策，参与企业的各项经营管理策略的制定、执行、跟踪和评估。财务部门可以通过ERP系统的计划管理功能对企业各项资源进行整合，预测和控制企业的供应、生产、销售、成本和费用。可根据业务部门提供的信息和自己收集的数据，运用ERP系统中管理会计功能如盈亏平衡分析、获利能力分析、投资回报分析等，结合各种影响变化因素及其发生概率，在事前做出准确合理的预测，提高经营管理的直观性和科学性，提高财务部门对企业经营管理目标实现的控制和监督能力。

3.建立财务部门与业务部门之间的业务操作管理机制，实现业务监督。在ERP环境下，原始会计资料由业务部门进行审核、确认、计量，并登录ERP系统进行业务操作。在操作完成的瞬间，这些信息就会通过计算机网络集成到财务模块，自动完成财务账簿登记。由于会计监督与会计核算密切相关，核算的内容就是监督的内容，核算的过程就是监督的过程，会计监督也应随核算工作的转移相应前移到业务部门，建立相关的操作管理机制，从源头上控制会计信息的质量。财务部门一方面应对业务部门原始会计资料的真实性、合法性、合理性与完整性进行审核，另一方面应对业务部门录入ERP系统的信息和形成的结果进行审核，对业务操作制度进行检查评价，对业务操作过程的合规性、正确性、及时性进行监督并提供咨询和指导。同时要建立财务部门与业务部门的信息交流管理制度，实现前端业务的实时监督。

4.调整岗位及职责，增强监督力量。在ERP环境下，财务部门的核算工作减少了，而对业务部门监督的工作增加了。因此，财务部门应对原有岗位及职责进行适当调整，减少核算型岗位，增加或加强管理型岗位。财务部门的岗位可以划分为会计主管、信息收集输入、信息稽核、报表管理、信息分析、出纳、档案管理、系统维护等。其中信息稽核岗位又可分为财务部门内部输入信息稽核与对业务部门输入信息稽核，以适应新前端稽核需要。同时，应加强财务人员对其他业务模块的学习了解，增强对业务部门进行指导、监督、检查的力量。

5．建立适应ERP系统要求的会计业务处理制度。除执行传统会计中各项有效的账务处理制度外，还要制定适合ERP系统运行的制度，这些制度的适用范围包括财务模块和其他业务模块。比如月末结账规定，其中包括各模块业务处理标准和截止时间，各单位、各部门之间互供公用工程、劳务费结转的截止时间，成本费用分摊程序运行时间，数据抽取和编制报表时间等。与传统会计工作一样，ERP环境下企业同样要建立不兼容职务相互分离控制、会计系统控制、预算控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制等，还应建立职务轮换制度。

6、充分运用信息手段对系统运行过程进行监督。首先，要在系统业务流程中设置控制点，建立控制标准。对企业经济效益有重大影响的环节，由财务部门在ERP系统信息流程中，对这些环节设置控制点，运用技术手段在控制点设定合理标准，由系统自动把关，对符合标准的信息系统自动确认，予以通过；对不符合标准的信息，根据其与标准的差异程度发出不同级别的报警信号或不予通过。采购与销售应是财务部门重点监控的两个环节。在采购环节，可以设置招投标确认项，由财务部门控制。在销售环节，设置价格确认项和客户信用额度确认项，由财务部门控制。其次，应在系统中设定预算指标控制，将企业的整体目标分解为具体的控制项目和明确的控制标准，落实到相应的责任单位或责任人，并量化置入ERP系统。在经济业务发生时，系统自动将实际发生情况与预算指标进行比较，对经济业务发生额偏离预算指标的项目发出报警、不予通过或提请有关机构进行决策，从而起到会计监督作用。