学位论文电子文本的收缴与服务

吴英梅

〔摘 要〕文章介绍北京师范大学图书馆对电子文本学位论文的收集与服务,针对目前学位论文电子文本的收集 状况及全文发布服务模式进行分析和研究,提出一些相应的管理策略｡

〔关键词〕学位论文;电子文本提交;收缴;服务

〔中图分类号〕G250.74 〔文献标识码〕B 〔文章编号〕1008-0821(2009)08-0122-03

Collection and Service of Electronic Version of the Thesis

——Taking Beijing Normal University Library as an ExampleFang Chunyan Wu Yingmei

(Library,Beijing Normal University,Beijing 100875,China)

〔Abstract〕This paper introduced the collection and service of electronic version of the thesis of the library of Beijing normal university,brought up some corresponding effective management strategies according to collection situation of thecurrent electronic version of the thesis and the analysis and research on full text mode service.

〔Key words〕electronic version of the thesis;submit the electronic version;collection;service

学位论文不同于一般的学术论文,它是博硕士研究生为获取学位,在导师指导下,以大量文献调研为基础,通过详实的数据分析､反复实验而撰写的具有创造性思维和成果的学术研究论文｡直接反映了高校的学术特点及学术水平,系统体现了各学科领域的前沿动态和发展趋势,它的学术价值和文献价值是不言而喻的｡因此,高校及科研单位非常注重对学位论文的收藏｡随着计算机应用的普及和信息技术的发展,学位论文的收藏方式由收藏印刷版论文的同时,转向采用网上远程收缴审核电子文本论文｡针对收缴的电子文本学位论文进行科学而规范的管理,已经成为我们需要重点解决的问题｡

1 电子文本论文收缴与管理现状

目前,学位论文电子文本的收藏与发布,已成为图书馆馆藏的重要组成部分,是对馆藏文献资源的补充,有利于形成特色馆藏,能快速有效地发挥学位论文的学术价值及使用价值,更好的为教学科研服务｡

1.1 收 缴

学位论文数据的收缴是建设学位论文数据库的基础｡2000年我馆就着手于学位论文电子版的收藏工作,起初只是收集软盘和光盘｡2001-2002年我馆技术人员自己研制简单的提交系统,实现了部分学位论文网上提交,另外部分还是提交软盘和光盘｡

2003年我馆引进TRS公司研发的学位论文服务系统,该系统是集论文提交､编审､检索､发布功能为一体的网上服务系统,从此实现了真正意义上的电子版学位论文网上收缴｡

2008年我馆创新建立了本科生学位论文数据库,开启高校本科电子文本论文收缴的先例,添补了我馆藏资源的空白,使我馆的学位论文数据库更加全面系统地为教学科研提供服务｡

1.2 整 合

为了确保学位论文数据库的质量,图书馆的工作人员要对通过远程提交系统收缴的学位论文电子文本进行审核､编目､格式转换及数据库维护等｡

审核内容包括论文的基本信息､附加信息､中英文文摘､参考文献和全文文件,校对元数据方案中规定的必备字段,重要信息项是否缺失,文件是否打开,签署论文使用授权协议书等｡

编目则是进一步校验数据的准确性,填写论文密级年限,依据学科专业代码(国务院学位委员会､国家教育委员会颁布的《授予博士､硕士学位和培养研究生的学科､专业目录》)编辑资源标识等｡

格式转换是指为了在网上提供学位论文全文服务,对提交的不同格式电子版全文转换成使用的统一格式,如PDF文件等,并存放到相应的发布服务器上｡

1.3 发 布

按规范的学位论文元数据标准进行加工和整合而形成学位论文知识库,通过学位论文信息门户向用户提供全方位服务｡早期收缴的电子文本的论文,只能发布简单的书目信息及文摘｡2003年以后,通过TRS开发的学位论文服务系统,可以发布标准的元数据及中英文文摘,但仍然是个题录､文摘库｡

2007年我馆利用CADAL(高等学校中英文图书数字化国际合作计划)项目回溯的论文数据,依照CALIS学位论文元数据和全文标准进行整理和转换,并将其整合到学位论文数据库中,从而形成完整的特色资源数据库——博硕士学位论文库｡截止2008年12月底共有数据22 125条｡读者可以在校园网范围内浏览和检索目录信息､论文中英文文摘和作者版权允许的全文前16页｡

1.4 检 索

学位论文服务系统提供3种查询方式:简单检索,复杂检索与学科浏览｡简单检索部分检索入口有:题名､作者､导师､关键词词以及全面检索;复杂检索是在此基础上增加与或非逻辑运算及学位级别与时间限制;学科浏览则可以按照国务院学位委员会､国家教育委员会颁布的《授予博士､硕士学位和培养研究生的学科､专业目录》中规定的学科进行逐级浏览｡

2 存在问题

2.1 收缴不齐

及时完整的收集电子文本数据信息,是保证学位论文数据库提供优质服务的基础,但在实际工作中,由于种种原因造成学位论文数据收缴不齐,主要原因有:由于很多学生对论文提交工作的不理解,不重视及嫌麻烦;有部分学生对电脑操作不熟悉,或者校外上图书馆主页不方便;由于种种原因延期答辩,论文有问题需要修改等｡

2.2信息有误

提交电子文本论文的元数据的所有信息,都是学生在互联网上的任何终端机自行填写,图书馆的工作人员对这些信息的审核,只是校验论文系统元数据方案中规定的必备字段,重要信息项是否缺失,文件是否打开等｡没有具体真实的依据,主观意识判断性强,无法确保提交信息的准确性和有效性｡

特别是电子文本论文全文部分,工作人员仅能查看其是否是一个完整的文件,(完整的电子文本文件主要包括:封皮､独创性声明和论文使用授权协议书､中英文文摘､中英文关键词､目录､正文､参考文献和后记等),无法判定学生提交的论文,就是其学位评定委员会审定通过的最终论文定稿｡

2.3 版权保护

根据国家《著作权法》第二章第一节第十条的规定,作者有权决定将其作品是否公之于众,何时､何地以及以何种方式发表都由作者自己决定｡毕业生辛苦撰写的学位论文,完全有权利决定它是否公开或者保密,正当的版权图书馆是尊重和保护的｡目前采取的方式是毕业生与学校签定使用授权书,根据使用授权书和保密协议确定保密年限,只有到期全文才能解密供读者浏览｡但是缺乏权威认证机构界定保密范围及保密年限｡

2.4 缺乏规范性

部分学生对学位论文提交系统规范不了解,对国家规定的学位论文编写格式标准不清楚,造成了论文提交过程中出现:提交的文件格式不符,电子文本论文不完整,中英文关键词不规范,目录页码与正文页码不一致,参考文献著录格式错误等问题,影响收缴电子文本论文的规范化和标准化,对于将来对学位论文进行智能化处理设置了一定的障碍｡

3 电子文本论文的管理策略

3.1 完善收缴体系

为了保证研究生在毕业之前能及时地将电子文本论文全文提交到图书馆,我馆于2001年与学校研究生院联合发布通知,规定凡获得本校学位的研究生,必须向图书馆提交电子文本论文,方可办理离校手续,并与学校签订论文原创性声明,与图书馆签订电子版论文使用授权书｡通过采取学校行政干预手段,校级相关部门协同合作,形成较完善的电子文本论文呈缴体系,来保证学位论文数据库的收全率｡

3.2 服务到位

图书馆为方便学生提交论文,提供论文提交专用机,并装配相关的应用软件,有专人定期维护及更新软件;在图书馆主页上设立学位论文提交快捷方式,并配有详尽的提交系统使用说明､论文编写模板和提交视频演示;学生还可以通过电话及邮件咨询提交遇见的问题｡

在每年研究生毕业论文答辩前后,图书馆都会定期举办电子版论文提交培训讲座,将学生提交过程中经常出现的错误加以提醒,重点强调学生一定要提交学位论文的最终定稿,保证学生顺利完成文本论文提交｡针对那些同等学力､教育硕士､MPA､MBA等等的学生,图书馆与其所在的院系所合作,利用院系所的计算机房进行专场培训讲座,现场指导提交｡这样既缓解了图书馆场地和用机压力,也免去了学生办理手续奔波之苦｡

3.3 保护版权

3.3.1 权威机构认证

我馆采用签署电子版论文使用授权书来解决版权问题,但使用的范围､方式及期限的制定,只是参照了国家科学技术委员会和国家保密局发布的《科学技术保密规定》而自行制定的,分为绝密级､机密级､秘密级和公开四种保密级别,缺少法律性和权威性｡在实际操作中,对确定论文密级的尺度把握不好,许多学生选择论文的密级比较随意,有些未涉密的论文也定为保密,保密年限的确定也比较随意,没有统一的规范标准｡看似是充分尊重学生的著作权,其实有时会造成论文使用价值的浪费｡

因此,呼吁学校建立学位论文授权使用的立法,设立论文保密级别管理的审定机构,规范论文保密制度,明确规定学位论文的适用范围､使用方式及使用期限,对于需要保密的学位论文,应采取特别措施,在保密期间不能进行使用和传递,解密后自动公开使用,最大限度地发挥学位论文的学术价值和实用价值｡

3.3.2 利用技术

收缴电子文本论文,建立学校本地的学位论文数据库,其目的就是利用网络高速､便捷的特性,来克服印刷本论文使用时间滞后､范围窄的弱点,及时方便地为教学科研提供高效的特色服务｡

长期以来形成的传统图书馆重收藏轻使用的思想,也会或多或少的带到数字化图书馆的建设中来,许多高校拥有学位论文全文数据库,但迟迟不发布使用,害怕发生版权纠纷是其一,但其中也不排除思想观念的原因｡真正解决问题,就要转变思想,重视电子资源的利用效率｡

我馆通过购置电子文本论文版权保护软件,防止商业性的浏览､复制､下载行为的发生｡实施IP地址的管控,提供在图书馆或校园网内公益性电子文本论文全文浏览服务｡这样既保护了的著者的权力,又提高了电子文本论文的使用效率｡

3.4 统一标准

学位论文元数据的规范化和标准化是实现论文资源共建共享的前提基础,我馆根据中国高等教育文献保障系统(CALIS)的《学位论文描述元数据规范》结合本馆特色设置数据库字段,制定统一的标准体系｡其内容包括学位论文元数据标准､学位论文编写格式和文件格式､系统建设标准､系统技术规范､全文服务标准等｡

目前,学位论文的编写格式执行标准GB7713-1987《科学技术报告､学位论文和学术论文的编写格式》,但随着信息技术的迅猛发展､文献信息呈现出数字化趋势,针对电子文本论文需要,应对国家标准进行进一步的修订,来满足信息时代的发展,只有这样才能方便数据交换,提高服务质量,实现国家级层面的学位论文的公益服务和增值服务｡

3.5 积极宣传

研究生对学位论文数据库的认知度和接受度直接关系到学位论文全文库的建设和使用,发挥资料室工作人员与研究生接触密切的优势,积极向学生宣传学位论文数据库检索方法,帮助学生查找撰写论文文献资料,注重加强引导学生正确使用著作权,这样可以提高学生使用学位论文数据库的满意度,同时减小了学位论文全文库信息源的障碍｡

综上所述,学位论文电子文本的收缴与服务工作不仅需要图书馆的高度重视,,而且更需要论文撰写者与论文收藏者——图书馆之间达成一致,在知识产权保护下,科学合理的开发利用学位论文资源,来实现为学校教学科研提供学位论文的可持续发展和信息保障｡

参考文献

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