中小企业内部控制的构建与完善

王存教

[摘 要]构建与完善中小企业内部控制,是加强中小企业科学管理、提高企业经济效益的客观要求。构建与完善中小企业内部控制,应加强企业控制环境建设,健全风险控制机制,强化控制活动,加强信息流通和沟通,强化内部监控。

[关键词]中小企业;内部控制;构建

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.14.006

[中图分类号]F270[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2009)14-0018-02

一、构建与完善中小企业内部控制的必要性

中小企业是我国国民经济的重要组成部分,在促进我国国民经济稳定增长、解决就业、拉动投资、优化经济结构等方面具有重要作用。构建与完善中小企业内部控制,是社会主义市场经济条件下,加强中小企业科学管理、提高企业经济效益的客观要求。内部控制是企业管理的重要组成部分,它与企业的经营过程结合在一起,对企业生产经营活动进行调节和约束,使经营过程发挥其应有的功能,对企业的整个经营管理活动起着监督控制作用,在企业管理中至关重要。

目前,我国中小企业规模小、业务简单、管理人员少,管理者素质低,内部控制薄弱。中小企业往往由一人或者少数人控制,所有权与经营权相统一,大多数企业管理者对内部控制的重要性认识不够,认为内部控制不能直接产生经济效益,需要多设置人员岗位,增加办事环节和程序,束缚了手脚,影响办事效率,不愿意建立和执行内部控制,也不愿接受内部控制制度的约束,往往逾越控制、滥用职权,造成管理混乱,监控不严,会计信息失真等;中小企业家长制管理现象普遍,往往使用企业主的亲戚或者其他有关系的人,专业人才短缺现象十分严重,加剧了管理混乱局面。

中小企业没有规范的法人治理结构,公司治理机制不完善,股权过于集中,董事会、监事会往往由大股东操纵,企业董事长和总经理一人兼任,所有者对经营者不能进行监督,内部人控制严重,股东大会、监事会作用有限,严重影响了互相监督、互相制约的机制;中小企业的组织体系通常采用垂直管理模式,管理跨度小,管理幅度窄,机构设置简单。受规模、财力、人力等限制,中小型企业内部控制机构(岗位)的设置和职责划分容易产生交叉重叠现象,记账、保管、经济业务决策、经办等不相容职务发生重合,销售人员既销售产品又收取货款,会计人员既管钱又管账的现象时有发生,难以预防或及时发现员工在履行职责过程中可能产生的错误或舞弊,不能保证会计和统计数据的真实性和准确性。很多中小企业组织机构设置不合理,规章制度不健全,一般没有建立完整、严密的控制制度,没有详细、严格的规章制度,或者有“制度”却没有将其真正实施,管理权责不清,企业管理往往流于形式。由于中小企业权力高度集中,管理者管理能力和管理素质差,管理思想落后,风险意识淡薄,缺乏足够的风险意识和现代财务管理观念,缺乏必要的风险预警和防范机制,盲目决策,决策随意性强,加大了企业经营风险与财务风险。

中小企业一般不单设独立的内部审计机构,审计监督制度形同虚设。我国中小企业中个人主义倾向严重,会计信息系统的运作往往受主要领导的直接领导,信息大多掌握在企业管理者手中,信息披露不规范,不充分。财产清查没有形成制度,清查程序不明确,财产长期不盘点、不对账,造成会计信息失真和资产不完整。

我国中小企业普遍存在内部控制薄弱、管理混乱等问题,严重影响中小企业的生存和发展。因此,必须构建和完善中小企业内部控制。构建与完善中小企业内部控制,通过营造企业内部环境,完善企业内部机制,强化企业内部管理,有利于确保企业各项业务活动符合国家各项法律法规和部门规章制度,保证国家财经法规的贯彻执行,有利于贯彻执行企业经营方针、政策和制度,提高企业经营效率和经济效益,实现企业经营目标,有利于保护中小企业财产物资安全完整与会计信息真实可靠,避免差错和舞弊,对改善企业内部管理、加强业务活动

控制、提高管理效率和经营效益,起巨大的促进作用。

二、构建与完善中小企业内部控制的原则

合法性原则。中小企业构建和完善内部控制必须按照国家法律法规和部门规章制度进行,严格遵循国家相关的法律、法规和规章制度,如我国《公司法》、《会计法》、《内部会计控制基本规范》、《企业会计准则》、《企业财务通则》等,保证每项经济业务符合有关规定要求。

有效性原则。内部控制要从中小企业自身的实际情况出发,具有针对性和实用性,与企业规模和管理水平相适应,符合企业经营效率和经营管理的要求,把握控制点。内部控制作为企业内部的管理制度,要严格贯彻执行,并随着外部环境和内部业务、管理要求变化,不断调整完善。

目标性原则。内部控制的执行,要满足实现中小企业内部控制目标的需要,即保护中小企业财产物资安全和会计信息真实,促使贯彻经营方针和提高经营效率,确保各项业务活动健康运行。

全面性原则。内部控制要覆盖中小企业全部业务活动和每项业务活动全过程,涵盖企业内部生产经营的各个环节和会计工作的各个岗位及各项业务,抓好业务处理中的关键控制点。

重要性原则。对关系中小企业的重要事项要严格控制,对那些次要的事项则根据企业的能力简单控制或不控制。

相互牵制原则。中小企业内部要合理设置机构、岗位,合理划分职责权限,确保不同机构、岗位之间权责明确,相互制约,相互监督。主要包括授权批准、业务主办、会计记录、财产保管、稽核检查等不相容职务分离,以维护财产物资的安全完整与会计信息的真实可靠。

成本效益原则。建立和完善中小企业内部控制,要正确处理好内部控制效果与控制成本之间的关系,既要取得良好的内部控制效果,又尽可能地节约内部控制成本。

三、构建与完善中小企业内部控制的措施

中小企业内部控制应由政府宏观指导,以统一的内部控制标准为指导,根据企业经营规模和业务特点构建内部控制框架,制定具体的内部控制程序和措施。中小企业内部控制的构建和完善应从以下几方面进行:

1.加强企业控制环境建设。控制环境包括外部环境和内部环境,外部环境主要包括经济环境、法律环境、道德环境等,外部环境建设,主要是由政府通过体制改革、法制完善、道德教育等措施来进行。外部环境超出了企业的控制能力,不能作为内部控制系统的组成部分。内部环境主要包括组织和人员两个方面。内部环境建设,应通过企业自身的努力来完成。创立良好的组织结构和权责分派体系,建立健全股东大会、董事会、监事会、总经理班子,明确股东大会、董事会、监事会、经理层的职责,强化董事会在公司治理中的主导地位,建立以董事会为主体,股东大会、董事会、监事会与经理层相互监督、相互制约的内部控制机制,推行职务不相容制度,规范决策程序。企业管理者的认识和态度对内部控制建立和运行具有至关重要的影响,必须提高企业管理者对内部控制的认识。中小企业管理者应重视内部控制,以身作则,带头遵守各项内部控制制度,稳健经营,科学管理。

2.健全风险控制机制。中小企业产品单一,资金不雄厚,抵抗风险的能力较差,企业管理者风险意识普遍淡薄,生产经营的许多方面都会受到来自企业内外多因素的影响,因此,要强化风险意识,通过风险预警、风险识别、风险评估等措施,对财务风险和经营风险进行防范和控制。

3.强化控制活动。中小企业控制活动主要包括批准控制、会计控制、实物控制等。批准控制属事前控制,在经济业务发生前,按照既定程序,对其正确性、合理性、合法性加以核准,并确定是否让其发生,将一切不合法的经济业务控制在事前,具有预防作用。会计控制通过企业内部会计活动对经济业务实施控制,包括恰当的岗位设置、严密的凭证制度、合理的会计记录程序和严格的日常核对制度。实物控制是为保护各种实物的安全完整,防止舞弊行为而进行的控制。主要包括限制接近、实物保护和实物清查等。

4.加强信息流通和沟通。良好的信息和沟通系统可以使企业内部上下沟通便捷、各职能部门信息相互传递方便,从而有助强化企业内部控制,真实反映企业的财务状况和经营成果,及时发现并纠正错误与舞弊行为,确保国家有关法律和企业内部规章制度的贯彻执行。中小企业的信息系统包括财务信息系统和管理信息系统。财务信息系统主要提供有关企业财务方面的信息,而管理信息系统则是提供很多非财务方面的信息。加强信息流通和沟通,建立开放和畅通的信息反馈渠道,包括管理层与员工之间上下的沟通渠道和横向、对外的沟通渠道,确保信息正确的传达沟通。

5.强化内部监控。确保内部控制制度被切实地执行就必须对内部控制进行监督。加强企业内部监督必须重视内部审计。内部审计是内部控制的一个组成部分,它通过对内部控制的检查与评价来协助管理者完成管理目标。中小企业应该结合本单位的规模、生产经营特点等因素,建立相应的内审机构,设立并完善内部审计监督体系,指定专门机构或人员从事审计工作,赋予内部审计机构和审计人员充分的权利,对内部控制体系实行监督,对内部控制执行情况监督检查,对各级管理层的财务活动和管理活动进行评价,从而保证企业内部控制制度更加完善和严密。在企业管理者内部控制观念普遍淡薄的情况下,要按照政府有关法律法规来规范企业内部控制制度的设立和实施。要借助外部中介组织,特别是会计师事务所的力量,充分发挥其在中小企业内部控制制度设计及有效运行方面的积极作用。

中小企业内部控制的构建和完善还应当根据企业实际情况区别对待。对于会计核算混乱、管理基础薄弱的企业,应当从定岗定员、明确岗位职责、完善内部控制制度入手,按照合规经营的要求建立内部控制,保证企业财产物资的安全完整和会计信息的真实可靠。对于会计核算健全规范、管理基础较好的中小企业,应按合规性和效益性的目标要求构建和完善内部控制。

主要参考文献

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