吉林省中小企业会计电算化现状、存在的问题及解决对策研究

张寒明

[摘 要]本文根据中小企业会计核算和财务管理的现实情况,以吉林省部分中小企业为研究对象,探讨解决上述问题的有效方法,以使中小企业会计核算逐步完善,帮助中小企业财务工作走上规范化的轨道,为企业经济的进一步发展和有关部门的宏观管理提供真实的信息,并构建中小企业信息化架构体系。

[关键词]中小企业;会计电算化;规范;效率

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.14.004

[中图分类号]F232[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2009)14-0014-02

近年来,吉林省中小企业发展迅速,在全省经济中所占的比重越来越大,对拉动全省经济的增长有着不可低估的作用。我国《小企业会计制度》颁布实施已有近3年的时间,而中小企业在会计核算和财务管理方面的状况仍令人担忧,到了必须解决的时候。

一、中小企业会计核算现状分析

中小企业所有者和经营者通常集于一身,企业的所有权和经营权并未完全分离,所有者通常就是管理者、利润分配者、监督者,管理层次较少而管理幅度较大,组织形式较松散,权力集中在所有者。所有者对会计主体的控制比较容易,外部监督相对较难。所有者和经营者的观念和眼光决定了中小企业是否会使用先进的计算机进行会计核算和财务处理。中小企业的结构简单,业务规模不大,经济业务不多,手工做账的速度不会影响财务数据的运用,不能体现计算机的运算功能和处理速度,短期内,企业利用计算机进行财务处理的非迫切性制约了中小企业的会计电算化进程。而会计核算方法的应用和会计处理程序不规范,也导致中小企业在一定的程度上存在着会计信息失真。

二、中小企业会计电算化进程存在的问题

随着电子信息产业的不断发展,会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛,几年前,使用财务软件还是资金雄厚的大企业的专利,而现在,越来越多的中小企业也已紧跟大企业的脚步,开始配置财务软件。值得注意的是,由于中小企业在规模、资金、人力资源、经营方式上都与大企业有很大的区别,所以在实行电算化时也有特殊的考虑。

第一,人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义和重要性。许多企业受传统计划经济体制的影响,思想守旧。在实施会计电算化过程中员工存在抵触情绪。因为电算化不可避免会带来工作中的变革,这意味着许多人将不得不改变其长期以来的工作内容和工作方式。有些人会因为害怕难以胜任工作而深感不安,有些人对新工作很不适应,有些人则害怕自己权威受损或秘密泄露。尽管有的企业实现了一定程度的电算化,但仅仅是计算机软硬件方面的改善,没有再造信息系统下的会计流程,这都会造成电算化过程中的巨大阻力。

第二,中小企业会计人员素质偏低,难以满足信息时代电算化处理的要求。不少中小企业的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来,在使用微机处理业务的过程中,往往很多人是除了开机使用财务软件之外,对微机的软硬件知识了解甚少,一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时,就束手无策,即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训,但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢,而且在上机时经常出现误操作,一旦出错,可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流,使系统数据丢失,严重的导致系统崩溃。

第三,中小企业购买的软件不能满足自身的需要。目前,大多数企业用的是用友、安易的软件,对各类企业提供通用版本难免产生问题,还有不少小企业片面追求功能强大、界面华丽,结果导致了很高的购买成本,实际上,由于中小企业自身的特点及其固有限制,这些成本许多都花在一些中小企业极少使用或永远都用不上的功能上。再者大软件不仅带来了安装调试上的不必要的冗长和复杂,更带来了日常操作中一些不必要的工作烦琐和延误。另一方面,由于中小企业人力资源相对不足,也无法顺利使用大软件提供的一些复杂功能,这些都影响了大软件应有功能的有效发挥。最后就是缺乏灵活性。中小企业赖以与大企业竞争的重要优势之一就是其经营的灵活性。由于大型财务软件设计上的标准化和模块化,难以真正符合中小企业灵活而有特色的经营需要。而设计大型财务软件的制造商由于把目标放在大企业上,往往不会专门为中小企业修改和重编软件。由于这些原因的存在,大型财务软件不仅影响使用效率,还会影响企业的活力,成为影响中小企业竞争力的不利因素。

第四,企业内部数据的“深加工”欠缺。随着互联网技术的发展,数据仓库、数据挖掘已经成为现实,而中小企业大多数只是关注对会计信息的简单录入、打印,没有注意数据的内部联系,这中间隐藏着重要的会计信息,可以用来为管理层提供决策所需的信息。

三、中小企业提高会计电算化水平的对策

中小企业在国民经济中占有越来越重要的地位,为了在网络时代市场竞争中脱颖而出,加强作为企业运行核心环节的财务管理是必然的选择。

1.提高会计人员计算机操作水平和业务素质

要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加强人才培训的力度。特别是要培训一定数量的既懂财务又懂计算机知识的复合型人才,应加大在这方面的投入,使会计人员定期参加培训,学习和提高会计电算化的知识,适应时代的要求。另外,中小企业还要引进电算化专业技术人才,加大电算化工作力度。

2.组织岗位培训,取得技术支持

由于种种原因,中小企业往往只重视软件硬件的购置和安装,不重视对相关人员进行培训。而实际上,由于中小企业在人力资源方面相对落后,更需要做好相关人员的培训工作。培训方式可以多种多样,离岗培训和在岗培训都可以,目标是要让相关人员掌握工作所需的知识和技巧,增强他们的信心和运用财务软件的主动性和积极性,提高工作效率。此外,取得技术支持也是中小企业应进行的重要工作。中小企业一般不具有内部的技术支持部门和充足的技术支持人员,因此,寻求外部支持,建立稳固的外部支持联系是很重要的。常用的方式是在购买软件时就与软件商约定建立密切的合作关系。不但在安装调试过程中要有技术人员在场,在软件运行几个星期后,还要请技术人员来进行检测。在软件运行出现问题或是企业对软件提出新的要求时,也要及时请技术支持人员进行指导。

3.ASP应用服务平台是当前解决中小企业信息化问题的有效途径

应用服务提供商能集中为中小企业搭建信息化所需要的所有网络基础设施及软件、硬件运行平台,包括前期的设计、实施,后期的维护等一系列服务。企业无需购买软硬件、建设机房、招聘IT人员,只需前期支付一次性的项目实施费和定期的ASP服务费,即可通过互联网享用信息系统。同时ASP/IE服务商会通过一定的技术和措施保证每家企业数据的安全性和保密性。与传统的公司应用软件和服务相比,ASP服务更安全可靠,可使中小企业得到过去只能由大中型企业享受的专业服务,既节省了投入,又降低了风险。通过ASP服务。企业无需对IT系统软件和硬件进行日常维护,既可以节省信息化的成本,又能方便地利用信息化系统,提高业务运作效率。ASP模式和传统软件提供的应用服务相比,有以下特点:ASP提供对应用的访问和管理,以应用为中心,并出售应用访问。ASP服务一般在一个中心位置集中管理,而不是分散在各个客户的位置。客户则通过远程访问ASP提供的应用服务,实现信息集中管理。传统的托管服务都是一对一的,每个解决方案的部署都针对客户的特殊要求,ASP则是以一对多的方式向客户提供服务。ASP这种崭新的网络服务模式,为中小企业的会计电算化和利用计算机技术进行财务管理开辟了一条新路,其优势表现在以下几个方面:

(1)节省了系统的初建费用和后续升级费用。在ASP模式下,企业只需要购置必要的PC设备,实现与ASP服务中心联网的数据交换,每年支付一定的费用,就可以享受ASP不断更新的高端服务器和数据库产品,大大降低了建立电算化系统的成本。

(2)获取高质量的专业性服务。中小企业将其财务管理系统服务外包给ASP后,软件系统可由ASP的技术人员负责维护,从而避免了独立建立电算化系统条件下,由于企业财务数据的堆积,系统维护工作量增加带来的问题。企业不再需要专业技术人员就可以保证系统的稳定运行,企业财务数据的安全性也可以得到更多的保障。

(3)加强对异地分支机构的管理。采用ASP模式,企业可以将处于不同地区的各个分支机构的数据传送并存放在ASP处理中心的服务器上,可选择由ASP或者总公司进行数据核算和汇总,这样分支机构的业务数据与总公司所掌握的情况可保持一致。

(4)提高了企业财务管理的运作效率。通过ASP服务,企业可以避免被企业软件和硬件系统的日常维护工作所困扰,从而真正将资源投放在提高企业财务管理水平以及发展企业自身的核心竞争力上面,并最终实现通过利用计算机技术进行财务管理和实行会计电算化来提高企业的业务运作效率。

主要参考文献

[1] 霍军.中小企业会计电算化的现状及对策[J] .山西财税,2006(7):36-37.

[2] 林国康.ASP的中小企业会计电算化解决方案[J] .财务与会计,2007(6):63-64.

[3] 牟远健,丁玲玲.中小企业会计规范化问题的探讨[J] .学术交流,2004(7).

[4] 刘佐,朱广俊.最新中小企业税收实务[M] .北京:中华工商联出版社,2004.