档案信息化管理的创新

张 琼

[摘 要]档案管理必须适应现代企业和新时期的发展需要,随着社会主义市场经济体制的建立和发展,以及现代科学技术的广泛应用,传统的档案管理模式受到了严峻的挑战。深入推进档案信息化管理,对于进一步认识和把握档案事业现代化的客观规律,以信息化带动工业化,更好地为经济和社会发展服务,具有重大的现实意义。本文就

如何推进档案信息化管理进行了阐述。

[关键词]档案 信息化 管理 创新

近年来,随着社会主义市场经济体制的建立和发展,以及现代科学技术的广泛应用,传统的档案管理模式受到了严峻的挑战。深入推进档案信息化管理,对于进一步认识和把握档案事业现代化的客观规律,贯彻科学发展观,适应信息化时代的要求,推进我国档案事业健康、持续地发展,更好地为经济和社会发展服务,不仅具有重大的现实意义,而且具有深远的实践意义。在国家大力推进信息化建设,以信息化带动工业化,促进社会生产力实现跨越式发展的战略方针下,如何加快推进河南油田档案信息化管理,给我们档案馆里人员提供了巨大的创新机遇和空间。

一、传统的档案管理方式与信息社会不相适应

传统的档案查阅必须到档案保管现场,还要在书“山”文“海”中捞“针”,虽然有一些索引查阅的工具,仍然是耗时费力,这直接导致了企业对利用档案的认知程度越来越低。随着电子文件的产生,标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来,文件、档案工作领域最剧烈的一次变革,它直接影响着档案的管理方式,现行的档案管理方式必须尽快适应信息化的特点和要求。

二、信息化是档案事业现代化的重要标志

现代化是一个历史范畴、一个不断发展的概念,不同的时期的现代化标准有一个由低级到高级的不断发展和提高的过程。进入21世纪,信息化已成为现代化中最重要的构成要素之一 ,成为评估现代化实现程度的最重要的指标之一。一般来说,“信息化就是在经济和社会的各个领域广泛应用数字化、网络化信息技术,深入开发和充分利用信息资源,促进经济增长和社会发展,不断提升现代化水平的过程。”与现代化一样,信息化是一个不断发展的动态过程。

加强档案信息化建设,是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势,是加速档案管理现代化的客观要求,是发展先进生产力和先进文化的必然要求,是全面提升档案工作为社会和广大人民群众服务能力的不可缺少的手段,对于档案管理模式的变革和档案事业持续、健康的发展具有重要的现实意义和历史意义。信息化是现代档案管理模式一个基本特征,代表着网络环境下档案信息资源的整体处理模式的转变,没有信息化就没有真正意义上的档案事业现代化,信息化是实现档案事业现代化的有效途径。

三、制约档案信息化管理因素分析

一是认知差异,导致信息化建设进展缓慢。部分领导和档案人员对档案信息化建设的重要性和必要性认识不清,缺乏宏观规划和管理,对档案信息化建设的总体思路和目标不明确,资源共建与共享意识不强,觉得传统的管理体制和管理方式能适应工作需要,缺乏开拓创新精神,对档案信息化建设不屑一顾,致使档案信息化建设仅仅停留在计算机硬件配置和目录输入的起步工作上。

二是经费不足,阻碍了档案信息化建设的发展。档案信息化建设是一项投入较高,回报周期较长的工程,经费短缺、资金不足一直是困扰档案信息化发展的一个重要因素。

三是业务不熟,不能适应信息化建设需要。目前,在我们档案管理人员中,毕业于档案专业或计算机专业的人才极少,多数人员的年龄、文化知识结构不合理,虽也受过计算机和专业知识培训,但掌握的信息技术和专业技能十分有限,导致计算机操作的人员比例小。部分人员缺乏敬业精神,怕承担责任,更无力承担档案信息化建设的任务。

四、改变档案信息化管理的几点对策

一是要转变思想,提高认识。在社会主义市场经济条件下,企业的生产、经营管理都要围绕经济建设、经济发展这个中心。企业档案管理也必须为企业经济发展来服务。在市场经济大潮中,企业不断变化,旧的体制和管理方式逐步要摈弃,而新的体制在逐步形成,要求我们在思想上提高认识,更新观念,推进企业档案信息化管理,适应企业发展的要求。

二是要具备现代化的观念。计算机和信息技术的快速发展,已经对档案管理工作产生划时代的巨大影响。随着油田办公自动化进程的加快,大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳人档案管理。要解决一个观念问题,就是要求我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动,也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来,而是要借助现代信息技术,引进先进的管理理念,对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课,是促进油田档案管理步人现代化的第一步。

三是要有适应时代发展的内部管理。对于河南油田档案部门来说,要把档案工作纳入企业领导的议事日程,解决档案工作中出现的问题,为档案工作创造必要的条件。采用科学的管理手段,为实现档案管理的现代化打下基础是非常必要的。

四是要有先进的设备和技术。推进档案信息化管理,我们一方面要不失时机地争取主管领导的支持,力争改变我们设备条件,为现代化打下基础,同时也应不失时机地培养人才,使现有的设备尽可能地与工作实际相结合,在档案管理中发挥作用。这方面重要任务一是充分利用现有设备,使之充分发挥效用,总结经验,培养人才。二是在整理、编目等基础工作的标准化上多下功夫,为进一步引进设备创造条件。三是对电子文件归档工作着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时应从本单位的实际情况出发,在保管条件,翻拍复印、装订等方面的现代化需要新的知识和新的技术手段。要通过组织培训及业务学习等,尽快掌握信息管理自动化的基本知识和技能。另外,购买和引进设备一定要考虑到本单位的实际,重点搞好基础工作,只有基础工作先行,现代化设备才能真正充分发挥作用。

五是要切实做到信息安全管理创新。信息化时代,计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素,都会造成计算机系统的破坏,导致存储数据被破坏或完全丢失。因此,在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。推进档案信息化管理,做好主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。

信息化时代带给了我们太多的机遇。文件与档案工作者必须主动掌握时代的节拍,在文件与档案管理实践活动中,积极探索新的管理方法,升华管理理念,摆脱困惑,使文件档案工作与企业的发展和创新保持同步,使个人的努力与企业提供的资源形成合力,不断提升档案管理工作的科技含量,寻找新的创业之路。

参考文献

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[2]刘碧华,《高校的档案管理现代化建设》,邵阳学院学报,2006,6

[3]冯惠玲,《电子文件管理教程》,北京,中国人民档案出版社,2001

[4]杨公之,《档案信息化建设实务》,中国档案出版社,2003年,1版