浅谈ERP环境下的内部控制制度

[摘要]本文旨在分析当前经济环境下,ERP企业管理链条应用的新企业环境对内部控制的影响以及解决办法。ERP系统作为控制环境的一部分,深刻影响着会计系统和控制程序等内部控制要素。ERP系统能带来的诸如降低库存投资、降低采购成本、提高生产效率、提高客户服务水平等效益,但笔者也发现了一些在ERP系统环境下的内部控制制度所存在的问题,比如会计信息失真、财务无法整合等。本文对相应问题进行了阐述并提出了一些切实可行的解决办法。

[关键词]ERP 内部控制制度

作者简介:张家顺,1964年5月,男,汉,大学本科学历,经济师,贵州石油分公司,总经理助理兼经营管理处处长。

在ERP环境下,通过信息系统对企业的各方资源,包括物流、资金流、信息流等进行充分整理和全面一体化管理,并能规范化、透明化、集成性和实时性地将企业的信息资源进行有效传递,从而使各方资源能够得到合理地配置与利用,为整个企业的管理带来了效率,为监控提供了有效手段。但同时我们也应意识到,在ERP环境下,企业也面临着一些前所未有的风险,如因系统瘫痪而招致企业的生产经营活动无法正常开展的风险、因岗位配置或权限设置不当而导致控制失效甚至产生舞弊行为的风险、因业务操作人员操作不慎而导致的信息失真的风险等等,在经济不断发展,计算机信息技术不断运用的今天,各种各样的新时代企业管理风险正向现有的已形成的企业内部控制制度提出挑战。为此,我们需要以一种新眼光来看待现今企业的内部控制制度,不断完善企业的内部控制制度,增强企业应对上述风险的能力。

一、ERP环境下内部控制制度的现状

(一)ERP在企业会计信息管理内部控制制度中的运用

企业相关业务中所涉及的主要凭证和记录如下:顾客订货单;销售单;发运凭证;销售发票;商品价目表;现金日记账和银行存款日记账;还包括其他企业日常经营中所涉及的所有帐、证、表、册。

无论在手工业务系统中,还是在基于信息技术的管理信息系统中,上述凭证和会计记录都会根据企业的具体需要设计成不同的体现形式,也会根据需要进行合并、简化。

在ERP系统中,一些凭证和记录应根据信息技术的特点进行重新设计。通过采用适合于ERP系统特性的形式,简捷、高效地达成各种凭证和记录原有存在目的。例如,在手工业务系统中的一些内部凭证的联次设计的目的,在ERP系统中可以利用信息系统的实时性,通过由拥有不同权限的人员联签一个文件记录的形式来达成,这样既避免了一个凭证多联次造成的繁琐、冗长、效率低下的传递流程,也能堵塞由于凭证多联次造成的舞弊漏洞。再如,原有的凭证连续编号控制程序在ERP系统中也相应地设计成编号授权使用范围和断号管理两项控制内容。

(二)ERP在销售和收款环节内部控制制度中的运用

1.接受顾客订单

在ERP系统中通常设销售管理模块来进行销售的管理和控制。销售单一般是进入销售管理系统的第一张单据,销售单的审批包括对销售产品种类、规格、数量、单价、顾客、赊销额度、信用政策等各项目的审批,是销售的关键内部控制环节。对其实施有效的内部控制,可以保证销售业务发生的真实性、估价的正确性,也可以保证后续数据的正确性

职责划分:

在ERP系统环境下,应统筹考虑,进行符合内部控制要求的职责分工。价格的制定权限、顾客名单的管理权限和销售单的编制权限必须分开,由具有相应授权的独立的部门和人员来执行。同时销售项目主管应有特别处理权。

ERP系统内的价格的制定和调整、顾客名单的修改和增加必须附有相关批准文件。

独立检查与评价:应有严格的流程管理制度和责任管理制度,并独立评价这些制度在ERP系统环境下的执行情况。

控制过程:

在ERP环境下,系统内应内置严格的销售业务的批准程序,并且各种程序可以在ERP系统定制。

应内置的批准程序有:符合企业销售政策的业务的批准程序;不符合企业销售政策的业务的特殊批准权限授权。这些批准程序包括:销售客户审批,销售价格政策审批。

在程序的内部审核机制上设立严格的单据的完整性检查,审核项目不完整的销售单将不能流转到下一步骤。

在对销售商品的品种规格和数量的审核上,应充分利用ERP的集成性,调用产品和进销存等功能的信息,设置不正确品种规格、短缺数量的报警机制。避免给企业造成信誉和经济上的损失。

2.批准赊销信用

控制过程 :

在ERP系统中,应内置客户信用额度比较和报警机制。与之相对应的措施是,应在ERP系统内设置完整的信用额度体系和信用额度审批机制。赊销额度核查由系统强制进行,可以避免人工核对的随意性,减少隐瞒、漏报不符合信用条件和超过信用额度销售事项的可能性。对不符合信用条件和超过信用额度的销售项目必须由具有相应权限的人员进行审批。

3.按销售单供货

企业管理者通常要求商品仓库只有在收到经过批准的销售单时才能供货。设立这项控制程序的目的是为了防止仓库在未经授权的下擅自发货。

控制程序:

对于本环节的控制,理想的控制程序是全部销售出库单均由系统根据完整的销售单生成,并设置单据的内部追踪能力,从根本上避免存货管理人员自行发货的可能性。

4.按销售单装运货物

主要控制目标:避免装运职员在未经的授权的情况下装运产品。

控制程序:由存货管理部门进行装运通知与系统内的销售单核对后,存货管理部门人员监督装运人员装运并在销售单上签署已装运指令,系统标注通知单、生成销售出库单。

5.向顾客开具账单

开具账单包括编制和向顾客寄送事先连续编号的销售发票。这项功能所针对的主要问题是:(1)是否对所有装运的货物都开具了账单?(2)是否只对实际装运才开具账单,有无重复开具账单或虚构交易?(3)是否按已批准的商品价目表所列价格开具账单?

为了降低开具账单过程中出现遗漏、重复、错误计价或其他差错的风险,应设立以下的控制程序:销售发票应由系统根据已发运的装运凭证、已标注发运的销售单自动生成。系统中的发票记录上应记录所依据的编审完整的销售单号、存货销售出库单号和装运凭证编号。以便于体现销售发票与三者之间的关系。开具发票前系统内部程序应能自动核查销售单和装运凭证的完整性。

职责划分上,开具发票业务与存货管理业务、装运凭证编审业务是不相容职务,不能由同一人负责。

6.记录销售

控制目标:确认销售存在或发生的真实性;确保销售记录的完整性;保证所记录业务的估价与分摊的正确性。

记录销售的控制程序:

ERP系统应有相关单据的追踪能力,在销售系统生成总账所须凭证时,应能联查销售发票、装运凭证等,控制记录销售程序的完整性。

7.办理和记录销货退回、销货折扣与折让

退货业务涉及退货的批准,退货货物的入库和应收账款的冲减三个环节;销货折让和销货折扣则涉及折让和折扣的审批与应由账款的冲销两个环节。

控制目标主要在于保证业务在授权的范围内进行和实物与资金处理的一致性。

控制程序应包括以下两个方面:

职责划分:在ERP系统内,退货业务中退货的批准、退货货物的接收和开具贷项通知单、应收账款的冲减应分别授权与不同人员。应确保与此业务有关的部门和职员各司其职,分别控制实物流和会计处理;销货折让和折扣业务应将审批与应收账款的冲减业务分别授予权限。

控制过程:

在ERP系统内,严格贷项通知单的批准和使用程序是办理和记录销货退回和打折扣折让的关键。

8.提取坏帐准备

企业应根据对客户的风险评估,提取应收账款的坏帐准备,在ERP系统中应将对客户的风险评估纳入客户管理内容,在此基础上制定针对每一个客户的信用政策和坏帐预期,应对坏帐风险的冲击。

在控制程序上,应充分利用ERP系统的信息处理能力,分别客户制度坏账准备提取方案,提高坏账准备提取的准确性。坏帐提取方案的制定和坏帐的提取进行职责分离,坏帐政策的制定要经过适当的授权并符合企业会计制度。在ERP系统环境下要根据这一要求进行相关权限的分配。

二、ERP环境下内部控制制度存在的问题

(一)ERP的使用加大了控制舞弊、犯罪的难度

由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至能不留痕迹地篡改,加以数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的数据,因此,计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。电算化会计系统的内部控制不仅难度大、复杂,而且还要有各种控制的计算机技术手段。与手工会计系统的内部控制制度相比较,计算机会计系统的内部控制是一个范围大、控制程序复杂的综合性控制;控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制,是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。

(二)对传统的财务管理内部控制制度产生冲击并带来一些弊端

1.对贷款确认的要求不一致。

按照内部控制制度对“收款和开具订单”的要求是:“财务部门根据客户付款情况开具到款通知单”。这样的要求是基于没有建立ERP系统前,财务和销售都有各自独立的系统,故财务开出“到款通知单”,不但有助于贷款的确认,也分清了与销售部门的责任。在ERP系统中,信息来源不但唯一而且实时共享,因而只要财务部门在ERP系统中录入货款信息后,销售部门就可根据销售计划开出销售单实现销售。但此种做法却模糊了财务部门同销售部分之间的责任区分,且信息通过网络传递,在传递过程中缺乏原始证据支持,从而容易导致错漏。

2.对价格管理监督的弱化

按照内控制度对“销售价格的确定”的要求,企业内部应成立“价格领导小组”,价格主数据应由财务维护。这样的要求体现了财务对价格的监督职能。但是在已应用ERP的企业之中,绝大多数都将价格主数据的维护放在销售部门或计划部门,这使得财务对价格的监督被弱化。

3.销售和采购结算单据的真实性可控性削弱

在内部控制中,销售结算单据要求“三单匹配”,即一张销售收入的会计凭证要附上增值税专用发票、销售订单和产品出库单,目的是要取得不同环节所产生的数据来证明该销售收入的真实性。但ERP环境下,从销售订单的下达,到仓库产品的出库,以及最后在税金系统中打印增值税发票都是在系统中实现并且自动集成,因而作为销售收入的会计收入凭证最终没有相应的“三单”与之匹配。在传递过程中容易出现缺失以及不及时的现象,给内部控制带来不便。

(三)信息录入的关键控制缺失

ERP系统作为一个高度集成的软件,与一般的财务软件不同,使会计核算环境发生了很大变化,会计凭证的录入由原来单一的财务会计人员变成会计人员和系统操作员两部分。同时ERP系统的数据处理方式复杂多样,且系统录入点较多,单据存放也比较分散,涉及到企业各个部门。这不仅给会计工作增加了新的内容,也使会计资料的控制范围相应扩大。

三、ERP环境下内部控制制度问题的解决措施

(一)改变传统的流程增加对会计信息的可控性

企业在运用ERP系统之初,必须重视ERP系统实施将给企业带来的系统风险,并对不适应经营环境的企业内部会计控制体系做出评估和改进。其次,通过管理诊断,对企业的流程进行重新设计,消除流程中不合理的部分,以价值链为主线对流程进行整合;在此分析过程中,企业应基于风险控制原则,利用风险评估手段重新确定企业中的关键业务流程,并确定这些控制是否能有效满足控制目标;按照职责划分和授权的内控思想,在整个流程中创新地增加适当的监测点和平衡点,保证对敏感业务交易给予足够的访问。最后,在此基础上设置相应的组织结构来实现对常规业务和会计信息的双重控制。

(二)加强ERP系统与财务的集成

目前,比较流行的技术方法是将ERP与企业全面流程管理和供应链统筹管理有机结合。ERP是以预算来统领企业管理,同时辅以一套严密的管理体系来协调企业资源管理,提高企业在市场中的竞争地位。也就是说,企业资源规划的基本框架与整体预算框架相似;但两者也有所区别,企业预算是依据内部物资需求来估计采购金额的,并由此编制各种物资供应预算;而企业资源系统不仅用于预算的编制,它还需要将每天的物资采购资料及时归类整理,使管理者随时掌握企业的物资采购状况,并通过拟定相应的策略来提高企业竞争力。全面流程管理的思想是,企业的每一项作业(包括采购作业)均应有标准和预定的目标,监控系统要及时、灵敏,对存在的问题要能迅速加以处理。全面流程管理导入企业资源配置系统,有助于提高企业经营管理的水平。供应链统筹管理是与价值链管理相配合的一个概念,它所注重的是,企业要以最有效率和生产率的方式,采购到良好的产品,加以制造和包装,再销售给消费者。其与企业资源配置的共同点都在于要满足顾客的需求。将这两者加以给合,可以实现整个价值链,即包括研制开发、设计、制造、销售、配送、售后服务等各环节,使之得到通盘考虑,以发挥整体功效。

(三)加强权责分工以及从数据信息录入及存储方面加大控制力度

与手工会计系统一样,内部控制的关键是不相容职务的分离。在计算机会计系统中,不相容的职务主要有系统开发、发展及与系统操作;数据维护管理与电算审核;数据录入与审核记帐;系统操作与系统档案管理等。企业为防止舞弊或欺诈,应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度,同时,还应建立起职务轮换制度。

由于计算机处理数据的能力很强,处理速度非常快,一旦出错,影响极大,因此,企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制,保证数据输入的准确性。数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权,并经有关的内部控制部门检查;其次,应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验,如总数控制校验、平衡校验、数据类型核验、重复输入校验等。

为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被适当地储存,便于调用、更新和检索,企业应当对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号,文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明,对整个修改更新过程都应作好登记。计算机会计系统应具有必要的自动记录能力,以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。

综上所述,我们可以看出ERP作为新经济时代发展下的科技产物,正逐步运用的到现时代的企业日常经营活动中,它将对我们所固有的传统制度发起挑战。正因如此,我们对于一个新兴事物的产生应该持有正确的态度。在享受它所带来便利的同时,也应看到它在内部控制制度上的一些缺憾。正如本文中所提出的ERP环境下企业内部控制制度所存在的各种问题,我们应该从各种角度方面着手,解决ERP应用中所产生的问题,让ERP更好的为企业服务,同时也为我们的学术研究提出新的方向。

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