浅议高校人事档案的信息化建设

张　勇

摘要：文章阐述了普通高校人事档案管理信息化的重要意义，分析了现阶段普通高校人事档案管理中存在的问题，加强普通高校人事档案管理的信息化，以期人事档案信息化与学校其他信息化建设工作同步、协调发展，最大化地为学校科学决策、选人用人提供优良、快捷的服务。

关键词：高校人事档案；信息化建设；科学决策

中图分类号：G275.2 文献标识码：A

文章编号：1674-1145（2009）14-0088-02

一、人事档案信息化建设的紧迫性

（一）档案信息化建设是时代发展的需要，是档案工作的主流

党的十六大报告中提出：“大力推进信息化，加快建设现代化”，“推进电子政务”。档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录，是国家重要的信息资源。为适应国家信息化建设的需求，国家档案局近日颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是“十五”期间全国档案事业发展的一个专项规划，是第一个全国档案信息化建设规划，是为适应国家信息化建设和档案事业发展要求，实施信息化带动策略，以档案信息化带动档案事业各项工作开展的一项具体举措。

（二）信息化管理是人事档案管理改革的方向

人事档案虽然是职工个人学习和工作经历的原始记录，但档案法明确规定：人事档案属于国家，是国家信息资源的一部分。国家档案局局长、中央档案馆馆长毛福民介绍说，档案信息化建设主要包括3方面的内容，其中之一是：要对容易受损的、利用频率较高的重要档案进行数字化。职工人事档案记载的信息是与职工的切身利益密切相关的信息，具有证据性与法律性，在职工的职称评聘、工资晋升、基层选拔人才以及人事纠纷等方面都发挥着重要的证据性作用。因此，它的使用频率特别高，很需要信息化建设。

二、信息技术在人事档案治理中的作用

（一）提高管理人员的工作效率

传统的人事档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理内部进行数据共享。建立了人事档案信息数据库以后，检索查询起来就变得非常方便。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，学校其他部门如果需要某些人员的信息，可以不通过档案管理员，无论在何时都可以进入校园网，根据一定的权限进行查询，大大提高了管理员的工作效率。另一方面，人事档案的信息可以更好地得到利用，更快捷更准确地为高校决策机构提供依据。

（二）有利于高校人事制度的改革

随着国家人事制度改革的深入，高校用人制度也在发生着变化，“聘用制”逐渐代替“终生制”，这势必导致人才流动频繁。“人事代理”制度解决了“人档不分，档随人走”的被动局面，人事档案交与人才服务机构管理。聘用与解聘都不涉及他们的人事档案转递，高校通过网络，将所需人才的基本信息从人才服务机构信息网上下载并保存起来就可以了。变档案实体管理为人员信息管理，这样就减少了聘用人员因无人事档案可查询而带来的工作不便。随着全社会信息化、网络化的深入，高校直接可以从网上查询个人基本信息，有利于“聘用制”用人模式下高校对各类所需人才的选拔与管理。同时，在聘用期间，员工的表现也可以以数据的形式传输到聘用人

员信息管理中心，不断健全聘用人员人事信息，加强对聘用人员的监督。

三、如何搞好人事档案的信息化治理

（一）增强档案信息化治理的安全意识

信息技术为档案的治理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案治理带来了安全隐患。在治理中，一定要对人事档案治理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，治理人员要注重防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

（二）完善治理人员的专业素质

档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。随着信息时代的到来，对每位档案工在业务素质上提出了更高的要求，治理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案治理软件知识的学习，把握现代信息治理技术，努力使自己成为既熟悉档案治理业务知识，又懂得计算机治理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外，由于人事档案工作人员在档案建设和治理中承担着十分重要的责任，因此还要不断加强档案治理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。

（三）强化档案治理的法规建设

档案治理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。高校党委、人事及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案治理意识，要根据社会和学校的改革发展对人事档案工作的需求，制定人事档案工作发展规划，备好人事档案治理工作所需的软、硬件，建立健

全人事档案治理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。

四、高校人事档案信息化建设的优势

（一）绝大部分高校都建立了区域网

全国绝大多数高校都建立了校园网，并且设有专人管理，校园网的建立为人事档案信息化建设提供了最关键的物质基础，为人事信息资源区域性的服务提供了广阔的共享平台。有了这个优势，只要解决主观方面的一些因素，就可以实现人事档案信息化。

（二）高校拥有建库，传输信息，处理信息的人力资源

高校人力资源非常丰富，有雄厚的技术实力，能处理建库、信息传输、信息安全管理等等方面的技术障碍。能很快地掌握和发展先进的安全保障技术（包括防火墙、杀毒软件、数字签名、CA认证等）来防止档案信息的破坏、失密和盗窃。

五、亟需解决的几个问题

（一）改变管理模式，实现人事档案小区域管理统一

人事档案的指导原则是：统一领导，分级管理。规模较大的院校建立了综合性的档案馆，在信息化建设道路上一定顺畅得多。笔者了解：中等规模以下的高校基本上是“小而全”的管理模式。即工人档案、干部档案分开管理，有的学校干部档案又分成两大块：组织部管理学校中层以上干部的人事档案，人事处管理一般干部的档案。三大块信息来自不同的渠道，在建库、人员信息管理等方面都有财力与人力的浪费。笔者认为：全校职工的人事档案应该归口统一到学校人事部门管理，使用一套管理软件，高校人事处是唯一拥有职工人事档案信息管理权限的部门。

（二）重视档案人员的素质培养

科学技术是第一生产力，人是生产力中第一要素。只有管理人员的业务水平提高了，才能适应档案信息化、网络化的发展。拥有高科技，却缺乏能运用它的人才，那么，也只能望洋兴叹。在我国，传统的档案信息服务水平明显滞后于时代的发展，远远不能满足人们对信息的需求，具体表现在档案工作人员的信息意识淡漠，观念陈旧，抱残守缺，缺乏开拓与创新精神，以至于出现硬件设备的现代化与人员观念落后相互并存不协调的局面。因此，要加强档案员自身素质的提高，以适应信息化建设的需要。总之，随着时代的发展，社会的进步，网络化、信息化将在未来的社会中占主导地位，只要我们勇于开拓，不断进取，与时俱进，做好档案信息资源开发与利用，才能在社会主义建设中增强自己的吸引力和竞争力，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地，才能在信息社会的发展中不断进步。

综上所述，信息化的人事信息治理模式及人事档案治理现代化建设对实现高校的人事人才信息治理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。高校档案治理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案治理的信息化，实现高校的档案治理的根本变革。

参考文献

[1]朱小琪．科技人才的流动与动态[M]．山西科技出版社，2007.

[2]国家人事部人事信息中心[M]．通理系统实用教程．2004.

[3]吴宝康．档案学概论[M]．中国人民大学出版社，1998．

[4]张亚伟．现代人事现代化管理学[M]．中央民族大学，2005.

作者简介：张勇（1966- ），男，山东人，供职于昆明冶金高等专科学校，研究方向：人事劳资及人事档案管理。