浅谈道路运输档案的特点及服务利用

许振涛

【关键词】道路运输档案 特点 服务利用

一、道路运输档案的特点1.种类繁多，内容复杂。这一特点是由道路运输管理部门的性质和职能决定的。道路运输管理部门的职能是负责国家有关道路运输方针政策及法规的贯彻实施；根据管理权限，审批公路客货运输及道路运输相关业务；保证指令性计划任务的完成；发放、管理道路运输统一单证；监督检查，依法查处违章行为，做好对道路运输企业的分类指导及行业文明创建工作。在行使这些职能活动中，必将产生相应内容和名称的文字材料，从而形成了带有明显道路运输特点的档案。道路运输档案主要包括：道路运输文书档案，道路运输业务档案，道路运输科技档案，道路运输声像档案，道路运输会计档案等。2.反复性、连续性。所谓反复性，主要体现在随着社会的不断发展变化，如：更新车辆、更新班次、更新线路等，档案材料也跟着反复变化，即道路运输档案是由客观存在的事物决定的。所谓连续性，就是道路运输档案的形成不是一次建成的，它是一个问题了结后，又出现新问题立成了新的案卷，如：当年已被立案而未结案的行政处罚案件。3.提供利用效果好。道路运输档案是道路运输工作的历史记录，它不仅反映了道路运输管理部门工作的真实面貌，而且记载着各个时期的基本数字。道路运输档案对总结工作历史经验，制定长远规划发挥着重要的决策依据和参考作用。二、道路运输档案的服务利用

服务利用工作是档案工作的中心环节，它在提供利用档案，为机关内部及社会各行各业服务工作中发挥着越来越重要的作用。1.为解决无证经营、违规经营，道路运输业务档案发挥了重要凭证作用。如：有群众举报某客运车辆违规串线经营，扰乱正常市场秩序。在组织人员调查核实过程中，调阅了该车档案，查看“客运线路班次审批表”等审批手续，确认该车辆超越许可的经营范围从事客运经营活动，依法给予严历惩处，可以有效维护守法经营者的合法权益。2.道路运输档案在编史修志、提供依据、搜集相关资料等方面起到很大作用。如：《交通运输行业管理文件汇编》所需的资料都是档案室提供的。3.为领导进行科学决策及主动为机关工作服务等方面也发挥着重要作用。如：根据统计、财务年报制定长远规划、工作计划等。

三、应采取的措施1.做好道路运输档案的收集工作，进一步实行集中统一管理。要对零散的道路运输文书材料、业务文书材料及科技文件材料进行收集。2.积极开展编研活动。根据室藏档案特点及利用情况，有针对性地编篡一些《专题文件汇集》、《重要文件汇集》等史料，为机关日常工作和编纂地方交通志服务。3.规范业务档案，及时了解车辆动态。对营运车辆档案严格按照规范、统一的标准操作。有利于在行业管理中随时了解车辆技术状况及管理情况。同时要求在日常档案管理中及时把新的资料逐车分类入档，以保证营运车辆技术资料的时效性、延续性和准确性。4.逐步采用现代化技术管理档案，努力改善管理、提高服务利用。近几年，随着道路运输业的发展，档案室应逐步配备计算机、扫描仪，以加速档案资源服务利用，为发挥档案的作用创造良好的条件。档案是历史文明的产物和延续，是一项属于管理性质的文化事业，更是知识体系中一门独立学科和专业工作，作为道路运输档案管理者要以爱岗敬业的精神充分利用道路运输档案的特点,把“死档案”变为“活资源”，变被动为主动，更好的为社会提供利用服务。

(作者单位：青海省海南州共和县运管所）