中小企业如何加强内部控制

石 军

摘 要:企业内部控制制度是由一系列控制政策和程序所组成的系统,目的是保证生产经营活动有序、高效的运行,保证企业资产的完整与安全,防范各种经营风险,及时防止和纠正错误与弊端。目前国内许多中小企业在内部控制制度建立和执行方面存在较多问题,影响了中小企业的经济效益和持续发展壮大。本文就国内中小企业如何加强内部控制作一些分析。

关键词:中小企业;内部控制;内部稽核

中图分类号:F276.3 文献标识码:A文章编号:1008-4428(2009)12-82-02

目前国内中小企业管理者对于内部控制的重要性缺乏认识。但实际上在中小企业发展壮大过程中,企业如不加强公司内部治理,健全内控制度,会严重影响企业的融资、投资能力,如申请上市、银行借贷审批、项目投资等,进而制约企业的进一步发展。本文首先分析目前国内中小企业内部控制存在的问题,然后结合美国COSO 委员会的《内部控制——整体框架》(1992)对加强中小企业内控提一些建议。

一、目前国内中小企业内部控制存在的问题

1、管理层缺乏内部控制的意识,内控制度行为主体素质有待提高。中小企业尤其是在发展初期一般都重经营而轻管理,在内部控制方面更是几乎空白。主要是企业领导对会计制度、会计准则了解甚少,对内部控制不重视。导致企业财会人员的思想教育、业务培训跟不上,甚至出现一些根本不具备从业资格的人员来承担财会工作。

2、内部控制制度不够健全。目前多数中小企业的内部控制制度不够全面,没有覆盖企业各个业务领域和业务操作系统。尤其在财务部门,常规票据、印章分管制度,会计人员分工中的“内部牵制原则”都未能贯彻,会计核算不实而造成的会计信息失真现象较为严重;甚至一些小企业连正规的财会部门也没有建立,会计、出纳及财务审核一切工作均由一个人包办。

3、内控环境不利,导致内部控制执行力弱。中小企业中一般非公有制企业、家族企业较多,企业内部许多重点的岗位都由家族内部人员担任。而一旦这些人不愿意配合内部控制的相关程序和制度,就会使企业的内控制度形同虚设。

二、企业内部控制的基本要素

美国COSO 委员会的《内部控制——整体框架》(1992)指出内部控制有如下五个相互联系、相互作用的组成要素。

1、控制环境。控制环境是其内部控制组成要素的基础,是所有控制方式与方法赖以生存与运行的环境。它对于提供纪律约束机制和影响员工控制意识有重要作用。影响控制环境的因素有四个方面:企业人员的操作、价值观及能力;管理阶层的管理哲学和经营风险;管理阶层的授权方式及组织人事管理制度;最高管理层或董事会对单位管理关注的焦点及指引的方向等。

2、风险评估。风险评估是指辨认并分析影响目标达成的各种不确定因素。风险评估是决定应如何管理的基础,企业应评估来自外部和内部的不同风险。

3、控制活动。控制活动指确保管理阶层指令实现的各种政策和程序。企业各阶层和各种职能均掺有不同的控制活动,如核准、授权、调节、审核营业绩效、保证资产安全、职能分工等等。

4、信息与沟通。是及时、准确、完整地收集与企业经营管理相关的各种信息,并使这些信息以适当的方式在企业有关层级之间进行及时传递、有效沟通和正确应用的过程,是实施内部控制的重要条件。信息与沟通主要包括信息的收集机制及在企业内部和与企业外部有关方面的沟通机制等。

5、监督。监督是一种随着时间的经过而评估内控制度执行质量的过程。这个过程是通过持续监督、个别评估及综合监督。持续监督发生在经营过程中,包括例行管理和监督活动,以及职工为履行其职务所采取的行为。个别评估的范围和频率取决于风险的评估和持续监督程序的有效性。持续监督和个别评估一起进行,称为综合监督。内控缺陷应向上汇报,而且重大事件要报告给最高管理层或董事会。

三、中小企业加强内部控制的措施

根据上述内部控制的五要素,我们认为可以从以下几个方面来加强中小企业的内部控制。

1、形成重视内部控制的环境。首先是中小企业的领导(业主)要重视,尤其是家族式企业,如果企业主对内部控制不重视,或自身置于内部控制之外,随便变更、存废控制制度,将造成内部控制制度失效。然后是企业高层的管理人员,应该具备很高的政治素质和业务素质,否则制定科学合理、严谨有序的内控制度就成为一句空话。最后是普通员工,制定了内控制度就需要具有相应素质的员工来执行,企业应通过持续的宣传,内部学习培训,使员工了解并遵守内部控制制度。

2、完善组织控制。首先,不相容职务分离,即经营业务的授权者与执行者要分离,执行者与记录者、监督者要分离。要注重决策过程中应有的科学程序以及决策与管理体系中应有的结构层次。对企业的重大经济业务事项,由于涉及的资金或资产数额很大,对企业的经营业绩、财务状况和现金流量影响重大,有时甚至关系到企业的生死存亡,这就必须有科学合理的决策程序来把关。其次,对外投资、资产处理、资金调度以及其它重要经济业务事项的决策一旦作出,其执行过程也必须由不同部门和不同人员相互监督和制约。就会计工作而言,记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财务保管人员的职责权限应当明确,并相应分离、相互制约。实践证明,为了使内部控制行之有效,三项职务必须分离,资产保管与会计核算相分离,经营责任与会计责任相分离,授权与执行、保管、审查、记录相分离。

当然,中小企业由于人员有限,不可能像大企业那样实行严格的相互牵制制度。但是仍应当避免一个人包揽一项业务的整个过程,可以采取相互交叉复核,定期检查或指定专人审核的办法,使各人都无法方便地进行舞弊行为。

3、重视预算控制和成本控制

预算控制方面中小企业至少要对重要的项目编有预算。在编制方法方面,必须采用经过分析论证过的进行过适当修正的有效数据作为参考的依据,最好采用零基预算编制法,在参考历届的基础上,重新策划,重新编制。同时,实施控制应该由业务部和财务部共同完成,超出预算的支出必须事先得到批准,而未能支付的成本也必须有充足的理由,避免因为降低成本导致的质量下降。在季末或年末,应将实际业绩与预算相对比,找出差距,查明原因并采取措施加以纠正或修订预算。

在成本控制方面,企业应制定成本费用标准,分解成本费用指标。并经常对成本进行分析,考核成本费用指标的完成情况,找出成本差异的原因。企业可以制定标准成本,如果由于条件所限,不可能实行完全的标准成本制度,可以只制定重要成本项目的标准。

4、加强企业内部稽核制度,提高内控制度执行质量。(1)重视内部稽核工作。在激烈的竞争压力下,中小企业较多地强调业务发展,一味追求经济目标的实现,不同程度地放松了内部管理,包括内部控制和内部稽核。一些企业的高级管理人员甚至认为,稽核部门不能创造效益,还要占用人员编制,增加经营成本。(2)在执行公司的常规管理行为时,应该保证内部控制能够持续地被执行。这需要经常对内部控制框架进行培训和宣传,使公司的每位员工明确责任并被要求严格按照规范操作,杜绝执行中的随意性。(3)注意收集来自外部的交流信息,比如投诉的内容、无缘无故的突然改变合作方式等,都有可能表明公司的内部控制出现了问题,导致外部单位的不满或责怪。(4)在明确公司组织结构及内部分工和授权的情况下,定期对公司的资产进行盘查,包括现金的突击盘点和对帐、实物资产的帐核对和盘点、是否存在帐外帐等,以保证财产的安全和完整。(5)加强合同管理和项目管理。

四、中小企业建设完善内部控制制度的原则

1、尽早建设原则

中小企业内控制度应早建设,早收益。与其后来因内控不力导致重大挫折而再来补救,耗时耗力,不如主动重视,建议在发展初期就同步建立并不断健全完善内控制度。既能合理配置企业资源,堵塞漏洞,加强企业防范风险的能力;又能规范企业内部管理流程,提高企业经营效率。

2、成本效益原则

内部控制的任何分工、审核、制衡,都必须考虑是否符合成本效益原则。如果分工和制衡的成本高于其效益,则不应当采用该项控制。注意这里所讲的成本效益是从企业整体利益的角度上考虑。如尽管一些控制会影响工作效率,但对整个企业来讲,如果不采用该项控制,则可能对企业造成更大损失,则仍应实施该项控制。

3、重要性原则

中小企业受人员、资源限制,无法像大公司那样建立全面系统的内部控制,必须有所取舍。此时应重点控制对企业成败有直接影响,如影响盈亏、成本的重要事项;而次要的事项,根据企业的能力限制,简单控制或不控制。

4、灵活性原则

考虑到中小企业行业分布广,各有特点,因此,在制定内部控制制度时,不能照搬其他企业的做法,而应当根据本企业业务、规模等特点,灵活地制定适合本企业情况的控制制度。

参考文献:

[1]钱屹俊.现代企业内部控制制度探析[J].现代商业,2009.(01)

[2]李琳.企业内部控制整体框架浅析[J].合作经济与科技,2009,(05)

作者简介:

石军,深圳市广田控股集团有限公司。