探索基于单套制管理的国有企业电子档案管理方式及策略

摘 要：本文探讨了国有企业电子档案管理中单套制管理方式的优势及实施策略。在现代信息技术背景下，实施电子档案单套制管理可实现电子档案的全程电子化、无纸化管理，降低行政成本，提高档案管理效率，提升利用的便利性。然而，部分企业在电子档案管理过程中仍面临安全性不高、管理制度机制不健全及信息资源共享能力不足等问题。为解决这些问题，建议构建国有企业电子档案单套制管理系统，完善安全审计机制，保障电子档案的真实性和完整性，并利用大数据技术提升电子档案共享的程度。

关键词：单套制；国有企业；电子档案；模式创新

在档案管理中，“套”是指文件归档的保存状态，即归档文件的载体类型。单套制是指以电子形式归档电子文件和管理电子档案；双套制是指同时存在纸质和电子形式。2003年，冯惠玲教授最早将双套制定义为：双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。当前随着信息技术的不断发展，文件以电子形式产生，就应以电子形式保存。在这一背景下，国有企业电子档案管理方式也应该与时俱进地创新，形成单套制管理模式。

1 国有企业电子档案单套制管理方式

1.1 构建国有企业电子档案单套制管理系统

1.1.1根据部门构架完善系统框架设计。合理的系统框架设计是保障国企电子档案单套制管理系统顺利运转的重要前提。国有企业电子档案单套制管理系统遵循电子文件的生成、流转、归档、存储、检索和利用等全生命周期的管理需求，实现功能层面的互动性。此外，根据业务需求，划分系统的功能模块，如文件收集、整理、分类、存储、检索、利用和审计等模块，提升单套制管理系统的可扩展性和可维护性。定期进行安全风险评估和漏洞修复，确保国有企业电子档案信息的安全性。

1.1.2完善国有企业电子档案管理与归档制度。制定和完善国有企业电子档案单套制管理的相关规章制度，明确电子档案的归档范围、归档要求、管理流程和责任分工等。实现对国企各业务部门的电子文件的自动抓取，支持多种文件格式的相互转换和解析，有效解决电子文件在传输过程中的不兼容问题。采用数字签名技术，对电子文件进行身份认证和防伪处理，确保电子档案的真实性和完整性，防止文件被篡改或伪造。

1.1.3重视电子档案信息的安全性。采用云存储技术，实现对海量电子档案信息的存储。通过定期数据备份和异地备份，进一步提升电子档案信息的安全性。此外，还要建立完善的安全审计机制，对国有企业电子文档按单套制管理系统进行实时监控和记录，确保系统运行的合规性和安全性。同时要设置合理权限，采用基于角色的访问控制（RBAC）策略，根据国有企业不同职能部门的不同岗位设置不同权限，确保不同人员只能访问其权限范围以内的档案文件，保障档案数据在利用过程中的安全性。

1.2 利用大数据技术提升电子档案的共享程度

在数字时代背景下，大数据技术已经成为国有企业电子档案共享的重要手段。为了更好地实现国有企业电子档案信息的共享，有必要发挥大数据技术的优势和特点，提升电子档案的共享程度。

完善相应电子档案管理的标准，由于国有企业电子档案数据来源于不同部门、不同系统，只有实现统一的数据格式和标准才能够对数据进行转换和集成。同时通过数据治理对电子档案数据进行整合，确保电子档案数据的质量，为后续电子档案共享提供支持。国有企业电子档案共享并不是简单的数据分享，而是基于某些共性问题或具体要求，实现高质量的电子档案信息的共享，在这一过程中就需要进行数据挖掘，要从海量的国有企业电子档案数据信息中提炼出有价值的信息，进而为相关业务工作开展提供支持。档案管理部门可以围绕生产部门要求对销售数据和行业发展数据进行分析，通过数据挖掘可以为生产部门共享相关数据，进一步提升生产的科学性和合理性。

2 国有企业电子档案单套制管理方式的优势

2.1 电子档案单套制管理方式有助于节约管理成本

在传统的双套制管理模式下，由于大量档案文件以纸质形式存在，每年增加的纸质档案需要占用大量的物理空间，还要定期对其进行安全检查，防止发生发霉变质等问题，无形之中会增加企业的管理成本。同时，在开发利用过程中还需要对其打印，无论是耗材成本，还是设备维护成本都会增加国有企业档案管理成本。

实施电子档案单套制管理之后，单套制无需再打印大量的纸质档案，节省纸张、油墨等耗材成本，避免纸质档案的存储、管理和维护等费用。将纸质档案转化成为电子档案存储到数据库或档案管理系统中，不仅能够节省物理空间，还能够利用更为先进的技术手段进行合理开发和提供利用。同时，电子档案单套制管理系统还能够与办公自动化系统和业务系统对接，实现电子档案信息收集、管理和共享的无缝衔接，减少不必要的中间环节，有助于提升电子档案管理的效率。

2.2 电子档案单套制管理方式有助于创新管理模式

在单套制管理模式下，国有企业档案管理部门不必拿出人力、物力和财力对纸质档案文件进行归档整理。同时借助电子档案单套制管理系统，能够将单套制管理理念渗入电子档案的创建、移交、存储、检索、共享和传输环节，进一步提升电子档案信息的共享效率，使国有企业电子档案管理更加高效灵活。电子档案单套制管理也有助于推动国有企业档案管理方式创新。通过实现档案资源的数字化和网络化管理，进一步增强了电子档案的利用价值。与传统档案管理模式相比，电子档案单套制管理方式更加智能化、高效化和信息化，在企业电子档案管理过程中可以与第三方互联网企业展开合作，围绕电子档案管理实际需要对管理模式创新，形成智慧化管理模式，能够借助智慧技术手段将电子档案信息开发与企业业务工作、区域经济社会发展紧密联系，充分发挥国有企业档案信息的独特价值。通过广泛宣传，让社会公众对国有企业档案工作有更为深刻的认知。

2.3 电子档案单套制管理方式有助于提高工作效率

在信息时代背景下，现代信息技术与国有企业电子档案管理融合得更为紧密，单套制管理模式凭借其较低的管理成本和高效的管理效率，已经成为国有企业档案管理工作的重要方式。在技术赋能下，能够进一步提升国有企业档案工作的效率。首先，国有企业电子档案单套制管理实质上采用的是“单轨制”的运行模式，管理对象是各类电子档案，在管理过程中可以利用电子档案单套制管理系统对各类档案文件进行收集和整合，降低不必要的人为风险。其次，电子档案单套制管理方式能够借助先进的信息技术对各类电子档案进行整理、开发和利用，大大减轻了国有企业档案管理人员的工作负担，减少不必要的资源浪费。

3 国有企业电子档案管理的难点与瓶颈

随着云计算、大数据、人工智能等技术的快速发展，电子档案管理信息系统已经实现更为先进、智能和高效的功能。系统能够与企业其他信息系统如ERP、CRM等无缝对接，实现数据的实时共享和更新。但在成绩的背后也看到国有企业电子档案管理信息系统在安全性建设、制度机制建设、资源共享方面还存在着具体问题，只有对存在问题进行具体客观的分析，才能够发现背后的原因，进而为后续的保障措施制定提供依据。

3.1 国有企业电子档案管理信息系统安全性有待提升

国有企业电子档案管理是一项系统工程，在建设过程中会运用到大量的信息技术。在先进技术背后，也对国有企业电子档案管理信息系统的安全能力提出较高要求。但目前部分国有企业电子档案管理信息系统还存在一定的安全隐患。特别是在应对新型黑客攻击、木马病毒和计算机病毒侵害时，国有企业电子档案管理信息系统防护措施相对滞后，存在一定的被篡改、被侵入风险。加之国有企业一般规模庞大，相关职能部门较多，在电子档案信息收集、整理、开发、利用和共享过程中，需要为不同部门的相关人员赋予不同的权限。如果在权限设置过程中不够严谨，会在一定程度上增加人为风险。一旦重要的国有企业电子档案信息被篡改或删除，势必会影响档案管理的质量，轻则造成经济损失，重则会对国有企业经营管理造成危害。

3.2 国有企业电子档案管理制度机制还不够完善

制度机制建设是否完善对国有企业电子档案管理质量产生直接影响。当前部分国有企业在电子档案管理过程中制度机制建设还不够完善，没有结合单套制管理的相关要求，对国有企业电子档案管理制度机制进行优化和完善。部分制度还掺杂着纸质档案管理内容，这些制度机制已经很难适应新时期国有企业电子档案管理的实际需要，无法满足电子档案管理工作开展的具体要求。长此以往，势必会影响工作质量，甚至部分档案工作人员在工作过程中由于没有规范的制度机制作为依据，电子档案存储格式五花八门。同时，电子档案开发利用存在格式不统一问题，电子档案共享存在数据不兼容的问题，不利于档案资源的查询、调取和利用。

3.3 国有企业电子档案信息资源共享能力不足

国有企业作为国家经济发展的支柱，在发展过程中必然与多个经济主体联系与互动，对各类信息资源进行整合。但目前部分国有企业在电子档案信息资源共享方面还存在重视程度不足、人才队伍建设滞后、技术能力有限的现实困境。部分档案管理人员由于受到双套制管理思维的影响，没有给予电子档案信息资源共享足够的重视，导致电子档案信息共享成效与预期存在着较大差距。加之，部分国企电子档案管理人员年龄偏大，很多人员属于“半路出家”，对于电子档案信息资源共享了解得不够深入，对于大数据、云计算智能技术掌握得不够全面，难以为国有企业电子档案信息资源共享做出贡献。

4 国有企业电子档案单套制管理的保障

4.1 从国家层面和行业层面完善标准规范

将单套制管理理念融入国有企业电子档案管理之中是一项复杂的系统工程，既需要给予单套制管理足够的重视，也需要形成相应的标准规范，为相关工作落地提供扎实保障。

4.1.1国家层面要以部门规章或标准的形式支持国有企业电子档案单套制模式落地。通过试点的方式总结相关经验，形成具有可操作性的规章制度和标准规范，为国有企业单套制管理模式创新提供支持，也能够让国有企业档案管理人员吃下“定心丸”，能够有更多的精力来研究国有企业电子档案单套制管理相关的问题。

4.1.2国家或行业层面应制定切实可行的操作规范。为国有企业档案管理人员参与电子档案单套制管理提供“指南针”和“说明书”。早在2020年，国家档案局就将企业电子文件归档和电子档案管理试点作为重点工作部署，并形成了相关成果。因此，国家完全可以将这些成果以标准规范的形式落实，为国有企业电子档案单套制管理提供支持。

4.2 加强国有企业档案专业人才队伍建设

人才是推动科技创新的最核心要素。从国有企业电子档案单套制管理高质量发展的角度看，应该将人才队伍建设作为重要方面。

4.2.1要加强对国有企业档案管理人员的信息素养。电子档案单套制管理涉及的电子档案种类多。电子档案整合、开发和利用过程中需要的技术多，相应地对国有企业档案管理人员的综合能力和信息素养提出了更高要求，国有企业在档案人才培养过程中要将大数据、云计算和人工智能等作为重要培训内容，同时也要引导档案管理人员系统地学习单套制管理的相关概念、核心内容和相关技术，并将这些技术和理论主动地运用到国有企业电子档案单套制管理之中。

4.2.2要加强对国有企业档案管理人员的安全教育培养。国有企业电子档案很多信息与企业发展息息相关，这些档案信息至关重要。因此，有必要加强对档案管理人员的安全教育培训，进一步提升档案管理人员的安全意识，主动规避各种安全风险，切实保障国有企业电子档案信息的安全。

总之，在信息时代背景下，国有企业电子档案管理也应该主动适应时代发展的趋势，充分认识到现代信息技术对电子档案管理产生的深刻影响，以单套制作为管理思路，以问题为主要导向，将单套制管理思维与国有企业电子档案管理进行深度结合，运用大数据思维加强对电子档案的管理，同时提升对国有企业电子档案信息资源利用的程度，将国有企业电子档案信息与国有企业的战略决策、技术创新和未来发展进行深度融合，助力国有企业高质量发展。

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作者简介：谭英（1975—），大学学历，四川华能康定水电有限责任公司馆员，研究方向：国有企业（水电站、新能源电站）档案管理，数字档案馆管理。