信息化时代学校档案人员的职业素养提升研究

摘 要：信息化时代，学校提升档案人员职业素养有利于提升档案管理效率，促进学校信息化发展及保障档案数据的安全性。然而，实践中仍然存在一些挑战，包括档案人员的数字化管理意识不足、缺少系统化的职业培训机制、资源支持不足等。为有效应对这些挑战，建议提升档案数字化管理意识、构建系统化职业培训体系、加强资源支持，以便全面提升档案管理能力。

关键词：信息化；学校；档案人员；职业素养

引言

随着信息技术的快速发展，全球教育系统正全面向信息化方向迈进，而档案管理作为学校管理的重要领域，其发展水平直接关系到教育信息化的实施成效。然而，当前许多学校在档案管理实践中仍存在诸多问题，这些问题制约了档案管理水平的进一步提高。因此，研究如何在信息化背景下提升学校档案人员的职业素养，不仅是档案管理领域的重要课题，还对推动教育信息化发展具有现实意义。

1 信息化时代下学校提升档案人员职业素养的意义

1.1 提升档案管理效率

信息化时代为档案管理带来了深刻的变革，学校档案管理工作逐渐从传统纸质模式向智能化方向转型，其中档案管理效率的提升是教育信息化建设的关键环节，而档案人员的职业素养是这一目标实现的核心因素。首先，学校通过强化档案人员的信息技术能力，能够使他们熟练运用档案管理系统高效完成数据录入、查询和整理等工作，减少传统人工管理中的冗杂。其次，职业素养的提升还能增强档案人员对数字化工具的熟悉程度，优化学校档案的分类、存储和检索流程，使得档案调取更加快捷精准。最后，信息化时代带来了数据量的激增，档案人员职业素养的提高能够帮助其更好地适应这种变化，在大数据背景下实现批量处理。因此，在信息化时代，通过提升学校档案人员的职业素养，能够有效实现档案管理从烦琐到高效的转变，为教育事业的进一步发展提供有力支持。

1.2 促进学校信息化发展

信息化时代为学校的整体发展提供了新的契机，而档案管理作为学校信息化的重要组成部分，其现代化水平直接影响着学校信息化建设的成效。一方面，档案人员职业素养的提升能够帮助其充分掌握现代信息技术，这些技能的掌握能够推动档案管理工作全面融入学校的信息化平台，实现与教学管理、学生管理、行政管理等其他系统的互联互通[1]。另一方面，职业素养的提高还能增强档案人员对学校信息化发展方向的理解，帮助他们在工作中主动探索创新，推动档案管理工作向智能化方向发展。因此，在信息化时代，学校通过培养高素质的档案管理人员，可以为教育信息化发展奠定坚实的基础。

1.3 保障档案数据的安全性

信息化时代带来的数据数字化与联网化，为学校档案管理创造了便利，但同时也增加了数据安全性风险，一旦泄露或丢失，将对学校和师生造成无法挽回的损失。在此背景下，档案人员职业素养的提升显得尤为重要，他们在数据安全管理中起着关键作用。首先，通过提升职业素养，档案人员能够掌握更多的数据安全技术手段，有利于从技术层面保障档案数据的安全性。其次，职业素养的提高可以增强档案人员的安全意识，使其能够更敏锐地识别潜在的安全风险。例如，网络攻击、病毒感染和人为操作失误等，并采取及时有效的防护措施。最后，在学校的实际应用场景中，档案数据的安全性不仅关乎学校内部的管理秩序，还影响到外部的社会信任，而通过提升档案人员的职业素养，学校可以从源头减少数据安全事故的发生，为教育信息化发展提供坚实的保障基础。

2 影响信息化时代学校提升档案人员职业素养的主要因素

2.1 档案人员的数字化管理意识不足

信息化时代，学校在提升档案人员职业素养的过程中，数字化管理意识不足是一个突出的问题。第一，档案人员宣贯《档案法》有关档案数字化管理的意识不足，阻碍档案信息化的推进。第二，信息化时代，部分档案人员对数字化工具和系统的功能和应用价值缺少认知，面对复杂的数字化设备和软件时往往表现出抵触情绪，从而制约了档案工作的效率和质量。第三，档案人员的创新意识不足，缺少探索精神，不能积极将先进的信息化理念融入日常工作，从而难以在档案管理领域提出具有前瞻性或创造性的建议[2]。第四，部分档案人员在操作中未能严格遵循信息化管理的规范要求，缺少对数据精准处理和保护的主动意识。第五，档案人员的学习意识薄弱。他们对数字化管理相关知识的学习动力不足，缺少自我提升的意愿，导致档案人员难以适应学校信息化的发展。

2.2 缺少系统化的职业培训机制

学校在提升档案人员职业素养的过程中，系统化职业培训机制的缺失是一个显著的问题。第一，培训内容的针对性不足。现有的职业培训机制在设计时未能充分考虑档案人员在信息化环境中的实际工作需求，内容过于笼统且缺少深度，忽视实操能力的培养，无法有效提高档案人员应对信息化环境下档案管理挑战的能力。第二，职业培训的覆盖范围有限。档案管理岗位上的人员通常未被作为重点培训对象，部分档案人员在职期间难以获得与信息化技能相关的培训机会，从而造成职业素养提升的不均衡。第三，职业培训的形式单一。现有的培训机制通常采取集中授课模式，内容枯燥且互动性不足，无法激发档案人员的学习兴趣和积极性，从而难以适应信息化时代对档案管理能力多样化的要求[3]。第四，职业培训的评价机制不完善。在学校现有的职业培训中，档案人员的学习效果和能力提升情况缺少科学的评价机制，没有明确的方式检验档案人员对信息化管理技能掌握的程度，也缺少对职业素养提升效果的持续跟踪和改进。第五，职业培训的资源支持不足。培训机制的运行依赖于资金和技术支持，但学校在信息化时代对档案人员培训的资源投入明显不足，导致培训条件不佳，使得培训的实施受到很大限制，难以满足档案人员职业素养全面提升的需求。

2.3 资源支持不足

《档案法》明确规定，各级政府应当提供必要的资金和设备支持，确保档案管理的现代化水平。资源支持不足的问题说明部分学校未落实这一法定职责，直接影响档案人员职业素养的提升。第一，信息化设备配备不完善。学校用于档案管理的硬件设备往往无法满足信息化管理的需求，直接影响了档案人员在日常工作中使用信息化工具的效率。第二，在许多学校，现有的档案管理软件缺少全面性和先进性，功能模块不够齐全，操作流程不够简便，这种资源短板不仅增加了档案人员的工作负担，也削弱了其在信息化环境下的职业技能发挥，使档案数字化管理难以顺利推进。第三，档案管理专用资金投入不足。在信息化时代，提升档案人员职业素养需要足够的资金支持，但部分学校在教育信息化发展的过程中，往往优先投资于教学和科研领域，对档案管理的资金支持力度较弱，导致档案管理部门在采购设备等方面面临预算不足的问题。第四，学校在信息化建设中，档案管理部门通常缺少专业技术团队的持续支持，一旦信息化设备出现技术故障，档案人员由于缺少有效的技术服务资源，将难以及时解决问题，从而进一步暴露了资源支持方面的缺陷。第五，档案管理的工作环境不适应信息化要求。信息化档案管理需要专门的工作空间，用于存储设备、操作系统及进行技术性操作，但部分学校对档案管理部门的空间和环境资源分配不足，工作环境不利于现代化管理工具的应用，从而限制了档案人员信息化能力的发挥。第六，信息化时代，职业素养提升需要依赖系统的学习资源，但许多学校未能为档案人员提供充分的学习资源支持，缺少权威性、针对性的学习材料，导致档案人员在信息化知识和技能提升上难以获得有效帮助。

3 信息化时代下学校提升档案人员职业素养的策略

3.1 提升档案数字化管理意识

信息化时代，档案人员的数字化管理意识直接影响着档案管理质量，同时也对学校信息化整体战略的实施起到关键支撑作用。因此，如何通过系统措施全面提升档案人员的数字化管理意识，已经成为学校推动档案管理现代化的首要任务。第一，为了让档案人员全面了解数字化管理的基本概念和内涵，学校应当定期举办专题讲座和学习研讨会，邀请档案管理专家和信息技术领域的学者参与，通过案例分析和理论讲解，使档案人员清晰地理解信息化背景下档案管理模式的重要性。第二，为了帮助档案人员熟悉信息化管理工具，学校需要建立常态化的技术培训计划，提供系统化的软件和设备操作课程。培训中应当结合具体的档案管理场景，以实际操作为主，保证档案人员能够在日常工作中灵活运用管理系统和数字化工具。第三，针对档案人员创新意识不足的问题，学校需要通过营造创新氛围和制定激励措施来提升其积极性。具体做法包括设立档案管理创新奖项，对在信息化管理中表现优异或提出创新思路的档案人员给予奖励和表彰。第四，为了解决档案人员责任意识不足的问题，学校应从工作目标和岗位责任出发，强化其对信息化管理重要性的认识。此外，还可以通过部门例会、专题讨论等形式，加强档案人员与学校其他部门之间的协作，增强档案人员对学校信息化建设的责任感和归属感。第五，在解决档案人员对数据质量和安全敏感性不足的问题时，学校需要特别加强对数据管理规范的教育。具体措施包括制定详细的数据管理流程和操作标准手册，保证档案人员在数据录入、存储和备份等环节有章可循。

3.2 构建系统化职业培训体系

学校在信息化背景下，必须建立一套科学、全面、系统的职业培训体系，来帮助档案人员掌握数字化的管理技能，以便适应不断变化的技术环境，这不仅是学校档案管理优化的内在需求，还是推动教育信息化目标实现的重要保障。第一，为了解决职业培训缺少连贯性的问题，学校应制定长期规划的职业培训体系，其中培训应包含档案数字化管理的基础知识、高阶技能和前沿技术趋势，以便保证培训内容贯穿档案管理人员的职业发展全过程。第二，为解决培训内容针对性不足的问题，学校需根据档案管理工作实际需求，设计个性化和专业化的培训内容。此外，学校应定期开展问卷调查或工作分析，精准识别档案人员在数字化管理中遇到的难点，将其作为培训重点，保证培训内容能够切实解决实际问题。第三，针对职业培训覆盖范围有限的问题，学校需建立覆盖全体档案人员的培训机制，保证所有档案人员能公平地享有职业素养提升的机会。同时，针对因工作繁忙无法参与线下培训的档案人员，学校可以推出灵活的学习模式，如录播课程、在线辅导和自主学习模块，从而扩大培训覆盖范围[4]。第四，除了传统的课堂授课模式外，学校可以通过情景模拟、实操演练、案例分析等方式提升档案人员的学习效果。例如，设计基于虚拟现实技术的档案管理模拟系统，让档案人员在虚拟场景中完成数字化的操作任务，从而更直观地掌握相关技能。第五，为应对培训资源不足的问题，学校需加大对职业培训的资金投入，并引入外部资源，扩大培训支持力度。此外，学校还可申请教育部门的专项资金支持，用于开发档案管理在线课程、购置培训设备、完善培训场地，为档案人员职业素养提升提供强有力的资源保障。

3.3 加强资源支持

信息化档案管理的推进不仅依赖于档案人员职业素养的提升，还需要有力的资源支持作为保障，但当前学校在这些方面的资源配置尚显不足，亟须通过加强资源支持来破解瓶颈，以便为档案管理提供高效运行的基础条件。第一，为解决信息化设备配备不完善的问题。学校需要根据档案数字化管理的具体需求，采购高性能的服务器、专业化的存储设备、便捷的终端操作设备，以便保证这些设备能够满足档案数据的存储需求。第二，为了解决档案管理系统功能有限的问题。学校可以选择购买功能更加全面的管理系统，或根据学校档案管理的具体需求定制开发。此外，学校还需提供系统使用的技术支持文档，并在系统上线前组织档案人员进行专项培训，保证其能够熟练操作系统[5]。第三，针对专用资金投入不足的问题。学校需要加大对档案管理工作的预算支持力度，为此，学校可以在年度预算规划中明确地将档案管理列为信息化建设的重要组成部分，保证专项资金的分配。第四，为解决技术支持和服务保障不足的问题。学校需要建立专业化的技术支持团队，专门负责档案管理系统的维护工作。此外，学校还可以与第三方技术服务机构签订长期合作协议，定期开展设备巡检，以便保证档案管理工作的稳定性。第五，改善档案管理工作环境方面，学校需要为档案管理部门提供适合信息化需求的工作场地。为此，工作场地应当配备符合数字化操作需求的网络环境、舒适的办公设备和充足的存储空间，从而方便档案人员高效完成各类数字化任务。

参考文献

[1]文玉花， 郭斐.高校档案信息数字化建设研究[J].菏泽学院学报，2022，44（03）：134-137.

[2]何山.高校干部档案管理人员数字素养提升研究[J].浙江档案，2020（10）： 58-59.

[3]吴娟.网络与数字环境下高校档案管理工作者素养提升策略探讨[J].传播力研究，2020，4（23）：195-196.

[4]张海秀.提升高校档案管理人员素养的策略与途径[J].办公室业务，2020（14）： 168+173.

[5]郭云松.论学校档案管理人员的职业道德和素养[J].办公室业务 2019，（09）： 94.

作者简介：梁玮玮（1980.2—），大学学历，烟台市体育运动学校馆员，研究方向：学校档案。