财务共享模式下的费用报销优化研究

摘"要：文章探讨了财务共享模式下的费用报销管理，介绍了财务共享模式及其特征，定义了费用报销及其流程，分析了在财务共享模式下费用报销的特点。传统费用报销流程中存在诸多问题与挑战，包括流程复杂性、人工操作导致的错误与风险以及信息孤岛与数据不透明。这些问题不仅增加了报销的时间和成本，也影响了数据的准确性和透明度。文章进一步分析了财务共享中心在费用报销管理中存在的具体问题，发现纸质发票的使用导致了大量人力物力的浪费，报销流程复杂且耗时，单据退回和修改引发了重复审批，现有报销制度也存在不完善之处。针对这些问题，提出了改进建议：推广电子发票和数字化管理、简化报销流程、改进单据退回处理机制，以及完善报销制度与政策。通过这些措施，可以提升费用报销的效率和准确性，优化财务共享模式的整体运作。

关键词：财务共享模式；费用报销；信息孤岛；数字化管理

中图分类号：F233文献标识码：A"文章编号：1005-6432（2025）06-0143-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2025.06.035

1"引言

在现代企业管理中，费用报销是财务管理的重要组成部分。随着企业规模的扩大和业务的复杂化，传统的费用报销流程面临诸多挑战。财务共享模式作为一种新兴的管理模式，旨在通过集中化的财务服务来提升管理效率和降低成本。然而，传统费用报销流程中的复杂性、人工操作导致的错误、信息孤岛以及数据不透明等问题，严重影响了财务共享模式下的费用报销效率和效果。

因此，对财务共享模式下费用报销的基本概念、问题及挑战进行深入分析，并提出切实可行的改进建议，是提高企业财务管理水平和优化报销流程的关键。文章将探讨财务共享模式的定义与特征，分析传统费用报销流程中存在的问题，并提出相应的改进措施，以期为企业财务管理和报销流程优化提供参考和支持。

2"财务共享模式与费用报销的基本概念

2.1"财务共享模式的定义与特征

财务共享模式是一种集中化的财务管理模式，通过将企业内部分散的财务职能集中到一个共享服务中心，以提高财务操作的效率和一致性。这种模式的核心是整合企业各个部门的财务活动，如账务处理、费用报销、财务报告等，进而实现资源的优化配置和成本的降低。

财务共享模式的主要特征包括：集中化管理，通过建立统一的共享服务中心，将财务职能集中处理，避免了各部门财务操作的重复和低效；标准化操作，统一的财务流程和标准能够确保数据处理的一致性和准确性，减少人为错误和财务风险。

自动化技术应用，借助先进的信息技术和自动化工具，提高财务处理的速度和精确度；服务导向，财务共享中心不仅服务于内部的业务部门，还可以提供专业的财务咨询和支持，提升整体服务质量。通过这些特征，财务共享模式能够有效提升企业财务管理的效率和效益，推动财务管理的现代化转型。

2.2"费用报销的定义与流程

费用报销是指员工因公支出或为公司业务支出而申请公司对相关费用进行偿还的过程。费用报销的定义包括员工在执行工作任务时发生的合理且合规的费用，如差旅费、办公用品费用、餐饮费等，需按照公司规定的报销流程进行申请和审批。

费用报销的标准流程通常包括以下两个步骤：第一，员工需填写报销申请单，详细列明费用类别、金额及相关说明，并附上有效的发票或收据作为凭证。报销申请单和凭证提交至部门主管进行初步审核，确认费用的合理性和合规性。审核通过后，申请单会被送至财务部门进行进一步审核和录入，财务部门会核对发票信息和费用明细，并进行账务处理。第二，经财务部门确认无误后，报销款项将通过公司财务系统转账至员工账户。整个报销流程要求每一环节都遵循公司制定的报销政策和标准，以确保费用的准确核算和合规支付。通过这一流程，企业能够有效控制和管理费用支出，确保报销的透明度和规范性。

2.3"财务共享模式下费用报销的特点

在财务共享模式下，费用报销展现出三个独特的特点。第一，报销流程标准化和集中化，使得所有报销操作遵循统一的流程和标准，有助于提高处理效率和减少操作误差。共享服务中心通过集中管理费用报销，能够有效整合各部门的数据，保证财务信息的一致性和透明度。第二，自动化系统的应用是财务共享模式下费用报销的一大特点。通过集成的财务软件和电子报销系统，可以自动化完成数据录入、审核和支付，大大降低了人工操作的复杂性和错误率。财务共享模式下的费用报销通常具有更高的可视化和监控能力。第三，由于所有费用报销数据都集中在共享服务平台上，管理层可以实时查看报销情况，进行数据分析和审计，从而更好地控制费用支出，防范财务风险。财务共享模式通过集中处理费用报销，也能够实现规模效应，降低企业整体运营成本，提高财务管理的效率和效果[1]。

3"传统费用报销流程中存在的问题与挑战

3.1"费用报销流程的复杂性

传统费用报销流程的复杂性是一个突出的问题，通常涉及多个步骤和审批环节，使得整个过程变得烦琐且耗时。第一，员工需要按照企业的报销规定填写详细的报销单据，并准备齐全的发票和相关凭证。这一过程需要准确记录每一项费用的详细信息，并附上合法合规的发票和证明材料。接下来，报销单据需要经过多层级的审批，通常包括部门主管、财务部门和其他相关审批人员。第二，每一个审批环节都要求仔细审核报销的合理性和合规性，这不仅增加了处理时间，还可能导致审批标准的不一致。复杂的审批流程容易引发管理上的困难，导致审批延迟和流程不顺畅。员工在提交报销申请后，往往需要长时间等待审批结果，这不仅影响了员工的工作积极性，还可能对企业的财务管理造成影响。第三，烦琐的流程还容易导致报销单据的丢失或错误，需要多次沟通和协调以解决问题。为了提高报销效率，企业需要简化报销流程，减少不必要的审批环节，并通过数字化手段优化报销申请和审批过程，从而提升整体工作效率和员工满意度。

3.2"人工操作导致的错误与风险

在传统费用报销流程中，人工操作常常导致错误与风险的增加。人工操作涉及报销单据的录入、审核和处理，每一个环节都容易出现人为失误。员工在填写报销单据时，可能会由于疏忽或缺乏详细指导而输入错误的信息，如金额错误、费用分类不准确或发票编号遗漏。这些错误在后续的审核过程中可能未被及时发现，从而影响报销的准确性和合规性。

审批人员在审核过程中也面临类似的问题，人工审核不仅耗时长，还容易因工作量大、压力大或对报销政策理解不一致而出现错误判断。这种错误可能导致不符合政策的费用被错误批准，或合规的费用被误拒。人工操作还可能引发数据的重复录入和信息遗漏，进一步增加了财务管理的复杂性。报销单据在录入系统时，可能由于多次录入或系统同步问题导致数据重复，影响报销数据的准确性和完整性。

文件的丢失或损坏也会增加审计和报销管理的难度，需要多次重新提交和处理。为了解决这些问题，企业可以通过引入自动化系统和智能审核工具来减少人工操作。自动化系统能够高效、准确地处理数据，并通过系统化的审核流程减少人为干预，从而提高报销处理的准确性和效率，降低出错和风险的可能性。

3.3"信息孤岛与数据不透明

信息孤岛与数据不透明在传统费用报销流程中是一个主要问题，严重影响了报销流程的效率和管理效果。在传统模式下，各个部门和系统之间的数据往往是分散的，缺乏有效的整合和共享。这种信息孤岛现象导致了数据的断层，使得不同部门和审批人员无法实时获取和共享报销相关的信息。员工提交的报销申请需要经过多个审批层级，每个层级可能使用不同的系统或工具来处理这些数据。

这种分散的数据管理方式使得信息传递变得缓慢且容易出错。审批人员在审核报销申请时，往往难以全面了解申请的背景和状态，缺乏对整体报销流程的全面视角。此外，信息孤岛还可能导致报销数据的更新不及时，报销进度和状态难以跟踪，从而影响处理的透明度。

数据的不透明也会导致报销问题的隐蔽和延迟。报销标准的执行不一致、费用异常情况的处理可能因为信息不透明而无法及时发现和解决。这种情况不仅影响了报销的公平性和合规性，还增加了财务管理的复杂性。为了提高信息透明度和流动性，企业应建设统一的信息系统和数据平台，实现报销数据的集中管理和实时更新。通过数据整合和共享，优化沟通和协调，提升报销流程的整体效率和管理水平[2-3]。

4"财务共享中心费用报销问题分析

4.1"纸质发票的使用浪费人力物力

在财务共享中心，纸质发票的使用带来了显著的人力和物力浪费。传统上，企业依赖纸质发票作为费用报销的凭证，这要求员工将所有相关发票和收据收集、整理，并提交给财务部门。这个过程涉及大量的手动操作，包括发票的扫描、录入、审核和存档。

每一张纸质发票都需要人工逐一处理，这不仅增加了工作量，也使得处理过程容易出现人为错误。发票信息录入时可能出现错误，或者在存档过程中发票可能丢失。纸质发票的管理也需要占用大量的物理空间，这不仅导致存储成本的增加，还使得查找和归档发票变得困难。纸质发票在传递和管理过程中还容易出现损坏或丢失的情况，这可能导致报销进度的延误或财务数据的不准确。

此外，纸质发票的处理涉及大量的打印、复印和邮寄工作，进一步加重了资源的浪费。为了解决这些问题，企业应积极推广电子发票的使用。电子发票可以减少纸质文件的处理和存储需求，通过数字化管理提升发票处理的效率和准确性。电子发票系统能够自动化地处理发票信息，并与财务软件无缝对接，减少人工干预，提高报销流程的整体效率和数据的准确性。

4.2"报销流程复杂且耗时长

传统的费用报销流程复杂且耗时长，影响了整体的工作效率。员工在提交报销申请时，需要填写详细的报销单，并附上相关的发票和证明材料。接下来，这些报销单据需要经过多个层级的审批，从部门主管到财务部门，每一层级都要进行仔细的审核和确认。

这种多层级的审批流程不仅增加了员工的等待时间，还可能导致报销的处理周期过长，影响员工的工作满意度和财务管理的效率。复杂的流程还可能导致审批标准的不一致，不同的审批人员可能对同一项费用有不同的处理标准，从而引发不必要的争议和延误。烦琐的流程不仅增加了审批人员的工作负担，也增加了出现错误和遗漏的风险。

为提高报销流程的效率，企业应简化审批环节，设定合理的审批阈值，将小额费用的审批权限下放至部门主管或直接主管。同时，优化报销单据的填写和提交方式，采用统一的电子报销平台，简化信息录入和上传操作。推行自动化审批系统，通过设置审批规则和自动审核机制，减少人工干预，提高审批速度和准确性，从而缩短报销时间，提升整体工作效率。

4.3"退回修改单据重复审批

在传统的费用报销流程中，单据的退回和修改是常见的现象，并且通常需要经历重复的审批。这种情况发生在报销单据由于信息不完整或错误被退回给员工进行修改时。员工根据反馈进行修改后，这些单据需要重新提交进行审批，每一次修改和重新审批都可能引发进一步的审查和问题，导致报销处理时间的不断延长。这种重复审批不仅增加了审批人员的工作量，也降低了报销流程的效率。

每次修改后的审批都可能引起新的审查问题，进一步延误处理时间。重复审批还可能使员工感到沮丧和不满，影响其工作积极性。为了解决这一问题，企业应引入智能审核系统，自动检测并提示单据中的常见错误，从而减少退回情况的发生。

优化修改后的单据的审批流程，设立专门的修改审核通道，使得修改后的单据能够迅速通过审核，避免重复审批的延误。此外，加强对员工的培训，提高对报销要求和流程的理解，减少由于知识欠缺导致的单据错误。通过改进这些环节，可以减少重复审批，提高报销流程的整体效率，增强员工的工作满意度[4]。

4.4"报销制度不完善

传统的报销制度常常存在不完善的问题，主要表现在报销政策的不明确和执行的不一致。许多企业的报销制度缺乏详细的费用分类和报销标准，导致员工在报销过程中可能会遇到困惑。费用类别的定义不清晰、报销标准的不明确以及审批流程的不合理，都可能影响报销的准确性和公平性。

不完善的报销制度可能导致违规报销和财务风险，增加了企业的管理难度。报销政策的滞后和不及时更新，也使得其与实际业务需求脱节，影响了报销流程的效果和合规性。为了改进报销制度，企业需要定期审查和更新报销政策，确保其符合实际业务需求和法规要求。制定详细的费用分类标准和报销指南，明确各类费用的报销条件和流程，设立合理的审批流程和控制机制。

5"财务共享模式下费用报销管理的改进建议

5.1"推广电子发票与数字化管理

第一，推广电子发票与数字化管理是改进财务共享模式下费用报销管理的重要举措。纸质发票的使用不仅浪费人力物力，还增加了操作错误和管理难度。电子发票的应用能显著提高报销流程的效率和准确性。电子发票通过电子化手段生成、传输和存储，减少了纸质发票的处理和存储需求，降低了人工干预的频率。

第二，通过集成电子发票系统，企业可以实现自动化的数据采集和处理。电子发票系统通常具备智能化校验功能，能够自动检查发票的真实性和合规性，减少人为错误。发票的电子化还带来了便捷的数据共享与查询，财务人员可以实时访问和处理发票信息，提高了数据透明度和准确性。

第三，电子发票系统支持与企业财务软件的无缝对接，实现了数据的自动录入和更新，进一步提升了报销流程的效率。为了顺利推进电子发票的使用，企业需要对员工进行相关培训，确保他们熟悉电子发票的操作和管理，并对系统进行必要的维护和更新，以适应不断变化的业务需求和法规要求。

5.2"简化报销流程

简化报销流程是提升财务共享模式下费用报销效率的关键。传统的报销流程往往涉及多个审批层级和烦琐的操作步骤，这不仅导致处理时间的延长，还增加了员工的负担。为了简化报销流程，企业可以通过以下四种方式进行改进。

第一，减少审批环节，设立合理的审批阈值，将小额费用的审批权限下放至部门主管或直接主管，从而加快处理速度。第二，优化报销单据的填写和提交方式，采用统一的电子报销平台，简化信息录入和上传操作，使得报销申请更加高效和准确。第三，推行自动化审批流程，通过设置审批规则和自动审核机制，减少人工干预，提高审批速度和准确性。第四，对现有流程进行全面审查，识别并消除不必要的环节和步骤，优化流程设计，提高整体工作效率。通过这些措施，企业可以显著缩短报销处理时间，提高员工的满意度，并提升财务管理的整体效率。

5.3"改进单据退回处理机制

改进单据退回处理机制是提升费用报销管理效果的重要环节。在传统报销流程中，单据退回和修改常常导致处理时间的延长和重复审批的增加。为了解决这一问题，企业可以采取多种措施。第一，建立智能审核系统，引入先进的技术手段自动检测报销单据中的常见错误和缺陷，并提供实时反馈，帮助员工在提交前进行自我检查和修正。第二，智能审核系统可以减少因错误导致的退回情况，提高单据的准确性。简化退回后的处理流程，设立专门的修改审核通道，使得修改后的单据能够迅速通过审核，避免重复审批的延误。第三，企业还可以对退回原因进行详细分类和分析，识别常见问题并制定针对性的改进措施，从根源上减少退回情况的发生。第四，加强对员工的培训，提高他们对报销要求和流程的理解，减少由于知识欠缺导致的单据错误。通过改进单据退回处理机制，企业能够提升报销流程的效率，减少资源浪费，提高整体工作效果[5]。

5.4"完善报销制度与政策

完善报销制度与政策是确保财务共享模式下费用报销管理规范性和有效性的关键措施。现有的报销制度若存在不明确、不一致或不合理的情况，容易导致员工在报销过程中遇到困惑，影响报销的公平性和合规性。为改进这一问题，企业需要从以下四个方面入手。

第一，制定详细的费用分类和报销标准，明确各类费用的报销条件和限额，使得员工能够清晰了解哪些费用可以报销，如何进行报销。第二，建立健全的审批流程和控制机制，确保报销过程中的每一个环节都有明确的标准和责任人，从而减少人为干预和潜在的风险。第三，企业还应定期审查和更新报销政策，确保其与实际业务需求和法律法规保持一致，及时调整政策以适应业务的发展和变化。第四，加强对员工的培训，使其了解和遵守最新的报销政策，避免因不了解政策而导致违规报销。通过完善报销制度与政策，企业能够提高报销流程的透明度和公平性，降低财务风险，提升整体财务管理的效率和效果。

6"结语

文章分析了财务共享模式下费用报销的基本概念、传统流程中的问题及其改进建议。在传统的费用报销过程中，复杂的流程、人工操作带来的错误与风险，以及信息孤岛问题严重影响了效率和准确性。财务共享模式下，这些问题同样存在，并且纸质发票的使用、报销流程的烦琐、单据的重复审批以及报销制度的不完善进一步加剧了这些挑战。针对这些问题，文章提出了若干改进建议，包括推广电子发票与数字化管理、简化报销流程、改进单据退回处理机制以及完善报销制度与政策。这些措施能够有效提升报销效率，减少错误，降低风险，增强数据透明度，从而优化财务共享模式的整体运作，促进企业财务管理的现代化和高效化发展。

参考文献：

[1]"梁雅婷，李立成."财务共享模式下的费用报销优化研究[J].商场现代化，2024（18）：180-182.

[2]"吴頔."P公司财务共享服务模式下的费用报销优化研究[D].哈尔滨：哈尔滨工业大学，2021.

[3]"夏雨柔."基于财务共享模式的A银行H分行费用报销流程优化研究[D].石家庄：河北科技大学，2023.

[4]"杨迪."H公司财务共享模式下的费用报销业务改进研究[D].哈尔滨：哈尔滨工业大学，2023.

[5]"王任兰，区文华."企业财务共享模式下费用报销管理的研究[J].商场现代化，2022（13）：179-181.

［作者简介］雒静宜（1993—），女，汉族，山西太原人，研究生，山煤国际能源集团股份有限公司贸易分公司，中级会计师，研究方向：企业财务。