基于大数据技术的中职院校档案管理创新与优化

摘要：在档案管理领域，大数据技术的应用为其带来前所未有机遇。本文探讨大数据技术如何革新中职院校档案管理，针对现存问题提出了创新优化策略，旨在通过应用大数据，深度挖掘档案资源价值，提速管理效率，为中职院校决策提供坚实支撑，促进院校发展。

关键词：大数据技术；中职院校；档案管理；创新优化

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2025.01.053

中图分类号：G 271；TP 311 文献标志码：B 文章编码：1672-7274（2025）01-0-03

Innovation and Optimization of Archives Management in Vocational Colleges Based on Big Data Technology

ZHANG Xin

（Fujian Commerce School， Fuzhou 350007， China）

Abstract： In the field of archives management， the application of big data technology has brought unprecedented opportunities. This paper explores how big data technology can revolutionize archives management in vocational colleges， addressing existing issues and proposing innovative optimization strategies. The aim is to deeply mine the value of archival resources through big data applications， accelerate management efficiency， provide solid support for decision-making in vocational colleges， and promote the development of these institutions.

Keywords： big data technology; vocational colleges; archives management; innovation and optimization

0 引言

随着信息技术的飞速发展，大数据为各行各业带来前所未有的变革。在这个数据爆炸的时代，信息的获取、处理和应用能力成为衡量一个组织或机构竞争力的重要指标。大数据技术的广泛应用，不仅改变传统行业的运作模式，还催生新的商业模式和服务形态。在中职院校，档案管理作为学校管理工作的重要组成部分，在大数据时代面临着挑战与机遇。传统的档案管理方式如手工记录、纸质存储等，难以满足现代中职院校对档案管理的高效、准确、安全的需求。而大数据技术的引入，为中职院校的档案管理提供新的思路和解决方案，也对档案管理人员的技术能力、管理模式以及档案资源的开发与利用提出新的要求。

1 大数据技术对中职院校档案管理的影响

1.1 提升管理效率与精确度

大数据技术使得中职院校的档案管理在检索与分类上实现快速与智能化。通过构建大数据平台，将各类档案信息进行数字化处理，以及利用先进的检索算法，能够实现档案的快速定位与获取，不仅提高了档案检索的效率，还减少了人为错误的发生。应用大数据技术还能够对档案信息进行智能分类，根据档案的内容、类型、时间等特征，自动将其归入相应的类别，提高档案管理的精确度。此外，数据分析在优化资源配置与决策支持方面也发挥着重要作用。通过对档案数据的深度挖掘与分析，能够揭示出学校运营、教学、科研等方面的规律与趋势，为学校的资源配置、战略规划提供科学依据。例如，通过分析学生的学籍档案，能够了解学生的学习情况、兴趣爱好等信息，为学校的教学改革、课程设置提供有力支持。

1.2 促进档案信息资源共享

大数据技术的核心优势之一在于其能够构建起统一的信息化平台，有效破除长久以来存在的信息孤岛现象。在中职教育体系内，各部门间往往因信息壁垒而阻碍了档案资源的高效流通与充分利用。通过精心打造大数据平台，可以实现各部门档案信息的深度整合与广泛共享，从而打破界限，促进信息的无缝对接与互联互通。这一举措不仅极大提升了档案资源的利用效率，还增强了部门间的协同合作与沟通交流。同时，大数据平台还成为跨部门、跨校合作与交流的坚实桥梁。通过与其他学校或机构建立稳固的数据共享合作机制，能够共同挖掘与利用档案资源的巨大价值[1]。举例来说，多所中职院校携手共建共享数据库，将各自的优质教学资源、科研成果等珍贵档案信息进行共享，不仅丰富了教育资源，更为中职教育的整体发展注入了新的活力与动力。

1.3 增强档案安全与管理规范性

大数据技术在加强档案安全防护方面也发挥着重要作用。传统的档案管理方式通常存在着安全隐患，如纸质档案易受损、易丢失等。通过大数据技术，将档案信息进行数字化处理，存储在安全的服务器中，能够提高档案的安全性。通过大数据技术还可以对档案信息的访问、使用进行严格的权限控制，防止信息的非法泄露与篡改。此外，大数据技术推动档案管理的标准化与规范化。通过制定统一的数据标准与格式，能够实现对档案信息的统一管理与处理。这不仅能够提高档案管理的效率与准确性，还降低管理成本。例如，通过制定统一的档案分类标准、命名规则等，确保档案信息的规范性与一致性。

2 中职院校档案管理存在的问题

2.1 信息化水平不足

在中职院校档案管理领域，信息化水平的不足已成为制约其高效运作与持续发展的重要因素，主要体现在硬件设施落后与软件系统陈旧，以及档案管理人员信息技术能力的欠缺两大方面。就硬件设施与软件系统而言，部分中职院校面临着设备老化、技术更新滞后的问题。其档案管理系统往往建立在过时的硬件平台上，不仅运算速度慢，而且存储容量有限，难以满足日益增长的档案管理需求。软件系统的陈旧也限制档案管理的效率与准确性。老旧的档案管理软件由于缺乏必要的数据分析、检索优化等功能，导致档案管理人员在处理大量档案时效率低下，且易出错。就管理人员信息技术能力而言，由于专业原因或培训不足，许多档案管理人员对现代信息技术如大数据、云计算、人工智能等知之甚少，导致其在面对新型档案管理系统时，感到力不从心，无法充分发挥系统的潜在功能[2]。

2.2 档案管理模式单一

在中职院校档案管理领域，管理模式的单一性已成为制约其适应大数据时代需求的关键因素，主要体现在传统管理模式难以适应大数据需求，以及缺乏数据驱动的管理创新手段两大方面。传统档案管理模式以纸质档案为主，依赖于人工分类、检索和存储。随着中职院校规模的扩大和业务的增多，档案数量急剧增长，传统管理模式已难以满足高效、准确处理海量档案的需求。缺乏数据驱动的管理创新手段也是中职院校档案管理模式单一的重要表现。在大数据时代，数据已成为重要的战略资源，中职院校在档案管理中常常忽视数据的价值，未能充分利用数据驱动的管理理念和技术手段进行创新。

2.3 档案资源开发与利用不充分

在中职院校档案管理中，档案资源的开发与利用不充分是一个显著的问题，主要体现在档案价值挖掘不足、利用率低，以及缺乏有效的数据分析与决策支持机制两大方面。档案作为中职院校历史、文化和学术活动的记录，蕴含着丰富的信息和价值。而在实际管理中，档案往往被束之高阁，未能得到充分的开发和利用。原因如下：一方面，档案管理人员的专业素养和意识有限，难以深入挖掘档案中的潜在价值，导致大量有价值的档案信息被埋没；另一方面，即使档案被数字化或电子化，由于缺乏有效的检索和利用机制，师生和其他用户往往难以快速、准确地找到所需的档案信息，从而降低了档案的利用率。另外，缺乏有效的数据分析与决策支持机制也是档案资源开发与利用不充分的重要原因。在大数据时代，数据分析已成为决策的重要依据。而中职院校在档案管理中往往忽视数据分析的重要性，未能对档案数据进行深入的挖掘和分析，限制了档案发挥提供决策支持的作用，导致学校管理层在制定政策、规划发展时缺乏充分的数据支撑，影响决策的科学性和准确性[3]。

3 基于大数据技术中职院校档案管理

创新优化路径

3.1 加强档案信息化建设，提升管理人员技

术水平

硬件设施的更新是信息化建设的基础。中职院校通过升级服务器、存储及网络设备，确保其能够满足大数据环境下的档案管理需求。例如，通过部署高性能的服务器集群，利用分布式存储和负载均衡技术，能够提高数据处理速度和档案访问效率。通过更新网络设备，如增加网络带宽和优化网络架构，可以保障相关档案资源的顺畅共享与远程访问，提升档案管理的整体效能。引入先进的软件系统对于提升档案管理水平至关重要。中职院校需选择那些具备大数据处理能力、智能检索功能以及完善安全保障机制的档案管理系统。例如，采用基于云计算的档案管理系统，能够实现档案数据的集中管理和安全备份，以及通过智能检索功能，让师生根据关键词、日期等条件快速定位所需档案。此外，这些系统通常还具备数据分析功能，可以对档案数据进行深度挖掘，为学校的决策提供有力支持。加强档案管理人员的信息技术培训是提升技术水平的关键。中职院校需要定期组织相关人员进行信息技术培训学习，学习内容涵盖大数据处理技术、档案管理系统操作、数据安全与隐私保护等。通过培训，使管理人员可以熟练掌握新技术，提高档案管理的效率和质量。例如，通过参加大数据处理技术培训，管理人员能够了解大数据技术基本概念、处理流程和应用场景，更加熟练地利用最新的档案管理系统，更加高效地进行档案管理工作，并且能够更好地应对大数据环境下的档案管理挑战。

3.2 创新管理模式，实现数据驱动

创新管理模式、实现数据驱动是推动档案管理现代化的重要动力。主要围绕构建大数据平台以整合档案资源，以及引入智能算法来优化档案管理流程两大核心策略展开。构建大数据平台是整合档案资源、实现数据驱动管理的基础。中职院校通过建立统一的大数据平台，将分散在各个部门的档案资源进行集中管理和整合。该平台需具备强大的数据存储、处理和分析能力，可以支持海量档案数据的快速处理和高效检索。例如，通过采用分布式存储技术和数据仓库技术，能够实现档案数据的高效存储和快速访问；利用数据挖掘和数据分析技术，能够对档案数据进行深度挖掘，发现潜在的价值和规律，为学校的决策和发展提供有力支持[4]。该技术不仅可以提高档案管理的效率和准确性，还可以促进档案资源的共享和利用，推动档案管理的数字化转型。引入智能算法是优化档案管理流程、提高管理效率的关键。中职院校通过将机器学习、深度学习等智能算法应用于档案管理流程中，实现档案分类、检索、归档等环节的自动化和智能化。例如，通过训练机器学习模型，能够对档案进行自动分类和标签化，提高档案检索的准确性和效率；利用深度学习算法，能够对档案内容进行语义理解和情感分析，为学校的舆情监测和决策支持提供有力依据。此外，智能算法可以被应用于档案安全监测和预警系统中，通过实时监测和分析档案访问行为，及时发现潜在的安全风险并采取相应的防范措施。

3.3 注重档案资源开发，增强档案利用价值

挖掘档案价值是提升利用效率的核心。中职院校的档案中蕴含丰富的信息，包括学生信息、教学资料、科研成果等，都是学校宝贵的无形资产。为充分利用这些资源，中职院校需采用先进的数据挖掘技术，对档案进行深度分析和挖掘，以发现其中隐藏的价值和规律。例如，通过对学生档案的分析，能够了解学生的学习轨迹、兴趣爱好和职业规划，为学校的人才培养提供有针对性的建议；通过对教学资料的分析，能够评估教师的教学效果，为教学改进提供依据。该过程的实现，不仅要求学校具备先进的档案管理信息系统，还需档案管理人员具备深厚的数据分析功底，确保挖掘结果的准确性和可靠性。建立数据分析与决策支持系统是深化档案资源开发与利用的重要手段。中职院校应依托大数据平台，构建一套完善的数据分析与决策支持系统，实现对档案数据的实时监控、分析和预警。该系统需具备强大的数据处理和分析能力，可以支持复杂的数据查询和分析请求；还需具备友好的用户界面和易用的操作方式，以便档案管理人员和决策者能够方便快捷地获取所需的信息[5]。通过该系统，中职院校能够对档案数据进行全面的分析和挖掘，发现潜在的问题和机会，为学校的决策和发展提供有力的支持。

4 结束语

大数据技术的应用为中职院校档案管理带来深刻的变革。通过加强档案信息化建设，提升管理人员技术水平，中职院校可以提升档案管理的整体效能；通过创新管理模式、实现数据驱动，可以推动档案管理的现代化进程，提高档案管理的效率和准确性；通过注重档案资源开发，增强档案利用价值，能够增强档案管理效益，实现档案利用价值最大化。随着信息技术的不断发展，中职院校需继续探索大数据技术在档案管理中的新应用，不断完善档案管理模式，为学校的持续发展提供有力保障。

参考文献

[1] 庄冰冰．大数据驱动下数字化档案创新管理模式探讨[J]．兰台内外，2024（28）：4-6．

[2] 马起为．大数据时代民政档案管理工作模式的创新路径研究[J]．公关世界，2024（19）：73-75．

[3] 蒋珍．大数据技术在高校档案创新管理中的合理应用[J]．科技风，2024（24）：4-6．

[4] 丁冬．大数据时代医院档案管理信息化建设的创新研究[J]．赤峰学院学报（自然科学版），2024，40（06）：43-46．

[5] 劳丽．互联网时代公路档案管理创新策略探究[J]．机电兵船档案，2024（03）：107-110．

作者简介：张 欣（1989—），女，汉族，福建福州人，档案馆员，本科，研究方向为档案信息资源开发利用。