集团企业资金管理系统的功能流程与操作方法

摘 要：资金管理系统是集团企业资金集中管理的重要载体，本文主要研究了集团企业账户管理系统，企业资金管理系统委托贷款管理，企业银行定期存款系统，企业授信额度管理，企业票据管理系统，企业银企互联系统，公司资金监控系统的功能流程与操作方法。

关键词：集团企业；资金管理系统；功能流程；操作方法

近年来，财务管理信息化发展越来越快，按照企业财务信息化发展趋势，首先，创业财务管理的功能要不断强化。随着资金管理、资产管理、智能系统等对集团的财务管理的重要性日益突出，企业通过财务信息化提升企业的财务管理水平成为迫切需要解决的问题。[1]其次，财务数据的集中化。财务数据集中化不仅能降低成本，也能使集团实时掌握所属企业的数据，对企业财务进行分析、管控、监控具有重要意义。最后，财务共享服务不断发展。把同质化的财务工作集中处理，有效提升财务工作效率。资金系统是伴随着互联网的高速发展而发展起来的。一些集团开始使用网上银行、跨银行现金管理平台等信息系统，健全完善集成的、相辅相成的统一资金管理系统是当前集团企业资金集中管理的发展趋势[2]。

一、集团企业账户管理系统功能流程与操作方法

（一）账户开立

集团总部及所属企业的开户都需在资金管理系统中提交开户申请，由集团总部财务部门对申请进行审核、备案，审核、备案通过后，由资金管理系统管理员在核算系统中新增核算项目，才能进行会计核算。如果审核、备案不通过，可通过资金管理系统把审核不通过的原因通知申请公司，公司可在修改后重新上报。提交开户申请时，要把各企业集团决策机构决议、基层单位开户申请表及相关文件扫描，作为附件提交。

账户开立功能的关键是为确保所有的账户开立符合集团总部要求，账户开立和核算系统维护权限掌握在集团总部手中，未经审批同意开立的银行账户不能进行会计核算，防止发生擅自开设银行账户的现象。

（二）账户变更

账户维护的权限集中于集团，如有需要变更的账户信息，需在系统中提交申请，由集团资金系统管理员进行修改。而账户信息中的开户公司、金融机构、科目不能修改，因为甄别该账户的主要信息需要变更，则需要对原有账户先进行销户，再通过开户流程增加该账户。

（三） 银行账户信息统计报表

资金管理系统应根据企业的实际需要，提供“银行账户明细表” “银行账户变动汇总表”“银行账户变动明细表”等统计报表，用于集团及所属企业账户分布情况分析的依据。

二、集团企业资金管理系统委托贷款管理的功能流程与操作方法

（一）委托贷款的申请

集团内部独立法人单位之间可以通过委托贷款的形式进行资金的统筹使用和管理。集团使用统一的资金管理信息系统，此申请流程就能通过此系统完成，不但能在系统中留有痕迹，便于监管，也能减少纸质流转过程中的拖延，提高财务工作效率。委托贷款的申请流程由借款人提交，由贷款人的资金管理人员、财务负责人审批。借款人在提交申请时，要把借款人内部决策机构的决议、委托贷款申请表格、财务报表等要求的申请材料作为申请附件提交。

（二）委托贷款的业务处理

委托贷款申请审批通过后，由委托方按照合同内容录入“委托贷款单”，审批通过后，能直接生成委托贷款发放凭证。生成凭证的信息能反映到“委托贷款单”中，方便通过委托贷款单查到凭证或通过凭证查到委托贷款单。借款人在“融资管理”模块中生成“委托借款单”，减少了手工录入造成委托贷款信息有误等问题。

（三）委托贷款还款

委托贷款的还款业务也能在资金管理系统中操作。委托贷款还款分为到期还款和提前还款两种。到期还款则能直接生成对应的委托贷款还款单。系统支持能多次还款；还款后，委托贷款单上的余额能按还款的金额减少，全额还款后，委托贷款单上的余额会变为零；委托贷款还款单需要审批，通过后能生成对应的凭证。若提前还款需要借款单位先提交借款还款申请单，再由贷款单位通过借款还款申请单生成对应的委托贷款还款单。

（四）委托贷款的展期

委托贷款如需要展期，也能在资金管理系统中进行展期操作，展期只能变更到期日，展期后，委托贷款单上显示的到期日为展期后的日期。如需在展期变更利率，则在委托贷款利息中做调息处理。

（五）委托贷款利息管理

资金管理系统中还能定期对委托贷款进行预提、收息操作，利率如果发生变化，能进行调息操作。委托贷款还款后，自动生成对应还本付息的利息单。

（六）委托贷款到期提醒

资金管理系统能按委托贷款单上的到期日，到期前 30 天、15 天、7 天时通过预警平台发送消息通知给相关人员。这能减少人工制作台账的工作量和压力。

三、集团企业银行定期存款系统的功能流程与

操作方法

（一）银行定期（通知）存款利率维护

存款利率的维护权限在集团，集团对定期存款利率、通知存款利率进行维护，下属单位在录入定期存款单、通知存款单时进行选择，降低风险。

（二）银行定期（通知）存款业务处理

新增存款：填写新增银行定期（通知）存款单。按照存款类别不同选择定期存款、通知存款等类别，利率应选择集团维护的定期存款利率表，能维护实际利率。通知存款中又分为需利滚本金和不需利滚本金两类。需要利滚本金，等同于需要根据存期（7 天）进行结息操作，“存款类型”选择定期存款，存款期为 7 天。到期后需要点击续存。不需利滚本金的，“存款类型”选择通知存款。通过定期存款单生成对应的

凭证。

（三） 到期提醒和统计报表功能

资金管理系统能设定按定期存款上的到期日，在期前通过预警平台发送消息通知。资金管理系统也提供“银行定期（通知）存款汇总表”“银行定期（通知）存款明细表”“银行定期（通知）存款余额表”等统计报表，以查询分析用。

四、集团企业授信额度管理的功能流程与操作

方法

通常银行向企业提供借款等服务，都需与授信额度相关联。为全面掌握企业尤其是集团的授信信息，以应付外部监管，应通过授信管理系统进行授信额度申请、业务处理、统计报表等业务管理。[3]

（一）授信额度申请

单个企业的授信是银行提供的，而对集团而言，就复杂得多。集团授信分为单个授信、综合授信和内部授信。在进行授信额度申请时，需说明与授信机构的关系，以区分内部授信和银行授信；说明是否为集团综合授信，以确定对应的融资是否需要集团审批同意；需说明授信用途，便于制作统计报表。

（二）授信额度业务处理

授信额度申请审批通过后，生成授信额度单。有关融资业务就能和该授信额度单关联，进行融资业务处理。集团综合授信额度单，如果所属企业需使用集团综合授信，在集团审批同意后，就可利用集团综合授信额度单进行切分，所属企业按切分后的综合授信额度进行借款业务处理。

五、集团企业票据管理系统的功能流程与操作

方法

（一）应收票据

应收票据登记：票据管理系统能规范收到票据的台账管理，在企业收到票据后，必须立即在票据管理系统中进行登记，并按实际情况生成收款单，用于收款核算用。票据登记后能生成相对应的凭证。应收票据收款：收款后可在系统中生成收款单并生成收款凭证。应收票据背书：对应收票据进行背书，也可在信息系统中进行登记并生成付款凭证。

（二）应付票据

应付票据登记：开具票据后可在票据管理系统中登记，以记录相关信息，并生成对应的凭证。应付票据兑付：兑付后在票据系统中录入并生成对应的凭证。

（三）统计报表

按照应收、付票据单，管理系统能自动生成“应收票据发生明细表”“应收票据汇总表”“应收票据到期统计表”“应付票据余额明细表”等，监控企业尤其是集团应收、应付的票据情况。

六、集团企业银企互联系统的功能流程与操作

方法

（一）银企互联安全性要求

各个企业开通银企互联功能必须先建立完善的内部控制制度，设置合理的审批流程和对应岗位人员，预防资金风险发生。该银企互联内控制度主要包括银企互联上线，使用全过程，包括功能测试等环节。

（二）银企互联上线条件

各企业情况不同，银企互联上线范围不同。必须确定银行存款所覆盖的银行，在考虑成本效益的基础上确定上线银行范围。在银行上线范围确定后，需要与银行签订银企协议，让银行把相关权限授权到银企互联平台。银企互联需要配备硬件，诸如银行的前置机、网络等，与银行连接，必须实时与银行实现传输数据，完成查询、支付等操作。

（三）银企查询

银企互联的条件完全具备后，在实施相应设置后，企业可在银企互联系统下查询账户的实时余额、交易明细及付款状态。账户余额和交易明细查询：可联机实时获取银行信息和脱机查询历史信息；查询人民币账户及外币账户；一次性可以查询多个银行的账户信息；集团经过设置，能查询全部账户信息。付款状态查询：主要包括付款单和代发单状态查询，是否成功付款或代发成功。

（四）银企支付

银企互联开通后，能实现包括对公、对私支付及代发工资等在内的支付。银企互联也能与核算系统对接，实现相关付款单据与凭证的无缝连接，减少数据核对繁琐和差错的出现。

银企互联支持从付款单、代发单生成凭证，也支持凭证生成付款单、代发单，主要看各个企业原来对付款流程的规定。以下以从凭证生成付款单、代发单的流程为例，说明一起互联的控制。

第一，会计收到适合付款申请以及相关附件后，录入付款凭证，结算方式选择为银企互联，点击生成付款单（携带付款金额、付款账户及日期等），单据状态为“保存”，把附件提交给出纳。

第二，出纳收到付款的附件及凭证后，在出纳付款单界面查询到该笔保存状态的付款单（可见对应的凭证号），对其进行修改，补录收款单位、账号、省市、结算方式、预计付款时间、附言等信息，完成后提交付款单（签名）。

第三，稽核收到付款附件后，在凭证查询界面审批该笔付款凭证，在付款单界面对该笔付款进行初审，审核不通过可打回，审核通过后把付款附件提交给财务经理。

第四，财务经理收到付款附件后，对付款信息进行复审（验签、签名），复核完成后，付款单审批通过并自动提交银行，并发消息通知付款用户付款状态已完成。付款单上部分信息会按凭证信息关联生成。

第五，控制要求：在付款流程中，如果银付凭证生成付款单后，与付款相关的关键字段会被控制，不可修改，如贷方金额（银行列）、贷方科目（银行列）、贷方辅助账项等，与付款无关联的信息如借方信息、摘要、现金流量项目等可在凭证界面直接修改。

第六，一张凭证若有多笔付款账户信息，能生成多张付款单，凭证信息中，银行分录要填写结算方式，需要选择“银企互联”，只有贷方分录有银行科目且结算方式为“银企互联”的凭证，才能生成付款单/代发单。会计生成付款单时需要区分单笔支付或批量支付，同一张凭证不能既生成付款单又生成代发单。付款单审批过程中，审批的节点按实际情况进行调整。

（五）电子回单

银企互联另一功能是能打印电子回单，并由多公司论证过。各银行的电子回单的样式尚不统一，大致与其各自的纸质回单样式相近，包括电子印章，为多数审计机构认可，能替代原来的纸质回单。电子回单由企业查询、打印，效率较银行提供的纸质回单高，能帮助企业及时入账，可减少未达账。

七、集团公司资金监控系统的功能流程与操作

方法

（一）久悬户提醒

资金管理系统能在分析银行账户交易明细的基础上，判断某一账户是否是久悬户。如某一账户在最近一年除“利息”“账户管理费”等交易外，没有其他收支业务出现，则把该账户标识认定为久悬户，并发送消息给相应人员，减少资金管理人员的工作量。

（二）付款交易提醒

在付款金额超出限定额度时，通过资金管理系统发送消息提醒，交易提醒方式主要包括消息、短信、邮件等。限定额度包括：账号单笔支付上限；账号单日支付总额上限；账号单月支付总额上限；同一客户号下所有账号单日合计支付上限；同一客户号下所有账号单月合计支付上限。

参考文献：

[1]王晓佳.智慧财务管理[M].北京：科学出版社，2020.

[2]彭亚黎.企业财务管理[M].武汉：武汉大学出版社，2012.

[3]中国煤炭经济研究文选编委会.煤炭经济研究文选[M].徐州：中国矿业大学出版社，2015.

作者简介：李新新（1990.11—），女，汉族，本科，会计师，从事企业财务和会计研究。