干部人事档案数字化建设研究

摘要：本文针对干部人事档案数字化建设问题进行研究，首先阐述干部人事档案特点与数字化建设意义，然后立足于干部人事档案数字化建设现状，挖掘思想意识、管理系统建设、安全防护等方面存在的问题，最后提出解决方案。力求通过转变思想观念、创建干部人事档案数字化处理系统、加强系统安全管理等方式，使机关事业单位的干部人事档案管理系统得以更新，档案信息化水平得到提升，安全得到保障。

关键词：机关事业单位；干部人事档案；数字化处理；信息技术

一、引言

在大数据时代，传统的纸质档案管理已经难以满足现实需求，对组织人事工作效率产生了不良影响。为提高档案利用效率，促进档案管理效率与自身发展，机关事业单位应积极适应时代变化，探索符合时代发展要求的档案管理模式。然而，许多机关事业单位过于偏重业务领域，忽视了档案管理工作，导致难以为数字化建设提供充足的基础设施，且资金和精力的投入不足。此外，在档案安全管理方面的相关制度不健全、系统防护机制不完善，使档案内容受到较大威胁。对此，单位领导班子和档案管理人员应积极转变工作思路，更新优化现有档案管理设备，并构建档案数字化处理系统，注重系统安全与权限设定，确保干部人事档案的安全。

二、干部人事档案数字化概述

（一）档案特点

干部人事档案是在组织建设、人事管理等工作中形成，将干部政治素养、成长经历、工作业绩等内容真实展现出来。同时，此类档案属于党的重要执政资源，在专业化、高素质干部团队建设中具有重要作用，其特点如下。一是真实性。档案内容是在人事部门干部管理期间形成，可以真实展现干部整体情况，要求内容务必真实，可直接用于干部队伍培养，是选拔、监管干部的关键参考资料。二是动态性。这类档案不是静态的，在形成后随着时间推移，干部履历发生改变，档案内容也要及时更新和补充，具有时效性，如若干部人事关系发生改变，档案也要及时转移，坚持“档随人走”原则。三是机密性。人事档案包含许多个人隐私，可能涉及国家机密、工作机密等，为了确保秘密事项不被泄露，档案传递、借阅时有严格的规定，务必按照规定程序，保证信息安全[1]。

（二）数字化建设意义

在大数据时代，数字信息与档案工作结合日益紧密，干部人事档案管理需与时俱进，充分适应机关事业单位的现代化管理要求，为经济社会发展提供助力。从整体上看，档案数字化建设的意义主要体现在以下几方面。

一是有助于档案管理能力提升。干部人事档案具有特殊性，对单位人才选拔和人资利用具有重要影响，是机关事业单位向前发展的驱动力，这就要求档案管理应与时俱进。传统的纸质档案管理方式，依靠档案管理人员在办公区域进行查询、复印等服务，已无法满足单位发展的实际需求。数字化建设能够促进档案管理能力提升，弥补传统管理模式的缺陷，实现档案资源高效利用，发挥其潜在价值，为机关事业单位的稳健发展提供助力。二是有助于档案的现代化管理。在干部管理工作中，人事档案在职称评定、岗位调动、薪资调整等方面发挥着重要作用，是决策的重要参考依据。通过数字信息技术的应用，可使档案管理朝着电子化、智慧化转型，便于查阅和存储，从而为业务工作的顺利开展提供有效支持。三是确保档案完整性与准确性。传统档案管理以纸质为主，每一次查阅都会造成不同程度的损耗，缩短保存期限。在流转期间还会出现涂改、污染、伪造等情况，影响档案内容真实性，增加问题档案数量。通过数字信息技术的应用，档案以电子化形式展现，减少人员与纸质档案的直接接触频率，有效预防档案篡改和污染情况，内容完整性与准确性得到保障，且便于长期保存。

三、干部人事档案数字化建设的现状

（一）数字化工作重视程度不足

据调查，各地干部人事档案管理水平不尽相同，一些单位的档案管理设施不完善，档案整理尚不完善，数字化建设更是成为空谈。究其原因，这主要是因为相关人员缺乏档案管理意识，没有深刻意识到数字化处理的重要性，甚至个别领导对档案管理持可有可无的态度，忽视档案管理者业务能力的培养，认为档案只需妥善保存，无须亲自参与和过问。还有些领导存在敷衍应付的想法，认为只要相关单位对档案审查通过即可，日常确保不丢失并做好借阅管理工作即可。受此思想影响，单位大部分资金都投入其他业务中，档案管理逐渐被边缘化，甚至连一些基本的软硬件需求都无法满足，严重制约了档案管理和数字化建设工作的高效开展。

（二）人事档案信息化系统不健全

近年来，在信息技术的大力支持下，人事档案信息化建设正在稳步进行。尽管取得了一定成效，但在实际工作中仍面临一些挑战。一是基础设施不完善，许多单位的人事档案管理系统缺失，仍然依赖传统方式，数字化建设意识不强，领导层投资不足，缺少信息化办公设施和基础设施支持，使得现有设备和设施已相对落后，难以实现全网联合管理，导致“信息孤岛”现象。二是软件开发力度不足，现有的人事档案管理系统功能单一，升级更新缓慢，信息化系统结构不完善，软件使用安全性得不到保障，这不仅阻碍了人事档案资源的共享，也增加了泄密的风险。三是管理标准不规范，在档案流转、借阅、存储等方面，缺乏统一的管理系统支持，档案信息化管理模式单一，各部门间缺乏有效沟通，常常出现执行不到位的情况，导致档案管理效率低下，阻碍档案数字化处理与建设事业开展[2]。

（三）档案安全受到威胁

干部人事档案关乎机关事业单位发展，还涉及员工的个人隐私，因此，对档案安全提出严格要求。机关事业单位对干部档案的安全性认知不足，尤其是在数字化背景下，许多纸质档案开始朝着电子化转变，越来越多人事档案信息被存储到网络空间，使安全隐患进一步加大。如若没有完善的档案安全网络系统支持，很容易遭受黑客、病毒的攻击，对档案信息安全构成严重威胁。

四、干部人事档案数字化建设的对策建议

（一）提高重视程度，更新数字化设备

针对档案数字化建设中，领导层和员工在思想意识层面存在的问题，应通过明确责任、实施奖惩措施、加强宣传等方式，提高认知水平，并加强基础设施，升级数字化设备，为档案数字化处理打好基础。一方面，提高领导干部及全体员工的重视度。领导干部应发挥先锋模范作用，带动全体员工对人事档案管理拥有正确的认知，不断更新人事档案管理理念，为数字化建设提供思想支持。还要明确管档员责任与权利，完善激励机制，对在档案数字化建设中做出突出贡献的人员，应给予物质或精神上的奖励，增强档案管理者的荣誉感；对于出现失误或者懈怠人员，应给予警告或处罚。日常注重工作资源投放和工作条件的改善，使档案管理员能够无后顾之忧，全身心投入工作之中。另一方面，加强数字化基础设施建设。数字化设备是档案数字化转型的基础，相关部门应加大投资力度，为档案数字化处理提供充足的资金支持。首先，采购计算机刻录设备，档案处理期间的文件、数据、信息等，都要通过刻录存储到电子设备中。在刻录设备选择时，应保证通用性，以免与现有设备接口不匹配，影响档案信息顺利传递；其次，完善设备防护软件，如防火墙、杀毒软件等，更新现有的数字化设备，促进系统升级，修补漏洞。确保各类管理软件能够在安全和谐的网络环境下使用，使档案上传、下载操作得到保障。同时，在资金允许的情况下，还可购买更高级别的设备，如存储设备、数据库服务器、路由器等，创建数据信息服务系统，使档案处理效率进一步提升[3]。

（二）创建数字化处理系统，提高档案信息化水平

当前各行业信息化水平逐渐提升，传统干部档案管理模式的弊端逐渐展现出来，主要表现为原件容易损坏、工作效率低下等，难以适应经济发展与干部队伍发展需求，急需创建数字化处理系统，促进档案信息化水平提升。该系统由信息采集、档案管理、信息利用等模块构成，基础数据源于纸质档案录入、材料扫描等多种途径，借助内部办公平台，实现档案信息的批量采集与管理，使干部档案信息处理实现质的转变。

1.档案采集模块

将纸质档案从实体库中提取后，拆卷，核对页码，将高扫和平扫材料相区分，然后开展数据采集工作，扫描期间要将图像纠偏、去黑边、去污处理，核对档案目录，初步审核电子信息，再由专人负责档案原件数据审核，确保无误后，将原档案装订处理，电子数据归档存储，以备后用。

2.档案管理模块

该模块主要功能在于材料整理、传递、保管与查阅等，涵盖了业务管理、信息管理等内容。其中以业务管理为核心，适用于材料管理、案卷管理及信息审核。根据国家档案局颁布的关于人事档案信息系统建设的要求，使该系统的总体规划更加完善，档案信息处理更加系统规范，与干部人事档案数字化建设目标相契合。

3.档案阅档模块

干部档案网上查阅业务涉及三类角色，即领导层、管档人员、档案查询者，将其分别设为A类、B类和C类角色，先由C类角色提交查档申请，写明查档目的与内容，由B类角色初步审核，如与规定不符，可驳回申请，如若符合规定，则提交给A类角色，由其根据申请表内容作出批示，将批示结果传递给B类执行，如若批示“允许”，C类角色可拥有查档权限，否则无权限。

（三）加强系统安全设计，确保干部档案安全

干部人事档案涉及许多用户信息，在干部人事档案的数字化建设过程中，安全必须置于首位。因此，应结合国家相关规定，制定档案安全保障制度，加强档案信息安全，并在系统安全架构设计中，完善各层次体系并合理设定权限，有效预防外界和人为等多种因素对档案构成的威胁，尽量降低档案信息更改和泄露等问题产生，具体如下。

1.系统安全架构设计

（1）服务器的物理防护。该层防护通常位于最底层，可为其他层打下坚实基础。一些用户在系统安全配置时，更倾向于网络层、软件等方面，常常忽视物理层的防护，很容易使服务器遭受物理损害，造成严重损失，且自行恢复难度较大。对此，机关事业单位应注重物理层的安全防护，通过机房棚顶防水处理、增加灭火器数量、机房安装空调系统、设置防静电保护设施等方式，使服务器运行空间温度得到良好控制，避免高温造成系统性能损伤，还可以通过防静电措施来延长服务器的使用寿命。

（2）系统安全认证。该系统采用用户名与数字签名的认证方式，借鉴银行系统的安全机制，设定同一用户如若24h内连续3次输入错误密码，则账户便会被冻结，由此避免黑客的暴力解密。用户在登录时还会出现字符串，由系统自动对比字符串，只有输入正确的验证码，才可顺利登录，避免因多个软件工具同时登录，对服务器性能造成损伤，影响其他用户的正常登录；此外，为了加强客户端访问与数据管理，针对客户端访问地址进行加密，设置安全访问机制，使用户访问的安全性得到切实保障[5]。

2.系统权限结构设计

人事档案信息系统面向业务全过程，所有功能都涵盖在内，用户使用期间，根据权限便可使用其中部分功能。对于不同用户来说，其访问得到的界面信息有所区别，若无权限设置，系统便可将全部功能展示给用户，此种页面更加便捷且友好，但会降低系统的安全性。对此，该系统增加权限设计，划分成三个结构层次，具体如下。

（1）功能操作权限。这是最基本的权限级别，系统按照用户等级为其设定相应权限，各类角色权限集合便是其可操作的全部权限。在系统访问期间，系统根据用户的功能菜单权限生成动态界面，用户只能在自己权限范围内使用功能，无权操作未授权的内容。

（2）数据访问权限。与功能操作相比，该权限等级更高，系统可根据用户类型、档案存储单位等，赋予相应权限，用户获得的权限为系统全部功能的一部分，只有当用户拥有所有权限时，才可对系统所有功能进行使用，查阅全部档案信息。在数据访问权限的结构中，可细分为三层，即数据操作、数据访问、功能访问，其中第一和第二种的权限范围较广，分别支持角色创建、角色菜单访问、档案阅读与下载等。

（3）数据操作权限。该权限为最高层级，用户在档案查询结束后，该权限可限定用户的操作内容，如阅读、下载、打印等。当用户具备该层次权限后，可同时拥有功能操作、数据操作两项权限，例如，A用户拥有下载权限，则自动拥有阅读、打印权限；B用户只有阅读权限，则不支持下载和打印，由此维护档案安全。

五、结束语

综上所述，干部人事档案管理模式正朝着数字化、信息化的方向转变。在此期间，应把握人事档案的特点与管理要求，通过转变思想观念、创建档案数字化处理系统、加强系统安全管理等方式，使思想意识、管理系统建设和安全防护等方面得到改善。同时，还要充分发挥权限设置、防火墙、计算机系统等技术优势，提高档案资源的处理效率和利用率，便于后期查询、更新和使用，为干部个人进步与机关事业单位的发展提供助力。

作者单位：孙凡 天津市教育委员会教育综合服务中心

参考文献

[1]徐丽娟.浅议新时代机关事业单位干部人事档案信息化问题[J].河北企业，2021，000（010）：80-82.

[2]付伟.机关事业单位干部人事档案管理数字化转型关键思路分析[J].文化产业，2022（21）：33-36.

[3]李戎.浅析机关事业单位干部人事档案管理数字化转型[J].办公室业务，2021（10）：225-227.

[4]张东亮.关于机关事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化研究[J].神州，2020（05）：45-47.

[5]赵文梅.新时期机关事业单位人事档案数字化管理问题及对策[J].信息周刊，2019（23）：101-103.