基于审核评估视角的高校纸质档案管理体系优化研究

摘 要：电子档案已经成为信息化档案管理的主流，但纸质档案因其物理独特性和法律效力在高校管理中依然占据重要位置。文章从审核评估的视角出发，明确了高校纸质档案体系管理的重要性，分析了当前高校纸质档案管理的现存问题，探讨了优化高校纸质档案管理体系的建设路径，以期提高档案管理效率和安全性，从而达到档案管理规范化、系统化和科学化的目标。

关键词：纸质档案管理；审核评估；高校；优化策略；信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A

在高等教育机构中，纸质档案作为记录和反映学校历史、教学、科研及管理活动的重要资料，其管理状况直接影响高校行政教学工作的顺利开展。但是，由于技术、人员和管理理念等多方面的限制，许多高校的纸质档案管理仍存在不少问题。随着国家对高等教育质量的要求不断提高，高校经常面临各种内外部的审核评估，如学科评估、教育部评估等，使得高校纸质档案管理工作面临更高的要求。因此，从审核评估的视角出发，优化高校纸质档案管理体系显得尤为重要。鉴于此，本文将从审核评估的角度出发，深入分析高校纸质档案管理体系的重要性和现存问题，并提出相应的优化策略。

一、审核评估视角下高校纸质档案管理体系优化的重要性

1.展现高校形象，增强学校影响力

高校纸质档案是展示学校工作成绩和办学特色的重要信息窗口，能够全面记录和反映学校的发展历程、教学科研成果、社会服务以及学校在立德树人等方面的成就，对于评估学校是否完成了其根本任务、展示高校社会形象具有重要意义。同时，作为学校历史的见证和校园文化的重要载体，高校纸质档案具有不可替代的历史价值和法律效力，系统化管理高校纸质档案，不仅可以促进学术交流和文化传播，还能有效维护学校权益和保障历史真实性。通过良好的纸质档案管理体系，使得高校能够向外界展示其对信息管理的重视程度和管理水平，增强高校的社会声誉和影响力。

2.规范档案工作，满足政策要求

高校纸质档案管理体系的健全与否直接关系高校档案工作是否符合相关法律法规和规范要求，审核评估机构通常会对高校的档案管理制度等展开审查。因此，完善档案管理体系可以确保高校档案管理工作的合规性和规范性。同时，教育部出台《普通高等学校本科教学工作审核评估实施办法》，对高校教务档案建设也提出了明确要求。因此，急需健全高校档案管理体系，优化高校纸质档案管理以推动高校满足政策要求，确保教学工作的规范性和标准化。

3.保障教学质量，提高管理效率

高校教学档案是反映教学定位与目标、师资队伍、教学资源、培养过程、学生发展和质量保障等内容的重要记录，这些档案不仅是审核评估的基础，还是专家了解学校教学业务工作的重要媒介。因此，优化档案管理体系能够确保教学档案的真实性、完整性和齐全性，为教育评估工作提供可靠依据，从而直接影响审核评估的结果。随着高等教育质量保障体系的建立和完善，审核评估已成为制度化、长效化的任务，优化档案管理体系可以提高工作效率，减少重复劳动，从而确保信息的快速检索和准确传递，为审核评估提供了有力支持。通过审核评估，高校可以发现并改进教学中的不足，推动高校建立和完善立德树人的落实机制，加快实现高等教育质量保障体系的制度化和长效化。

4.加强信息整合，适应信息化发展

实现评估指标体系与现行高校档案分类体系的有机结合，并在集中统一管理的基础上有效整合各类档案信息资源，是高校档案管理工作面临的重要课题。通过优化管理体系，可以更好地整合和利用档案资源，为学校的决策和发展提供数据支持。同时，在信息技术快速发展的背景下，高校档案部门需要不断创新管理机制，推进纸质档案的信息化进程，不仅能够提高档案的安全性和可访问性，还能使纸质档案在更广泛的范围内发挥价值。

二、审核评估视角下高校纸质档案管理体系面临的现实问题

目前，高校纸质档案的管理多依赖于传统的手工操作，缺乏有效的信息化支持。同时，档案分类、整理、存储和检索等流程尚未形成统一的标准和规范，如信息孤岛现象、档案安全性低、管理效率不高以及人员专业化程度不足等问题普遍存在于高校纸质档案管理之中，使得高校纸质档案管理体系在审核评估过程中仍面临着一些现实问题。

1.管理体系不完善，分类管理不规范

教学档案的规范化管理直接影响审核评估的结果，但在整理、归档等方面存在不真实、不齐全和不完整的问题，严重影响审核评估结果的准确性。当前，部分高校档案管理缺乏科学的规划和设计，管理制度不健全，缺乏明确的档案管理制度和流程，如文件材料归档范围和档案保管期限表，导致归档工作存在随意性，出现少归、漏归以及误归等情况。在档案分类过程中缺乏统一的分类标准和规范操作，由于不同部门或个人对于档案的分类方式存在差异，导致相同类型的档案被分类到不同的位置，出现较多重复和冗余的档案，从而增加了档案检索和利用的难度。档案存储混乱，没有统一的编号或标识，缺乏有效的档案借阅和使用管理制度等问题，也会导致档案存储位置不清晰、检索不方便，档案管理工作缺乏规范性和系统性，增加了档案被泄露的风险和安全隐患，给高校的审核评估工作带来不便。

2.管理意识薄弱，人才队伍建设不足

部分高校的相关工作人员对档案管理的重要性认识不足，未能充分认识到档案的价值，没有形成良好的档案管理文化，导致档案管理工作被忽视或边缘化。同时，负责档案管理的人员缺乏相关的专业知识和技能，无法有效开展档案整理、分类、存储和检索等工作，人员专业素养不足也会影响档案管理的效率和质量。高校档案工作者的专业队伍建设水平不高、人员数量不足和人员流动性大、缺乏稳定的队伍，导致档案管理工作缺乏连续性和稳定性，容易出现信息断档和管理混乱的情况。部分高校缺乏档案管理培训、晋升机制和激励机制，无法持续提高档案管理人员的专业能力和水平，档案管理人员缺乏积极性和创造性，导致档案管理水平难以提高。

3.设备设施投入不足，审计跟踪困难

有些高校档案部门的设备设施相对落后，如库房、办公、阅览未能分开，档案现代化及档案保护设备设施配置不全，影响了档案管理及服务工作的正常开展。由于硬件设施配备不到位、设备更新落后导致档案存储条件差、档案检索困难和档案数字化困难，限制了档案信息化管理的开展。与此同时，由于档案管理设备设施投入不足，纸质档案在审核评估过程中可能无法提供完整和准确的档案信息，难以有效审计跟踪，无法清晰记录档案的使用、借阅和变更情况，影响了审计工作的开展和结果，使得审计跟踪困难，难以确保审计工作的全面性和准确性。

4.电子化管理滞后，安全风险增加

信息化管理是提高档案管理科学性和价值的重要手段，虽然各高校都在推进馆藏档案数字化工作，但由于进程缓慢，导致档案数字化工作发展不均衡，整体水平无法达到智慧化档案馆的要求。由于电子化管理滞后，可能存在信息存储和传输的安全隐患，如未加密的传输通道、缺乏访问权限控制等，数据容易受到篡改或损坏，影响档案信息的可信度和可用性，导致敏感信息被泄露。电子化管理滞后也可能导致缺乏健全的数据备份和灾难恢复机制，一旦发生硬件故障、病毒攻击或自然灾害，数据恢复困难，导致档案信息永久丢失。同时，信息化管理水平不高还会造成不能及时了解档案管理规范化要求，存在合规性风险，一旦发生法律纠纷或审计检查，可能导致严重后果。

三、审核评估视角下高校纸质档案管理体系的优化策略

1.完善标准化管理体系，加强制度建设

首先，制定统一的档案管理规范和操作流程，研究和遵循国家关于档案管理的相关法律法规，如《中华人民共和国档案法》，确保档案的分类、整理、存储和检索工作符合国家标准和行业最佳要求；其次，制定细化的管理制度，设计科学、合理的档案管理流程，包括档案的采集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，确保档案信息的完整性、准确性和安全性；再次，建立档案质量控制机制，明确档案质量评价标准，定期检查和评估档案质量，强化监督和审计机制，积极利用反馈机制，及时整改审核过程中存在的问题，确保档案的标准化管理，提升服务质量；最后，根据实际工作需要和管理经验，定期修订和动态更新档案管理手册，及时反映最新的法律法规要求，鼓励创新思维，适时引入新的管理理念和前沿技术，提高档案管理的现代化水平。

2.推进档案数字化转型，加大技术投入

积极推进纸质档案向电子档案转变，加快电子化、信息化进程，从而实现档案资源的数字化存储和网络共享。首先，制定详细的档案数字化转型规划，明确转型目标、步骤和时间表，确保数字化转型顺利开展；其次，选择适合自身需求的档案数字化技术和设备，如高速扫描仪、文档管理系统等，确保数字化过程高效准确。再次，开发或引入先进的档案管理系统（DMS或EDMS），搭建数字化档案管理平台，实现档案的电子化存储、检索和共享，提高档案利用效率，并在数字化过程中加强数据安全保护，采取必要的措施确保档案数据的安全性和完整性，防止数据被泄露；最后，不断优化数字化档案管理系统，根据实际需求和反馈实施改进和升级，确保系统的稳定性和高效性。在上述过程中需要持续加大技术投入，改善档案存储环境，配备必要的档案保存设备设施，及时更新档案管理设备设施，引入现代化管理工具和技术，如电子标签、智能密集架等，提高纸质档案管理信息系统自动化水平。

3.提升专业人员素养，加强安全防护

首先，应积极组织专业知识培训和技能提升课程，涵盖管理理论、安全管理知识、应急处理技能等内容，以提高档案管理人员的专业水平。建立激励机制，奖励参与培训学习并有效应用所学知识的专业人员，激发其工作积极性；其次，建立完善的安全管理制度，明确各级管理人员在安全管理中的责任和权限，规范安全管理流程，确保安全管理制度得到有效执行，定期组织安全演练和培训活动，提高管理人员对突发事件和安全事故的应急处置能力，增强他们的安全意识和风险识别能力。同时，加强对管理人员安全管理工作的监督和考核，及时发现问题并提出改进建议，以确保安全管理工作的贯彻执行和改进。一方面，结合现代技术手段，如安全监控系统、智能安全装备等；另一方面，建立档案安全防护体系，包括防火、防潮、防盗等措施，以此提高档案安全管理效率和精准度；最后，定期开展档案知识普及活动，增强全校师生的档案意识，建立良好的校园安全文化氛围，倡导全员参与，形成良好的安全管理氛围。

4.建立监督评估机制，检视自身管理体系

建立定期的档案管理审核评估制度，及时发现问题并采取改进措施，确保档案管理的有效性和适应性。高校需要将档案管理的审核评估结果作为学校整体教学质量评估的一部分，确保其在教学和管理改进中的作用得到认可。

首先，高校应建立一个内部质量自我评估制度，包括定期教学评估、学生学习评估、二级学院教学工作评估、专业评估和课程评估等。通过这些自评活动，学校能够及时发现问题并制定相应的改进措施。除了内部评估之外，高校还应积极参与由教育行政部门或社会第三方机构组织的外部评估，如院校评估和专业认证等。这些外部评估可以提供一个更广泛的反馈视角，帮助学校了解自身在全国范围内的定位和水平。

其次，建立质量改进机制。内容应包括对发现问题的分析、纠正措施的制定、必要资源的配备以及改进效果的评价，从而确保评估结果得到有效应用，并促进管理质量的持续提升。同时，为确保评估工作的透明度和公正性，高校应实行信息公开制度，广泛接受校内外各方面的监督，有助于提高评估工作的公信力，并确保评估结果的准确性。

最后，积极部署新一轮审核评估，教育部会不定期组织新一轮的审核评估，以确保各项工作符合既定目标和标准。高校应根据教育部的部署，做好评估申请和准备工作，确保评估工作顺利开展。同时，高校应充分利用评估结果，全面评估和分析，检视制度本身及其执行情况，以便更好地优化和调整管理体系。在完成试点评估后，高校应根据教育部的指导方针，全面实施审核评估，应包括理解为何要评估、如何评估以及如何最大化评估效果的问题。

四、结语

高校纸质档案在审核评估工作中扮演着不可或缺的角色，其不仅是评估的基础和依据，还是推动学校改革、提升教学质量和实现内涵式发展的关键因素。高校纸质档案具有展现高校形象，增强学校影响力；规范档案工作，满足政策要求；保障教学质量，提高管理效率；加强信息整合，适应信息化发展的重要性。但是，在审核评估过程中还存在管理体系不完善，分类管理不规范；管理意识薄弱，人才队伍建设不足；设备设施投入不足，审计跟踪困难；电子化管理滞后，安全风险增加等现存问题。因此，本文结合数字化时代特点，提出了完善标准化管理体系，加强制度建设；推进档案数字化转型，加大技术投入；提升专业人员素养，加强安全防护；建立监督评估机制，全面分析审核结果等一系列优化策略，旨在提高高校纸质档案管理水平，并为其他教育机构提供了可借鉴的经验。未来，高校应继续探索档案管理的创新途径，适应信息化时代的要求，推动纸质档案管理工作开展更加科学化、规范化。

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作者单位：牡丹江师范学院""作者简介：丛迪阳（1990—），女，汉族，黑龙江牡丹江人，研究生，中级，研究方向：档案管理。