精细化管理在医院档案管理中的应用探讨

摘 要：本研究探讨了医院档案管理中精细化管理的作用应用与潜力。通过深入剖析医院档案实施精细化管理，发现既能提高档案利用效率，又优化了医疗资源的配置，为医疗服务质量的提升和医患矛盾的缓解提供了新路径。同时，本研究也揭示了现有医院档案管理模式的局限，提出利用信息化手段推动档案管理的现代化、构建更加完善的档案管理体系等。这些措施的实施，有望为医院档案管理带来创新，推动医院整体运营向更高效、更智能的方向发展。

关键词：医院档案管理；精细化管理；信息化手段

随着医疗行业的迅猛发展和精细化管理理念的深入人心，档案管理在医院运营和治理中的重要性愈发凸显。档案管理不仅涉及患者的基本信息、诊疗记录，还承载着医院的历史沿革、发展策略等关键内容，为医院的战略决策和日常运营提供不可或缺的支持。

1 精细化管理在医院档案管理中的作用

1.1 法律支撑

《中华人民共和国档案法》中明确：“反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的。”体现了档案管理的重要性，为医院档案精细化管理提供了根本的法律支撑。同时，该法还详细规定了档案的管理原则、档案机构的职责、档案人员的权利与义务等内容，为医院开展档案精细化管理提供了明确的指导 [1] 。

1.2 提升效率

助力档案使用效率的飞跃，优化资源分配，提升医疗服务水平，缓解医患之间的矛盾以及充分利用档案资料的参考价值，是医院档案引入精细化管理理念所追求的核心目标。通过精细化管理，医院档案管理得以深刻变革，强调档案资源的细致分类、精确标识和高效检索，确保医疗人员迅速获取所需信息，减少查找时间，提高工作效率。同时，注重档案的数字化处理，实现电子化存储和快速检索，进一步提高档案使用效率。这种管理模式不仅优化了医院工作流程，提升了医疗服务水平，还为患者提供了更加及时、准确的医疗服务。

1.3 促进协作

精细化管理还促进了医院内部的信息共享和部门协同合作，助力医院在科研、教学等方面取得突破。通过及时、准确的病患档案更新，为医护人员提供翔实的患者信息，提高治疗效果和患者满意度，从根源上解决医患冲突。同时，医院管理者能够深入各个环节，全面掌握档案信息，为医院决策提供有力支持，充分发挥档案信息的利用价值。总之，精细化管理理念在医院档案管理中的应用，对于提升医院整体竞争力和推动医疗行业持续进步具有重要意义。

2 医院一体化档案管理模式存在的问题剖析

2.1 档案管理员的业务素质不高

首先，医院管理层和医护人员普遍缺乏对档案管理的足够重视。认为这只是一项简单的“收集与存放”任务，无需深厚的专业知识和精湛的业务技能。这种观念导致档案管理员的工作得不到应有的支持和投入，难以吸引和留住具备专业知识和技能的人才。导致档案管理员队伍中人才匮乏，很多人缺乏必要的档案管理、信息技术和医学知识等综合素养。随着档案信息量的不断增加，档案管理员面临着巨大的工作压力。然而，医院往往没有相应提升档案管理员的待遇和福利，也没有为他们提供足够的培训和发展机会。这导致档案管理员缺乏足够的动力和激情去提高自己的业务水平，难以应对日益增长的档案信息量和复杂性。

2.2 档案管理体制落后

当前，许多医院在档案管理硬件投入方面存在明显不足，这直接影响了档案的保存质量和管理效率。一些医院的档案室空间有限，无法满足档案存储的需求，导致档案混乱、堆放无序，甚至存在档案遗失的风险。一些医院由于硬件投入不足，档案室的设施简陋，无法提供稳定的保存环境，容易导致档案受潮、霉变及损坏，甚至存在档案被盗或遗失的安全隐患。在科技飞速发展的当下，仍有部分医院在信息化建设的道路上存在明显的滞后。它们更倾向于将信息技术应用于医院的经营管理层面，而未能将这一优势延伸到档案管理工作中。这种信息化应用的不均衡，不仅限制了档案管理工作效率的提升，还成为阻碍医院综合档案管理水平进步的一大因素。

2.3 粗放式的档案管理模式

目前，大部分医院还没有建立一套科学合理的综合文件管理规范，更没有一套完整的档案管理体系。这就给档案管理带来了阻碍，容易出现管理方式不当、工作效率低下、档案收集率低、档案管理混乱等问题。这种粗放式的档案管理方式不仅影响了信息资源的可利用率，还可能导致重要文件的遗失，对医院的总体管理水平造成严重影响。

2.4 硬件投入不足

从医院现有的空间布局来看，由于对档案管理的重视程度不足，档案存储空间显得捉襟见肘，且保存环境普遍较差。许多空间被用于医学工作或科研，而档案管理所需的硬件设施投入明显不足，如恒温恒湿设备、防火防盗设施等，这些都是确保档案长期保存不受损的关键要素。因此，当遭遇潮湿、高温、火灾或盗窃等风险时，档案的安全性和完整性无法得到充分保障。这不仅可能导致档案信息的丢失或损坏，而且还会给医院的运营和管理带来不可估量的损失。同时，由于硬件投入不足，档案管理员在进行档案整理、分类和检索时也会面临诸多困难。例如，缺乏高效的档案管理系统，他们可能不得不依赖传统的纸质档案，这不仅效率低下，而且容易出错。此外，没有配备足够的现代化设备，如扫描仪、打印机等，也使得档案数字化进程受阻[2]。

3 精细化管理在医院综合档案管理中的应用措施

3.1 明确定位档案管理目标

随着医疗行业的不断发展和医院管理水平的提高，实施精细化管理成为医院综合档案管理的必然趋势。在精细化管理中，明确档案管理目标定位是第一步，也是至关重要的一步。

医院需要明确档案管理在医院整体运营中的地位和作用。档案作为医院历史和现状的重要记录，不仅关系到医疗服务的连续性，还是医院管理和决策的重要依据。因此，档案管理目标应该与医院的整体发展战略相契合，确保档案管理工作能够为医院的长期发展提供有力支持。医院需要根据自身的实际情况和需求，制定具体的档案管理目标。这些目标应该包括档案收集、整理、保管、利用等各个环节的标准和要求，确保档案管理工作能够有序、高效地进行。同时，医院还需要考虑如何利用现代技术手段提高档案管理效率和质量，以满足日益增长的档案信息需求。为了实现这些目标，医院需要建立一支专业、高效的档案管理团队。这支团队应该具备档案管理、信息技术、医学知识等多方面的综合素质，能够全面负责医院的档案管理工作。同时，医院还需要加强对档案管理人员的培训和教育，提高他们的专业素养和技能水平，确保他们能够胜任精细化管理的要求[3]。

3.2 运用信息技术深化档案的精细化管理效能

《中华人民共和国档案法》第十九条规定：“各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。” [4]

随着信息技术的日新月异，医院档案管理与利用的形态正悄然向数字化、信息化迈进。信息化的档案管理通过构建丰富的档案信息数据库，能减少人为错误，有助于节约人力成本，避免信息资源的浪费。通过利用先进的信息化工具，能够实现对档案的精准控制和管理，推动医院整体管理水平的提高[5]。

信息化的档案管理通过构建丰富的档案信息数据库，实现对档案信息的集中存储和高效管理。这一数据库不仅包含患者的病历信息、医院的行政事务记录，还涵盖医疗设备的使用情况、科研项目的进展情况等方面。通过数据库的分类、检索和统计功能，医院管理者可以迅速获取所需信息，为决策提供有力支持。信息技术的运用也大幅减少了人为错误，信息化的档案管理则通过自动化、智能化的技术手段，确保档案信息的准确性和完整性。这不仅提高了档案管理的效率，还降低了因人为错误引发的风险。信息技术的运用还有助于节约人力成本，避免信息资源的浪费。传统的档案管理需要大量的人力投入，包括档案的收集、整理、归档等环节。而信息化的档案管理则通过自动化、电子化的方式，简化这些流程，降低了人力成本。同时，通过信息技术的支持，医院还可以实现档案信息的共享和利用，避免了信息资源的浪费。

3.3 优化档案整理与归档流程，实现精细化管理

准确、有效地对文件进行分类整理，是实现文件管理工作优化的关键。所以，档案管理人员应确保收集到的资料的完整性和准确性，并按照医院建立的档案分类方法对其进行归类，以便日后的检索和利用。为了实现这一目标，档案管理人员需要遵循医院建立的档案分类方法，将档案分为不同的类别，如患者档案、行政事务档案、医疗设备档案、科研项目档案和教育培训档案等。通过这样的分类整理，医院档案不仅能够得到有序存放，还能够提高信息检索的准确性和效率[6]。

在归档过程中，除需要专业素质较高的工作人员外，还可以对已建立的档案进行分类和编号。针对不同类型的档案，如患者档案、行政事务档案、医疗设备档案、科研项目档案和教育培训档案等设置相应的档案夹。每个档案夹都应有明确的标识，以便快速识别档案的类型和内容。对于每个档案夹内的档案需要进行详细的编号。编号系统应该是逻辑清晰、易于理解的，并且能够反映档案的特点和顺序。例如，可以为患者档案设置基于患者ID或姓名的编号系统，为行政事务档案设置基于日期或事项类型的编号系统。增加便利和准确的程度，使工作人员更容易找到和利用这些信息，在不断地改善和完善中促进医院各项工作的顺利开展。

3.4 健全档案管理体系，落实责任追究制

随着人民群众对医疗服务需求的日益增长，医院的综合档案管理者必须积极调整自己的管理观念，应对外部压力的需要，更好地服务于患者，提升医院整体运营效率和质量。《中华人民共和国档案法》第四条明确指出：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”[7]抛弃过去落后的管理方式，将对使用精细化的档案进行更多的关注，让他们更好地认识到自己的档案，同时也要让自己的档案管理能力得到更大的提升。医院应明确各级档案管理人员的职责和权限，确保责任到人。对于档案管理中出现的问题和失误，应严格按照相关规定进行责任追究，以维护档案管理制度的严肃性和权威性。同时，医院还应建立奖惩机制，对档案管理工作表现优秀的个人和部门进行表彰和奖励，对档案管理工作不到位的个人和部门进行批评和整改。此外，医院还应加强对档案管理人员的培训和教育，提高他们的专业素养和管理能力。通过定期的培训、考核和评估，确保档案管理人员能够适应时代变革和医院发展的需要，不断提高自己的档案管理水平。

3.5 引进专业化档案工作人员

《医疗机构管理条例实施细则》明确规定“医疗机构应当建立病历管理制度，设置专门部门或者配备专（兼）职人员具体负责本机构病历和病案的保存与管理工作”。为了提升医院档案的管理水平，必须引进具备高素质、责任心强、专业精神的专业档案管理人员。这些人才不仅具备快速掌握档案管理方法的能力，还能够优化资源配置，使档案价值得到最大化发挥。他们对精细化管理的理念有深入的理解，能够长期保持对档案管理的重视，并不断提升档案管理技能。为提升档案管理的科学性与规范性，必须加强对专业档案管理人员的培训，提升他们的业务素质。同时，针对当前医患纠纷频发的现实状况，医院综合档案管理者更应深入考虑如何将档案管理与实际案例相结合，探索出更为有效的应对策略。将档案视作医疗工作中的重要参考，利用档案中的信息，为处理医患纠纷提供有力的证据和依据。在对档案进行精细化管理的过程中必须严格遵循《档案法》的要求，确保工作的科学性和规范性。

通过对医院档案管理中精细化管理的研究，得出了以下结论：分析了精细化管理对于医院档案管理的作用，不仅能够提高档案的使用效率，还能优化资源分配，进一步提高医疗服务水平。而现有的医院档案管理模式存在诸多问题，如档案管理人员的专业水平不足、管理体制落后等，本研究提出一系列具体的应用措施，包括明确定位档案管理目标、利用信息化手段提高管理水平、做好精细化档案整理、健全管理体系并落实责任追究制以及引进专业化档案工作人员。这些措施的实施，将有助于医院档案管理实现真正的精细化，为医院的持续、健康发展提供坚实的保障。综上所述，精细化管理在医院档案管理中的应用具有深远的意义，值得医院管理者和档案工作者深入研究和实践。

参考文献

[1]李燕丽.医院档案管理工作现状分析和发展趋势研究[J].兰台内外，2024（01）：37-39.

[2]毕惠惠，苏春香，张冀平.新形势下医院档案管理现代化面临的问题及对策[J].办公室业务，2023（24）：190-192.

[3]李敏.大数据时代医院档案管理工作存在的问题与对策研究[J].兰台内外，2023（28）：4-6.

[4] [7]全国人大常委会办公厅.中华人民共和国档案法[M].中国民主法制出版社：2020

[5]于文旺.精细化管理在医院档案管理中的应用[J].黑龙江档案，2022（02）：218-220.

[6]蒋山礼.医院档案管理中精细化管理模式的应用研究[J].办公室业务， 2022（05）：115-117.

作者简介：王欣（1988.02—）；大学学历，就职于西安医学院第一附属医院；研究方向：档案管理。