新时代职业院校档案利用工作存在的问题与对策

摘 要：当前，职业院校发展迈入了高质量发展阶段，教育教学、教研科研以及管理活动中产生了大量具有保存价值的信息资料，做好这些信息资源的开发利用，有利于进一步提升职业教育事业高质量发展。本文以《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施条例》（以下简称《实施条例》）的实施为背景，简要分析了新时代职业院校档案利用要求方面的新变化以及档案利用领域的价值特征，进一步讨论了档案利用存在的现实问题，并有针对性地提出具体对策，为做好新时代职业院校档案利用工作提供有益的参考和指导，不断提升职业院校档案工作整体质量和水平，助力新时代职业教育事业高质量发展。

关键词：档案利用；档案管理；新时代；职业院校

概述

党的十九大报告提出中国特色社会主义进入了新时代。新时代，职业教育吸引力、影响力、竞争力持续增强，职业教育面貌也发生了历史性与格局性的变化。2021年，全国职业教育大会召开，为新时代职业教育发展擘画了宏伟蓝图。根据教育部发展规划司发布的《2023年全国教育事业发展基本情况》公布的数据显示，2023年，我国中职学校共7085所，在校生1298.46万人，专任教师73.48万人，校舍面积3.02亿平方米，生均仪器设备值9471.91元，均较2022年有了一定增长。无论是办学规模、在校师生人数，还是办学条件均呈现出较大发展。档案，作为职业院校教育教学、教研科研以及管理活动中形成具有保存价值的信息资源，做好这些信息资源的开发利用，助力职业院校教育教学、教研科研及管理工作高质量发展，也有利于推动职业教育事业的可持续发展。

1 新时代职业院校档案利用要求变化

1.1 档案利用法律确权

《档案法》《实施条例》以及《高等学校档案管理办法》均就档案利用的权利保障做出了相应的规定。其中《档案法》第五条明确规定“一切国家机关、武装力量、政党、团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利”。这是从法律上确定了机关及个人享有利用档案的权利。《实施条例》第四章专门规定档案利用的方式、内容及要求。《高等学校档案管理办法》第八条第六款把“开展档案的开放和利用”作为高校档案机构九项管理职责内容之一。从这些法律法规及部门规章的规定和要求来看，做好档案利用工作是保障公民档案利用权利的具体举措，使档案利用权的保障更具法律约束力。职业院校档案管理部门应主动采取措施，拓宽档案利用渠道、创新档案利用方式，不断满足广大师生日益增长的档案利用需求。

1.2 明晰档案开放义务

《档案法》《实施条例》以及《高等学校档案管理办法》也就档案利用的义务履行做出了具体的要求。《档案法》第十条规定，各类档案馆负责“提供利用各自分管范围内的档案”，第二十条就其密级变更和解密做出了具体办理规定。第二十八条明确提出“积极为档案利用创造条件，简化手续，提供便利”，而且还突出强调无论是单位还是个人，只要“持有合法证明”，即可“利用已经开放的档案”。《实施条例》提出档案馆要“建立健全科学的查阅利用规范”“要明确档案利用的条件、范围、程序等”。《高等学校档案管理办法》也规定了高校档案应“设立专门的阅览室”“编制必要检索工具”“为社会利用档案创造便利条件”。作为新时代职业院校档案管理部门，要切实履行档案利用中应尽的义务，为广大师生利用档案创造更加便利的环境和条件。

1.3 归档档案利用救济

新时代，公民权益保障和维护更加规范。新修订的《档案法》《实施条例》在赋予了机关、企事业单位等组织和公民享有档案利用权利的同时，也规定了阻碍权利实现的具体救济途径。《档案法》第二十八条规定，档案馆不按规定开放利用的，可向档案主管部门投诉。这也是档案管理领域中首次明确以法律的形式规定了档案利用权利救济途径[1]。新时代的职业院校档案管理部门要有强烈的责任感和使命感，主动作为，以实际行动维护广大师生档案利用的权利。

2 新时代职业院校档案利用价值特性[2]

2.1 历史性与现实性

职业院校档案是学校招生、教师教学和科研等过程中产生的，从其产生及利用价值角度分析，有其历史性和现实性。所谓历史性，就是指这些档案真实记录了职业院校教学管理，具有“存史”功能。通过查阅、检索档案，可以还原职业院校不同时期教育教学、科研的本来面貌。所谓现实性，就是指通过对职业院校档案内容的编研分析，总结成功做法，分析经验教训，为新时代职业院校教育教学管理提供凭证、参考等现实价值，发挥其“资政”功能。

2.2 原始性与开发性

职业院校档案与职业院校教育教学活动密切相关。一方面，职业院校教育教学活动的开展进一步丰富了档案内容；另一方面，职业院校档案真实记录、全程见证了职业院校教育教学发展、壮大，具有客观性与原始性，可直接作为评先评优、教学评估的重要依据。如将科研类、教学类、出版物类档案资料汇编，能够直接展现职业院校教学成效。此外，根据馆藏档案资源，按照一定的主题，进行二次或三次档案编研开发，形成新的编研成果，能够进一步发挥职业院校档案的利用价值。

2.3 专有性与公共性

从档案价值权属特征来看，高职院校档案具有专有性和公共性。从专有性角度来看，高职院校档案属于其院校所有，是高职院校广大师生及行政管理者集体智慧的结晶，不会无条件地被其他组织或个人利用，具有一定的排他性。尤其是在一定的保管期限内，不对外公布。公共性则是指随着时间的推移，满足解密公开条件，需要对社会公布，这时高职院校档案具有了公共属性，为更大范围内的组织或个人提供档案利用服务。

3 新时代职业院校档案利用现实问题

3.1 利用对象：内容不够丰富

职业院校档案利用的对象，即档案。就档案本身而言，重管理、轻利用以及重教育教学轻档案工作思维认识的影响，导致职业院校档案存在着门类不全，教学类、学生类、财会类和科研类档案数量和规模收集较为全面，而党群类、行政类、仪器设备类、出版类收集数量和质量相对薄弱。从归档的档案内容来看，行政管理的文书类档案居多，而教育教学的业务类档案相对较少，反映就业、科研等文件资料较少，且文件材料收集不够全面、完整。综上，从整体来看，由于受思想认识、专业能力及经费投入等因素影响，职业院校档案馆馆藏档案的门类及载体形式结构单一，档案信息化、数字化管理进程缓慢。

3.2 利用主体：利用目的单一

高校档案信息资源开发利用的途径和方法主要为接待查询、编研利用和网络服务[3]。从职业院校档案利用情况的实际调查统计分析，走进档案馆查询、检索和利用档案的多为职业院校的行政管理部门及人员，档案利用的主体面较窄。而且档案利用的内容多为基建档案、人事档案、文书档案和财会档案，主要用于职业院校基建工程的核算决算、人员交流或任职提拔，行政管理方面的决议决定、制度或会议纪要以及财务审计等，而职业院校的教师、科研人员及学生的档案利用数量和规模相对较少，主动查找档案用以学术研究的更少。

3.3 利用机构：基础条件薄弱

新时代，随着职业院校的改革发展，档案在教育教学管理、学生就业服务、自我宣传中的作用日益突出。大数据、云计算、区块链、时间戳等现代信息技术在档案管理中的运用，加速改变着档案利用的途径和方式，使档案利用更加的便利化和安全性。但职业院校档案利用基础条件相对薄弱，主要表现在自我宣传不够，外界不了解档案利用的内容、途径的现象较为突出。重管理、轻利用的现象依然存在，重视收集、整理等档案管理业务，编研、利用档案较少。新时代职业院校档案利用的手段和方式滞后于信息技术的发展进步，传统管理思维依然影响并制约着档案利用重要性的认识，档案开发利用方面的人财物投入，滞后于档案收集、整理。

4 新时代职业院校档案利用路径策略

新修订实施的《档案法》《实施条例》《高等学校档案管理办法》均设有“档案的利用和公布”专门章节，以法律条例和部门规章的形式规范了档案利用的内容、范围和要求，这些都为新时代职业院校档案利用提供了根本保证。针对新时代职业院校档案利用存在的现实问题，要有针对性地采取措施，不断丰富档案利用内容、拓宽档案利用路径、提升档案利用效果，助力新时代职业院校教育教学的繁荣发展。

4.1 优化档案资源结构，支撑档案利用数量与质量

从职业院校档案利用的短板弱项来看，影响其利用工作的关键在于馆藏档案资源结构单一，数量和质量有待提升。因此，新时代职业院校档案利用工作的突破口在于优化档案资源结构，切实解决馆藏的档案资源无法满足广大师生及管理者的现实需求问题。因此，优化档案资源结构是支撑档案利用数量和质量的关键。首先，广泛收集。作为提供档案信息公共服务的机构，应积极探索供给侧结构性改革[4]，优化档案资源供给结构和内容，按照《高等学校档案管理办法》的相关规定和要求，全面做好党群、行政、学生、教学、科研、基建、设备、产品生产、出版物、外事、财会等各个类型的档案资料的收集整理。既要收集整理纸质类档案，也要收集电子、照（胶）片、录音录像等特殊载体形式的档案，丰富职业院校档案内容和形态。其次，强化指导。作为职业院校档案管理的专业机构，档案馆要主动与各学科之间联系，深入到教育教学一线，强化档案收集整理、归档的业务指导。重点关注职业院校改革发展中的重大问题、重要举措，跟踪教学、科研、管理等领域的发展方向，切实做到院校工作进展到哪里，档案工作就延伸到哪里[5]。最后，注重宣传。吸引广大师生走进档案馆，前提是要让档案利用者知晓馆藏的档案资源情况。可通过举办档案展、制作宣传海报、举行档案知识竞答，“国际档案日”“档案宣传周”等特殊时间节点，邀请师生代表走进档案馆，亲身了解、感受档案的魅力。还可以在校园网等局域网平台，设立档案编研成果展示等，激发人们利用档案的愿望和热情[6]。

4.2 深化档案价值认识，拓宽档案利用广度、深度

职业院校档案在教育教学、科研、行政管理中发挥着十分重要的作用，针对当前档案利用目的单一、利用价值认识趋同等问题。首先要树立正确价值观。要有针对性地加强档案应用领域的价值宣传，引导档案利用者全面认识档案价值，拓宽档案利用的广度。其次要构建档案价值认识体系[7]。具体来说就是要从主体、客体及中介三个方面构建档案价值认识系统。一方面，要提升高职院校档案收集、整理、保存、利用等管理水平，建立良好的档案利用制度，提高档案在利用者心中的分量。另一方面，内外部环境的影响。高职院校内部要加强档案利用工作的宣传引导，包括档案利用的途径、方式以及重要性。外部则主要针对高职院校自身之外的机关、企事业单位、群团组织的宣传，在全社会培育浓厚的档案利用氛围，加强档案法律法规、档案利用方针政策的宣传，增强全社会的档案意识。让档案利用者进一步深化档案价值认识，促进其自觉走进档案馆，在利用档案过程中实现其预期目的，这是激发职业院校档案利用的内生动力。

4.3 实化档案利用条件，夯实档案利用硬件、软件

职业院校要加强档案室的软件及硬件建设[8]，从硬件方面来看，要围绕档案利用的便捷度、安全性和高效率，改善档案馆硬件设施和条件。例如，从便捷度看，采用RFID管理档案馆，实现自助档案借阅、归还，提高档案利用自主水平。从安全性来看，按照“八防”的标准做好档案库房建设，添置必要的除湿机、恒温机、扫描仪、刻录仪、计算机等仪器设备，确保档案利用全过程的安全。从高效率看，要加快推进“存量数字化、增量电子化”进程，开通网上一键通办平台，为档案利用提供全过程、无障碍服务。从软件方面来看，要重点围绕优化档案利用服务体验着力。例如，简化档案借阅、归还业务流程，开通网上检索、查询自助服务，完善职业院校档案利用各项规章制度，建立线上线下一体服务机制。例如，创新工作机制，实行双轨制身份审查，建立线上线下档案利用同步审核，提高档案利用效率；完善利用效果追踪机制，通过邮件咨询、电话回访、利用效果评价等形式，持续关注档案利用效果体验，并将其作为优化和改善档案利用重要信息参考。此外，职业院校档案工作者要树立服务意识，常态化开展问卷调查，做到问需于民、问计于民，针对师生关注的热点、难点问题，主动开展送档服务。

结语

档案利用是发挥档案价值的具体举措。新时代职业院校改革发展过程中会面临诸多新情况与新问题，要善于在档案中寻找答案，持续优化馆藏档案资源结构，深化档案价值极端重要性认识，夯实档案管理基础条件，切实充分发挥职业院校档案“存史资政育人”的价值功能，为职业教育高质量发展做出兰台人应有的贡献。

参考文献

[1]王改娇.从档案利用权视角考量新修订《档案法》[J]中国档案，2020（9）：22-24.

[2]周青云.论高校科技档案的价值与开发利用[J]中共郑州市委党校学报，2005（4）：111-112.

[3]彭韶霜.论高校档案信息资源的开发利用[J]湖南人文科技学院学报，2008（4）：148-150.

[4]侯英杰.基于供给侧结构性改革的高校档案工作发展思路探析[J]中国档案，2018（2）：44-45.

[5]姜萍.高校档案资源建设的思考[J]中国档案，2010（10）：50-51.

[6]姚青.浅谈高校档案的利用[J]济宁师范专科学校学报，2006（6）：91-92.

[7]王英，舒洁，张睿婵.基于扎根理论的用户档案价值判断影响因素研究—以综合档案馆的档案利用者为例[J]山西档案，2021（2）：144-154.

[8]张志鹰.新时代职业学校档案开发利用问题探析[J]城市情报，2023（7）：107-109.

（作者单位：烟台市蓬莱区职业中等专业学校）