推动高层次人才建设背景下职业院校人事档案管理创新路径研究

摘 要：对于职业院校而言，人事档案的合理、高效利用，是开展各项管理工作的重要基础与依据。随着社会的不断发展与科学技术水平的不断提升，各行各业进入信息化时代，深入开发利用人事档案资源，多样化、层级化处理海量档案数据，已成为当前院校需要面临的重要课题。本文围绕推动高层次人才建设背景下职业院校人事档案管理创新路径进行深入研究，提出通过提升信息化意识、规范管理体系、引入现代技术、建设干部队伍等方面进行管理模式的优化，进而提升职业院校人事档案开发利用的服务水平。

关键词：高层次人才；职业院校；人事档案；创新路径

职业院校的人事档案是组织、人事等有关部门按照党和国家的干部人事政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载个人经历。人事档案以干部员工姓名为卷宗主要特征进行收集保管，包括基本信息、学习经历、家庭情况、荣誉处罚、考核材料等内容。这些档案信息成为学校开展人才队伍建设的重要依据，也是优化人才资源配置、组织人事管理、干部员工调动、教学岗位匹配的关键参考。随着教育事业的全面改革，各职业院校领导者也应充分应用“互联网+”等现代化技术，对庞大人事档案信息进行精细化管理、开发与利用，建立信息技术平台进行收集录入、检索查询与开发共享，进而实现创新性管理模式的改革。

1 职业院校人事档案管理综述

自2011年我国事业单位改革以来，职业院校逐步实行聘任制，在人事制度改革过程中，职业院校对干部职工的聘用也逐渐变得灵活。人才流动日益频繁，这就必然为高校的人事档案管理工作带来一系列挑战。管理、利用好干部人事档案将关系着高校未来人力资源的开发利用水平，对于干部选拔任用与日常监督管理有着重要意义。

1.1 人事档案信息资源的重要性

1.1.1科学配置人力资源。选贤任能、管理人才是人力资源管理的核心工作。当前，职业院校的教职工处于频繁动态变化的状态，新老交替成为高校运行的常态化，需要及时补充新鲜血液。新教职工通过教学管理工作，其教学经验、理论水平、职业意识会逐步成长提高，将会成为高素质人才。通过将人事档案信息资源深度开发，可及时了解现有员工的情况，并可加强人才甄别，提升人才队伍性价比，促进整个教学圈人才规范流动，也是践行以人为本的发展理念与尊重人才、培养人才的根本目的，为今后学校规划人才分配，提升管理质量提供了根本遵循[1]。

1.1.2展现员工自身水平。人事档案记录着职业院校每个职工的详细信息，包括性格爱好、特殊技能、特长优势等，对人事档案的科学化、规范化管理，可更好地呈现教职工潜在的能力，也可为本校人员管理及岗位分配提供决策依据。例如，本校在某次岗位调动中，遇到学院思政教师数量不够的问题，短期内无法通过社会招聘进行补充。干部人事档案管理人员通过查看现有教师的档案，发现两名教师的本科专业是思想政治教育，具有一定的理论基础，经过试讲、考核，发现教学效果较好，便进行转岗。由此，既让每一位教师找到更多展现自己的舞台，又有利于学校充分利用人才资源完善岗位匹配，从而促进高等院校不断提升核心竞争力。

1.2 人事档案信息化管理的意义

1.2.1提高管理效率。随着新时期教育行业的不断优化改革，职业院校的师资规模不断扩大，人才流动日益频繁，这就对干部人事档案的管理带来了较大挑战。在传统模式下，职业院校人事档案基本以纸质档案为主，在查询、管理、利用过程中是通过档案人员手动翻阅为主。不仅耗费大量的人力成本，还需要较高的财力、物力及库房空间为支撑，无法满足当下干部人事档案科学化、高效化及便捷化管理的要求。通过利用数字化技术与信息化手段，可将干部人事纸质档案转变为电子文件，并通过上传至平台，利用大数据、云计算、计算机网络等技术实现档案资源的在线征集、快速检索、精准调用与高效利用，在减少档案资源管理维护成本的同时，将管理人员从单一繁重的工作环境中解脱出来，使其有更多的时间与精力进行创新。

1.2.2保障文件安全。由于干部人事档案的最原始文件是纸质文件，在源头上就无法实现单套制管理。在过去传统管理模式下，纸质档案在存放过程中极易因潮湿、虫蛀、腐蚀等自然因素导致纸张变黄、发脆、字迹模糊，并且在利用过程中也容易因人为影响导致档案被篡改、丢失或泄露，造成不可逆的损伤。通过档案信息化技术，可减少对原始文件的利用，并通过安全技术对干部人事电子档案进行加密处理，最大限度地提升其安全性，降低人为篡改档案信息的风险，进而便于信息查阅和长久保存[2]。

2 推动高层次人才建设背景下职业院校人事档案管理创新面临的问题

2.1 收集不齐全，管理意识淡薄

干部人事档案管理在实际工作中受传统思维的影响，部分院校仍存在档案意识不强、信息化思维薄弱、利用率较低的问题。干部人事档案的管理永远停留在“说着重要，排着次要，用着需要，忙着忘掉”，即使在干部调整较为频繁的时候也极少利用人事档案，导致相关干部任命、选人用人决策缺少科学性，降低了人力资源管理的针对性。因此，人事档案被随意搁置、任意堆放，在各教职工工作过程中产生的教学成绩、日常考核等信息文件没有做到及时更新。档案收集不齐全、整理不规范的问题，甚至会影响干部职工的职业生涯，无法发挥其利用价值[3]。

2.2 制度不规范，组织架构混乱

2.2.1管理较为分散。在职业院校内部存在多部门管理干部人事档案的现象。如组织部门、人事部门和劳动部门等，甚至与干部人事工作无关的业务科室也有部分人事档案。使得相关职能职责不清晰、工作分工不明确。这种“分头多散”的现象极易导致相关工作“都在管、都不管，都负责、都不负责”，一旦出现问题便会推诿扯皮。由此带来收集不齐全、管理不及时、利用不充分及资料不完整等问题，人事档案的真实性、完整性、可用性下降，在宏观上阻碍了人力资源的合理配置。

2.2.2制度不够科学。过去，干部人事档案往往以纸质文件的方式管理，在新时期转型后变成以电子档案为主的在线管理模式。由于没有针对过去颁布的管理制度进行更新完善，大多数部门仍沿用过去的制度或者将上级部门颁布的政策文件生搬硬套，与实际工作与未来发展方向严重不符，从而导致部分业务流程无章可循，管理水平落后、因循守旧，难以在实践中求变、创新。

2.3 员工不专业，干部队伍业余

由于受传统思想的影响，使得档案工作人员整体水平较低，流动性大、岗位调动频繁。尤其在新时期档案信息化兴起的前提下，存在较多未参加档案信息化理论知识培训便直接上岗的人员，干部队伍专业知识水平较差，职业道德有所缺失，人才数量日益萎缩，使得工作停滞不前，严重制约了干部人事档案管理工作乃至于高校未来的可持续发展。

2.4 利用不充分，技术应用单一

从整体来看，部分职业院校干部人事档案电子目录全覆盖基本实现，并且在日常利用中具备了计算机检索功能。但是在实际工作中，由于新时代档案信息化创新管理大多停留在纸质文件与电子文件的转变上，现代化水平不高，智能化技术应用程度较低，没有做到更加高效的管理、深入的挖掘与广泛的开发利用。干部人事档案信息化水平相对较为滞后，甚至部分院校仍采用较为传统的手工档案管理模式，没能完全实现信息化，协同共享化水平不高增加了较多重复性工作，严重降低了工作效率。

3 推动高层次人才建设背景下职业院校人事档案管理创新优化路径

《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确指出，要深化档案信息化战略转型，突出创新引领，以改革精神推动档案实践、理论、制度的全面创新，为档案事业发展提供持久动力。为此，相关院校领导者与一线管理人员要牢固树立档案意识与信息化思维，建立健全管理体系，不断优化干部队伍，充分应用现代化科学技术，从而推动干部人事档案信息化创新改革的进程。

3.1 不断强化档案服务化意识

3.1.1加强档案意识。意识是行为转变的基础，各级职业院校要进一步加强对干部人事档案开发利用的宣传教育工作，通过展板、专题会议、某信公众号、视频号、某音等方式，线上线下宣传干部人事档案的潜在价值、管理意义、利用手段。转变决策者与管理层的档案思维，改变过去陈旧落后的“档案工作边缘化”的观念，从而为人事档案的管理工作营造良好发展环境。

3.1.2强化服务意识。进一步拓宽职能范围，将过去“管理型”的干部人事档案工作转变为新时期面向全校各职能部门和教职工的“服务型”。积极配合各院系开展工作，促进干部人事档案信息在职业院校内部的快速流通与广泛共享，引导更多的人关注档案工作，积极主动参与其中，配合相关工作[4]。

3.2 健全完善档案科学化体系

3.2.1完善组织架构。职业院校要成立干部人事档案管理领导小组与业务科室，加强宏观统筹规划力度，将全校干部人事档案集中，深入明确职能职责，细化工作措施，领导小组要定期面向全校开展档案专题会议，对于当前工作政策实施情况、数字化转型程度、面临问题及解决路径进行统一调度，设置合理干部人事档案管理机制，规划好未来转型路径，在顶层设计层面给予干部人事档案管理工作政策支持与资金支持，实现多部门协同联动，构建单位统一领导、档案业务部门牵头协调、其他部门各负其责的工作格局，保证各项工作落地落实。

3.2.2建立严格的制度。领导小组要深入学习《中华人民共和国档案法》以及中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》。结合《“十四五”全国档案事业发展规划》与自身工作开展情况，在档案的收集管理、分类著录、数字化加工、技术应用、开发共享等环节制定科学有效的制度标准，如《干部人事档案管理办法》《涉密文件处理流程规范》《电子档案利用注意事项》等，有效优化职业院校干部人事档案管理流程，保障各项工作在规范化环境中正常开展。

3.3 着力打造档案专业化队伍

3.3.1做好人才引进工作。职业院校可通过考选、遴选的方式，面向社会定向招聘既懂得现代档案管理技能，又了解信息化理论知识的复合型人才，不断为本校干部人事档案管理工作注入新鲜血液。

3.3.2做好员工培养工作。通过多种方式的线上线下培训，提升管理人员计算机网络、数据挖掘以及操作系统等方面的业务理论水平与实践能力，使员工能够更加高效快速地处理业务难题，打造一支技术能力强、专业素养高的档案管理团队，为实现干部人事档案工作科学有序地开展提供人才支撑。

3.4 全面构建档案一体化平台

3.4.1搭建管理系统。领导小组及业务科室负责人要深入开展市场调研，全面了解大数据、云计算、人工智能、计算机网络、区块链等技术，并结合实际工作需求制定干部人事档案管理系统建设方案，不断加大资金投入力度，做好新设备、新技术与专业人才的引进工作，在系统的智能化、便捷化、高效化和安全化等方面进一步完善功能，确保档案信息化能够安全稳定运行，促进本校教育系统人事档案管理工作实现可持续常态化发展[5]。

3.4.2创新管理模式。以建立平台实现全校范围内个人信息利用查询为目标，采用在线授权加密的形式来提高审核效率，利用校园内网，将干部人事档案管理系统平台与外部网络实现物理隔离，保障其隐私性与保密性。为全校每位员工赋予档案查询、信息管理等授权，个人可提交材料查询、修改更新、问题上报等工作，通过管理员线上审核材料加以处理，按照循序渐进的原则，逐步构建人事档案一体化网络管理框架，促进干部人事档案工作与个人密切互动，让更多的人参与其中，真正让干部人事档案“活起来”。

结语

随着现代科学技术的不断发展，职业院校干部人事档案的开发利用逐渐走向系统化、规范化，开发利用人事档案不仅能够科学配置人力资源，实现人才与岗位相匹配，更能够促进高校根据未来发展规划储备人才，提升人才队伍质量。为此，相关人员要更新理念、创新思路，充分发挥现代技术优势，深度开发干部人事档案内在信息价值，科学设计规划工作发展，加快人事档案信息化进程，充分发挥其应用能效，更好地为学校选人用人、师资队伍建设、社会服务等方面工作提供“档案力量”。

参考文献

[1]杜伟.大专院校人事档案信息资源的开发利用分析[J].办公室业务，2023（24）：125-127.

[2]叶雪洋.高校人事档案信息化建设与管理的研究[J].办公自动化，2023，28（14）：34-36.

[3]罗斌，胡学勤.社会服务视域下高校人事档案管理创新研究[J].兰台世界，2023（S1）：46-48.DOI：10.16565/j.cnki.1006-7744.2023.S1.023.

[4]范洁.高职院校人事档案完整性存在的问题及对策研究[J].兰台内外，2023（16）：40-42.

[5]许丽媛.高校人事档案规范化管理的思考[J].国际公关，2022（04）：63-65.

作者简介：谢慧（1990—），大学学历，内江卫生与健康职业学院馆员，研究方向：人事档案管理。