信息化背景下中学档案管理的创新对策探索

摘 要：推动中学档案管理转型是档案工作适应信息时代发展的必然要求。本文以中学档案管理的发展趋势为逻辑起点，认为在转型过程中存在着资金投入不足、服务水平不高、信息安全薄弱、队伍建设滞后、建设水平较低的困境。面向新时代，做好新形势下中学档案管理需要从夯实档案数据资源基础、发挥档案资政育人功能、持续加强数据系统建设、做好档案人才队伍建设、优化档案数据安全体系等方面提档升级，提升中学档案管理质效。

关键词：信息化；中学档案；创新

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确要求，创新档案工作理念、方法与模式，加快全面数字转型和智能升级。档案工作在中学发展中发挥着基础性与支撑性作用，也处于重要战略机遇期，做好档案工作创新发展显得至关重要。本文探讨中学档案管理的发展趋势和存在的问题，以期提供一定的经验借鉴。

1 信息化背景下中学档案管理的发展趋势

当前，信息技术的快速发展，引发诸多领域变革，在提高生活质量、增强工作效率、推动社会发展等方面发挥着巨大作用。在此背景下，中学档案管理呈现新的发展趋势。

1.1 档案数据化

数据代表着对某一件事物的描述，通过记录、分析、重组数据，实现对业务的指导。数据化的核心内涵是对档案数据的深刻认识和本质利用，特点是在档案信息化阶段，实现从工具性到利用性的转变。《数字中国建设整体布局规划》提出，要夯实数字基础设施和数据资源体系“两大基础”，推进数字技术与经济、政治、文化、社会、生态文明建设“五位一体”的深度融合。档案资源作为重要的社会数据，是推动社会全面进步的重要引擎。特别是近年来，我国在5G、云计算、东数西算工程、大数据等数字基础设施建设上取得显著成就，推动档案数据优化配置，努力夯实数字底座成为时代要求。中学档案管理要与数字中国建设同向而行，实现数据供得出、流得动、用得好、保安全。

1.2 资源共享化

《档案法实施条例》明确提出应当制定数据共享标准，提升档案信息共享服务水平，促进档案数字资源跨区域、跨层级、跨部门共享利用工作。推动档案数据要素发挥乘数效应，必须加强档案数据共享能力建设，从数据价值释放的角度出发，促进数据流通利用技术创新应用。中学档案管理要打破部门隔离，强化与综合管理部门、社会经济部门和学校内设机构的档案共享力度，提升档案的流动性。有些中学探索建立档案云平台，按照“应上尽上”的原则，促进档案数据云端管理，并持续开展系统数据对接，为数据资源整合奠定基础。

1.3 服务常态化

提升档案服务能力建设是《档案法》的内在要求，也是实现档案治理体系和治理能力现代化的重要抓手。档案作为重要社会治理资源，已逐步从“幕后”走向“前台”，在把准时代脉搏、紧扣时代主题、适应时代要求上彰显了档案作为。学校档案要加强档案服务供给，坚持把服务好学校发展和学生全面发展作为档案工作的出发点和落脚点，围绕学校需求进一步加强档案资源体系和利用体系建设，简化利用手续，优化利用环境，规范服务行为，提升服务质量，推动档案公共服务现代化，让档案成为学校解决难题和留存记忆的重要帮手，打造让师生满意的档案服务工作。要积极推进档案服务手段更新，适应信息化时代要求，将人工智能、大数据技术加速融入档案服务中，拓展应用场景，科学运用新一代信息技术加速档案事业战略转型，促进档案发挥好服务价值。

2 信息化背景下中学档案管理的困境

目前，部分中学档案管理部门率先开展档案治理转型工作，并取得一定成效，但总体来看，档案转型力度不够的问题还较为突出，主要表现在以下几个方面。

2.1 资金投入不足

档案管理工作，资金投入一直是关注的重点。为更好地满足中学培养学生的目标要求，在教学管理、基础设施、教研项目上投入较多，但在档案管理上投入较少，特别是信息化时代档案管理建设资金不足的问题尤为突出。从档案管理对象来看，中学档案包括教学、学生、文书、财务等门类，呈现复杂多样、数量庞大等特点。需要较高的资金投入，以建立更加系统、全面、安全和先进的档案管理系统，并及时开展更新换代工作。从实践来看，中学档案管理的软硬件条件明显落后于信息时代的要求。大多数学校没有独立的档案管理系统、库房面积不达标等都是由于资金投入不足造成的。

2.2 服务水平不高

一是档案服务育人工作不到位。学校档案是进行思政课教育和爱国主义教育的重要素材，是鲜活的第一手资料。档案中保存学校培养的科学家、社会奉献者、时代楷模等事迹材料，是学生身边鲜活的事例。这些蕴含在档案里的精神瑰宝开发利用不足，在教学育人上未能体现档案作用。二是服务学校发展力度不高。教学教研是学校提高质量的生命线，教学档案蕴含着学校教学中的好经验好做法，对于提高教学水平具有重要推动作用，但是实践中，这些档案大多被束之高阁，未能及时进行挖掘和经验总结，档案“活”起来尚未破题。

2.3 信息安全薄弱

在档案数据管理与运行过程中，中学大多采取局域网，以减少外界不利因素的影响，但是仍面临一定的安全问题。一是安全意识较为淡薄，档案管理中很容易出现操作失误或者危险事件，档案数据极易暴露在公共网络中。二是分级管理不到位。档案涉密划控不到位，档案公开中涉密数据易发生泄密。三是网络防护能力不高。防护系统更新不及时，对新技术应用不充分，档案管理系统易受病毒、木马、黑客攻击。

2.4 队伍建设滞后

信息化建设中人才配备和基础设施之间矛盾比较突出，大多数学校注重数字化软硬件条件的建设，但是忽视信息化团队建设，档案人员兼职现象严重。存在档案管理人员更换频繁，档案工作衔接不畅。档案管理人员大多由办公室人员兼任，这些人员承担大量的行政事务工作，对档案工作投入的精力有限。大多数学校档案管理人员未接受档案专业系统培训，存在“靠人凭经验管档”，容易将不同档案类型的档案史料混淆，影响了学校档案管理工作。

2.5 建设水平较低

当前，档案信息化正朝着数据化与智慧化方向发展，传统的信息技术和手段已不适应经济社会发展的要求，档案的信息化转型是档案事业发展的必然选择。中学档案信息化建设程度不高，信息化建设、管理、运行体制不完善，已有的信息资源共享程度低。如档案信息平台建设滞后、档案服务信息平台尚处于起步阶段，信息化水平还有较大提升空间。再比如档案数据治理已成为社会管理的重要组成部门，但是学校档案数据尚未充分融入数字中国战略，发挥作用的空间较为有限。

3 信息化背景下中学档案管理的创新对策

3.1 夯实档案数据资源基础

一要注重档案资料收集工作。学校档案管理部门要制定符合实际档案工作基本目录（清单），在做好日常工作过程的资料收集之外，重点做好教学、育人、文化建设、学籍管理等档案的收集，尤其要重视照片、音视频、实物等载体文件资料的归集，做到应收尽收、应归尽归，通过目录清单规范资料收集工作，既能改变学校档案载体单一的现状，又能减轻“过度留痕”的负担。二是做好档案规范管理。要进一步建立健全乡村振兴档案的收集、保管、利用和安全管理等相关制度，完善档案管理机制。规范各门类档案整理，根据《文书档案案卷格式》《照片档案管理规范》《会计档案管理办法》等相关要求，做好文书、声像、科技、会计、实物等档案的规范化建设。三是做好电子数据管理。传统档案面临收集难、整理难、管理难、利用难的问题，为实现档案管理的规范化和常态化，要对文书档案进行系统化、规范化的电子扫描，利用信息化技术进行电子化文件存储归档管理，实现“纸质档案＋电子档案”一体化。积极探索数码照片、音视频、实物等特殊载体数据材料的收集归档方法。

3.2 发挥档案资政育人功能

学校档案是重要的资政育人资源。中学档案管理部门要秉持开放理念，深入阐释档案背后的基因和密码，服务好学校建设与教学育人。一是将档案资源融入学校思想政治建设。在思政教育课程中引入档案资料，丰富教学内容，提高教学质量，培养学生的社会责任感、爱国情怀和正确的人生观、价值观。通过情景思政、诗朗诵、展板等多种形式进行，彰显档案在讲好用好新时代“大思政课”中的独特作用。二是做好经验总结和提炼。根据学校档案资源结构，对学校发展和教学提升具有重要意义的档案进行研究，对背后蕴含的治理经验、教学方法、管理模式进行阐释，服务好学习改革发展大局。比如围绕课堂教学改革，档案室可从历次教学改革中进行经验总结，为学校发展提供有益的资政参考。三是服务好学校文化建设。校园环境的绿化和景观设计也是培养学生美育意识的重要途径，档案资源可深度融入学校育人环境建设，在校园不断感受教育和道德的力量。如学校利用档案建设文化长廊，将知名校园、学校历史和办学理念进行展示，在潜移默化中提升档案育人层次。

3.3 持续加强数据系统建设

一是推进档案信息管理系统迭代升级。瞄准数字中国建设战略，在传统档案查询利用系统的基础上，融入大数据、人工智能等技术，提高档案管理现代化程度。比如有的学校将自动编研技术融入管理系统，为档案开发利用提供了极大便利。二是加强数据库建设。借助档案管理系统资源分类管理和大数据挖掘技术，在传统的“卷”“件”管理模式基础上，通过事件、类型、地点等多个数据维度重新对档案进行标签化定义，建立教学档案、科研档案、学籍档案等专题数据库，打造具有学校特色的档案资源体系，不断优化“网上查档”服务，提高档案编研的利用效率。三是加强档案资源互联互通。要解决好档案资源共享平台服务存在横向与专业档案馆、纵向与其他管理系统不连通等问题，打造档案数据管理新生态。一方面，通过搭建学校跨部门的档案资源共享平台，达成数据整合和互联互通。在此过程中，学校要制定数据交换标准、研发数据接口，并推进相关配套制度等。另一方面，加强档案数据安全与隐私保护，确保档案数据在共享与利用过程中的安全性和隐私性。引入加密技术和访问控制机制，定期开展安全漏洞检测和风险评估，消除数据被泄露的风险。

3.4 做好档案人才队伍建设

一是做好档案人员配备。中学档案管理人员要按岗位“AB”角设置，着力解决管理人员更换频繁、流失严重的问题，明确档案工作岗位和分工要求，确保档案工作有效衔接；二是优化培训机制。档案管理部门要把档案业务培训作为重要任务，通过短期培训、观摩学习、座谈交流等方式，围绕文件材料收集整理、档案室规范管理、利用服务等内容，定期开展培训，不断提高学校档案管理水平。三是着力提升档案数据管理能力。加强对数字化转型的常态化培训，重点从学校信息化到数字化转型发展要素，数字化转型价值实现的底层逻辑、顶层架构、发展趋势和转型路径等方面开展培训，推动档案人员把握学校数字化的发展趋势，进一步理解数字化转型的概念、意义及路径，进一步凝聚建设共识。

3.5 优化档案数据安全体系

档案安全作为国家安全体系的重要组成部分，是档案工作的底线和红线，任何时候都要做到万无一失。加强档案安全，筑牢档案安全屏障，增强全员档案安全意识，既是推动档案事业高质量发展的题中之义，又是维护国家安全的必然要求。要严格按照“八防”要求，加强档案馆库等基础设施建设，为档案的收、管、存、用提供良好条件，确保档案实体绝对安全。要严格执行国家网络和信息安全管理制度，针对档案数据收集、存储、传输、使用等环节的安全风险，深化大数据、人工智能等研发应用，完善覆盖档案数据全生命周期的安全技术保障手段，加强监测预警、态势感知、信息共享、应急管理、追踪溯源等安全能力建设。进一步提升档案信息化基础设施设备的安全水平，加强联网终端安全管理，强化日常监测、定期自查。加强档案数据分级分类管理，做好大数据环境下档案数字资源安全制度管理，确保档案数据在存储、交换、运用的各个环节安全可控、规范有序。

中学档案是学校历史的重要载体，记录着学校的发展和重要成就。同时也收录了重要的经验和智慧，在以史明志、以史鉴今上发挥了重要作用。档案工作者要从政治和全局的高度充分认识档案工作的重要意义，立足存史资政育人职责定位，履行好为党管档、为国守史、为民服务的神圣使命，进一步增强做好档案工作的政治责任感和职业荣誉感。要深入贯彻《档案法》及《实施条例》《“十四五”全国档案事业发展规划》，持续深化档案“四个体系”建设，提高学校档案治理能力和水平，开创学校档案管理新局面。

参考文献

[1]王旌羽，张博闻.档案馆数字化转型战略研究与启示——以芬兰国家档案馆《2025战略》为例[J].浙江档案，2023（05）：25-26.

[2]毛丰付，潘佳锋.“数字中国”与中国式现代化[J].齐鲁学刊，2023（11）：14-15.

[3]本报评论员.同心共筑平安中国的档案安全防线[N].中国档案报，2022（04）：14.

作者简介：陈榕（1992—），大学学历，福建师范大学平潭附属中学助理馆员，研究方向：采购档案管理。