自动化财务信息系统的构建

摘要：财务会计的目标是利用会计报表向企业决策者提供准确、全面、可靠的企业财务信息，辅助企业决策，提升决策的科学性。企业的信贷方与投资方是企业财务信息的主要用户，满足双方对企业财务信息的需求，才能体现出财务信息系统的作用与价值。为更好地满足财务信息使用者的需求，需要构建更加完善的自动化财务信息处理系统，借助该系统更好地保障财务信息质量，同时更便捷地向使用者提供财务信息，提升财务信息利用率，助力企业的科学决策。基于此，本文分析了传统财务信息处理流程，并就自动化财务信息系统的构建进行探究，旨在为企业的财务工作者提供借鉴。

关键词：自动化；财务信息系统；数据挖掘

DOI：10.12433/zgkjtz.20242309

在企业发展过程中，规模不断扩大，业务愈发复杂，相应的，需要处理的财务信息也越来越多。如果没有完善的信息系统支撑，不仅会增加财务人员的工作压力，而且难以保证财务信息处理的效率和质量。构建自动化财务信息处理系统，可提升财务信息处理的自动化水平，有助于缓解财务信息处理工作的压力，保障财务信息质量，更好地为企业决策服务。

一、传统的财务信息处理流程与存在的不足

（一）传统财务信息处理流程

传统的财务信息处理以人工为主，以纸张为数据载体，以手工为作业方式，以计算器与纸张为财务信息处理工具。在会计核算过程中，按照凭证填制、账簿等级以及报表编制的顺序开展，并借助记账凭证、原始凭证、会计报表、会计账簿等途径体现企业的业务状况，企业会计信息更多地通过纸质会计报表呈现。在手工作业环境下，一方面，由于缺乏现代信息技术的支持，会计信息的生产、传输及使用过程中各个环节的效率较低，成本很高，时效性较差；另一方面，容易出现人为失误，会计信息具有滞后性及易错性的特点，这使得财务信息的应用价值大打折扣，同时也在很大程度上抑制了财务信息的应用范围，通常只能借助会计信息计算简单的财务指标。

随着计算机技术与信息技术的快速发展，很多企业已经实现了会计电算化。尤其是业财融合后，前端的业务系统信息可以实时传送或转化为标准的会计语言实现自动化入账，据此会计报表以及会计账簿可以根据记账凭证自动生成。与此同时，实际生产管理中关注的业务和财务指标通常会扣除一些非经常性项目，企业可以借助数据仓库对财务和业务数据做定制开发，生成日常管理需要的报表和关键指标，帮助企业快速了解生产经营情况并作出决策，而不需要等报表结算完毕后才调整，大大提升了决策相关性和有效性。

另外，企业经常借助互联网披露会计报表等财务信息。这样一来，财务信息不再是少数大投资者的专利，那些中小投资者和政府相关部门也可以通过网络获取企业的会计报表等关键信息，并借助相应的软件工具对同类行业的财务数据进行自动化分析。这种模式极大的提升了会计信息产品的准确性与即时性，同时会计信息的复制成本更低，极大地提升了会计信息的应用价值与利用率[1]。

（二）存在的不足

网络化的财务信息模式虽然优势显著，但也存在一定的不足。比如，各企业的财务数据被淹没在浩瀚的Web文档里，搜集和整理财务信息的难度较高，即使应用先进的搜索引擎往往也难以全面、准确搜集到信息。之所以会出现这种情况，主要原因在于HTML并不是语义语言，而是格式语言，因此搜索引擎无法理解词汇的语义，借助搜索引擎搜索得到的结果往往不尽如人意。

除此之外，电子报表的格式不统一，且相互之间不兼容，企业在发布电子版会计报表的过程中，采用的发布形式多样，如有的企业通过电子表格的形式发布会计报表，有的企业通过HTML页面发布会计报表，有的企业通过PDF文档发布会计文档或通过Word文档发布会计文档。企业发布的稳定格式不同，而不同格式文档之间的转化需要手工操作，不仅增加了工作量，而且在文档转化过程中容易出现数据丢失或者数据出错等现象，影响会计信息的准确性与可靠性。另外，这种模式还缺乏高智能的数据挖掘工具，导致财务数据挖掘不充分，财务数据的潜能得不到充分的发掘，影响财务数据的价值和应用效果。

二、XBRL、RSS以及数据挖掘

将XBRL、RSS技术和数据挖掘技术结合起来，可以构建一套完整的自动化财务信息处理系统。信息使用者利用该系统实现财务数据的自动收集、存储、整理、数据分析和数据挖掘功能。

（一）XBRL

XBRL即可扩展商业报告语言，是财务数据的标准语言。可扩展商业报告语言主要由XBRL分类标准、XBRL实例文档以及XBRL规格书组成，推动XBRL标准化的国际组织是XBRL International，其于2003年发布了XBRL规格书2.1，XBRL规格书为定义XBRL专用术语的文件，并说明了会计报表创建过程中XBRL规格书的应用方式。XBRL分类标准确定了会计报表的内容标准，XBRL实例文档则属于数据与解释性标准的集合。可扩展商业报告语言具有可扩展性的特点，因此在客观环境发生变化的情况下，可以直接修改可扩展商业报告语言，同时可扩展商业报告语言标准的定义集是免费的，因此更具开放性，无论是标准机构，还是供应商与客户，均可以免费获取该定义集。

除此之外，独立于操作平台也是可扩展商业报告语言的主要特征，可扩展商业报告语言属于以置标语言编写的文本文件，是跨平台的数据传输标准，在信息发布过程中只需输入一次信息即可，通过可扩展商业报告语言便可以实现信息到文字的转换，同时也可以将信息转换成为其他文件格式，十分方便快捷[2]。通过可扩展商业报告语言获取的信息可以直接在财务分析中应用，无需再次输入或者打印，既方便又节省成本。

（二）RSS

RSS即简易信息聚合，RSS技术即简易信息聚合技术。简易信息聚合属于内容包装与投递协议，在互联网上的应用十分广泛。简易信息聚合具有来源多样的个性化聚合特性，简易信息聚合是内容包装定义格式，并且应用非常广泛，这种方式可以发布任何信息源，如企业站点以及个人站点等。简易信息聚合阅读器软件可以在客户端根据用户的需求与喜好，将符合用户需求与喜好的信息进行聚合，并通过软件界面进行展示，进而为用户提供多来源信息的一站式服务。

信息发布成本低以及时效性强也是简易信息聚合的主要特性。简易信息聚合所提供的服务主动性更强，能够主动向用户推送符合其需求与喜好的信息，会将出现在数据库中的新信息第一时间推送至用户端阅读器中，帮助客户第一时间了解和获取相关信息，在更好地保障信息时效性的同时更好地为客户服务。另外，服务器端内容的简易信息聚合包装十分简单，并且是一次性工作，极大地降低了长期性信息发布成本，信息发布成本无限趋近于零，相较于互联网浏览、电子邮件发送以及卫星传输等方式，这种方式的成本更低。用户自主完成信息的过滤与信息的选择，因此可以实现信息的个性化，并且不会产生垃圾信息。

（三）数据挖掘

数据挖掘是指在海量数据中挖掘出有价值的信息，数据挖掘对象是海量数据，数据量大、挖掘难度高，因此需要数据挖掘技术将那些有价值的信息挖掘出来，这是数据挖掘技术产生的原因，同时也是数据挖掘技术应用的价值所在。数据挖掘涉及多方面的技术，并且通过多方面技术的交叉应用才能实现，包括数学、统计学以及计算机等方面的技术[3]。

三、自动化财务信息处理系统

自动化财务信息处理系统的构建需要借助可扩展报告语言、数据挖掘技术以及简易信息聚合技术等。通过三者的结合，实现自动化财务信息处理系统，在该系统的支持下，不仅提升了财务信息处理工作的质量和效率，还可以为信息使用者服务，信息使用者通过该系统便可以自动收集财务数据、自动存储财务数据、自动整理财务数据、自动分析财务数据以及自动挖掘财务数据。该系统包括财务数据源、XBRL接口、RSS软件和数据挖掘软件，其中XBRL接口是数据交换的基础。

（一）财务数据源

创建财务数据源是财务处理流程中的初始阶段，也是整个流程中的关键环节。数据创建主要以记录的方式实现，包括对财务交易的记录以及对商业活动的记录等。在记录过程中，记录的方式不同，可以应用纸张作为载体，也可以直接采用电子记录的方式记录，同时在向交易数据库录入数据时，可以采用动手的方式录入，也可以自动录入。

财务数据的来源也十分广泛，不仅包括本地财务信息数据，还可以是网上的财务信息数据。财务数据内容主要设计外部报告与内部报告两种，其结构可以是不同的类型，但相较于内部报告，往往外部报告的重要性更强，外部报告主要涉及现金流量表、资产负债表、纳税申请表以及损益表等。内部报告主要涉及管理报告以及运用报告等，其作用主要体现在辅助企业决策等方面。为保证企业对外披露的财务数据的合理性，应制定相应的对外披露数据标准，避免企业在披露财务数据的过程中出现过度披露或者披露不足的情况[4]。

（二）可扩展报告语言接口

由于自动化财务信息处理系统的财务数据源多样，因此可以保证自动化财务信息处理信息获取更多的财务信息、更详细、更充分的财务信息。但财务数据源多样也会带来一定的弊端，如不同数据源的数据在格式、结构上不统一，相互之间不兼容。鉴于上文分析我们可以认识到企业在发布会计报表电子版的过程中所应用的形式多样，进而导致数据格式与结构不统一，并且不同格式文档的转化需要手工操作，不仅增加了工作量，而且容易造成数据信息失真。除了借助手工操作的方式对文档格式进行转换之外，还可以分别设计专用接口进行数据转换，这种方式不仅会导致系统成本增加，而且会使系统复杂性增强，影响系统的可靠性。假如企业的会计报表披露格式有5种，那么在系统构建的过程中便需要10种专业接口，会导致系统成本增加，系统可靠性降低，随着格式的增多，系统的成本也将随之不断增加，系统的复杂性更强，可靠性则会大幅度降低，因此这种方式的操作性不强。

可扩展报告语言的出现则可以有效解决上述问题。原本相互不兼容的系统，只需要与可扩展报告语言兼容便可以实现彼此之间的相互兼容。因此在可扩展报告语言的支持下，解决了系统中数据不兼容的问题，不同系统产生的数据通过可扩展报告语言接口，无论是投资者还是政府机构，亦或是证券分析师等，只需输出一份可扩展报告语言文档便可以通过自动化财务信息处理系统获取所需数据。

（三）简易信息聚合技术

在自动化财务信息处理系统中，简易信息聚合技术的应用可以进一步优化和完善自动化财务信息处理系统功能，使系统可以提供向信息使用者提供个性化服务，更好地满足不同信息使用者的个性化需求。除此之外，投资者还可以通过设定“更新频率”以及“订阅时期”等方式来调整财务数据的收集与整理。在简易信息聚合技术的支持下，自动化财务信息处理系统只需用户设置一次相应需求信息，以后便会自动向用户提供相关信息，可以确保在企业发布相关信息之后第一时间将信息传输给用户。在用户对财务信息有新需求时，则可以直接增加或者修改订阅资料，系统便会根据用户的新需求向其提供相应的财务信息。由此可见，在简易信息聚合技术的支持下，能够使自动化财务信息处理系统更好地满足不同信息使用者的需求，是完善自动化财务信息处理系统功能的关键，同时也是提升系统使用效果的基础[5]。

（四）数据挖掘技术

通常情况下投资者通过不同途径所收集到的数据并不能直接加以利用，而是需要对收集到的数据进行转化和相应的加工，在此基础上才能使其成为对投资者有价值的信息，才能加以利用。但在大数据时代，数据量剧增，面对海量数据，无论是转化还是加工都需要耗费大量的时间与精力，同时也需要投入大量的成本，而且单纯依靠人工的方式无法完成有效的数据挖掘，无法获取有价值的信息。面对财务数据提炼过程中存在的成本高、效率低、效果差的问题，需要开发出专门的财务数据挖掘软件。这种财务数据挖掘软件可以根据数据的特征以及属性等对其进行分类，同时可以识别分析对象的内在规律，并以此为依据将其分成不同的类别，找出数据之间的关联，准确把握数据信息的规律，同时结合数据分析结果作出科学预测。

除此之外，专门的财务数据挖掘软件还能够通过对比分析对象的极端以及少数特例的描述来揭示内在的原因。在专门的财务数据挖掘软件的支持下，可以帮助投资者快速从海量的财务数据中挖掘出有价值的信息，不仅包括显性的财务信息，同时还包括隐性的财务信息。借助这些信息为投资者的决策提供参考和依据，更好地保障投资决策的科学性与合理性，保障投资者的收益。

四、结束语

本文从可扩展商业报告语言、简易信息聚合技术以及数据挖掘基础入手，构建自动化财务信息处理系统。该系统不仅兼容性强，而且功能完善，可以更好地满足信息使用者的个性化需求。同时数据挖掘技术的应用能够帮助投资者从海量财务数据中挖掘出有价值的信息，辅助其投资决策。该系统实现了财务数据的自动收集、整理与分析，能够满足绝大部分应用需求。

参考文献：

[1]陈春谋，姬勃，刘严.基于大数据的小型企业财务信息系统分析与应用[J].办公自动化，2023，28（06）：62-64.

[2]徐小龙.基于财务共享服务模式的集团公司财务管理体系研究[J].现代商业，2021（30）：163-165.

[3]叶贤玉.财务共享服务模式下的集团企业财务管理优化研究[J].当代会计，2021（17）： 73-75.

[4]李大尉，张云志，王秀波等.科研院所财务信息处理系统设计方法[J].自动化技术与应用，2018，37（12）：185-187.

[5]杨志华.新零售行业下业财融合的新型财务信息系统构架研究[J].现代商贸工业，2022，43 （21）：140-142.