大数据视域下院系留学生校友档案信息化的研究与探索

赵雅楠 宁焕生 赵宝永

摘要：本文阐述和分析了目前高校院系留学生校友工作的现状以及现阶段留学生校友档案存在的问题，提出了要建立有学校特色的院系留学生校友数据库，根据院系留学生校友数据的完整度、获得权限和使用权限对校友数据进行分级，以提高留学生校友数据的价值。打造专业的院系校友数据库管理队伍，同时充分利用信息化的手段，以促进留学生校友工作的智慧化和数字化发展，做好留学生校友基础工作，以期为“一带一路”建设贡献力量。

关键词：院系留学生；校友档案；信息化；大数据

“一带一路”倡议吸引了越来越多的留学生到中国来留学。留学生是一群有远大抱负、有国际视野、有创造力的青年，不仅可以成为中国与国际沟通的纽带，还可以为“一带一路”架起民心相通的桥梁。北京科技大学作为中国首批接受外国留学生的院校之一[1]，从1954年至今，已经先后接收了来自亚洲、非洲、欧洲、美洲及大洋洲等160多个国家和地区的8000多名国际学生来校学习、进修。北京科技大学学习的国际留学生在毕业和结业后，少部分人会继续留校深造，大多数留学生选择回到自己的国家从事政府、企业、经济相关的工作。目前，北京科技大学现有留学生768人，做好这些留学生的校友工作，建立高校留学生特色的校友档案库，充分实现留学生校友档案的信息化，有利于服务“一带一路”倡议，更好地建立中外友谊关系。

同时，留学生校友档案越完善则越能提高与校友联络的效率，也有利于开拓留学生校友资源，向世界传递中国声音[2]。而院系作为留学生学习和生活的主阵地，对于打牢留学生校友数据基座起着尤为重要的作用。

一、院系留学生校友工作的现状分析

（一）院系校友档案的内涵和外延不断拓展

校友档案除了传统意义上的校友基本信息，还包含对内涵和外延的挖掘。校友的档案应该是一个立体的、丰满的形象，既要包含校友在校期间的校园活动和教育经历，又要包含校友毕业后的工作和个人发展情况[3]。而全生命周期的校友档案是对校友工作丰富和延伸的新要求，其中的海量基础数据离不开院系对校友工作的支持和关注。

（二）信息化发展对留学生校友档案带来了新的挑战

目前，我国正在全面发展数字教育，并推动教育数字化转型，高校各个部门都在发展信息化。然而，我校留学生校友数据还停留在excel表格阶段，数据孤岛无法消除，导致留学生校友在校学习和生活期间涉及的教务数据、学工数据、社团数据、院系数据等多个方面的数据尚未实现互通互联。因此，如何更好地推进留学生校友档案管理工作信息化，减少人工维护，提高数据赋能，是我校需要面临的艰巨挑战。

二、大数据视域下院系留学生校友档案存在的问题

（一）缺乏完善的留学生校友数据库政策体系

目前，我校院系校友工作政策基础匮乏，尤其是在留学生校友工作方面，更是零基础，且发展严重滞后。留学生校友档案需要包含哪些信息、信息数据来源以及建立完成后数据如何维护和使用都尚无相关规定。

（二）缺少专门从事留学生校友工作的队伍

院系经常会有建院和建系周年庆、庆典，且多为10的整数倍，每到庆典之前，学院各个部门就开始收集校友信息，邀请校友返校。然而，这支校友工作队伍多为临时性，一旦活动结束，校友信息便无人更新和整理，只能等待下一个十年再重复收集。院系对于国内校友的工作尚且缺乏连贯性，更何况是留学生校友工作，缺少专门从事留学生校友工作的队伍已成为亟待解决的问题。

（三）留学生校友档案数字化基础非常薄弱

教育数字化转型关键在于“化”，也就是要进行系统变革、协同共享，实现数据赋能[3]，让数据动起来，从而展示出想要的效果。经调研，我校留学生数据仍处于最原始的文档表格阶段，没有关于留学生校友数据库的系统，无法实现同教务、学工等系统的数据对接。

三、院系校友档案信息化建设和管理的思路

（一）建立院系留学生校友数据库

1.设计原则

（1）院系留学生校友数据获取规则

依据院系留学生校友数据的完整度、获得权限和使用权限对校友数据进行分级[4]，分级规则如下：

Ⅰ级数据为基础数据，包含校友的姓名、学院、专业、年级、国籍、导师信息、电话、邮箱等字段，由教务系统实现Ⅰ级数据对接。

Ⅱ级数据为校友在校期间的教育经历和校园活动数据。此阶段数据为了丰富校友在校期间的形象，由留学生对应的辅导员、班主任或者导师进行人工填写，每学期至少维护一次。

Ⅲ级数据为校友毕业后的数据，包含校友毕业时间、取得的学位类型、毕业论文题目，由教务系统实现数据对接。

Ⅳ级数据为校友发展信息，包含校友就业国家和单位。校友是否保持和院系之间的联系等数据，由留学生对应的辅导员、班主任或者导师进行人工填写，并由留学生校友队伍持续维护。

依据校友数据库的分级情况和系统功能设计，给出如图1所示的系统应用模型。

（2）院系留学生校友数据的准确性和完整性

数据库中的留学生校友基础数据必须是准确的、完整的，同时该数据需要借助校级数据中心进行协调，分别从教务系统、研究生管理系统、留学生管理系统和学工系统中导入相关的字段信息。

对于手动添加维护的信息，管理人员需要记录添加人信息，并保留添加日志。

2.留学生校友数据库的逻辑模型（详见表1-3）

所有表都有主键，即“表名称+id”。

3.系统功能结构

留学生院系校友数据库的系统功能结构如图2所示。

在基础数据层面上，院系留学生校友数据库主要是由教务系统提供基础数据。院系数据维护包括日常所需的数据查询、统计和分析，并及时录入留学生在校动态数据。该系统可以对留学生校友的数据进行维护，以提高留学生校友数据的价值，并为整理中国学生校友院系数据提供参考。

（二）建立留学生校友工作专职队伍

校友工作就是指校友的基础数据，特别是校友毕业后的通讯方式。目前我校所面对的群体是跨国留学生，也是一群能够架起“一带一路”桥梁的青年群体，因此更应该注重收集这些留学生校友信息的深度和广度。

而具备一定深度和广度的留学生校友数据信息需要从多方面进行呈现[5]，如在校期间的实际生活需要、学习需要、个性喜好等。学校借助大数据技术分析校友情况，并为真实需求提供预判依据[6]。同时，学校还需要建立一支留学生校友工作专职队伍。

目前，院系留学生校友工作处于零基础状态，需要做的筹备工作较多，其中重点做好三方面的工作：

1.做好留学生校友基础数据整理工作

负责该工作的成员必须准时参加各类档案相关培训，不断提升档案管理专业知识，并熟悉学生在校活动情况，及时与各部门做好数据对接。

2.做好留学生校友在校活动整理工作

负责该工作的成员需要掌握留学生活动组织情况，并主动拍摄和记录留学生在校活动，收集留学生相关的媒体报道材料，经整理后录入数据库管理系统[6]。

3.做好面向留学生的宣传工作

负责该工作的成员需要能够在特殊时间点宣传校友活动，并注意翻译成通用英语，从而让留学生感受到院系的关怀，更好地分享院系发展建设的成果。

四、结束语

留学生校友工作是促进民心相通的重要力量。学校应该统筹规划留学生校友工作，充分利用信息化手段，以此促进留学生校友工作的智慧化和数字化发展[7]。基于此，本文提出留学生校友数据的分级规则，并将其用于留学生校友数据信息的基础建设和日常维护中，从而有效地丰富留学生校友的档案资料。此外，本文进一步提出建立一支留学生校友工作的专职队伍，在档案数据的基础上加强与留学生校友的沟通，进而凝聚留学生校友的力量，为“一带一路”建设赢得更多的支持者、参与者和建设者。

作者单位：赵雅楠 北京科技大学信息化建设与管理办公室

宁焕生 北京科技大学计算机与通信工程学院

赵宝永 北京科技大学留学生中心

参考文献

[1]羊隽芳，范晓芸，刘栋.来华留学生校友工作助力“一带一路”民心相通[J].教育评论，2021（05）：53-59.

[2]李鹤，孙雷，刘海龙，等.高校校友、基金工作发展形态、现状及趋势[J].中国冶金教育，2020（04）：95-99.

[3]郑慧，黄艳芝.一带一路”倡议下高校留学生特色档案信息资源数据库建设研究[J].档案管理，2022（02）：75-77.

[4]王艳.校友信息管理系统的设计与实现——以陕西能源职业技术学院为例[J].信息与电脑（理论版），2021，33（07）：134-136.

[5]吴笑韬.高校校友资源开发的拓展：教育评价困境与破局[J].高教探索，2020（09）：25-30.

[6]肖皓天.新时期高校校友信息管理工作探究[J].现代营销（信息版），2020（07）：174-175.

[7]张丽琴.高校校友工作数字化与智慧化发展探索[J].福建教育学院学报，2022，23（04）：94-97.