数字化环境下提高医院档案的管理效能探索

丁冬

摘 要：目前，数字化技术不断发展，对各行各业的影响日益显著。在医疗行业中，数字化环境的出现为医院档案管理带来了新的机遇和挑战。本文旨在探讨数字化环境下医院档案管理效能的提高，通过分析目标、寻找存在的问题以及提出解决方法，为医院管理者提供可行的解决方案。

关键词：数字化环境；医院档案管理；效能提高

中图分类号：G271；R197.32  文献标识码：A  文章编号：1673-260X（2024）05-0018-04

医院档案管理是医疗机构重要的管理工作之一，直接关系到医院的运营与服务质量。然而，传统的纸质档案管理存在许多问题，如档案存储占地面积大、检索效率低下、易受损等。为解决这些问题，许多医院逐渐引入数字化技术，将档案从纸质形式转化为电子形式，以提高档案管理的效能。

1 数字化环境下医院档案管理效能提高的目标

在数字化时代的今天，医院档案管理的效能提升成为一个不容忽视的议题。随着科技的迅猛发展，传统的纸质档案管理方式已经无法满足快速、准确和安全的需求。数字化环境下的医院档案管理，是一个全新的方向，旨在通过信息技术的应用，提高医院档案管理的效率和质量，为医疗服务的提供者和受益者带来便利和更好的医疗体验。数字化环境下医院档案管理效能提高的目标众多，以下将详细探讨其中的几个方面。（1）数字化环境下医院档案管理的目标之一是提高档案的存储和检索效率。传统的纸质档案管理存在着信息检索不便、易丢失和易损坏等问题，给医院工作人员带来很大的困扰。而数字化档案管理系统可以通过电子化存储和智能检索技术，将大量的档案信息整合到一个平台上，并通过关键词、病历号等方式进行快速检索，提高了档案的存储和检索效率。（2）数字化环境下医院档案管理的目标还包括促进医疗服务的协同和共享。在传统的纸质档案管理方式下，不同科室之间信息沟通和交流的效率较低。通过数字化档案管理系统，医务人员可以实时查看和更新患者的病历信息，提高医疗服务的协同和共享能力。例如，某一科室的医生可以通过系统查询患者的过往病历和检查报告，从而更好地了解患者的病情，为其提供更加个性化的诊疗方案，提高医疗质量和患者满意度。（3）数字化环境下医院档案管理的目标还包括保障档案信息的安全和隐私。传统的纸质档案管理方式存在着档案易丢失、易被非法窃取或篡改的风险，给患者和医院造成了安全隐患。数字化档案管理系统可以通过采用加密技术、权限控制和审计策略等手段，确保档案信息的安全性和隐私性。只有经过授权的医务人员才能访问和修改患者的档案信息，有效地保护患者的隐私和医疗机构的信息安全。（4）数字化环境下医院档案管理的目标还包括提高医院管理的科学性和决策的准确性。通过数字化档案管理系统，医院可以收集和分析大量的档案信息，从中发现疾病的规律和趋势，为医院管理者提供科学依据，指导医院的战略决策和资源配置。例如，通过分析患者的病历信息和治疗效果，医院可以及时调整医疗服务的方向，提高医疗资源的利用效率，为患者提供更好的医疗服务[1]。

2 数字化环境下医院档案管理存在的问题

2.1 数字化技术应用不成熟

就医院档案管理而言，我们不得不承认，数字化技术的应用在这个领域还显得不够成熟。虽然数字化技术已经在医疗领域取得了一些进展，但仍然存在一系列问题和挑战。（1）数字化技术应用不成熟的一大问题是数据质量的不稳定。医院档案是医生和患者信息的重要载体，其数据的准确性和完整性至关重要。然而，在数字化环境下，由于数据采集和录入的不规范，可能存在各种问题，如数据缺失、错误录入等。这些问题会导致医院档案的可靠性受到影响，给医疗工作带来一定的风险。（2）数字化技术应用不成熟还表现在信息安全方面。医院档案涵盖了大量的个人隐私信息，如病历、病情资料等，这些信息的泄露将对患者的权益和医院的声誉造成严重的影响。然而，当前的数字化技术在信息安全方面仍存在一些薄弱环节，如网络安全防护不够完善、数据传输加密手段不够高效等。这些问题使得医院档案管理的信息安全风险增大，需要进一步加强相关技术和措施。（3）数字化技术应用不成熟还表现在系统的互通互联方面。医院档案管理涉及多个系统的协同操作和数据的共享，这需要各个系统之间能够进行有效的互联互通。然而，在实际应用中，由于各系统之间的标准和接口不统一，导致数据的传输和交换困难，影响了医院档案管理的高效运行。这需要在数字化技术的应用中加大标准化和协同化的力度，以实现医院档案管理的整体优化。数字化环境下医院档案管理效能提高存在数字化技术应用不成熟的问题[2]。数据质量的不稳定性、信息安全的薄弱性以及系统的互通互联困难等，都需要我们进一步加强技术研发和管理措施，以提升数字化技术在医院档案管理中的成熟度和可靠性。

2.2 档案管理模式不健全

在数字化环境的浪潮下，医院档案管理的效能提高成为当前的热门话题。然而在数字化环境下，医院档案管理模式的健全性却面临着诸多问题。（1）档案管理模式的不健全体现在人员配置方面。在许多医院中，由于对数字化档案管理缺乏重视，所配置的档案管理人员数量严重不足。档案管理是一个专业性很强的工作，需要熟悉相关法规、熟悉医疗行业的人才进行操作和管理。然而在现实中，许多医院将档案管理交给一些兼职人员或者其他非专业人士，导致对档案的管理和维护无法得到有效保障，进而影响了医院整体的档案管理效能。（2）档案管理模式的不健全还表现在技术支持方面。数字化环境下，电子档案的建立和管理离不开大数据和信息技术的支持。但目前一些医院的档案管理系统的技术水平相对落后，无法满足日益增长的档案数据存储需求和查询速度要求。由于技术设备的滞后，医院档案管理的效能受到严重限制，慢慢地形成了一个瓶颈。（3）档案管理模式的不健全还体现在档案保护和安全性方面。在数字化环境下，档案的保护和安全性尤为重要。由于档案管理模式不健全，许多医院的档案保护意识薄弱，对档案的保密工作和防篡改工作缺乏必要的重视[3]。这使得档案遭受泄露、损坏甚至丢失的风险不断增加，给医院和患者的利益造成了潜在的威胁。

2.3 缺乏数字化管理人员

数字化管理是现代医院档案管理的重要组成部分，其作用不言而喻。然而，我们不得不面对一个现实的问题——医院在数字化管理方面缺乏专业人员。这不仅对医院档案管理效能的提高构成了障碍，也限制了医院在数字化发展方面的进步。（1）缺乏数字化管理人员导致医院档案管理效能的提高受阻。数字化管理不仅仅是将纸质档案转化为电子档案，还需要专业人员对电子档案进行分类、整理、存储和维护。只有专业人员对档案进行科学管理，才能确保医院档案的安全性、完整性和可靠性。由于缺乏数字化管理人员，许多医院只能依赖医务人员自行管理档案，这势必导致档案管理的混乱和低效。例如，档案存储不规范、信息检索困难、档案损坏丢失等问题频发，严重影响了医院的工作效率和医疗质量。（2）缺乏数字化管理人员限制了医院在数字化发展方面的进步。随着信息技术的快速发展，数字化管理已经成为医院管理的必然趋势。数字化管理可以帮助医院提高工作效率、减少人力成本、提升服务质量，甚至为医院的科研创新和数据分析提供更多的可能性。然而，由于缺乏数字化管理人员，许多医院在数字化发展方面遭遇困难。他们不仅缺乏专业的技术人才来建设和维护数字化系统，还没有足够的人力资源来开展数字化管理相关的培训和宣传工作[4]。这不仅限制了医院数字化管理应用的范围和深度，也阻碍了医院在数字化发展方面与国际先进水平接轨。

3 数字化环境下医院档案管理效能提高的方法

3.1 融入先进数字化技术

在当今先进的数字化时代，各行各业都迫切需要适应新的科技发展趋势，医疗行业尤其如此。医院档案管理作为医疗服务的重要组成部分，也需要紧跟数字化技术的步伐，以提高效能和服务质量。随着信息技术的迅猛发展，传统的纸质档案已经逐渐被数字化档案所取代。数字化档案管理系统可以将所有患者的信息集中存储于云端，通过网络实现多部门、多人员的协同操作。这种新兴的数字化档案管理方式不仅能提高工作效率，还能降低人力成本，并且具有更好的数据安全性。（1）数字化档案管理系统可以极大地提高医院的工作效率。相比传统的纸质档案，数字化档案可以通过智能化的搜索引擎快速查找需要的信息，而不再需要耗费大量时间去翻找和整理纸质档案。同时，数字档案还能够实现自动化的数据录入和更新，减少人为错误和重复工作，从而提高工作效率。（2）数字化档案管理系统能够实现多部门、多人员的协同操作。传统的纸质档案需要多次复印和传递，容易出现信息丢失和错误。而数字化档案可以通过网络实现各部门之间的即时沟通和数据共享，不仅减少了信息传递的时间和成本，还能够提高数据的准确性和一致性。医生、护士、药剂师等各个医疗团队成员可以在数字化档案系统中实时查看患者的病历、诊断和用药信息，以便更好地协同工作，提高患者的治疗效果。（3）数字化档案管理系统还具有更好的数据安全性。传统的纸质档案容易遭受自然灾害或人为破坏的风险，但数字化档案通过数据备份和加密等技术手段，能够更好地保护档案的完整性和机密性。同时，数字化档案系统还可以设定不同级别的权限，对患者的隐私信息进行保护，防止未经授权的人员查看和篡改档案。（4）要实现数字化档案管理的全面推广，还需要克服一些挑战。首先是技术层面上的问题，医院需要建立完善的信息技术基础设施，包括网络、服务器等设备的配置和维护。其次是人员培训和适应的问题，医护人员需要接受相关的培训，熟悉数字化档案管理系统的操作和使用方法。最后是法律和隐私保护的问题，医院需要严格遵守相关的法律法规，加强对患者隐私信息的保护。

3.2 健全数字化档案管理模式

在数字化环境下，医院档案管理效能的提高是每个医务工作者都渴望实现的目标。为了健全数字化档案管理模式，可以采取以下方法：（1）建立完善的数字化档案平台。在数字化档案管理模式中，医院应该建立一个完善的档案管理平台，该平台可以将各个部门的档案信息整合起来，确保医疗信息的准确性和及时性。同时，该平台还应该具备强大的数据存储和处理能力，能够满足医院日常运营和管理的需求。（2）加强数字化档案管理的规范性。在数字化档案管理模式下，医院应该制定相关的规范和标准，明确各类档案的管理要求和流程。同时，医院还应该加强对医务人员的培训，提高其对数字化档案管理的认知和技能，确保档案管理的规范性和一致性。（3）引入先进的技术手段。数字化档案管理模式需要借助先进的技术手段来实现。医院可以引入人工智能、大数据分析等技术，对档案信息进行自动化处理和分析，提高档案管理的效率和准确性。同时，医院还可以使用云计算等技术，实现档案的远程存储和共享，方便医务人员和患者随时随地获取和查阅档案信息。（4）加强安全保障措施。数字化档案管理模式下，信息安全是一个重要的问题。医院应该加强对数字化档案的安全保护，采取多种手段防止信息泄露和黑客攻击。同时，医院还应该建立健全的权限管理机制，确保只有具有相关权限的人员才能访问和修改档案信息。

3.3 搭建高素质管理团队

在当今数字化环境的大背景下，医院档案管理的效能提升已成为医疗行业的重要课题。为了应对这一挑战，医院需要搭建一个高素质的管理团队，以推动档案管理工作的优化和创新。以下将从人员选择、培养和激励等方面，探讨如何搭建这样一个拥有高素质的管理团队：（1）在搭建高素质管理团队的过程中，人员选择是至关重要的。医院应当根据档案管理工作的特点和要求，招聘具备相关专业知识、技能和经验的人才。这些人才应当具备良好的沟通能力、团队合作意识和解决问题的能力。在选拔过程中，医院可以通过面试、考核和背景调查等方式，全面评估候选人的综合素质，确保选择到最适合的人才。（2）医院需要注重培养管理团队的专业技能和领导能力。档案管理工作涉及大量的数据处理、信息管理和技术运用等方面的知识和技能。因此，医院应当提供相关的培训和学习机会，使管理团队能够不断更新自己的知识和技能，适应数字化环境下档案管理的要求和挑战。（3）医院还应该鼓励管理团队成员参加相关的学术交流和研讨活动，提升他们的专业水平和思维能力。除了专业技能外，领导能力也是一个高素质管理团队不可或缺的要素。医院应当为管理团队成员提供机会，培养他们的领导能力。可以通过组织项目，让管理团队成员充当项目负责人，提供他们独立决策和团队管理的机会。医院还可以安排一些领导力培训课程，帮助管理团队成员了解领导角色的重要性和技巧，提升他们的管理能力和影响力[5]。

3.4 提升档案服务水平

在医疗领域，医院档案作为患者就医过程中的重要记录，面临提升服务水平的迫切需求。为了更好地满足广大患者的需求，医院档案管理需要借助数字化手段实现效能的提高。（1）医院档案管理部门应当加强数字化档案系统的建设与运用。传统的纸质档案管理方式存在许多弊端，如速度慢、空间占用大、易造成档案丢失等问题。而采用数字化档案系统，则能够有效地解决这些问题。通过将患者的病历、检查报告、医嘱等相关信息进行电子化存储和管理，不仅节省了大量的存储空间，还能够提高档案检索的速度和准确性，进而提升医院档案管理的效能。（2）医院档案管理部门应当注重完善数字化档案系统的功能性。除了基本的电子存储和检索功能外，数字化档案系统还应当具备一定的数据分析和应用能力。通过对患者档案中的数据进行统计分析，医院能够更好地了解患者的就医需求和疾病特征，进而制定更科学合理的诊疗方案。此外，数字化档案系统还应当与其他医疗信息系统进行无缝对接，实现患者信息的共享和交流，提高医疗服务的连续性和协同性。（3）医院档案管理部门应当加强对医护人员的培训和指导。数字化档案系统的使用需要一定的技术知识和操作技巧，而医护人员又是档案信息的主要录入和维护者。因此，医院档案管理部门应当组织相应的培训和指导，提高医护人员的数字化档案系统应用能力。

4 结束语

综上所述，数字化环境下医院档案管理的提升是医院管理者必须面对的课题。通过设定明确的目标，分析存在的问题，并采取相应的方法，医院可以提高档案管理的效能，为医院运营和服务质量的提升做出贡献。在数字化时代，医院档案管理将迎来更加高效和便捷的发展。

参考文献：

〔1〕赵太兰.档案数字化管理在医院档案管理中的应用[J].黑龙江档案，2021，42（03）：198-199.

〔2〕卢静.数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用研究[J].兰台内外，2021，38（23）：1-3.

〔3〕冯旋.探索数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用[J].行政事业资产与财务，2020，15（10）：105-106.

〔4〕秦占霞，董婉婷.试论信息化时代医院档案管理工作的创新[J].兰台内外，2023，40（07）：16-18.

〔5〕周迅.关于数字化档案管理系统的几点认识[J].中国新通信，2020，22（09）：116-117.