煤炭贸易业务细节及风险防控

张红雨 姬圆圆

摘 要：煤炭属于大宗商品，煤炭贸易业务交易量大。如何兼顾效率与风险管控，这就需要煤炭贸易企业具有极其强大的细节管理水平。煤炭贸易包含采购和销售两部分，包括前期商谈、贸易立项、采购（销售）合同签订、收（发）货、结算、发票管理、回款等环节。本文结合煤炭贸易实务，总结提炼出一些细节控制和风险管理措施，对煤炭贸易企业的风险管理有一定的启发意义。

关键词：煤炭贸易；细节管理；风险控制；

中图分类号：F2     文献标识码：A      doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.10.003

1 背景

近年来，贸易领域暴露出种种问题，给贸易企业造成巨额亏损，部分贸易公司甚至破产、倒闭。面对当今社会的纷繁复杂局面，贸易企业建立业务风险管理，建立规范、有效的贸易业务风险管理控制机制，提升风险管理能力，促进企业高质量发展，显得尤为重要。进行贸易业务风险管理的总体目标是通过建立、实施和监督执行一系列的贸易业务风险管理制度和流程，使企业能够在确保资金安全的前提下，审慎开展贸易业务的经营活动，最终实现企业利益的最大化。下文展开介绍煤炭贸易业务的细节，并提出针对性的风险防范措施。

2 前期准备

2.1 考察上下游客户

（1）了解下游企业基本情况，如企业性质、经营状况、付款是否及时、所需煤炭（或其他商品）指标、现有采购渠道、采购价格、采购方式（招标、竞价、单一商谈）、运输方式（火运、汽运、水运、混合运输）。（2）了解上游客户情况，煤炭来源、煤炭质量、发货地点、运输方式、运力情况、煤炭有无现货（库存量），确定上游客户是煤矿还是贸易商。

2.2 尽职调查

贸易企业应建立健全尽职调查工作制度，规范尽职调查的适用范围、工作程序、工作内容和效果要求。开展贸易业务必须事前进行尽职调查并形成尽职调查报告，应针对具体的客户和贸易业务参照包括但不限于下列内容进行尽职调查：

（1）合作企业的股东情况、股权是否被质押情况、注册资本金、相关资产情况等；

（2）合作企业法定代表人、实际控制人的基本情况以及个人征信；

（3）合作企业银行的资信情况；

（4）合作企业的商誉、对外履行合同的诚信度；

（5）合作企业对外负债的情况；

（6）合作企业海关、税务的纳税情况；

（7）合作企业劳动合同的履行情况、员工福利以及是否有相关涉诉情况；

（8）合作企业资产情况、是否被抵押、担保或司法查封；

（9）合作企业的涉诉情况；

（10）通过媒体了解是否有负面的报道或评价；

（11）其他需要调查的事项（根据该合作企业、业务的实际情况确定还需要调查的其他事项）。

2.3 商务谈判

（1）下游客户多数采取招标方式进行采购，需要关注招标方式，确定是线上或者线下，线上采购是否需要提前注册；

（2）根据已经确定合作意向的下游客户，寻找合适的煤源，与贸易商进行商谈应先询问对方报价，不能过早透露下游采购价格，根据煤源询价结果，初步评估业务能否开展、估算业务利润；

（3）尽量避免上下游客户直接联系；

（4）与上游客户洽谈时，要形成商谈谈判记录，将煤炭价格、数量、质量、付款方式等条款进行确认，形成初步意向，详细合作条款应在随后签订的合同中确认。

2.4 投标

（1）自营业务，要确定有稳定的煤源，能确保履约，并避免保证金被扣；

（2）贸易商代供业务，要在投标前先确定上游贸易商价格，并向上游客户出具招标（报价）邀请函，上游客户需要書面回函或者在我方邀请函上盖章回复，要求上游贸易商缴纳保证金，保证金按照下游保证金标准收取。不能仅仅依靠与上游客户口头约定，一旦出现保证金被扣，容易引起纠纷；

（3）遇到下游不要求缴纳保证金的贸易业务，我方同样需要自行确定保证金收取标准，对上游贸易商进行约束，确保履约率。

3 贸易立项

3.1 理清贸易项目链条

（1）理清上下游贸易链条，链条清晰，不能交叉或者转圈；

（2）上游客户是否使用垫资公司资金；

（3）确定由哪方承运，运输发票如何开具；

（4）确定一票结算、两票结算。

3.2 预计贸易收入、利润

预计贸易利润时，要考虑全面，考虑热值差异、路途损耗，铁路运费杂费要考虑全，考虑资金成本和承兑汇票贴现成本，不能漏项，根据下游合同预估结算价格，进而预计贸易收入和利润。

4 采购（销售）合同签订

4.1 资质审核

审查客户资质，审查经办人员授权委托书，确定经办人员的被授权的权限和受托期限。

4.2 合同拟定

与上游客户签订的贸易合同多根据下游客户模板进行修改，要根据买方与卖方的变化进行修改，保证与上游签订的合同不出现问题。

4.3 合同细节

合同拟定时需要注意合同签订地点、有效期、结算期限、回款约定、诉讼法院的约定。

4.4 合同签字、盖章

注意合同约定生效方式，是盖章后生效，还是法人（代理人）签字并盖章后生效。

4.5 价格调整方式

合同履行期限内价格出现变化，确定是以调价函或补充协议进行调整。

4.6 合同双方的联系方式

合同中应注明邮寄地址、电子邮箱地址、联系人和联系电话，合同双方的沟通必须以书面函件或者协议进行联系，函件可以通過邮寄或者电子邮件进行传递。

4.7 无合同发运

（1）下游客户通常采用招标方式进行采购，若我方中标，因多数下游客户为国有企业，合同会签长周期。我方收到下游中标通知书后，应及时加盖我方公章，并反馈给下游客户。中标通知书同样具有法律效力，可以保障我方权益。我方需要根据下游合同模板拟定与上游客户的合同，并及时与上游客户签订合同，不能等下游合同签订完毕后再与上游签合同；（2）确定合同双方均已签字、盖章生效，避免合同生效前通知上游客户组织发运。

5 收（发）货

5.1 磅单（铁路大票）收集

（1）关注每天或者每批次发运吨位数据，收发货单据需收集完整，与下游终端客户联络人联系，及时获取当天进厂数量，不能将该项工作交由上游客户联系。（2）通过铁路运输的，要及时取得铁路大票，并核对大票信息，核对铁路大票上各个费用项目。

5.2 化验单据收集

（1）前期，需要了解煤源信息，必要时取得煤源煤样，送往终端厂家化验，确保各项指标符合要求；

（2）发货到厂后，要及时与下游终端客户联络人联系，及时获取进厂煤炭化验质量数据，煤炭化验数据一般滞后两天左右，不能将该项工作交由上游客户联系。

5.3 上下游客户联络人员

按照合同约定的联络人员，分别与上下游客户指定的联络员联系，及时传递业务相关信息，不能让上下游直接联系。

5.4 天气

火车发运期间，要关注终端厂家所在地天气情况，是否会出现长时间降雨，影响运输途中的煤炭质量。如遇到降雨天气，需提前与终端厂家进行沟通。

5.5 发站、到站场地情况

铁路运输的货物，要提前了解发站、到站相关情况：

（1）确定敞车或集装箱运输；

（2）场地是否硬化、是否有煤棚（煤仓），采用敞车运输的，需要在站点进行装卸，发站（到站）的场地情况将直接影响煤炭损耗；

（3）掌握发站、到站的接货能力，卸货效率。

5.6 终端厂家到厂采样方式

（1）了解到厂采样方式，机采或人工采样；

（2）了解厂家采样规则，一批次煤炭需要采集多少子样。

6 采购（销售）结算

6.1 结算周期

（1）了解结算周期，批次结算或者全月加权进行结算；

（2）假定某一批次质量较低，是单独结算，还是全月加权后结算。

6.2 结算规则

（1）熟悉计价规则，价格计算过程，数量及质量确定后，要根据下游合同做预结算，待下游厂家结算单出具后进行比对。当前，贸易业务采用背靠背模式进行，部分贸易人员不熟悉结算过程，只是等下游结算单出来后，扣除管理费后向上游进行结算；

（2）煤炭贸易合同中，下游厂家通常会在合同中约定小数点保留位数，是采用向下取整或是四舍五入方式保留小数，细小的差异可能导致结算结果出现差异；

（3）煤炭热值计量单位有兆焦和卡，多数厂家采用卡来计量热值，不同计量单位小数保留位数不同，兆焦单位较大，小数点位数的差异可能会导致换算为大卡时差异增大。

7 采购（销售）发票管理

7.1 采购发票管理

7.1.1 采购发票

（1）核对发票基本信息。

①购买单位是否是公司的全称；

②纳税识别号是否正确、发票代码及号码是否与税控系统机打号码一致；

③销售方名称是否与合同主体一致；

④发票专用章是否加盖清晰，是否全联次加盖，未载明销售方的电子发票除外；

⑤发票收款人、复核人、开票人信息是否完整，且开票人与复核人不能为同一人。

以上任何一条基本信息不完整须退回重新开票，否则将不能抵扣进项税并不能作为所得税税前扣除依据。

（2）核对发票经济事项。

①货物名称、规格型号是否与合同约定、采购结算名称保持一致，例如合同约定是烟煤，但是开票是末煤，开票货物名称与合同约定不相符，造成票据流与合同流不一致，存在不能抵扣进项税和不作为企业所得税税前扣除依据税务风险。

②核对发票数量、单价、总金额是否与结算单结算数量、单价、总金额一致，不一致的须退票重开。

如出现开票金额大于或小于结算单结算金额时，少开金额将会出现付款依据不充分、不能税前扣除风险；多开票少付款将涉嫌虚开发票、不能作为税前扣除依据、税务处罚等风险。因此，经济事项与实际结算、合同不相符的，必须退票重开，确保发票、结算、合同一致。

（3）发票移交须清晰登记发票号码、代码、销售方、纳税人识别号、货物名称，接收人、接收日期。接收人签字，并作为年终税务资料归档。

7.1.2 采购结算单

采购结算单信息应完整明确，明确收货人、发货人、数量、质量、扣罚情况、结算单价、结算总金额，结算单应加盖购销双方的相关印鉴，且保存原件。要求业务人员在贸易业务结算时，严格以采购合同为依据，以实际发货数量、质量为基础，实事求是，认真仔细，关注保证金扣罚条款，以免财务审核退回，影响结算工作效率。

7.1.3 发票入账

（1）发票入账签批流程完成后方可进行采购发票入账；

（2）记账凭证客商名称必须与发票销售方一致，不能串户；

（3）记账凭证记账发票进项税额及不含税金额与发票一致，应付款金额与发票、结算单一致；

（4）记账附件要齐全，且为原件，附件至少包含发票入账审批单、入库单（不含税金额）、结算单、增值税专用发票、合同，物流发票、质量化验单等亦可作为附件保存。

7.2 销售发票管理

（1）销售发票开具。①业务部门完成销售发票开票流程审批，提供开票审批单、结算原件及合同后进行销售发票开具；

②业务部门需提供购买方的完整开票信息，包含购买人名称全称、纳税人识别号、开户行、住址电话等信息；

③开票人按结算单经济事项准确开具发票，发票货物名称、数量、规格型号、单价、总金额与结算单信息保持一致，税务分类编码、货物名称与进行发票保持一致；

④从税控系统开具发票代码及号码与发票票面载明发票代码及号一致，发票全联次一次开具，不得串号；

⑤发票联、抵扣联清晰加盖发票专用章，数字电票除外；

⑥发票收款人、复核人、开票人信息要完整，且开票人与复核人不能为同一人；

⑦发票移交须清晰登记发票号码、代码、购买方、纳税人识别号、货物名称，接收人、接收日期。接收人签字，并作为年终税务资料归档。

（2）结算单、发票入账与采购发票一致。

8 付款、收款

8.1 付款

8.1.1 付款单申请

（1）业务人员填列收款人为全称，不能是简称，且不能多字、少字、错字，例如有限公司和有限责任公司是不同的，“锴”与“楷”不同；

（2）业务人员填列收款人开户行及账号要准确填列，开户行要明确到分行或支行，例如“农行某分行”不能误填成“建行某分行”“贵阳银行某分行”不能填列“贵阳银行”，账号多一个0或少一个0均会支付失败；

（3）付款金額要正确，特别注意小数点位数，例如支付10万元不能填列1万元或100万元；

（4）预付进度款要附预结算单，下游收货证明、化验报告等到货依据。

（5）支付投标保证要附招标文件、投标标段、投标数量等，支付履约保证金要附中标通知书、购销合同等；

（6）财务审核要以会计账簿为依据，认真核对付款申请单载明单位名称、付款金额是否与账载一致，不一致立刻查明原因，及时退回更正。同时，需明确款项来源。

8.1.2 货款支付

（1）业务人员将审批完成的付款申请单、进度款预结算单、招标文件、中标通知书等附件一并移交财务结算部，资料不齐全的财务结算部将拒收，直至附件资料补充完整；

（2）记账会计重新核实账载应付金额，进行付款凭证制单，稽核会计稽核，主管审核后转交出纳进行款项支付。记账会计要正确记载收款人及金额，不得串户、多记或少记金额。稽核会计、主管要做好稽核监督；

（3）出纳核实凭证及附件后录入网银系统，正确录入收款人名称、开户行及账号、金额，不得串户，不得选错开户行，更不得错录付款金额；

网银复核岗对收款人名称、开户行及账号、金额全要素认真核对后支付；（4）款项支付后业务经办人员到财务结算部对付款凭证经办人签字。

8.2 收款

（1）业务人员严格按合同约定回款节点催收货款，严格按合同回款方式回款，严格按集团公司资金管理办法收取银行承兑汇票，如遇特殊情况达到召开“三会”要求的建议形成“三会纪要”。（2）业务人员清收货款后及时与出纳核实收款情况，出纳收到货款后及时通知业务人员并将回单移交会计进行账务处理，日清月结。对于未全额清收的货款，清欠人员将及时反馈业务人员，业务人员及时采取有利清收措施。

8.3 网银U盾管理

所有的资金收支均由网银U盾来完成，财务结算部将严格按规定保管网银U盾。（1）网银U盾必须保存在质量好的保险柜里，保险柜要设置密码；（2）录入岗、复核岗、主管岗网银U盾密码要不定期更换，且仅本人知晓。

9 资料归档

合同、补充协议、往来函件、收发货单据、化验单等材料归档，合同、补充协议要留有原件。一旦出现合同纠纷，上述资料均可以作为证据提供。

10 结语

贸易业务是一个动态过程，贸易风险防控不是一成不变。贸易企业要有相对固定的运行机制，应对可能出现的贸易风险，遇到特殊事项或者大环境发生变化，应该根据实际情况进行调整。

参考文献

［1］河南能源化工集团企业改革管理部.河南能源化工集团有限公司贸易业务风险管理指引[EB].郑州：河南能源，2022.

[2]中国法制出版社.中华人民共和国民法典[M].北京：中国法制出版社，2022.

[3]中国储运记者部.大宗商品“托盘业务”风波又起管控风险需用新招——访中国物资储运协会会长李勇昭[J].中国储运，2023.