后疫情时代疾控机构办公室行政管理工作探析

2024-04-20卢大兴陈剑惠陈文丽

基层医学论坛 2024年1期

卢大兴陈剑惠陈文丽

【摘要】随着疾控体系改革的不断推进，疾控机构办公室也迎来了新的挑战和更高的要求。从办公室行政管理整体性、动态性、开放性、环境适应性、综合性的观点出发，结合办公室参谋协调等职能，对疾控机构办公室存在的问题进行分析，并提出对策建议，优化办公室行政管理工作，从而为疾病防控提供更好的保障。

【关键词】疾控机构；办公室行政管理；疾病防控

文章编号：1672-1721（2024）01-0013-03 文献标志码：A 中国图书分类号：R197.21

公共卫生研究关注的重点基本都是围绕疾病防控具体业务工作，对于疾控机构办公室行政管理往往不够重视且缺少研究。办公室是疾控机构的一个重要窗口，是疾控机构的核心管理部门，在疾控机构实际运行中，从维护疾控机构正常工作秩序、确保各项业务工作有序开展的角度来看，疾控办公室的行政管理是不可或缺的。在疾控机构管理过程中，办公室发挥着十分重要的作用，承担着服务、协调、沟通等重要职责，但在实际工作过程中，大部分职工往往视办公室为“传递员”，甚至认为可有可无。

在大环境下，办公室工作人员对待工作也出现敷衍、被动等负性情绪，同时也暴露出日常行政管理中存在的短板和不足。本研究将结合行政管理主要观点及办公室的职能定位，对后疫情时代疾控机构办公室行政管理工作进行探析。

1 办公室行政管理主要观点

1.1 整体性观点

整体性观点是指从组织的整体出发，使整体效果达到最优化。要对疾控系统的整体工作性质做到心中有数，对疾控系统的工作目标，疾控系统的全局及各上下系统的组成、工作运转，本系统在卫健系统中的地位、作用都要有明确的掌握，形成整体性的观点。

组织是由若干成员构成的一个整体，是一个有机的组合，并不是简单的叠加和拼凑[1]。疾控办公室一切的工作都是为实现疾控整体目标服务的，要把握疾控工作的整体目标，如果没有明确这点，办公室的工作效果就会出现很大的偏差。因此，各成员之间要有整体性意识、团队意识，这样才能形成合力，扩大团队的力量。

1.2 动态性观点

任何一个组织都不是静止不变的，而是处于不断运动、不断变化的状态。稳定状态是相对的，运动状态则是绝对的。要用历史的、运动的、发展的眼光去评价一个组织，这样才能正确掌握组织的过去、现在和未来的变化规律。组织的变化会受客观环境和主观环境的影响，环境与系统之间存在着动态的相互作用，要认真处理好组织的内外部状况与环境的动态适应关系[1]。对疾控办公室而言，要时刻认清疾控中心所处内外部环境的变化，观察主客观影响的结果，从而采取相应的措施以适应环境的变化。

1.3 开放性观点

任何一个组织都不是完全封闭的，它与外界不断进行着物质、能量和信息的交流。在交流的过程中，只有当组织从外部获得的能量大于组织内部散失的能量时，组织才能不断成长发展。在管理工作中，任何试图把本组织封闭起来与外部隔绝的做法只会导致管理工作的失败。因此，在行政管理的过程中，管理者不能將组织完全封闭起来，应从开放性观点出发，充分评估外部对本组织的各种影响[1]。疾控办公室对内要处理各科室之间的关系，对外要与其他医疗卫生机构及各行政部门打交道，而对外开放是办公室的生命，通过与外界的沟通与交流，吸收新的物质、能量和信息，才能促进组织的发展。

1.4 环境适应性观点

任何组织都存在于特定的环境中，这些环境包括外部环境和内部环境。国家的政策法令、行业的竞争、消费者的需求都属于环境的范畴。环境对疾控办公室行政管理工作具有制约性，这就要求办公室在行政管理过程中要适应环境，采纳的行动和建议应当以适应环境要求为前提[1]。同时要时刻关注环境的变化情况，及时做出相应的工作调整，以适应新时代疾控机构的发展。

1.5 综合性观点

综合性是指任何系统都是由其内部诸要素按一定方式构成的综合体，系统产生和形成于综合，并由此而具有整体性质和功能。综合性观点要求将系统的各部分、各方面和各种因素联系起来，考察其中的共同性和规律性，同时也要意识到任何复杂的系统又都是可分解的。因此，作为疾控办公室行政管理者既要学会把许多普通的东西综合为新的构思、新的产品，创造出新的工作系统，又要善于把复杂的系统分解为简单的单元去加以分析和应对[1]，这样面对办公室繁杂的工作才不会束手无措。

2 办公室职能定位

2.1 参谋助手

参谋是一种高层次的智能活动，也是一种综合性的思维活动，主要为领导出谋划策，包括提供咨询、建议等，其目的是为实现组织目标，协助领导有效工作。办公室作为疾控机构综合管理的重要多功能部门，集综合性、协调性、服务性于一体，在单位的行政管理中处于中心枢纽位置，是领导者最佳的参谋和助手。办公室要在对上级疾控机构、本级疾控机构或所辖疾控机构全面了解的基础上，紧贴领导，围绕决策提出建议，当好参谋；了解当前疾病防控的重点，按照上级要求明确应该执行什么，根据实际情况应该先处理什么；思考如何解决问题，采取哪些实际措施保质保量完成疾病防控任务[2]，多渠道多方面收集可靠真实的第一手材料和信息，综合归纳后提交领导参考，充分发挥办公室参谋助手的作用，为领导决策提供强有力的支持。

2.2 桥梁纽带

疾控机构办公室行政管理工作是联系疾控系统内外部上下级关系的枢纽桥梁，能够将上级要求落实到下级各项疾病防控工作中，并对各项疾病防控工作进行全面监督。同时，办公室通过到基层疾控机构或本单位业务科室调研，实地了解职工的工作情况和诉求，以便能够针对具体的疾病控制问题提出相应的解决措施，并及时将有价值的信息反馈给领导，这不仅促进了疾控中心的上下级关系，也为单位的发展提供了宝贵的建议[3]。

2.3 综合协调

协调活动是行政管理过程的重要环节，行政管理的目的就是协调和保持良好的行政环境，使职工能在组织内顺利地开展工作，有效地完成行政目标。每项行政管理职能的开展都要更好地促进协调，组织才能更好地发挥作为整体的作用，取得单个人工作所不能达到的良好效果[4]。办公室处在策略制定和执行的主体交叉位置，起着联系上下、承前启后、沟通内外的协调作用。在策略贯彻执行的过程中，由于疾控系统各部门思考方式和工作模式不同，会出现执行不到位的情况，尤其是涉及面广、影响力大、强制要求的一些工作必须要及时处理。在实际工作中，各部门因工作交叉、观点不同而产生冲突，办公室就要主动负责做好协调，通过理顺、沟通各方面的关系减少不必要的冲突和能量损耗，以建立和谐的联系，让各个部门能步调一致，互相配合完成任务[5]。

3 疾控机构办公室行政管理存在的问题

3.1 管理制度不健全

办公室负责制定整个疾控中心的管理制度，其中会涉及到办公室具体常规工作的管理规定，但对于办公室自身内部管理，一般都是沿用原来的管理方法或者约定俗成的规定，缺乏科学的管理模式，已无法与当前疾控体系改革和社会发展相适应。办公室任务多且杂，不健全的管理制度会导致在实际的工作中出现问题，比如岗位职责模糊不清、相互交叉，激励机制不到位，做事懒散、得过且过等，极大影响着办公室工作的质量和效率[6]。

3.2 职能定位不清晰

对于疾控办公室而言，要想切实发挥自身行政管理效能，需要对自身的职能有着明确的定位，这是做好各项工作的前提和基础。疾控中心办公室工作内容是综合性的，工作繁杂程度较高，很多疾控机构办公室只是将日常工作管理作为自己的主要职责，或演变为其他防病业务科室的后勤保障部门。办公室工作人员每天需要处理大量常规或临时的任务，对外不仅要处理好与上级单位、兄弟单位间的沟通及民众的投诉建议，对内还要做好领导与各科室间的协调沟通工作，大部分时间都在做一些上传下达、收集汇总信息上报上级等杂乱琐碎的工作，导致办公室工作人员逐渐转变为“传话筒”，忽视了办公室参谋助手等其他方面的职能，办公效率低下，无法发挥办公室本身的作用与价值[7]。宏观行政管理职能也难以充分展示，继而在疾控机构面临重大问题，如疾控改革等需要决策辅助方面，人力资源管理等方面，难以提出有建设性的意见。

3.3 信息化管理程度低

疾控办公室统筹整个机构管理、运作，服务机构全体职工，不仅是卫生健康部门的信息传递者，还是职工与领导班子、本机构与上级部门、兄弟机构之间的协调者。各项工作信息的延伸扩充都要求疾控办公室必须适应信息化的发展，改变以往的信息处理方式，转向高效率的数字化办公形式。但目前疾控办公室对信息化管理的认知不足，在信息化管理中忽视了对元信息的管理与维护。在信息需求不明确的情况下，只是被动地进行信息化的管理，没有很好地挖掘信息及各信息之间深层联系和隐含价值[8]。在实际工作中，疾控办公室对信息的传递还是停留在依靠纸质文件或者口头传话等较传统的形式上，对获取到的大量办公信息没有及时电子化归档，导致信息二次利用的程度不够高。

3.4 人员综合素质有待提高

办公室工作内容繁杂，工作人员的综合素质势必会影响行政管理工作的高效运转。办公室人员的综合素质还有待提高，具体体现在两方面：（1）自身能力有限。大多数办公室人员没有参加过办公室工作专业培训，只能在日常工作中积累学习经验，缺乏较为完整的行政工作理论基础。除了文秘相关知识不扎实外，还缺乏相关预防医学等知识，导致在工作中无法准确地做好上传下达、材料撰写等专业程度较高的工作。（2）工作人员缺少一定的学习意识和进取精神。办公室人员大部分时间都在应付日常工作，无暇去思考和创新，长期以往必然会给疾控中心的可持续发展带来很多不利影响。

3.5 与上下级疾控机构办公室交流较少

各级疾控中心是业务指导与被指导的关系，在业务上经常有往来，沟通交流也比较多，包括各种培训班、现场督导等工作模式。但各级疾控机构办公室之间的交流较少，仅停留在一般性的工作任务安排，三级联动缺乏活力，没有进行系统内办公室工作模式或方法的探讨，导致各疾控中心办公室处于较为孤立的状态，也间接阻碍了疾控体系改革。

4 对策建议

4.1 建立健全辦公室行政管理制度

办公室制度的制定要以服务于疾控中心、服务于疾病控制各项任务、服务于单位员工为最终目的。办公室应按照疾控机构改革的精神，根据本单位实际情况，完善办公室管理结构，明确职责边界权限，科学合理设置工作岗位，规范办文办会各项工作，明确工作流程使各项工作有据可依、有章可循。此外，办公室行政管理制度要有可操作性、可执行性、可考核性，同时还需要考虑单位和职工内在需求问题，让管理制度更加合理化、人性化，确保单位行政管理工作能够高效运行[9]。

4.2 运用精细化管理模式

办公室精细化管理是指将精益求精、细致规范的理念融入到办文、办会、办事等各办公环节和层面，提高日常运转效率，规范管理服务行为，提升整体工作水平，进而充分发挥办公室职能作用的过程。在疾控工作越来越繁杂、短期内办公人员编制无法大量增多的情况下，可以运用精细化管理的模式和理念进一步优化工作运转方式，删除无效步骤，完善办公制度，强化考核激励，有效提升疾控办公室的整体工作效率和能力。新形势下全面推行办公室精细化管理，能真正形成一整套从工作安排到执行落实、督促检查、成效评估、结果反馈等环环相扣、闭环运行的工作体系，最大限度地减少信息失真和执行损耗，最大可能地提升疾病防控工作整体能力，这是精细化管理致力于解决的核心问题，更是疾控办公室行政管理不懈追求的重要目标[10]。

4.3 充分发挥参谋助手作用

办公室要紧紧围绕疾控中心实际工作，当好领导的参谋助手。这要求办公室必须统揽全局，领悟上级领导意图，准确全面贯彻和部署疾病防控工作。在实际工作中，及时了解疾病防控情况，收集信息理清思路，如实反映给领导。在不越权的前提下，充分发挥主观能动性，分析事物的变化趋势。发现有价值的事件，要及时提供给领导，同时做出分析，拟出下一步工作方案。

4.4 建立有效的信息化协调机制

为了打造现代信息化疾控办公室，需使用计算机技术和最新信息技术自动处理办公管理流程，将手动办公操作结合到计算机操作中，以实现高效和快速的目标。信息化办公室的出现，可以有效加强办公室和防病业务部门的内部管理，并为领导决策提供基础参考。在实际工作中重视办公室信息化建设，可以同步运行信息化机制与管理机制。在信息化协调过程中，要及时登记办公信息，将其录入到办公系统，作为系统投入使用的元信息资料，并对信息进行深层次的加工、研究。在办公室信息化管理体系中，要加强信息共享，共享的优势在于促进信息的循环流动，使办公室能更好地把控全局，统筹本机构内各项工作[9]。

4.5 全面提升办公室人员综合素质

疾控机构是专业技术型事业单位，疾控中心办公室工作不仅涉及行政管理、文秘知识，还涉及非常专业的预防医学类知识，这对办公室人员提出了更高的要求。办公室工作人员要想更好地完成各项工作任务，顺畅地与上下级沟通，就要掌握各项专业知识，成为复合型人才。这要求办公室行政管理人员必须与时俱进不断学习，参加专业学习培训班，提高自己的专业能力和素养，逐渐培养观察、分析和解决问题的能力，进而提高工作效率。此外，还要树立全局观念不断改进工作作风，切实打造专业化高素質办公室人才队伍。

4.6 加强多方交流与合作

相比于其他单位，疾控系统从上至下是一个整体，各级疾控中心办公室要充分发挥紧密相连的特点，利用好这一优势，加强疾控机构上下级之间、疾控机构与卫生行政部门之间、疾控机构与医疗机构之间的沟通交流，不断与外界保持持久的沟通，获得各种重要的信息与情报，从而保持本单位竞争力。交流过程中要坚持双向沟通，互动反馈，同时寻求合作项目，拓展办公室网络，建立相互信任、融洽、和谐的人际关系。

5 结语

综上所述，办公室行政管理工作对疾控中心的发展起着重要的作用，只有做好行政保障，才能让疾控机构有较好的整体形象，让疾控中心发挥出更大的疾病防控价值。

从行政管理基本观点出发，确定职能定位，不断优化行政管理中的制度建设、人才建设等，高质量、高效率做好疾病预防控制工作的后勤保障，最大限度地发挥疾控中心的作用，提高疾控中心的社会地位。

参考文献

[1] 冯占春，吕军.管理学基础[M].2版.广州：中山大学出版社，2017：64-65.

[2] 尹连生.关于充分发挥疾病预防控制机构办公室职能的探讨[J].江苏预防医学，2005，16（1）：73-74.

[3] 赵红静.浅谈关于事业单位办公室行政管理工作的思考[J].老字号品牌营销，2019（5）：56-57.

[4] 夏书章，王乐夫，陈瑞莲.行政管理学[M].5版.北京：高等教育出版社，2013：55-56.

[5] 罗俊平.疾病预防控制机构办公室工作思考[J].安徽预防医学杂志，2007，13（3）：212-213.

[6] 黎佩莲.医院行政管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2020（23）：58-59.

[7] 陈磊.浅谈医疗改革背景下医院办公室管理的创新与实践[J].世界最新医学信息文摘，2019，19（97）：228，230.

[8] 王玉珍，赵仁贵，李岩.大数据背景下高校办公室信息化管理运行机制与管理对策研究[J].情报科学，2020，38（12）：122-127.