大数据环境下行政事业单位电子档案管理研究

姜楠

摘要：随着信息技术的发展，电子文件、电子材料、电子档案越来越能方便人们的工作与生活，加上现在倡导无纸化办公，以电子化形式存在的档案材料越来越多。同时，信息技术支撑下的软件系统不可避免地会产生复杂多样、种类繁多、保密要求高的数据信息，对新时期档案管理工作提出了新需求。本文首先梳理事业单位电子档案管理的意义，接着剖析当前电子档案管理中存在的问题，最后提出事业单位电子档案管理的对策，以供参考。

关键词：大数据；行政事业单位；电子档案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20240436

在进行电子文檔归档工作过程中，相关部门需要联系档案信息管理工作的实际情况构建完善的档案归档制度体系。对于一些大型企事业单位来说更是如此，需要这些单位根据实际情况做好档案管理体系建设，完善档案管理制度，采取有效手段确保电子文档的完整性和真实性。但从目前的实际情况看，很多企事业单位对于归档管理工作还存在一些问题，对此应予以高度重视，结合实际情况采取有针对性的措施和方法。

一、电子档案特点

（一）效率高，速度快

电子档案能通过计算机和网络快速查阅相关档案资料，大大提高工作效率，不需用依靠传统的手工编目和查询办法。例如，现在的百度、搜狐、微博、微信等可以为大众提供很多需要了解和查找的史料，不受时空限制。即使是在档案馆里保存的电子档案，检索起来也很方便、快捷。

（二）有效利用，资源共享

信息化时代电子档案可异地实时为利用者提供需要查找的资料，打破传统利用方式的时空局限，并可多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案，提升档案利用服务的总体水平。现如今实行的异地医保结算机制、银行转账、余额查询、考试结果凭证、人脸识别系统、微信支付、支付宝支付等，减少了许多异地来回奔跑办事之苦和现金保管、找零等风险与麻烦，也客观记录了工作痕迹，降低了档案管理者和利用者的劳动强度，提高了利用效率，促进了经济社会发展。

（三）保管安全，占用空间小

电子档案通过设置密码可防止内容被盗取丢失，不像纸质档案易脏、易碎、易丢失。档案人员不仅可以通过电子档案直接查询档案信息，还可以通过终端上的权限浏览非涉密级文档和涉密文档，保护涉密档案，同时也对档案实体起到了物理隔离作用。

二、电子档案管理的意义

（一）降低工作人员劳动强度

按照传统的纸质档案收集管理方式，事业单位要对被管理的档案进行收集保存，工作量很大，需要工作人员花费很多时间和精力。如果通过信息化技术进行档案管理，自动化、网络化、实时性等优势可加快档案的收集与处理，明显降低工作人员的劳动强度，有效提升工作效率。

（二）档案管理更加高效

档案电子化可以以搭建自有数据库为前提，在确保安全的情况下，将电子化档案上传数据库或云端。在管理方式上采用授权和审批的管理模式，做好借阅人权限设定、审批流程和借阅痕迹化存档，便于事业单位各部门、各单位高效查阅档案，助力领导层高质量开展事业单位管理工作，同时有利于做好保密工作，避免重要档案泄露。

（三）向业务深度融合发展

组织结构职能的发展变化、部门间的紧密配合，与电子文件全流程电子化管理两者之间相辅相成，相互促进，共同支撑组织机构的有序高效运行与业务开展。在档案的形成过程中，业务部门与档案部门共同配合，进行整体数据梳理，制定归档管理规范，电子档案在业务应用中发挥的积极作用促使业务管理与档案管理越发密不可分，从而打破业务孤岛，沉淀数据资产，挖掘数据价值，真正做到数据为发展赋能。

三、行政事业单位电子档案管理措施

（一）建立现代化的电子档案管理模式

第一，树立电子档案数据化管理思维。数据化思维以数字化的知识为基础，以数字化环境下的效率提升和服务优化为导向，依托数字化技术发现、分析、解决、跟踪档案领域内各类问题的一种思维模式。随着信息时代的到来，档案工作从传统实体管理逐渐转向数字管理，特别是新修订的档案法对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面做出了明确规定，客观上要求档案工作者必须尽快实现思维模式的转型。

第二，数据一体化管理，推动业务处理全流程无纸化。从源头入手，将档案管理活动向前延伸至档案形成阶段，通过外部直连、内部贯通以及离线补采的方式，全场景自动获取电子档案，形成结构化数据与非结构化数据，并相互关联，进行档案数据源头信息查验，确保数据源头的准确性以及电子档案的规范性。通过在归档过程中建立档案数据间的有机联系，构建多源异构数据的自动汇聚归档，实现线上数据一体化管理，推进前端业务的全流程电子化、线上化，加速推进无纸化办公。

第三，软硬一体化应用，实现档案管理全自动化。引入智能制造、物联网、人工智能等先进信息化技术，结合装盒设备、AGV机器人、智能密集架、智能档案盒等智能硬件的应用，实现实物档案从交收、分拣、装盒、归档、存取等全过程的无人自动化管理，并与线上电子档案对接匹配，强化一体化管理。

（二）优化软件设备设施

第一，在硬件安全管理中，相关人员应在采购过程中严格把控信息储存载体的质量，明确硬件使用期限，为电子文件管理提供基础保障。对于储存电子文件的设备以及介质而言，应委派专门人员负责，避免硬件设备长期使用出现故障问题影响电子文件的完整性。

第二，在软件管理中，技术人员要建设软件安全防护系统并定期优化升级。对外，建设完善的网络防火墙和监管系统，一旦发现非法入侵或攻击行为及时预警；对内，结合各部门工作需求设置软件系统访问权限和密码管理，避免电子档案数据信息泄露给企事业单位带来不良影响。

第三，在档案数字化建设进程中，不少企事业单位会将其外包给专业机构。在这一过程中，从档案收集、整理、录入、操作再到重新入库整个过程中都存在泄露风险。对此，应明确外包人员的工作职责、任务要求、质量保证及保密要求等，通过合同、规章制度等进行约束。在数字化档案建设完成后，专业承办机构的服务器及终端文件要全部移交给档案管理部门，并彻底删除外部资料。此外，利用信息技术在档案数字化管理系统中实时监测档案数据信息，对于其中存在的问题及时修复与干预，避免发生档案管理安全隐患，实现标准统一、规范科学的档案数字化管理模式，保障档案安全。

（三）数据保护安全策略

合理设计各种电子档案管理业务活动，确保任何人都不能独立改动电子档案库数据。对登录数据库的用户展开身份标识和鉴别，启用数据库系统身份鉴别、访问控制以及安全审计等功能。按照国家相关规定以通用标准格式保存电子档案，例如，版式文件可采用PDF、PDF/A格式防止被绑定软硬件。如果以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式，应同时存储专用软件、技术资料和操作手册等，切实保障管理用户的权限分离，严禁任何人员直接通过服务器后台修改电子档案数据库数据，并定期对重要数据做异地异质数据备份。为了确保电子档案数据的有效性，除了在收集环节对归档电子文件开展四性检测外，应在数据备份时完成对要备份的重要數据和电子档案的四性检测，确保检测合格率达到100%。此外，建立健全备份数据保管制度，确保备份的电子档案不被非法篡改。

（四）健全电子文件全周期保障

从管理制度、硬件建设和软件基础等方面，健全全生命周期视角下电子文件管理保障条件。

第一，健全制度。根据国家标准、行业规范，建立医疗系统电子文件归档及电子档案管理规定、电子档案管理系统运行维护使用实施办法以及“三纳入”“四同步”“四参加”制度。建立健全医院电子文件元数据管理规范、医院电子文件及电子档案“四性”检测标准规范、医院电子文件及电子档案借阅、归还、处置规范，医院电子文件及电子档案备份及恢复应急管理方案等。

第二，夯实硬件基础。电子文件归档及电子档案管理离不开必要的硬件设施。为满足医院电子文件及电子档案管理任务的现实需求，购置专门的档案管理系统应用服务器、数据库服务器、核心交换机、备份设备、磁盘光盘存储设备、在线离线存储设备等。

第三，健全软件基础。在已开通的OA系统、HIS医院信息系统基础上，引入MIS基建管理信息系统、CMIS病案统计管理系统、e－HR医院人事管理系统，全面建成并启用医院统一的管控一体化信息系统，搭建规范的电子档案管理系统平台，为电子文件归档及电子档案管理提供系统保障。

（五）加强电子档案服务能力建设

第一，树立个性化服务理念。随着生活水平的不断提高，群众对公共服务的需求也在不断升级，需要进一步完善电子档案布局、提升质量、擦亮品牌，使电子档案内容更加精准丰富，形式更加灵活多样，不断满足群众多样化需求。同时，树立精准个性化服务理念，利用大数据、信息化手段深入分析群众对电子档案需求偏好、利用方式和行为，对需求内容予以精准预测，为用户提供定制化的个性服务。

第二，知识赋能服务。电子档案本质上是一种知识资源，对电子档案的需求也是对优秀知识的追求。要依托大数据技术，深入挖掘开发电子档案知识潜能，帮助用户从电子档案中汲取知识能量。

第三，搭建远程服务平台。让信息多跑路，让用户少跑路、不跑路，“足不出户”就能办理查档，既可以获得加盖有法律效力电子签章的电子版档案材料或证明，也可以获得加盖有鲜章的纸质档案材料或证明。档案管理部门要搭建内容全面、结构优化、查询便捷、安全高效的档案利用服务平台，使档案服务突破时空限制，更好地发挥电子档案的服务效能。

第四，积极利用新媒体技术。微信、微博已成为公众信息传递的主要渠道，在江浙等发达地区，“群众家门口的档案馆”“群众口袋中的档案室”等做法获得了百姓的高度认可，为群众提供了指尖上的档案服务。电子档案管理单位应树立新媒体服务理念，借助微信、微博等载体对群众的信息需求进行快速回应，更好地为群众提供即时档案信息服务。

（六）实现常态化数字管理

信息化管理是档案管理发展的主要目标。在不断变化、发展的社会背景下，传统管理已不具备优势，电子化、信息化的档案管理工作优势逐渐凸显。现阶段，大数据信息技术已广泛应用于档案管理工作中，管理流程等各方面工作已得到优化。作为工作人员，应清楚地认识到数字化管理已成发展趋势。智能化、数字化的管理工作不仅全面提高管理质效，还能提高服务质量，因此，必须构建完整的管理体系。

第一，以常态化数字管理为主要发展目标，相关部门应提供资金等多方面的支持，帮助工作人员落实数字化管理工作。第二，根据数字化档案管理的相关标准对工作进行分类，并持续发挥大数据信息技术的作用，进一步提高数字化水平，保障档案有效应用，提高档案的创造价值。第三，吸收熟练应用大数据信息技术的专业性人才，发挥创新能力，持续优化管理工作。第四，强化管理制度建设，确保档案管理每项工作流程的科学性，坚持探索档案管理与大数据信息技术融合的新路径，创新大数据技术与管理工作中的应用，赋予数据更多的价值。

（七）制定考核和激励制度

由于档案管理发展速度较快，组建优秀的管理团队后，还应制定考核和激励制度，用以增强工作人员的主动学习意识，确保管理能力随档案管理工作发展而提高，保障管理能满足不断发展的档案管理工作的需求。

第一，管理者应积极组织培训，培训内容应包括思想意识、信息技术应用能力两方面，以此提高工作人员的管理能力。此外，适当优化培训内容，结合管理队伍的实际情况，适当增加和删减内容，设置可实践的项目，以提高培训的针对性、有效性。

第二，根据实际情况优化考核制度，用考核制度激发工作人员学习的积极性和主动性。考核制度以考核工作人员能力为主，考核方式应以实操为主。评价方式不应以单一的分数为标准，而是以工作人员的掌握水平为主。

第三，落实激励制度。根据实际情况制定激励制度，设计多元化的激励方式，例如，工作人员完成考核、表现优异，态度认真，可用假期、奖金、锦旗、礼品等多种方式予以鼓励。如果工作人员未通过考核，消极对待培训与工作，可采取罚金等形式进行处罚。

第四，重视人才引进。发挥信息技术的作用，将用人需求发布于各个平台，并利用大数据技术分析应聘人员的资料，科学评价每位应聘者，邀请与岗位匹配度较高的人员前来应聘，选择兼具创新能力、学习能力、前瞻意识的优秀人才，为管理团队注入活力。

四、结语

综上所述，事业单位开展档案电子化工作既是时代趋势也是工作要求，事业单位要在档案电子化工作中充分认识工作意义、全面加强人才建设、高效推进档案应用，做到技术层面和管理层面的有机结合，逐步从制度机制、人才队伍、管理流程等方面进行不断优化，促使事业单位档案电子化工作满足发展需求，推动各项工作全面、顺利展开。

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